BBR-tilsynsrapport for Middelfart Kommune

Transkript

1 BBR-tilsynsrapport for Middelfart Kommune Erhvervs- og Byggestyrelsen 16. december 2008, j.nr. 08/00541

2 BBR-tilsynsrapport for Middelfart kommune Indholdsfortegnelse BBR-tilsynsrapport for Middelfart kommune... 1 Indholdsfortegnelse Resumé Indledning og formål med tilsyn Datakvalitet Kvalitetskontrol af BBR data Kontrol af logiske sammenhænge i BBR Kontrol af sammenhænge mellem BBR og kommunens bygningskort Kontrol af sammenhænge mellem BBR og forsyningsplaner Anbefalinger til datakvalitetsløft Administration Ressourcer til løsning af BBR-opgaven Tilsynsmyndighedens bemærkninger Organisation og motivation BBR-opgavens tværgående og økonomiske betydning Tilsynsmyndighedens bemærkninger Sagsbehandling BBR ajourføringsprocessen Tilsynsmyndighedens bemærkninger Datakontroller i forbindelse med sagsbehandlingen Tilsynsmyndighedens bemærkninger Kommunens kommunikation med ejerne Tilsynsmyndighedens bemærkninger

3 1 Resumé Erhvervs- og Byggestyrelsen har gennemgået Middelfart Kommunes BBR-data og har konstateret mange uoverensstemmelser i forbindelse med de generelle logiske registerkontroller. Der et større antal fejl i sammenhængen imellem afløbsforholdene på ejendommen og de registrerede afløbsforhold på bygningerne. Kommunen har ikke forholdt sig til de påviste uoverensstemmelser der blev udsendt i juni måneds generelle udsendelser til alle landets kommuner, og gjort rede for hvorvidt uoverensemmelserne kan tilskrives fejl i BBR. På kontroltidspunktet havde Middelfart Kommune enfamiliehuse uden kælder og i 256 tilfælde var der fejl i arealsammenhængene. Det vil sige, at 4,3 % af enfamiliehusene uden kælder er registreret i BBR med fejl i ét eller flere af arealerne. Dette resultat er højere end det gennemsnitlige antal fejl for hele landets kommuner. Det konkluderes på denne baggrund, at kvaliteten af kommunens BBRdata på tilsynstidspunktet ikke var på et tilstrækkeligt højt niveau og, at datakvaliteten befandt sig under landsgennemsnittet. Det bemærkes at kommunen efter tilsynsbesøget har oplyst at arealafvigelserne er gennemgået og rettet., og kommunen både på kort og længere sigt har planlagt at gøre en indsats for at forbedre kvaliteten af kommunens BBR-data. På kort sigt bør kommunen rette de aktuelle fejl i BBR. Kommunen har i forbindelse med tilsynet modtaget en liste med fundne fejl, der kan tjene som inspiration til kommunens efterfølgende opsporing af andre fejl. Generelt anbefales det, at kommunen af egen drift fremover opsøger og retter fejl i registret. Inspiration kan bl.a. hentes på hvor Erhvervs- og Byggestyrelsen har lagt en kogebog til bygningsanalyser. Administrativt anbefales det at Middelfart Kommune arbejder hen imod at skabe elektroniske kontrolrutiner af BBR registreringerne med særlig henblik på at sikre, at kommunes gode målsætninger om at foretage løbende sagsorienteret ajourføring af registret opfyldes i praksis. Kommunen har efter tilsynsbesøget oplyst, at der arbejdes med at udfærdige elektroniske kontrolrutiner via kommunens ESDH-system. 2

