Referat af bestyrelsesmøde den 4. januar 2007.

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde den 4. januar Mødet blev afholdt hos Erik. Referent: Erik Kudahl Ret.1 Til stede: Charlie Herbst Kenneth Radoor Alice Ogstrup Erik Kudahl Lars Storr Merethe Aggergren Finn Bisgaard Ole Peter Jensen Fraværende: Kim Nørrebo Kim Dalsgaard Formand Næstformand Kasserer Sekretær Bestyrelsessuppleant Forretningsfører Bestyrelsessuppleant Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra sidste møde 2. Godkendelse af forretningsorden for bestyrelsen og forretningsudvalget i Aarhus Aadal Golf Club, er vedlagt som vedhæftet fil. 3. Orientering fra formanden, herunder beslutninger truffet i forretningsudvalget. 4. Orientering fra forretningsføreren/administrationen. 5. Orientering fra sekretæren 6. Regnskab pr. 31/ ved kassereren 7. Orientering fra udvalgene 8. Henvendelse om åbning af en golfbutik på Harlev Mølle 9. Orientering ved ny turnering Royal Casino Århus Open 2007 ved Lars Storr, kopi af skrivelse er vedlagt som vedhæftet fil. 10. Markedsføring af klubben 11. Greenfeesamarbejde i 2007, statistik er vedlagt som vedhæftet fil. 12. Fastsættelse af bestyrelsesmøder i Eventuelt. Det blev ved mødets begyndelse vedtaget at medtage et pkt. 11 A, en henvendelse fra Baneudvalget som er rundsendt til mødedeltagerne via Charlie. Det blev derudover aftalt af de 2 bilag der var fremsendt til dette møde i Publisher.doc bliver genfremsendt som Word dokumenter, idet Publisher ikke kan åbne filer der er oprettet i en anden version af Publisher end den filen er lavet i. (CH)

2 2 1. Godkendelse af referat. Referatet fra bestyrelsesmødet den 2/11 blev underskrevet. 2. Godkendelse af forretningsorden for bestyrelsen og forretningsudvalget i Aarhus Aadal Golf Club. Forretningsorden blev godkendt gældende fra 5. januar Orientering fra formanden, herunder beslutninger truffet i forretningsudvalget. Julehilsener til klubben blev oplæst. Der er ansat en ny chefgreenkeeper, Jan Lange, samt en ny mekaniker, som samtidig kan arbejde som greenkeeper, Anders Sørensen. Der bliver udarbejdet informationsmateriale om de 2 personer. Dette fremlægges på klubbens hjemmeside. Man vil forsøge at få 2 af vore deltidsansatte greenkeepere heltidsansat ved at ansætte dem med offentlig tilskud som voksenlærlinge. Der er p.t. ikke økonomi til at ansætte alle vore deltidsansatte greenkeepere heltids. Man vil undersøge mulighederne for at ansætte en ung i arbejde til oprydning i søbredderne. (dunhamre) Lejeaftale med A/S underskrives af forretningsudvalget. 4. Orientering fra forretningsføreren/administrationen. Kontingent forfald 1. januar, samt div. fejl gav meget arbejde. Rykkere for evt. ikke indbetalt kontingent udsendes 1. februar. Store likvide midler placeres på konti, som giver størst muligt afkast uden risiko for tab. Kassereren laver løbende kontrol over midlernes placering og tilstedeværelse. Der indkøbes tøj til greenkeeperpersonalet uden klubbens logo. Der er modtaget en stor vandregning, som også vedrører den tidligere ejer, Pensam. Regningen videresendes for den periode, der er deres, til Pensam. Der indkøbes projektor til brug i undervisning. En af vore gamle PC ere placeres i lokalet i kælderen til brug for projektoren her. Gl. lærred er defekt, og der skal indkøbes nyt. (EK indkøber i samarbejde med OP) 5. Orientering fra sekretæren. Ikke noget nyt til orientering, Det, der var, er rundsendt til bestyrelsen. 2

