BBR-tilsynsrapport for Stevns Kommune

Transkript

1 BBR-tilsynsrapport for Stevns Kommune Erhvervs- og Byggestyrelsen 3. oktober 2008, j.nr. 08/00536

2 BBR-tilsynsrapport for Stevns kommune Indholdsfortegnelse BBR-tilsynsrapport for Stevns kommune... 1 Indholdsfortegnelse Resumé Indledning og formål med tilsyn Datakvalitet Kvalitetskontrol af BBR data Kontrol af logiske sammenhænge i BBR Kontrol af sammenhænge mellem BBR og kommunens bygningskort Anbefalinger til datakvalitetsløft Administration Ressourcer til løsning af BBR-opgaven Tilsynsmyndighedens bemærkninger Organisation og motivation Tilsynsmyndighedens bemærkninger BBR-opgavens tværgående og økonomiske betydning Tilsynsmyndighedens bemærkninger Sagsbehandling BBR ajourføringsprocessen Tilsynsmyndighedens bemærkninger Datakontroller i forbindelse med sagsbehandlingen Tilsynsmyndighedens bemærkninger Kommunens kommunikation med ejerne Tilsynsmyndighedens bemærkninger

3 1 Resumé Erhvervs- og Byggestyrelsen har gennemgået Stevns Kommunes BBRdata og kan konstatere, at en række oplysninger om de af kommunen registrerede bygninger hyppigt ikke hænger sammen indbyrdes. Det konkluderes på denne baggrund, at kvaliteten af kommunens BBRdata ikke er på et tilstrækkeligt højt niveau og, at datakvaliteten ligger i den lave ende sammenlignet med landsgennemsnittet. Ved de generelle logiske registerkontroller har Erhvervs- og Byggestyrelsen konstateret en del uoverensstemmelser. Erhvervs- og Byggestyrelsen har herudover konstateret væsentlige afvigelser mellem BBR og kommunens tekniske bygningskort. Afvigelserne skyldes fejl i BBR og/eller i de kommunale plankort og bygningskort, hvorfor kommunen opfordres til at skaffe sig viden om, hvorfra fejlene stammer og sikre, at fejl i BBR-data rettes. Erhvervs- og Byggestyrelsen anbefaler, at Stevns Kommune både på kort og længere sigt gør en indsats for at forbedre kvaliteten af kommunens BBR-data. Kommunen har i forbindelse med tilsynet modtaget en liste med fundne fejl, der kan tjene som inspiration til kommunens efterfølgende opsporing af andre fejl. Erhvervs- og Byggestyrelsen bemærker, at kommunesammenlægningen har medført en sagspukkel af manglende ajourføringer i BBR. På tilsynet nævnte kommuen at den i forbindelse med afviklingen af sagspuklen prioriterede byggesager frem for ajourføringer af ejerhenvendelser om ændringer af BBR. På den baggrund anbefaler Erhvervs- og Byggestyrelsen at kommunen på kort sigt øger fokus på at sidestille prioriteringen af BBR ajourføringer med den øvrige byggesagsbehandling, og at rette de aktuelle fejl i BBR. Erhvervs- og Byggestyrelsen bemærker, at kommunen efter at have gået igennem en LEAN arbejdsganganalyse er optimistiske i forhold til det fremtidige arbejde med datakvaliteten i BBR. 2

