VITAS Versionsnote pr. 2. januar 2017

Transkript

1 Indhold Registrering af aftaler vedrørende Integrationsgrunduddannelse... 2 Ny vejledning til søgemetoder... 2 Muligt som Anden Aktør at sætte sagsbehandler ansvarlig for ansøgning når den overføres til jobcenteret... 2 Sagsbehandler forbliver ansvarlig på sine sager, selvom teamet man er på slettes... 4 Muligt at lave fordelingsregel, der fordeler indkomne sager ud fra hvilken Anden Aktør, der er ansvarlig for sagen... 4 Muligt at indsende ansøgning/oprette bevilling med CPR-nummer, der har bopæl i udlandet... 5 Autogodkendelse af bevillinger, såfremt ansøgningen er øremærket... 5 Som sagsbehandler er det muligt at lave et ophør før tid uden behov for krav om underskrift fra arbejdsgiver... 5 Ikke nødvendigt at svare på spørgsmål om borgerens forudgående ledighed når VL afvises af anden grund... 6 Vejledning til virksomheder vedrørende målgruppe og tilskud til Voksenlærling... 6 Ekstra information om næste skridt i mail-kvittering, som sendes ved indsendelse af ansøgning... 6 Tilpasning af vejledning til klager hvor Anden Aktør afviser en øremærket ansøgning... 7 Opdatering af link til refusion af løntilskud på vitas.bm.dk... 7 Validering fjernet for Sygdagpengemodtager fra ledighed (kun virksomhedspraktik)... 8 Automatisk nedlukning af bevillinger en måned efter slutdato fjernet for private løntilskudsbevillinger

2 1 Registrering af aftaler vedrørende Integrationsgrunduddannelse Det er nu muligt i VITAS at registrere og oprette aftaler vedrørende Integrationsgrunduddannelse, herunder udfylde undervisningsplanen. Virksomhederne kan oprette IGU-aftaler når de logger på VITAS og medarbejdere hos Styrelsen for International Rekruttering og Integration kan se de oprettede aftaler. Derudover kan virksomhedskonsulenter og sagsbehandlere via virksomhedssupporten oprette aftaler for virksomhederne, som arbejdsgiver og borgeren efterfølgende skal underskrive. Registrering af en IGU-aftale sker i samme stil som ved oprettelse af andre forløb. VITAS understøtter desuden at borgeren kan sætte sin underskrift på aftalen via en elektronisk pen-funktion, som enten arbejdsgier eller en jobcentermedarbejder via virksomhedssupporten kan anvende. For yderligere vejledning i oprettelse af en aftale om Integrationsgrunduddannelse, herunder udfyldelse af undervisningsplanen se vejledninger under hjælp-fanen. 2 Ny vejledning til søgemetoder Under fanen Hjælp er der blevet tilføjet en ny vejledning, der beskriver hvordan man fremsøger en sag i VITAS. Vejledningen beskriver de forskellige muligheder for fremsøgninger i systemet og indeholder en gennemgang af enkelte relevante søgemetoder, fx hvordan man fremsøger lukkede bevillinger. 3 Muligt som Anden Aktør at sætte sagsbehandler ansvarlig for ansøgning når den overføres til jobcenteret Når Anden Aktør overfører en sag til Jobcenteret, vil man nu få muligheden for at angive om sagen skal overføres til en specifik medarbejder eller team i jobcenteret. Ved tryk på Overfør til JC, vil Anden Aktør blive mødt af et dialogvindue, der giver mulighed for at vælge en specifik medarbejder eller team, som skal modtage sagen, når den sendes videre til jobcenteret. 2

3 Ved valg af team, er det efterfølgende muligt at angive hvilken medarbejder i teamet, der skal modtage ansøgningen. Det er både muligt at angive team med og uden medarbejder. Hvis der ikke angives nogle af delene og der trykkes ok, vil ansøgningen blot blive overført til jobcenteret uden at blive forbundet til en specifik medarbejder eller et specifikt team. Vær opmærksom på, at jobcentermedarbejderen skal i forvejen være kendt af VITAS, dvs. vedkommende skal have været inde og arbejde i VITAS inden vedkommendes navn fremgår på listen over navne man kan vælge. Er der fra jobcenter-delen opsat fordelingsregler, der gør at specifikke overførte sager, skal havne hos et bestemt team eller medarbejder, vil Anden Aktørens valg i dialogvinduet overskrive eventuelle fordelingsregler (se punkt 5). 3