4 2 Indledning og formål med tilsyn Denne tilsynsrapport vedrører ajourføringen af Middelfart Kommunes data i Bygnings- og Boligregistret (BBR). Erhvervs- og Byggestyrelsen aflagde som tilsynsmyndighed på BBRområdet et tilsynsbesøg i Middelfart Kommune den 25. september Det overordnede formål med tilsynet er at undersøge kommunens føring af BBR, samt kommunens indsats med rettidig indberetning og opfølgning på oplysninger i BBR (jf. BBR-lovens 3, stk. 3). Erhvervs- og Byggestyrelsen har haft dialog med kommunen om at skabe et overblik over BBR-opgaveløsningen i kommunen, for at vurdere mulighederne for at forbedre den aktuelle administration af og datakvalitet i BBR. Erhvervs- og Byggestyrelsen har ved dette tilsyn valgt at fokusere på kontol af oplysninger i BBR, som giver et billede af datakvaliteten i kommunes BBR-data. Der er imidlertid ikke tale om en fuldstændig gennemgang af kommunens data, idet Erhvervs- og Byggestyrelsen forventer, at kommunen af egen drift sikrer, at registreringen i BBR har den fornødne kvalitet (jf. BBR-lovens 3, stk. 1). Tilsynet omfattede herudover en gennemgang af kommunens håndtering af den administrative del af BBR-opgaven, herunder hvorledes kommunen sikrer rettidig indberetning af alle byggesager. Som tilsynsførende myndighed afgiver Erhvervs- og Byggestyrelsen bemærkninger og eventuelle anbefalinger om arbejdsgange, samt metoder til forbedring af datakvaliteten. Erhvervs- og Byggestyrelsen gør rede for en række kommunale incitamenter til at øge opmærksomheden på BBRopgaven. Erhvervs- og Byggestyrelsens bemærkninger tager udgangspunkt i dataanalyser og samtaler om opgaveløsningen ved Erhvervs- og Byggestyrelsens tilsynsbesøg i kommunen. 3

5 3 Datakvalitet 3.1 Kvalitetskontrol af BBR data Erhvervs- og Byggestyrelsen har i forbindelse med tilsynet i Middelfart Kommune udført en række kvalitetskontroller af Middelfart Kommunes BBR- data. Der er dels udført analyser, hvor logiske sammenhænge i registret er testet, i form af interne valideringer. Herudover er der udført en sammenligning af de registrerede arealer i BBR og det tekniske bygningskort, samt en sammenligning af varmeplanerne og de registrerede afløbskoder i BBR. Resultaterne af analyserne og de bagvedliggende metoder er gennemgået med kommunen på tilsynsbesøget, og fejllisterne er blevet sendt til kommunen umiddelbart efter besøget i kommunen Kontrol af logiske sammenhænge i BBR Fejllisterne for de 88 logiske kontroller blev udsendt i juni måned 2008 til alle kommuner. Det betyder at Middelfart kommune har haft to måneder til at rette de påviste uoverensstemmelser. Der er ved tilsynsbesøget taget udgangspunkt i de fejl, der blev fundet på tidspunktet for tilsynet. Ved de generelle logiske registerkontroller har Erhvervs- og Byggestyrelsen konstateret mange uoverensstemmelser. Der et større antal fejl i sammenhængen imellem afløbsforholdene på ejendommen og de registrerede afløbsforhold på bygningerne. Kommunen har ikke foretaget rettelse af de påviste uoverensstemmelser der blev udsendt i juni måned. Middelfart Kommune foretager ikke selv interne valideringer af kommunens BBR-data. Erhvervs- og Byggestyrelsen har også kontrolleret sammenhængen imellem visse arealer på enfamiliehuse uden kælder i Middelfart Kommune. Sammenhængen er kontrolleret med udgangspunkt i arealligningen, der beskriver en matematisk sammenhæng imellem bygningens arealer i BBR. Arealligningen er beskrevet i afsnit i BBR instruksen. På kontroltidspunktet havde Middelfart Kommune enfamiliehuse uden kælder og i 256 tilfælde var der fejl i arealsammenhængene. Det vil sige, at 4,3 % af enfamiliehusene uden kælder er registreret i BBR med fejl i ét eller flere af arealerne. Dette resultat er højere end det gennemsnitlige antal fejl for hele landets kommuner. 4