4 2 Indledning og formål med tilsyn Denne tilsynsrapport vedrører ajourføringen af Stevns Kommunes data i Bygnings- og Boligregistret (BBR). Erhvervs- og Byggestyrelsen aflagde som tilsynsmyndighed på BBRområdet et tilsynsbesøg i Stevns Kommune den 19. juni Det overordnede formål med tilsynet er at undersøge kommunens føring af BBR, samt kommunens indsats med rettidig indberetning og opfølgning på oplysninger i BBR (jf. BBR-lovens 3, stk. 3). Erhvervs- og Byggestyrelsen har haft dialog med kommunen om at skabe et overblik over BBR-opgaveløsningen i kommunen, for at vurdere mulighederne for at forbedre den aktuelle administration af og datakvalitet i BBR. Erhvervs- og Byggestyrelsen har ved dette tilsyn valgt at fokusere på kontol af oplysninger i BBR, som giver et billede af datakvaliteten i kommunes BBR-data. Der er imidlertid ikke tale om en fuldstændig gennemgang af kommunens data, idet Erhvervs- og Byggestyrelsen forventer, at kommunen af egen drift sikrer, at registreringen i BBR har den fornødne kvalitet (jf. BBR-lovens 3, stk. 1). Tilsynet omfattede herudover en gennemgang af kommunens håndtering af den administrative del af BBR-opgaven, herunder hvorledes kommunen sikrer rettidig indberetning af alle byggesager. Som tilsynsførende myndighed afgiver Erhvervs- og Byggestyrelsen bemærkninger og eventuelle anbefalinger om arbejdsgange, samt metoder til forbedring af datakvaliteten. Erhvervs- og Byggestyrelsen gør rede for en række kommunale incitamenter til at øge opmærksomheden på BBRopgaven. Erhvervs- og Byggestyrelsens bemærkninger tager udgangspunkt i dataanalyser og samtaler om opgaveløsningen ved Erhvervs- og Byggestyrelsens tilsynsbesøg i kommunen. 3

5 3 Datakvalitet 3.1 Kvalitetskontrol af BBR data Erhvervs- og Byggestyrelsen har i forbindelse med tilsynet i Stevns Kommune udført en række kvalitetskontroller på Stevns Kommunes BBRdata. Der er dels udført analyser, hvor logiske sammenhænge i registret er testet. Herudover er der udført en sammenligning af de registrerede arealer i BBR og det tekniske bygningskort. Resultaterne af analyserne og de bagvedliggende metoder er gennemgået med kommunen på tilsynsbesøget. Da Stevns Kommune ikke har vand, varme og spildevandsplaner tilgængelige i en digital form, har det ikke været muligt at foretage en sammenlignende analyse imellem disse planer og de registrerede oplysninger i BBR Kontrol af logiske sammenhænge i BBR Ved de generelle logiske registerkontroller har Erhvervs- og Byggestyrelsen konstateret en del uoverensstemmelser. Det største antal af fejl var på sammenhængen imellem afløbsforholdene på ejendommen og bygningerne, hvor der blev fundet 33 ejendomme med fejl. Der blev i alt fundet fejl i fire af de logiske kontroller, der er udført. Stevns Kommune kontrollerer ikke selv de logiske sammenhænge i registret, ved at udføre denne type registerkontroller. Erhvervs- og Byggestyrelsen har også kontrolleret sammenhængen imellem visse arealer på enfamiliehuse uden kælder i Stevns Kommune. Sammenhængen er kontrolleret med udgangspunkt i arealligningen, der beskriver en matematisk sammenhæng imellem bygningens arealer i BBR. Arealligningen er beskrevet i afsnit i BBR instruksen. På kontroltidspunktet havde Stevns Kommune enfamiliehuse uden kælder og i 230 tilfælde var der fejl i arealsammenhængene. Det vil sige, at 4,6 % af enfamiliehusene uden kælder er registreret i BBR med fejl i ét eller flere af arealerne. Dette resultat er en del højere end det gennemsnitlige antal fejl for hele landets kommuner Kontrol af sammenhænge mellem BBR og kommunens bygningskort Erhvervs- og Byggestyrelsen har sammenlignet det bebyggede areal i BBR med bygningsarealet i Stevns Kommunes tekniske kort. 4

