BBR-tilsynsrapport for Lejre Kommune

Transkript

1 BBR-tilsynsrapport for Lejre Kommune Erhvervs- og Byggestyrelsen 14. april 2009, j.nr. 08/01544

2 BBR-tilsynsrapport for Lejre kommune Indholdsfortegnelse BBR-tilsynsrapport for Lejre kommune... 1 Indholdsfortegnelse Resumé Indledning og formål med tilsyn Datakvalitet Kvalitetskontrol af BBR data Kontrol af logiske sammenhænge i BBR Kontrol af sammenhænge mellem BBR og kommunens bygningskort Kontrol af sammenhænge mellem BBR og forsyningsplaner Anbefalinger til datakvalitetsløft Administration Ressourcer til løsning af BBR-opgaven Tilsynsmyndighedens bemærkninger Organisation og motivation BBR-opgavens tværgående og økonomiske betydning Tilsynsmyndighedens bemærkninger Sagsbehandling BBR ajourføringsprocessen Tilsynsmyndighedens bemærkninger Datakontroller i forbindelse med sagsbehandlingen Tilsynsmyndighedens bemærkninger Kommunens kommunikation med ejerne Tilsynsmyndighedens bemærkninger

3 1 Resumé Erhvervs- og Byggestyrelsen har gennemgået Lejre Kommunes BBR-data, og har ved de generelle logiske registerkontroller konstateret mange uoverensstemmelser. Der er fejl i 7 af de udførte logiske kontroller, hvilket er meget sammenlignet med andre kommuner. Der var blandt andet 351 fejl i sammenhængen imellem afløbsforholdene på ejendommen og de registrerede afløbsforhold på bygningerne. På kontroltidspunktet havde Lejre Kommune enfamiliehuse uden kælder og i 166 tilfælde var der fejl i arealsammenhængene. Det vil sige, at 2,9 % af enfamiliehusene uden kælder er registreret i BBR med fejl i ét eller flere af arealerne. Dette resultat er over det gennemsnitlige antal fejl for alle landets kommuner. Det konkluderes på denne baggrund, at kvaliteten af kommunens BBRdata ikke er på et tilstrækkeligt højt niveau og, at datakvaliteten ligger under landsgennemsnittet. Afvigelserne skyldes fejl i BBR og/eller i de kommunale plankort og bygningskort, hvorfor kommunen opfordres til at skaffe sig viden om, hvorfra fejlene stammer og sikre, at fejl i BBR-data rettes. Erhvervs- og Byggestyrelsen anbefaler, at Lejre Kommune både på kort og længere sigt gør en indsats for at forbedre kvaliteten af kommunens BBR-data. På kort sigt bør kommunen rette de aktuelle fejl i BBR. Kommunen har i forbindelse med tilsynet modtaget en liste med fundne fejl, der kan tjene som inspiration til kommunens efterfølgende opsporing af andre fejl. Administrativt/organisatorisk anbefales det at Lejre Kommune at der føres digital kontrol af BBR- opdateringerne, ved f.eks. at bruge et felt, der skal ajourføres løbende i kommunens byggesagsstyringssystem (Kommunen har efter tilsynet oplyst at der bruges en tjekliste på papir i dag.) Erhvervs- og Byggestyrelsen har bemærket at kommunen efter tilsynsbesøget har gjort opmærksom på, at der det seneste halve år har været fokus på at få nedbragt antallet af sager i ændringsregistret. Arbejdet vil fortsætte ved at kommunen ca. halvårligt vil gennemgå de ældste byggesager, og kontakte ejer med henblik på færdigmelding. 2

4 2 Indledning og formål med tilsyn Denne tilsynsrapport vedrører ajourføringen af Lejre Kommunes data i Bygnings- og Boligregistret (BBR). Erhvervs- og Byggestyrelsen aflagde som tilsynsmyndighed på BBRområdet et tilsynsbesøg i Lejre Kommune den 6. november Det overordnede formål med tilsynet er at undersøge kommunens føring af BBR, samt kommunens indsats med rettidig indberetning og opfølgning på oplysninger i BBR (jf. BBR-lovens 3, stk. 3). Erhvervs- og Byggestyrelsen har haft dialog med kommunen om at skabe et overblik over BBR-opgaveløsningen i kommunen, for at vurdere mulighederne for at forbedre den aktuelle administration af og datakvalitet i BBR. Erhvervs- og Byggestyrelsen har ved dette tilsyn valgt at fokusere på kontol af oplysninger i BBR, som giver et billede af datakvaliteten i kommunes BBR-data. Der er imidlertid ikke tale om en fuldstændig gennemgang af kommunens data, idet Erhvervs- og Byggestyrelsen forventer, at kommunen af egen drift sikrer, at registreringen i BBR har den fornødne kvalitet (jf. BBR-lovens 3, stk. 1). Tilsynet omfattede herudover en gennemgang af kommunens håndtering af den administrative del af BBR-opgaven, herunder hvorledes kommunen sikrer rettidig indberetning af alle byggesager. Som tilsynsførende myndighed afgiver Erhvervs- og Byggestyrelsen bemærkninger og eventuelle anbefalinger om arbejdsgange, samt metoder til forbedring af datakvaliteten. Erhvervs- og Byggestyrelsen gør rede for en række kommunale incitamenter til at øge opmærksomheden på BBRopgaven. Erhvervs- og Byggestyrelsens bemærkninger tager udgangspunkt i dataanalyser og samtaler om opgaveløsningen ved Erhvervs- og Byggestyrelsens tilsynsbesøg i kommunen. 3