6 3.1.2 Kontrol af sammenhænge mellem BBR og kommunens bygningskort Erhvervs- og Byggestyrelsen har sammenlignet det bebyggede areal i BBR med bygningsarealet i Middelfart Kommunes tekniske kort. Analysen bygger på data fra Middelfart Kommunes tekniske bygningskort, matrikelkortet, matrikelregistret, og BBR. En uoverensstemmelse kan skyldes fejl i en af kilderne, og kommunens mulighed for at korrigere fejl er begrænset til det tekniske bygningskort og BBR. Ved analysen udregnes arealet af bygningskortet per matrikel og sammenlignes med det registrerede bebyggede areal i BBR. Analysen foretages kun for bygninger med et bebygget areal mindre end 300 m², så mere komplekse bygninger medtages ikke. Der korrigeres for arealet af bygningernes tagudhæng, og der er indlagt en stor generel fejlmargen. I alt vurderes 844 ejendomme, at have så store afvigelser imellem BBR arealet og arealet i det tekniske kort, at det overskrider metodens måleusikkerhed, jf. gennemgangen på tilsynsbesøget. Fejlene indikerer, at der er et betydeligt antal fejl i BBR, bygningskortet, eller matrikelkortet. Kommunen foretager ikke selv denne type analyse af BBR-data, men en kogebog til hvordan analysen udføres i MapInfo er blevet sendt til kommunen efter tilsynsbesøget, og denne er ligeledes tilgængelig fra Erhvervs- og Byggestyrelsen bemærker at kommunen efter tilsynsbesøget har meddelt, at der fremover vil blive foretaget lignende GIS-analyser 1-2 gange årligt Kontrol af sammenhænge mellem BBR og forsyningsplaner Det har ikke været muligt at sammenligne BBR-data med kommunens forsyningsplaner da planerne ikke er digitalt tilgængelige. På tilsynsbesøget blev der videregivet ideer til hvordan sammenligninger imellem eksterne kilder for eksempel i form af forsyningsplaner kan foretages. 3.2 Anbefalinger til datakvalitetsløft Erhvervs- og Byggestyrelsen forventer, at Middelfart Kommune forholder sig til de udpegede uoverensstemmelser og retter dem, der skyldes fejl i BBR. I forhold til de 844 ejendomme, der har betydelige arealafvigelser mellem det bebyggede areal i BBR og kortbygningsarealet, foreslår Erhvervs- og 5

7 Byggestyrelsen, at kommunen sammenligner oplysninger om ejendommen i kommunens byggesagsarkiv med et nyere luftfoto, og på den baggrund fastslår om der er tale om en fejlregistrering i BBR, eller om der kan være grund til at formode, at ejer ikke har afgivet korrekte og tidstro oplysninger. Hvis det sidste er tilfældet, bør kommunen kontakte ejer med henblik på at få bragt uoverensstemmelsen i orden. Erhvervs- og Byggestyrelsen anbefaler at BBR-registerføreren sammen med en GIS-medarbejder fremover foretager den type analyser der blev fremvist på tilsynsbesøget. En kogebog til at foretage sammenligning af BBR og bygningskortet i MapInfo er blevet sendt til kommunen efter tilsynsbesøget. Når kommunens forsyningsplaner er digitaliseret anbefaler Erhvervs- og Byggestyrelsen, at der bliver foretaget en sammenligning imellem de registrerede forsyningsforhold i BBR og planerne. Generelt anbefales det, at kommunen af egen drift fremover opsøger og retter tilsvarende fejl i registret. Kommunen har efter tilsynsbesøget oplyst, at det er kommunens hensigt at få uoverensstemmelserne nedbragt. Der nedsættes et team der udarbejder tidsplan, samt metode. 6

8 4 Administration 4.1 Ressourcer til løsning af BBR-opgaven Erhvervs- og Byggestyrelsen har fået oplyst, at BBR-opgaven i Middelfart Kommune siden kommunesammenlægningen er blevet løst af 6 medarbejdere, som er placeret i et selvstændigt team, hvor 2 registerførere og 6 byggesagsbehandlerne indberetter direkte i BBR. Det samlede tidsforbrug til BBR-opgaven svarer til ca. 1 årsværk. Kommunen skønner at ressourceforbruget til løsning af BBR-opgaven stort set er uændret i forhold til tiden før kommunesammenlægningerne. Det nuværende afsatte årsværkforbrug afspejler således også den situation, der var i de tidligere kommuner. Det er kommunens opfattelse, at indsatsen samt kvaliteten er højnet, trods uændret ressourceforbrug i kraft af harmonisering og større sparring Tilsynsmyndighedens bemærkninger Middelfart kommune har afsat passende ressourcer til løsning af BBRopgaven sammenlignet med landsgennemsnittet. Erhvervs- og Byggestyrelsen skal i denne forbindelse påpege at BBRopgavens omfang er forhandlet via de centrale DUT-forhandlinger mellem staten og KL. Det er herefter kommunens pligt, at foretage den rette prioritering af indsatsen for at sikre, at reglerne for BBR overholdes, herunder sikre at registreringen sker tidstro. 4.2 Organisation og motivation Erhvervs- og Byggestyrelsen skal fremhæve betydningen af en god organisering af BBR opgaven, samt overholdelse af cirkulære om bygnings- og boligregistrets ajourføring og drift. I forbindelse med organiseringen af opgaven anbefales det generelt, at kommunen koordinerer arbejdsgangene, så der opnås synergieffekt mellem byggesagsbehandlingen og ajourføringen af BBR. Det er styrelsens opfattelse at kommunen har fokus på disse sammenhænge. Arbejdsgangene vil med fordel kunne videreudvikles ved at kommunen udnytter de nye muligheder for at fordele specifikke opgaver i det nye BBR, når dette idriftsættes. Ajourføringen enkelte udvalgte felter kan her fordeles på flere sagsbehandlere og områder i kommunen. For eksempel kan miljøområdet tildeles ansvaret for at opdatere oplysninger om olietanke. 7