6 Analysen bygger på data fra Stevns Kommunes tekniske bygningskort, matrikelkortet, matrikelregistret, og BBR. En uoverensstemmelse kan skyldes fejl i en af kilderne, men kommunens muligheder for at korrigere fejl er begrænset til det tekniske bygningskort og BBR. Ved analysen udregnes arealet af bygningskortet per matrikel og sammenlignes med det registrerede bebyggede areal i BBR. Analysen foretages kun for bygninger med et bebygget areal mindre end 300 m², så mere komplekse bygninger medtages ikke. Der korrigeres for arealet af bygningernes tagudhæng, og der er indlagt en stor generel fejlmargen. I alt vurderes 783 ejendomme, at have så store afvigelser imellem BBR arealet og arealet i det tekniske kort, at det overskrider metodens måleusikkerhed. Fejlene indikerer, at der er et betydeligt antal fejl i BBR, bygningskortet, eller matrikelkortet. 3.2 Anbefalinger til datakvalitetsløft Erhvervs- og Byggestyrelsen forventer, at Stevns Kommune forholder sig til de udpegede uoverensstemmelser og retter dem, der skyldes fejl i BBR. Stevns Kommune har umiddelbart efter tilsynet modtaget de relevante fejllister fra Erhvervs- og Byggestyrelsen. Det anbefales, at kommunen af egen drift fremover opsøger og retter tilsvarende fejl i registret. I forhold til de 783 ejendomme, der har betydelige arealafvigelser mellem det bebyggede areal i BBR og kortbygningsarealet, foreslår Erhvervs- og Byggestyrelsen, at kommunen sammenligner oplysninger om ejendommen i kommunens byggesagsarkiv med et nyere luftfoto, og på den baggrund fastslår om der er tale om en fejl registrering i BBR, eller om der kan være grund til at formode, at bygningsejeren ikke har afgivet korrekte og tidstro oplysninger. Hvis det sidste er tilfældet, bør kommunen kontakte ejer med henblik på at få bragt uoverensstemmelsen i orden. En del af de 783 uoverensstemmelserne imellem BBR og bygningskortet, skyldes byggesager, der ligger og afventer indtastning i BBR. Erhvervsog Byggestyrelsen forventer, at Stevns Kommune snarest indtaster afsluttede byggesager også med henblik på at få rettet op på de påviste uoverensstemmelser. 4 Administration 4.1 Ressourcer til løsning af BBR-opgaven Erhvervs- og Byggestyrelsen har fået oplyst, at BBR-opgaven i Stevns Kommune løses af 1 hovedansvarlig registerfører, og at 5 byggesagsbehandlere ligeledes indberetter til BBR. Det samlede tidsforbrug til BBR-opgaven overstiger ikke ½ årsværk. 5

7 Kommunen skønner at ressourceforbruget til løsning af BBR-opgaven er uændret i forhold til tiden før kommunesammenlægningerne. Det nuværende afsatte årsværkforbrug afspejler således også den situation, der var i de tidligere kommuner Tilsynsmyndighedens bemærkninger Stevns kommune har afsat lidt færre ressourcer til løsning af BBR opgaven sammenlignet med landsgennemsnittet på ca bygninger pr. årsværk.. Andre kommuner med samme størrelse og antal bygninger og boliger der skal ajourføres, har efter Erhvervs- og Byggestyrelsens oplysninger i forbindelse med en landsdækkende spørgeskemaundersøgelse blandt kommunerne i 2007 afsat flere ressourcer. Erhvervs- og Byggestyrelsen skal i denne forbindelse påpege at BBRopgavens omfang er forhandlet via de centrale DUT-forhandlinger mellem staten og KL. Det er herefter kommunens pligt, at foretage den rette prioritering af indsatsen for at sikre, at reglerne for BBR overholdes, herunder sikre at registreringen sker tidstro. 4.2 Organisation og motivation Kommunen oplyste på tilsynet, at de altid har været bagud med opdateringen af BBR, og at der opstod en sagspukkel i 2007, som stammer tilbage fra før kommunesammenlægningerne. Sagspuklen forventes at være nedbragt inden udgangen af august i år. Kommunen oplyste ligeledes på BBR-tilsynet at den i en periode bevidst har valgt at prioritere ekspeditionen af byggesager før ekspeditionen af ajourføringer af henvendelser om BBR i forbindelse med afviklingen af sagspuklen Tilsynsmyndighedens bemærkninger Erhvervs- og Byggestyrelsen skal fremhæve betydningen af en god organisering af BBR opgaven, samt overholdelse af cirkulære om bygnings- og boligregistrets ajourføring og drift. Der er generelt intet i hverken BBR-loven eller byggeloven som foreskriver at ajourføringen af byggesager skal prioriteres frem for ajourføringen af BBR. De to lovgivninger bør derfor i princippet betragtes sidestillet.. Det gælder ligeledes under afvikling af sagspukler. I praksis anbefaler styrelsen derfor generelt, at kommunen fastholder fokus på at koordinere arbejdsgangene, så der opnås synergieffekter mellem byggesagsbehandlingen og ajourføringen af BBR, således at løbende opdatering af BBR sikres. Arbejdsgangene vil på sigt med fordel kunne videreudvikles ved at kommunen udnytter de nye muligheder for at fordele specifikke opgaver i 6