4 4 Sagsbehandler forbliver ansvarlig på sine sager, selvom teamet man er på slettes I VITAS er funktionaliteten ændret så man fremover forbliver ansvarlig på de sager man er ansvarlig for, også selvom det team man tilhører bliver slettet. Såfremt ens team slettes vil teamet ikke længere fremgå under teams på listen over sager, men den pågældende medarbejder vil stadigvæk være anført ud for de sager, som medarbejderen var ansvarlig for inden teamet blev slettet. På den måde er det muligt at slette et team uden at det har betydning for de sager, som teamets medarbejdere er ansvarlig for. 5 Muligt at lave fordelingsregel, der fordeler indkomne sager ud fra hvilken Anden Aktør, der er ansvarlig for sagen Som JC-medarbejder kan man nu oprette en fordelingsregel, der fordeler indkomne sager til medarbejdere og teams med udgangspunkt i en konkret Anden Aktør. Dvs. at det nu er muligt at sørge for at alle ansøgninger oprettet af en specifik Anden Aktør, havner hos en bestemt jobcenter- medarbejder eller team, når Anden Aktør overfører sagen. Ved oprettelse af fordelingsreglen fremgår der nu et nyt felt, hvori der vælges Anden Aktør, som reglen skal omfatte. Vær opmærksom på at Anden Aktør skal være oprettet i forvejen i Anden Aktør-administrationsfunktionen. Vær desuden opmærksom på, såfremt Anden Aktøren har angivet hvilken specifik medarbejder hos jobcenteret, der skal modtage sagen vil Anden Aktørens valg overskrive eventuelle fordelingsregler, som strider mod Anden Aktørens valg (se punkt 3). 4

5 6 Muligt at indsende ansøgning/oprette bevilling med CPR-nummer, der har bopæl i udlandet Det er nu muligt at indsætte en borger på en ansøgning eller oprette en bevilling med en borger, der har udenlandsk adresse. Tidligere blev der på ansøgningen og i bevillingen advaret om at borgeren, der er sat på ansøgningen/bevillingen ikke har dansk adresse. Denne validering er nu fjernet, så man altid kan sætte en borger på uanset om borgeren har bopæl i udlandet eller Danmark. 7 Autogodkendelse af bevillinger, såfremt ansøgningen er øremærket Det er ikke længere nødvendigt for virksomheden at underskrive bevillingen til virksomhedspraktik, løntilskud eller voksenlærlingetilskud, hvis virksomheden allerede har underskrevet ansøgningen, hvor der er en borger på, dvs. ved en øremærket ansøgning. Fremover kan virksomheden undgå det ekstra underskriftskrav, der ellers skulle finde sted når sagsbehandleren har oprettet bevillingen. Bevillinger, som er oprettet på baggrund af en øremærket ansøgning vil automatisk blive godkendt af systemet umiddelbart før bevillingens startdato, såfremt arbejdsgiver ikke afviser bevillingen forinden. Arbejdsgiver kan også stadigvæk selv godkende bevillingen inden startdato i bevillingen indtræffer. På bevillinger, der er blevet underskrevet automatisk, vil det fremgå at bevillingen er autounderskrevet. Såfremt en bevilling er underskrevet af virksomheden, selvom der er tale om en øremærket ansøgning, vil dette fortsat fremgå på bevillingen, ligesom det gør nu. Så snart en bevilling bliver autounderskrevet, vil arbejdsgiver modtage en mail, der fortæller at bevillingen er autogodkendt. Vigtige oplysninger om erstatningsforhold mv. angives i bevillingerne, vises fremover også i ansøgningerne under fane 1: Virksomheden nederst i afsnittet Dette skal din virksomhed bl.a. være opmærksom på. Bemærk at ansøgninger oprettet før release d. 2. januar 2017 ikke vil få deres bevillinger automatisk godkendt. Det er udelukkende ansøgninger som er oprettet efter release d. 2. januar, der vil blive påvirket. 8 Som sagsbehandler er det muligt at lave et ophør før tid uden behov for krav om underskrift fra arbejdsgiver Sagsbehandlere i VITAS kan lave ophør på en bevilling uden underskrift fra arbejdsgiveren. Sagsbehandleren opretter ophøret via en ophørs knap nederst til højre på bevillingen. Når der trykkes på knappen åbnes et nyt vindue hvor alle relevante oplysninger om ophøret udfyldes inden der trykkes Godkend. Der vises nu et dialogvindue, hvor det skal bekræftes via afkrydsningsboks at virksomheden er oplyst om og enig i ophøret registreres. Ved tryk på OK godkendes ophøret med det samme, og vil nu få samme status som ophør, der godkendes af sagsbehandleren i Jobcenter modulet. Når ophøret er oprettet af jobcentret vil virksomheden modtage en ny mail, der informerer om at jobcenteret har registreret ophør på bevillingen. Bemærk, at det ikke er muligt at lave ophør som sagsbehandler uden krav om arbejdsgiverunderskrift, hvis der er tale om privat løntilskud. Arbejdsgiver skal i dette tilfælde stadigvæk skrive under på ophøret, uanset om det sker før tid eller ej. 5