9 4.3 BBR-opgavens tværgående og økonomiske betydning Middelfart Kommune har givet udtryk for at være opmærksom på BBRopgavens tværgående betydning for en række forskellige sagsområder og fordelinger af pengestrømme, herunder BBR-datas betydning for kommunens tildelte bloktilskud. Kommunen efterspørger et overblik over BBR-registreringernes betydning for bloktilskuddet Tilsynsmyndighedens bemærkninger Erhvervs- og Byggestyrelsen skal gøre opmærksom på, at fejl i BBRregistreringerne kan medføre en bred vifte af økonomiske konsekvenser for borgerne i kommunen. Det gælder risiko for forkert opkrævet ejendomsværdiskat og punktafgifter, forkert udbetalt boligsikring og forsikringspræmier. Herudover har BBR betydning for fordelingen af en række offentlige pengestrømme, herunder kommunens bloktilskud. Med indførelsen af det nye BBR har Erhvervs- og Byggestyrelsen hjemmel til, at nuancere den enkelte kommunes betaling til systemet efter datakvaliteten i den pågældende kommunes del af BBR. Erhvervs- og Byggestyrelsen vil på baggrund af de gennemførte tilsyn vurdere om der er behov for en sådan nuancering. Erhvervs- og Byggestyrelsen anbefaler generelt, at der i forbindelse med lanceringen af det Nye BBR afholdes en byggesags-workshop i kommunen, hvor BBR-opgaven bliver gennemgået og drøftet Nedenfor nævnes en række øvrige kvalitetsforbedrende muligheder, som det anbefales at kommunen samtænker og etablerer formelt mellem afdelingerne i det omfang det ikke allerede sker: CPR-BBR samkørsler om adresseuoverensstemmelser. Brandsyn: Beredskabet kan gøre opmærksomme på fejl i BBR. Miljøafdelingen kan indberette afløbsforhold til BBR. GIS-funktionen i kommunen kan foretage diverse interne valideringer, fx kortkontrol ved at samkøre digitale kort med BBR. Økonomisk forvaltning kan gøre opmærksom på fejl i BBR i forbindelse med godkendelse af støttet byggeri. 4.3 Sagsbehandling BBR ajourføringsprocessen BBR ajourføres typisk samtidig med at BBR-byggesagens løbende ajourføring. Kommunen har ikke fundet det nødvendigt at udvikle særlige metoder til at sikre at den løbende ajourføring finder sted, og har ikke noget digitalt byggesagsstyringssystem til rådighed, men bruger et elektronisk dokumenthåndteringssystem, hvorfra sagsstyring sker sideløbende med BBR. 8