8 det nye BBR. Ajourføringen af de enkelte felter kan her fordeles på flere sagsbehandlere og områder i kommunen. For eksempel kan miljøområdet tildeles ansvaret for at opdatere oplysninger om olietanke, hvilket allerede er sket i Stevns Kommune. 4.3 BBR-opgavens tværgående og økonomiske betydning Kommunen har givet udtryk for at være opmærksom på BBR-opgavens tværgående betydning for en række forskellige sagsområder og fordelinger af pengestrømme, herunder BBR-datas betydning for kommunens tildelte bloktilskud. Kommunen kunne imidlertid godt tænke sig at bloktilsudprovenuet fra føringen af BBR blev gjort mere tydelig Tilsynsmyndighedens bemærkninger Erhvervs- og Byggestyrelsen skal gøre opmærksom på, at fejl i BBRregistreringerne kan medføre en bred vifte af økonomiske konsekvenser for borgerne i kommunen. Det gælder risiko for forkert opkrævet ejendomsværdiskat og punktafgifter, forkert udbetalt boligsikring og i nogle tilfælde forkert afregning for vand og varme, samt som tidligere nævnt betydning for fordelingen af pengestrømme, herunder bloktilskud. Med indførelsen af det nye BBR har Erhvervs- og Byggestyrelsen hjemmel til, at nuancere den enkelte kommunes betaling til systemet efter datakvaliteten i den pågældende kommunes del af BBR. Erhvervs- og Byggestyrelsen vil på baggrund af de gennemførte tilsyn vurdere om der er behov for en sådan nuancering. Erhvervs- og Byggestyrelsen anbefaler, at der i forbindelse med det nye BBR-systems implementering afholdes en byggesags-workshop i kommunen, hvor BBR-opgaven ligeledes bliver gennemgået og drøftet; herunder de nye muligheder for at opdatere byggesagsdatoer i det nye BBR. Workshoppen bør indeholde procesbeskrivelse af BBR ajourføringsprocessen og øvrige arbejdsgange indenfor byggesagsbehandlingen. Nedenfor nævnes en række øvrige kvalitetsforbedrende muligheder, hvoraf nogle allerede foretages i Stevns kommune, hvilket hermed bemærkes: GIS-funktionen i kommunen kan foretage kortkontrol ved at samkøre digitale kort med BBR, hvilket sker jævnligt i Stevns Kommune. Miljøafdelingen kan indberette afløbsforhold til BBR, hvilket allerede sker i Stevns Kommune. CPR-BBR samkørsler om adresseuoverensstemmelser, hvilket sker jævnligt i Stevns Kommune. Brandsyn: Beredskabet kan gøre opmærksomme på fejl i BBR. Økonomisk forvaltning kan gøre opmærksom på fejl i BBR i forbindelse med godkendelse af støttet byggeri. 7