3 3 6. Regnskab pr. 31/ Ole Peter forelagde et estimat af regnskabet for året 2006, der blev udleveret til mødedeltagerne og gennemgået på mødet. Det er stadig et godt regnskab. De mange nye inversteringer og engangsomkostninger i forbindelse med overtagelsen af anlægget er omkostningsført i regnskabet for Der vil fremover blive foretaget tiltag til forøgelse af vore indtægter. Bestyrelsen fandt formen, som regnskabet her blev fremlagt på, god. Der vil stadig blive udsendt kontospecifikationer til de enkelte udvalg til kontrol og godkendelse. Kassereren skal modtage en skriftlig tilkendegivelse om godkendelse/evt. rettelser maximalt 8 dage efter modtagelsen. 7. Orientering fra udvalgene. Husudvalget: Der er kommet afslag på ansøgning om tilladelse til at opføre en ny garagebygning til golfcars. Det foreslåede byggeri er åbenbart ikke i overensstemmelse med kravene i lokalplanen for området(422). Afslaget er først modtaget i dag, så der har ikke været tid til at finde ud af, hvori problemerne består. EK undersøger. Turneringsudvalget: Toyota i Viby har meddelt, at men ikke længere vil være sponsor for en af vore turneringer. Det har ellers været en tradition i mange år. LS sender en hilsen til Toyota og takker for det gode samarbejde, vi har haft. Begynderudvalget: Man har møde i udvalget den 17. januar. Man arbejder med at lave et undervisningsmateriale i Power Point. Sponsorudvalget: Der afholdes møde i udvalget den 9. januar kl. 19 hos Finn. 8. Henvendelse om åbning af en golfbutik på Harlev Mølle. Der blev på mødet fremlagt et brev fra Anni Luthjohan, Ludvigsholm Harlev Mølle. Anni Luthjohan, Lene Laursen og Ilse Bloch agter at åbne en butik med bl.a. golftøj. De foreslår at sponsorere klubben, hvis vi undlader at sælge golfbolde, handsker og tee`s fra klubkontoret/banekontrollen. Bestyrelsen besluttede, at vi stadig ønsker at sælge et min. sortiment fra klubbens adresse af hensyn til klubbens medlemmer og greenfeegæster. OP og CH optager forhandlinger om evt. sponsorat og et evt. samarbejde med klubben. 3

4 4 9. Orientering ved ny turnering Royal Casino Århus Open 2007 Der er kræfter i gang for at skabe en årlig tilbagevendende Pro-Am event i Århus. Mollerup vil gerne deltage, Moesgaard har ikke mod på det i år. Matchen foregår i 2007 fra fredag den 6. til søndag den 8 juli. De første 2 dage i Pro-Am format, hvor 3 amatører danner hold med en professionel. Søndag er der finale for de 20 bedste professionelle. Det vil være et stort arbejde at lægge bane til. Det formodes, at der skal stilles med frivillige på dagene, og det er jo heller ikke gratis at sætte banen op til turneringen. Vi får mulighed for at sælge seks hold og får et gratis med. Ellers har vi ingen udgifter, men forventer god eksponering ved at deltage. Bestyrelsen godkendte, at vi deltager, og LS/CH kontakter arrangøren. 10. Markedsføring af klubben. EK foranlediger, at det fremgår af DGU`s informationssider på nettet, at vi optager nye medlemmer. Vi vil annoncere efter nye medlemmer i Århus Onsdag, når sæsonen er lidt nærmere, men i god tid inden sæsonen. Sponsorudvalget rykkes for, at gamle og nye sponsorer kontaktes. Årets sponsormatch blev aftalt til fredag den 7. september. 11. Greenfeesamarbejde i 2007 Vi kunne godt tænke os ½ greenfeeaftale med de øvrige Århusklubber i stedet for den nuværende aftale med 100 kr.s rabat. CH forhandler med Mollerup og Moesgård. Vi ønsker ikke 100 kr.s rabataftalen gældende på vintergreens. Viborg har meddelt os, at de gerne ser en 50% aftale med dem. Det er bestyrelsen med på. Hjarbæk har meddelt os, at de ikke længere kan deltage i samarbejdet. EK kontakter Trehøje for en opdatering af de deltagende klubber i Midtjysk greenfeesamarbejde. (50 Kr.s rabat på hverdage) 11 A Spørgsmål og betragtninger fra ny Chefgreenkeeper og baneudvalgsformanden. Der er fremsendt en række spørgsmål og betragtninger på fra Steen Ogstrup/Jan Lange og svar fra Charlie Herbst dateret 4. januar Denne korrespondance er videresendt til bestyrelsen og var grundlag for punktet på mødet. Bestyrelsen var enig om ikke at tage stilling til ikke budgetterede udgifter, ligesom eventuelle tiltag/evt. udgifter må prioriteres af baneudvalget, og konsekvenser beskrives, inden det forelægges bestyrelsen. 4

5 5 12. Fastsættelse af bestyrelsesmøder i 2007 Generalforsamlingen flyttes fra den 15. til den 22. marts Der afholdes ordinære bestyrelsesmøder den 15/3, 3/5, 28/6, 13/9 og 25/10. Budgetgeneralforsamlingen afholdes den 20. november Eventuelt Der er lavet sponsoraftale med firmaet bosweel, der leverer skjorter med klublogo til eliten og andre, der repræsenterer klubben ude i den store verden. Referatet (070104) godkendt: Merethe Aggergren Kenneth Radoor Lars Storr Charlie Herbst Kim Nørrebo Alice Ogstrup Erik Kudahl 5