10 4.3.2 Tilsynsmyndighedens bemærkninger Ifølge cirkulære om BBRs ajourføring og drift skal BBR ajourføres løbende. Erhvervs- og Byggestyrelsen anbefaler derfor generelt, at kommunen ajourfører ændringer til stamregistret i samme sagsgang, hvor henvendelsen modtages. Kommunen har oplyst, at dette allerede sker. Det er Erhvervs- og Byggestyrelsens opfattelse, at kommunens BBR og byggeteam har en god fælles forståelse for hvordan oplysningerne fra byggesagerne fra den enkelte byggesagsbehandler skal gå til BBR, og at der en godt fokus på vigtigheden af løbende sagsorienteret ajourføring. Det bemærkes imidlertid at kommunen ikke har noget digitalt byggesagsstyringssystem hvor ajourføringen af BBR sikres/kontrolleres på en enkel og systematisk måde Datakontroller i forbindelse med sagsbehandlingen Middelfart Kommune har ikke udviklet særlige procedurer i forbindelse med ajourføring af byggesager, som også dermed bidrager indirekte til ajourføringen af BBR. Der arbejdes imidlertid for at skabe en løbende sagsorienteret ajourføring af byggesag såvel som BBR. Kommunen foretager ingen opsøgende virksomhed i forhold til ejerne med henblik på ajourføring af BBR. Der sker alene en kontrol af arkitektens bygningstegninger i forhold til de indberettede oplysninger til BBR. Kommunen har ingen bødepolitik på området, og har ikke anvendt lovhjemlen i BBR-lovens 9 til at udstede bøder. Kommunen har et ønske om at skabe en åben dialog til borgerne og derigennem få iværksat forbedring af datakvaliteten Tilsynsmyndighedens bemærkninger Erhvervs- og Byggestyrelsen anbefaler at kommunen etablerer særlige interne kontrolrutiner, som har formål at sikre, at den løbende ajourføring som er planlagt i arbejdsgangene også finder sted i praksis. For eksempel ved at indføre særlige felter til ajourføring af BBR i den elektroniske journal, som gør det muligt at følge udtræk på de væsentlige delprocesser i ajourføringen af BBR. Systemet kan desuden indrettes således, at en byggesag ikke kan afsluttes uden at ajourføre BBR. Særligt af hensyn til Danmarks Statistiks opgørelser er det vigtigt, at datoen for påbegyndt byggeri bliver registreret. Ifølge cirkulære om BBRs ajourføring og drift stk. 9 er det BBR-registerførerens ansvar, at påbegyndelsesdato for byggeriet fremskaffes. Da byggeriet, ifølge byggelovens 16, stk. 1, skal være påbegyndt senest 1 år efter byggetilladelsen er givet, anbefaler Erhvervs- og Bygge- 9

11 styrelsen, at kommunen kontakter ejeren kort før 1-års fristens udløb. I den anledning kunne gøre opmærksom på at der skal søges om ny byggetilladelse (og betales nyt byggesagsgebyr) hvis ikke byggeriet meldes påbegyndt inden 1 år. Tilsvarende kunne kommunen kontakte ejeren f.eks. 1 år efter påbegyndelsesdatoen for at minde om at byggeriet skal færdigmeldes. Her kunne man evt. minde om at det ifølge bygningsreglementet (1.13.2) er strafbart at undlade at færdigmelde byggeri. Bestemmelsen findes i BR08 under 1.16, stk.1. Brevene til ejer om ajourføring af byggesager er umiddelbart en god foranstaltning til sikring af datakvaliteten i BBR, såfremt ajourføringen bliver foretaget uden store forsinkelser, således at registret afspejler de faktiske ændringer, der sker i bygnings- og boligforholdene. 4.4 Kommunens kommunikation med ejerne Middelfart Kommune foretager ikke opsøgende arbejde overfor ejerne i sikringen af datakvaliteten. Der foretages imidlertid kontrol af de oplysninger en borger måtte henvende sig med i en given situation. Kommunen har ingen pjecer med borgerrettet information om BBR og byggesagsområdet, hvor BBR-ejermeddelelsen gennemgås. Der findes kortfattet information om BBR på kommunens hjemmeside, men der blev ikke linket til bbr.dk fra siden på tilsynstidspunktet Tilsynsmyndighedens bemærkninger I medfør af kapitel IV, nr. 27 i cirkulære om bygnings- og boligregistrets ajourføring og drift af 11. februar 1986, er det kommunens pligt at underkaste oplysninger fra ejere en rimelighedskontrol. Kommunen kan sammen med sine øvrige konstruktive tiltag skitseret i afsnittet ovenfor overveje om annoncer og historier i de lokale medier kan være med til at udbrede og forenkle den samfundsmæssige forståelse for god og tidstro kvalitet i BBR. Samtidig anbefales kommunen at linke til bbr.dk fra kommunens hjemmeside. 10