Strategi for konkurrenceudsættelse for Lyngby-Taarbæk Kommune

Transkript

1 Strategi for konkurrenceudsættelse for Lyngby-Taarbæk Kommune December 2010

2 1 Baggrund: 1.1 Lovgrundlaget Kommuner og regioner skal udforme en udbudsstrategi inden udgangen af 2010, jf. styrelseslovens 62 b. Reglerne blev vedtaget den 24. februar 2009 ved lov nr. 136, og er en afløser for servicestrategiordningen. Reglerne er uddybet i bekendtgørelse nr af 15. december 2009 og tilhørende vejledning. Indførelsen af udbudsstrategien skal øge konkurrenceudsættelsen af drifts- og serviceopgaver i kommuner og regioner. Med udbudsstrategien skal den enkelte kommune fastsætte et niveau for konkurrenceudsættelse. Kommunalbestyrelsen skal senest december 2010 vedtage en udbudsstrategi. Dette dokument er Lyngby-Taarbæk Kommunes udbudsstrategi i det videre benævnt Strategi for konkurrenceudsættelse. Strategien skal ifølge reglerne indeholde: 1. En oversigt over drifts- og serviceopgaver, som kommunalbestyrelsen påtænker at udbyde. 2. Konkrete mål for konkurrenceudsættelse af drifts- og serviceopgaver, herunder mål for særligt udbudsegnede opgaver. 3. En beskrivelse af de initiativer, som kommunalbestyrelsen vil tage i anvendelse for at opnå de fastsatte mål for konkurrenceudsættelse. Strategien for konkurrenceudsættelse skal både indeholde nye områder, hvor udbud påtænkes gennemført og områder, hvor udbud er lovpligtigt. Med udbud menes både de klassiske udbudsforretninger og de nyere offentlig-private partnerskaber (OPP) og servicepartnerskaber. Der er formuleret overordnende principper for konkurrenceudsættelse Retningslinjer for udbud, som supplerer udbudsstrategien. Der skal udarbejdes en opfølgningsredegørelse inden udgangen af 3. kvartal i valgperioden (september 2013), som gør status på de fastsatte mål fra strategien og evaluerer de igangsatte initiativer til opnåelse af målene. 1.2 De politiske beslutninger i Lyngby-Taarbæk Kommune Kommunalbestyrelsen har den 20. december 2010 vedtaget Strategi for konkurrenceudsættelse for Lyngby-Taarbæk Kommune med følgende elementer: 1. Lyngby-Taarbæk Kommune skal nå en IKU 1 på 31,5 procent inden udgangen af Der forventes et gennemsnitligt besparelsespotentiale på 10 procent i forbindelse med de enkelte initiativer til konkurrenceudsættelse. 3. Konkurrenceudsættelsen skal ske på drifts- og serviceområder, hvor opgaven har et vist volumen, og hvor der er et etableret marked for de pågældende serviceydelser. 4. Medarbejderinddragelsen skal sikres i forbindelse med konkurrenceudsættelse. 5. Organisationen udarbejder egne bud på opgaverne - et såkaldt kontrolbud. 1 IKU Indikator for KonkurrenceUdsættelse. Side 2 af 7

3 I budgetaftalen er der følgende beslutninger med betydning for strategien for konkurrenceudsættelse: At der realiseres besparelser på 1,5 mio. kr. i 2011, 3,0 mio. kr. i 2012, 6,0 mio. kr. i 2013 og 9,0 mio. kr. i 2014 ved at konkurrenceudsætte kommunale drifts- og serviceopgaver (punkt 56 i budgetaftalen). At der herudover specifikt for det tekniske område skal konkurrenceudsættes/effektiviseres svarende til en besparelse på 1,5 mio. kr. i 2011 og herefter 3,0 mio. kr. om året (punkt 50 i budgetaftalen). Budgettet kan findes på kommunens hjemmeside: 2 Indholdet i strategi for konkurrenceudsættelse Lyngby-Taarbæk Kommune har valgt at bruge betegnelsen Strategi for konkurrenceudsættelse og ikke udbudsstrategi, således som lovgivningen lægger op til. Betegnelsen konkurrenceudsættelse bruges, fordi udbud også omfatter indkøb og udbud af tjenesteydelser, mens denne strategi alene omfatter konkurrenceudsættelse af kommunale drifts- og serviceopgaver. 2.1 Plan for konkurrenceudsættelse Kommunalbestyrelsen har vedtaget en plan for hvilke opgaver, der skal konkurrenceudsættes og hvornår i perioden. Hvert område, der konkret konkurrenceudsættes, forelægges politisk, inden udbudsprocessen igangsættes. Konkurrenceudsættelsen sker på de drifts- og serviceområder, hvor kommunen har et volumen, og hvor der er et etableret marked. Processen med konkurrenceudsættelse tager i gennemsnit ét år. Det første halve år bruges til at analysere og forberede udbudsforretningen herunder udarbejdelse af kravspecifikationen. Dernæst kører selve udbuddet. Efter valg af leverandør skal en ny leverandør eller en ny intern organisering af opgaven implementeres. Den fremlagte plan indeholder udbud af opgaver svarende til ca. 180 mio. kr. over perioden Beløbet kan ændres alt efter resultatet af foranalyserne. År 2011 I 2011 skal der ske en intern reorganisering/effektivisering af hele teknisk drift. Sideløbende hermed konkurrenceudsættes de grønne områder, som forventes i drift med ny leverandør/ny organisering 1. januar I 2011 sættes konkurrenceudsættelsen på vejområdet også i gang. Her forventes området i drift med ny leverandør/ny organisering 1. april År 2012 Foranalysen om konkurrenceudsættelse af et plejecenter starter i efteråret Plejecenteret forventes i drift med ny leverandør/ny organisering september Side 3 af 7

