VITAS Versionsnote pr. 25. maj 2016

Transkript

1 1 Underskriv via elektronisk pen gennem virksomhedssupport og på medarbejderhøring I VITAS er det nu muligt at underskrive ansøgningen med en elektronisk pen. Dette kan lade sig gøre når jobcentermedarbejderen yder virksomhedssupport og har brug for virksomhedens underskrift samt i tilfælde hvor virksomhedens medarbejderrepræsentant skal høres i ansøgningen. Underskriv med pen er mulig ved: - godkendelse af ansøgningen (i virksomhedssupport) - høring af medarbejderrepræsentant (i både virksomhedssupport og for virksomheden selv) - godkendelse af bevillingen (i virksomhedssupport) - oprettelse af et forlængelse (i virksomhedssupport) - oprettelse af et ophør (i virksomhedssupport) Se også vejledning Underskriv med pen, som findes under hjælp. 2 Feltet Opgørelse af forventet omkostninger er lavet obligatorisk (vises for løntilskud - kun private virksomheder) Når virksomheden fremover udfylder ansøgningen vil de opleve at spørgsmålet vedrørende Opgørelse af forventede omkostninger er obligatorisk. Dette betyder at virksomheden skal udfylde feltet, hvilket vil fremgå med en rød stjerne og en advarselstekst såfremt feltet ikke er udfyldt. Spørgsmålet vises kun på løntilskudsansøgninger og hvis der i ansøgningen er angivet at virksomheden er privat. 1

2 3 Udsøgning på kontaktgrupper Fra listerne i jobcentermodulet er det nu muligt at lave udsøgninger, der inkluderer kontaktgrupper. Fra Avanceret søgning under menupunkterne Ansøgning, Tilbud, Bevillinger, Forlængelser, Ophør, samt menupunktet Søg er indsat et nyt filter, som gør det muligt at vælge hvilke kontaktgrupper, der skal inkluderes i udsøgningen. For at søge på en specifik kontaktgruppe eller flere vælges disse ved hjælp af check-boksen ud for kontaktgruppen. Sager som ikke har en borger tilknyttet vil ikke fremgå i resultaterne, da der ikke findes en kontaktgruppe. 4 Mulighed for at se og gemme en kopi af brev, der sendes til borgeren Såfremt der er sendt digital post til borgeren med afvisningsafgørelsen er det muligt at se brevet og gemme en kopi af denne. På ansøgningen under stamdata om borgeren vises nu to nye linjer, der viser at der er sendt brev til borgeren via e-boks eller fjernprint (til borgerens fysiske postkasse) og derudover et lille ikon med et dokument. På anden linje vises status på brev. Ved tryk på ikonet med et dokument downloades en PDF-version af brevet. På denne måde er det muligt at se en kopi af teksten i brevet som borgeren har modtaget samt at arkivere brevet til eksempelvis intern dokumentation. Af status på brev kan vises følgende: 2

3 Status Ny Afventer Sendt til e-boks Klar til fjernprint Sendt til fjernprint Fejl Gennemført Beskrivelse Modtaget og svar genereres Afventer behandling af systemet Brevet er sendt til borgerens e-boks Brevet er genereret og klar til at blive sendt Brevet er sendt til borgerens postkasse Brevet kunne ikke sendes Brevet er sendt til borgerens e-boks/postkasse 5 Ny standardtekst i bevillingen (løntilskud og virksomhedspraktik) Virksomheden får nu vist ekstra information i bevillingerne for løntilskud og virksomhedspraktik, der giver informationer til virksomheden vedrørende erstatning i forbindelse med tilbud om ansættelse med løntilskud og tilbud om vejledning og opkvalificering, virksomhedspraktik samt nytteindsats. Teksten vises efter stamdata-området og inden informationerne i selve bevillingen. 3

4 6 Muligt at se borgernes kontaktgrupper ved Se personer på ansøgningen Jobcentermedarbejderen kan på ansøgningen se oplysninger om hvilke kontaktgrupper, som er i løntilskud og virksomhedspraktik. På ansøgningen under fane 2. Yderligere virksomhedsoplysninger er det muligt at trykke på knappen Se personer, der vises under afsnittet Ansættelsesforhold i virksomheden. Ved tryk på knappen vises nu også borgernes kontaktgruppe i en ny kolonne på oversigten. 4

5 7 Automatisk lukning af bevillinger, der er ophørt men aldrig underskrevet af arbejdsgiver VITAS lukker automatisk bevillinger, der er ophørt men som aldrig er blevet underskrevet af arbejdsgiver. Bevillingen lukkes samme tid med bevillinger, der mangler ophør (30 dage efter slutdatoen er indtruffet). På bevillingen vil status blive opdateret til Lukket (Bevilling underskrevet og lukket af systemet). Bevillingen vil derudover stå som underskrevet af SYSTEM. Denne nye implementering betyder også at jobcentermedarbejderne vil opleve at gamle bevillinger, der har ligget på bevillingslisten længe, men som er ophørt og mangler en underskrift også er blevet lukket og fjernet fra listen. Bevillinger, der er lukket kan dog altid fremsøges via avanceret søgning. 5

6 8 Ændring i advarsel på bevillingen, så der tages højde for dimittender når der vælges slutdato (virksomhedspraktik) For dagpengemodtagere (kontaktgruppe 1) vil der på bevillingen blive vist en advarsel, der også tager højde for dimittender, ved indtastning af slutdato. Såfremt der er indsat en dagpengemodtager på bevillingen vil advarslen gøre opmærksom på at der muligvis er tale om en dimittend, som kan bevilliges op til 8 uger (modsat almindelig dagpengemodtagere der kan bevilliges op til 4 uger). Advarslen fremkommer hvis der vælges en periode, der er længere end 4 uger. Bemærk at det altid er muligt sende bevillingen. 6

7 9 Jobcenter kan afvise en forhåndsgodkendt ansøgning til et voksenlærlinge forløb, som mangler en uddannelsesaftale I VITAS er det nu muligt for jobcentermedarbejderen at afvise en forhåndsgodkendt ansøgning, der mangler at få uploadet en uddannelsesaftale. Samtidig er det blevet muligt for jobcentermedarbejderen at uploade en aftale til sagen. Dette betyder at jobcenteret kan viderebehandle ansøgningen, i de tilfælde hvor de har modtaget uddannelsesplanen via andre kanaler end VITAS. Alternativt kan jobcenteret afvise ansøgningen, så den ikke strander i de tilfælde hvor jobcenteret har forhåndsgodkendt ansøgningen, men hvor virksomheden efterfølgende ikke ønsker gøre mere ved ansøgningen. 7

8 8

9 10 Muligt at fravælge at VITAS sender en orientering om afvisningsafgørelsen til borgerens digitale postkasse (gælder løntilskud og virksomhedspraktik) Ved afvisning af en ansøgning hvor der er indsat en borger, er det nu muligt at fravælge at borgeren skal modtage en orientering om jobcenterets afvisningsafgørelse i deres digitale postkasse. Ved afvisning af en ansøgning åbner systemet en pop-up meddelelse, hvor jobcentermedarbejdere nu kan vælge at fjerne markeringen i check-boksen. Hvis markeringen fjernes vil borgeren ikke modtage orienteringen. 9