6 9 Ikke nødvendigt at svare på spørgsmål om borgerens forudgående ledighed når VL afvises af anden grund I forbindelse med de opfølgende spørgsmål til sagsbehandleren, der vises når en Voksenlærling ansøgning skal afvises eller godkendes, er der ændret i et af de spørgsmål der vises. Det er nu muligt at angive Ikke relevant til spørgsmålet om Har borgeren 2 måneders forudgående ledighed. Svaret vises som et ekstra muligt svar sammen med Ja og Nej. På den måde er det muligt for sagsbehandleren at vælge ikke relevant, såfremt en afvisning ikke er begrundet på at borgeren har haft forudgående ledighed, da spørgsmålet i dette tilfælde er irrelevant. 10 Vejledning til virksomheder vedrørende målgruppe og tilskud til Voksenlærling Ved udfyldelsen af ansøgninger om voksenlærling vil der nu fremgå ekstra vejledningstekst til Målgruppe og tilskud. Den ekstra vejledningstekst vil fremgå på siden virksomheden, sammen med den vejledningstekst, der allerede fremgår. Målgruppe og tilskud Dagpenge-, kontanthjælps- og uddannelseshjælpsmodtagere: Ufaglærte og personer med forældet uddannelse med mere end 2 måneders ledighed og faglærte med mere end 12 måneders ledighed. Tilskuddet er på 40 kr. i timen i hele uddannelsesperioden og gælder alle erhvervsuddannelse. Øvrige ufaglærte ledige med mindre end 2 måneders ledighed og ufaglærte beskæftigede: Tilskuddet er på 30 kr. i timen i op til de første to år af uddannelsesperioden, og uddannelsen skal være inden for områder med behov for arbejdskraft (voksenlærlingelisten). 11 Ekstra information om næste skridt i mail-kvittering, som sendes ved indsendelse af ansøgning Fremover vil der i kvitteringsmailen, som sendes til arbejdsgiver når en ansøgning bliver indsendt, fremgå at arbejdsgiver skal være opmærksom på at før ansøgningen er endelig indsendt og havner hos jobcenteret, så skal medarbejderrepræsentanten underskrive ansøgningen. På den måde informeres arbejdsgiver om, at ansøgningen endnu ikke er endelig indsendt, men at medarbejderrepræsentanten skal underskrive ansøgningen først. Teksten som fremgår er som følgende: Jobcentret vil først modtage ansøgningen når høring af medarbejderrepræsentant er gennemført, hvis dette er relevant i forbindelse med din ansøgning. 6

7 12 Tilpasning af vejledning til klager hvor Anden Aktør afviser en øremærket ansøgning Såfremt en Anden Aktør afviser en ansøgning om løntilskud, voksenlærling eller virksomhedspraktik og der er valgt at borgeren skal modtage afvisningsafgørelsen via digital post, vil borgeren få en anden klagevejledning, der er specifik for borgere udlagt til Anden Aktører. Klagevejledningen vil også fremgå på de standardafgørelsestekster, der vises på ansøgningen. Beskeden vil være som følgende: Klagemulighed Hvis du vil klage over jobcenterets afgørelse om en aktivitet i Min Plan, skal du gøre det inden 4 uger. 4-ugers-fristen regnes fra det tidspunkt, hvor du kan se aktiviteten i Min Plan. Du skal klage til dit jobcenter, som vurderer sagen igen. Hvis jobcenteret fastholder sin afgørelse, sender jobcenteret din klage videre til Ankestyrelsens Beskæftigelsesudvalg. Hvis planen er lavet sammen med en anden aktør end jobcenteret, skal du klage til denne aktør, som genvurderer sagen. Hvis anden aktør fastholder sin afgørelse, sender anden aktør klagen videre til jobcenteret. 13 Opdatering af link til refusion af løntilskud på vitas.bm.dk På VITAS startside (vitas.bm.dk) er linket til refusion blevet opdateret, så der linkes direkte til virk.dk og refusion af løntilskud, i stedet for nemrefusion.dk. Linket fremgår under overskriften Relevante links, hvor det er muligt at trykke på Hvordan søger jeg refusion, der viderefører til ovenstående. 7

8 14 Validering fjernet for Sygdagpengemodtager fra ledighed (kun virksomhedspraktik) I VITAS er der blevet fjernet en validering og advarsel for sygedagpengemodtagere fra ledighed, som førhen blev vist ved udfyldelse af ansøgninger, hvor der er sat en borger på fra kontraktgruppen sygedagpengemodtager fra ledighed. Advarslen er fjernet ved spørgsmålet Har borgeren tidligere været ansat i virksomheden og såfremt der svares ja. Hvor der tidligere blev advaret om at personens seneste ansættelsessted ikke må have været i en anden virksomhed, vil der fremover ikke blive vist en advarsel. Tidligere ville sagsbehandleren også skulle besvare et spørgsmål om hvorvidt borgeren har været ansat andre steder efterfølgende. Denne er også fjernet. Tilpasningen er lavet, fordi det i gældende lovgivning ikke er at krav, at borgeren ikke må være ansat i virksomheden tidligere, hvor virksomhedspraktikken finder sted. 15 Automatisk nedlukning af bevillinger en måned efter slutdato fjernet for private løntilskudsbevillinger Bevillinger for privat løntilskud lukkes ikke længere automatisk af systemet en måned efter startdato. Bevillingerne vil forblive på listen indtil der oprettes et ophør på bevillingen. På den måde sikres det at efterregistreringen vedrørende bruttostøtteintensitet stadigvæk kan indtastes når der laves et ophør på bevillingen. Det betyder også at sagen ikke får lov til at lukke i VITAS før jobcentret har sikret, at arbejdsgiver har udfyldt og underskrevet ophørserklæringen, hvori oplysninger om bruttostøtteintensitet indgår. 8