4 Konkurrenceudsættelse af opgaverne i Intern Service kører i hele 2012, med forventet ny leverandør/organisering 1. januar Konkurrenceudsættelse af genoptræningsopgaven sker ligeledes i Ny leverandør/ny organisering går i drift i foråret År 2013 Konkurrenceudsættelse af it-drift og -support og lønadministration starter i efteråret Størstedelen af arbejdet finder sted i Ny leverandør/ny organisering forventes at gå i drift efteråret Nedenfor fremgår den samlede plan for konkurrenceudsættelse i , samt de i budgetaftalen 2011 forventede besparelser som følge af konkurrenceudsættelse/effektivisering. Plan for konkurrenceudsættelse år 2011 år 2012 år 2013 år 2014 samlet mio. kr. Reorganisering Teknisk Drift 1,5 1,5 1,5 1,5 Konkurrenceudsættelse af grønne områder: Institutioner, parker og idrætsanlæg, kirkegårde (ca. 38 mio. kr.) 3,8 3,8 3,8 Konsulentbistand -1,0 Start i drift Konkurrenceudsættelse af sorte områder: Vejvedligehold og vintervedligehold (ca. 41 mio. kr.) 3,1 4,1 4,1 Konsulentbistand -0,5-0,5 Start i drift Konkurrenceudsættelse af et plejecenter (ca. 47 mio. kr.) 1,6 4,7 4,7 Konsulentbistand -0,2-0,3 Start i drift Konkurrenceudsættelse af intern servicefunktioner (Intern Service) (ca. 11 mio. kr.) 1,1 1,1 Konsulentbistand -0,5 Start i drift Konkurrenceudsættelse af genoptræning (ca. 32 mio. kr.) 2,4 3,2 Konsulentbistand -0,5 Start i drift Side 4 af 7

5 Konkurrenceudsættelse af it-drift og -support og lønadministration (ca. 11,8 mio. kr.) 2 0,7 2,0 Konsulentbistand -0,2-0,3 Start i drift Besparelsespotentialet netto -0, ,4 46,2 Besparelseskrav budgetaftale 2010 pkt. 50 og Difference -3, ,4 16,2 3 Organisering og faser i konkurrenceudsættelsen Lyngby-Taarbæk Kommune har etableret en central udbuds- og indkøbsfunktionen, som varetager styringen af kommunens indkøb og udbud af varer og tjenesteydelser, samt indgår i tværkommunale samarbejder på dette område. Indkøbskontoret varetager også styringen af kommunens plan for konkurrenceudsættelse. Opgaverne vil blive varetaget i tæt samarbejde med de relevante sektorer, under behørig hensyntagen til, at der skal være adskillelse mellem de, som udarbejder kravspecifikation/leverandørvalg og de, som udarbejder organisationens eget bud. Der vil være konkurrenceudsættelser, hvor det er nødvendigt at inddrage ekstern konsulentbistand i processen, fordi kommunen ikke selv har de faglige spidskompetencer til f.eks. at udarbejde kravspecifikationer eller kommunen mangler et indgående kendskab til markedet. Medarbejderinddragelsen sker gennem MED-organisationen. Grundlæggende inddrages MED som beskrevet i processen nedenfor. Der kan være afvigelser hertil, hvis der vurderes behov for anden og måske mere involverende inddragelse af MED. Der henvises i øvrigt til Lyngby-Taarbæk Kommunes Retningslinjer for udbud, som beskriver vilkårene for medarbejderinddragelsen. 3.1 Omkostningsberegning og organisationens eget bud Det er centralt, at konkurrenceudsættelsesstrategien har fokus på, at kommunens økonomiske ressourcer anvendes bedst muligt. Der sker ved, at der i forbindelse med konkurrenceudsættelsen udarbejdes en omkostningskalkule, som opgør præcist, hvilke omkostninger kommunen har ved at drive den pågældende opgave. Organisationen har desuden adgang til at udarbejder kontrolbud. Kontrolbuddet er organisationens eget tilbud på, hvordan kommunen selv kan drive opgaven i fremtiden, herunder indregnet f.eks. en anden organisering, arbejdstilrettelæggelse mv. Der henvises til Retningslinier for udbud i Lyngby- Taarbæk Kommune. Der er afsat 4 mio. kr. til konsulentbistand målrettet udarbejdelse af organisationens egne bud. Det fremgår af oversigten på den foregående side. 2 Driftsudgifter for it-drift og -support 7 mio. kr. Driftsudgifter for lønadministration 4,8 mio. kr., Side 5 af 7