9 4.3 Sagsbehandling BBR ajourføringsprocessen Kommunen modtager ca. 30 henvendelser om måneden som vedrører BBR. Henvendelser af mere teknisk karakter bliver ofte besvaret skriftligt. Kommunen har gennemført særlige arbejdsmetoder til at sikre en hurtig opdatering af BBR ud over de almindelige sagsbehandlingsrutiner. Der er implementeret et sagsstyringssystem (GeoEnviron) i byggesagsbehandlingen, hvor der også linkes til BBR, og den løbende ajourføring af BBR søges sikret ved at føre checklister i det elektroniske byggesagsstyringssystem, hvor relevante forhold omkring BBRindberetningen kan tjekkes Tilsynsmyndighedens bemærkninger Ifølge cirkulære om BBRs ajourføring og drift skal BBR ajourføres løbende. Erhvervs- og Byggestyrelsen anbefaler, at kommunen ajourfører ændringer til stamregistret i samme sagsgang, hvor henvendelsen modtages. I det nye BBR bliver det obligatorisk at registrere dato for modtagelse af ansøgning om byggetilladelse og dato for sagens afslutning. Herudover bliver det muligt for kommunen at registrere datoer for fyldestgørende ansøgning, naboorientering, færdigbehandling af naboorientering mv. BBR kan dermed bliver et hjælpeværktøj til byggesagsstyringen. Disse nye datoer vil blive anvendt til at bestemme kommunernes byggesagsbehandlingstider. Stevns Kommune trækker i dag disse oplysninger via deres byggesagsstyringssystem Datakontroller i forbindelse med sagsbehandlingen Afdelingen har været igennem en LEAN-arbejdsgang analyse, som havde til formål at få skabt mere systematiske arbejdsgange i afdelingen. LEANarbejdet har bla. medført indførelse af vagtskemaer, vicitationsbeskrivelser, telefonsluser, sagspukkelafvikling, sortering mv, så kommunen er optimistiske for fremtidens sagsafviklinger og mener at fokus er sat. Kommunen foretager ingen opsøgende virksomhed i forhold til ejerne med henblik på ajourføring af BBR. Der sker alene en kontrol af arkitektens bygningstegninger i forhold til de indberettede oplysninger til BBR. Kommunen har ingen bødepolitik på området, og har ikke anvendt lovhjemlen i BBR-lovens 9 til at udstede bøder. 8

10 Kommunen foretager visse IT-særkørsler/egenkontroller i forhold til kvalitetssikring af data. Disse angår bl.a. boligudbygning og fejlkontroller på adresser. Der foretages imidlertid ikke logiske kontroller på arealer Tilsynsmyndighedens bemærkninger Erhvervs- og Byggestyrelsen finder det positivt at kommunen har gennemgået en arbejdsgangoptimeringsproces. Fremadrettet anbefaler styrelsen at BBR-ajourføringen fastholdes som en direkte del af det fokus som afdelingen har sat på byggesagsopgaven. Samtidig anbefaler styrelsen af kommunen via et samarbejde mellem en GIS-medarbejder og en BBR-registererfører gennemfører periodiske logiske arealkontroller, med henblik på at få nedbragt antallet af arealuoverensstemmelser i registret. 4.4 Kommunens kommunikation med ejerne Stevns Kommune foretager ikke opsøgende arbejde overfor ejerne i sikringen af datakvaliteten. Der foretages imidlertid kontrol af de oplysninger en borger måtte henvende sig med i en given situation. Kommunen har ingen borgerrettet information om BBR eller byggesagsområdet i øvrigt i form af pjecer eller på internettet. Kommunen har ikke afholdt kurser i BBR, hvor bl.a. BBR s tværgående betydning for sagsbehandlingen i kommunen er blevet omtalt Tilsynsmyndighedens bemærkninger I medfør af kapitel IV, nr. 27 i cirkulære om bygnings- og boligregistrets ajourføring og drift af 11. februar 1986, er det kommunens pligt at underkaste oplysninger fra ejere en rimelighedskontrol. Erhvervs- og Byggestyrelsen anbefaler kommunen at linke til fra deres hjemmeside, med henblik på at give ejerne lettere adgang til information om BBR. Det anbefales desuden at kommunen indfører en Rådgiver-dag, hvor de professionelle aktører der beskæftiger sig med byggeri inviteres til en gennemgang af kommunens sagsbehandlingsprocedurer, herunder ajourføringen af BBR. Kommunen kan i øvrigt overveje om annoncer og historier i de lokale medier kan være med til at udbrede og forenkle den samfundsmæssige forståelse for god og tidstro kvalitet i BBR. 9