6 3.2 r i konkurrenceudsættelsen Alle konkurrenceudsættelser vil følge en faseopdeling, hvor første fase er en grundig analyse af, hvordan opgaven eller dele af denne skal bringes i udbud. Den omfatter også en analyse af markedsforholdene, overvejelser om, hvordan opgaven skal skæres til i udbuddet, om hele eller kun dele af opgaven skal udbydes, og om udbuddet skal ske i flere portioner. Analysen af markedsforholdene er af afgørende betydning for disse beslutninger. Nedenfor er faserne i konkurrenceudsættelsen illustreret og beskrevet nærmere. Go No go Analysefase Udbud Kontrolbud kravspecifikation Leverandørvalg Kontrakt ØK MED ØK MED ØK 1 Analyse Det analyseres hvordan opgaven bedst udbydes. Hvad er potentialet? Hvordan ser markedet ud? Skal det ske i samarbejde med andre kommuner? Er der dele af opgaven, som skal udbydes/holdes i kommunalt regi? Er der basis for et OPP (offentligt privat samarbejde)? Analysefasen afsluttes med en beslutning om, hvordan udbuddet skæres til. Der udarbejdes en omkostningskalkule, som viser hvad det koster at drive opgaven i dag. Økonomiudvalget eller Kommunalbestyrelsen træffer beslutning om udbuddet på baggrund af indstilling fra forvaltningen. MED-udvalget kan inddrages i denne fase. 2 Kravspecifikation Der udarbejdes en kravspecifikation, som beskriver præcist, hvilke ydelser kommunen ønsker tilbud på. I kravspecifikation indgår også overvejelser om, hvor store portioner givne opgaver udbydes i. 3 Udbud Kravspecifikation kan indebære inddragelse af ekstern bistand. MED-organisationen skal inddrages i udarbejdelsen af kravspecifikationen, og har eksempelvis medindflydelse på, hvordan eventuelle sager med virksomhedsoverdragelse af medarbejdere skal håndteres. Udbuddet annonceres. Mange af udbuddene vil være EU-udbud og skal leve op til de gældende EU-regler, herunder tidsfrister for annoncering. I udbudsfasen skal kommunen kunne stille op til spørgemøder, rundvisninger mv. Side 6 af 7

7 4 5 Kontrolbud Valg af leverandør Kontrakt I denne fase udarbejder organisationen sit eget bud på, hvordan opgaven kan løses i fremtiden. Der inddrages ekstern konsulentbistand til denne opgave. På baggrund af de indkomne tilbud udarbejder forvaltningen en indstilling om valg af leverandør(er). Økonomiudvalget træffer valg af leverandør. Forvaltningen udarbejder kontrakt med den valgte leverandør, og i særlige tilfælde skal kontrakten godkendes i Økonomiudvalget. Alle udbudssager følger Retningslinjer for udbud i Lyngby-Taarbæk Kommune, som er vedtaget af kommunalbestyrelsen. 4 Opfølgning på strategien og planen for konkurrenceudsættelse Lovgivningen pålægger kommunalbestyrelsen at udarbejde en opfølgningsredegørelse inden udgangen af 3. kvartal i valgperioden, det vil sige senest september I Lyngby-Taarbæk Kommune er strategien for konkurrenceudsættelse et vigtigt element i kommunens effektiviseringsstrategi, og strategien skal derfor følges løbende. Opfølgningen vil ske med følgende aktiviteter: Alle udbudssager forelægges løbende Økonomiudvalget, jf. faseopdelingen ovenfor. Kvartalsvis status i Økonomiudvalget i forbindelse med anslåede regnskab, såfremt der er nye relevante udbudssager. En årlig opfølgning i 4. kvartal i både Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen. Forelæggelse af en samlet redegørelse for både Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen i september Side 7 af 7