5 3 Datakvalitet 3.1 Kvalitetskontrol af BBR data Erhvervs- og Byggestyrelsen har i forbindelse med tilsynet i Lejre Kommune udført en række kvalitetskontroller af Lejre Kommunes BBRdata. Der er dels udført analyser, hvor logiske sammenhænge i registret er testet, i form af interne valideringer. Herudover er der udført en sammenligning af de registrerede arealer i BBR og det tekniske bygningskort. Der er ikke foretaget en sammenligning af forsyningsplaner og de registrerede oplysninger i BBR, da data ikke har været tilgængeligt. Resultaterne af analyserne og de bagvedliggende metoder er gennemgået med kommunen på tilsynsbesøget, og fejllisterne er blevet sendt til kommunen umiddelbart efter besøget i kommunen Kontrol af logiske sammenhænge i BBR Fejllisterne for de 88 logiske kontroller blev udsendt i juni måned 2008 til alle kommuner. Det betyder at Lejre Kommune har haft tre måneder til at rette de påviste uoverensstemmelser. Der er ved tilsynsbesøget taget udgangspunkt i de fejl, der blev fundet på tidspunktet for tilsynet. Ved de generelle logiske registerkontroller har Erhvervs- og Byggestyrelsen konstateret mange uoverensstemmelser. Der er fejl i 7 af de udførte logiske kontroller, hvilket er meget sammenlignet med andre kommuner. Der var blandt andet 351 fejl i sammenhængen imellem afløbsforholdene på ejendommen og de registrerede afløbsforhold på bygningerne. Kommunen har oplyst at den det seneste halve år har været i gang med afløbsfejlene. Dette er dog en længere proces med godkendelse af nye spildevandsanlæg, så den forventes først afsluttet ved årsskiftet De øvrige logiske fejl er rettet i uge 9. Kommunen har ikke rettet nogen af de påviste uoverensstemmelser, der blev udsendt i juni måned Kommunen har oplyst, at denne opgave er prioriteret til at ligge efter opdatering af ændringsregistret, samt nedbringelse af en pukkel af byggesager fra sommerperioden Erhvervs- og Byggestyrelsen vil følge op på fremdriften. Erhvervs- og Byggestyrelsen har også kontrolleret sammenhængen imellem visse arealer på enfamiliehuse uden kælder i Lejre Kommune. Sammenhængen er kontrolleret med udgangspunkt i arealligningen, der beskriver en matematisk sammenhæng imellem bygningens arealer i BBR. Arealligningen er beskrevet i afsnit i BBR instruksen. 4

6 På kontroltidspunktet havde Lejre Kommune enfamiliehuse uden kælder og i 166 tilfælde var der fejl i arealsammenhængene. Det vil sige, at 2,9 % af enfamiliehusene uden kælder er registreret i BBR med fejl i ét eller flere af arealerne. Dette resultat er over det gennemsnitlige antal fejl for alle landets kommuner. Lejre Kommune foretager ikke selv interne valideringer af kommunens BBR-data Kontrol af sammenhænge mellem BBR og kommunens bygningskort Erhvervs- og Byggestyrelsen har sammenlignet det bebyggede areal i BBR med bygningsarealet i Lejre Kommunes tekniske kort. Kommunen har efter tilsynet oplyst, at de har modtaget nye grundkort og Ortofotos som vil blive anvendt til nye opdaterede kontroller af sammenhænge mellem kort og BBR data. Analysen bygger på data fra Lejre Kommunes tekniske bygningskort, matrikelkortet, matrikelregistret, og BBR. En uoverensstemmelse kan skyldes fejl i en af kilderne, men kommunens mulighed for at korrigere fejl er begrænset til det tekniske bygningskort og BBR. Ved analysen udregnes arealet af bygningskortet per matrikel og sammenlignes med det registrerede bebyggede areal i BBR. Analysen foretages kun for bygninger med et bebygget areal mindre end 300 m², så mere komplekse bygninger medtages ikke. Der korrigeres for arealet af bygningernes tagudhæng, og der er indlagt en stor generel fejlmargen. I alt vurderes 597 ejendomme, at have så store afvigelser imellem BBR arealet og arealet i det tekniske kort, at det overskrider metodens måleusikkerhed. Fejlene indikerer, at der er et betydeligt antal fejl i BBR, bygningskortet, eller matrikelkortet. Kommunen foretager ikke selv denne type sammenlignende analyse af BBR-data og bygningskort. Lejre Kommune er på tilsynsbesøget blevet gjort opmærksom på, at en kogebog til udførelse af analysen i MapInfo er tilgængelig på Kontrol af sammenhænge mellem BBR og forsyningsplaner Det har ikke været muligt at sammenligne BBR-data med kommunens forsyningsplaner, da planerne ikke er digitalt tilgængelige. 5

7 På tilsynsbesøget blev der videregivet ideer til, hvordan sammenligninger imellem eksterne kilder for eksempel i form af forsyningsplaner kan foretages. 3.2 Anbefalinger til datakvalitetsløft Erhvervs- og Byggestyrelsen forventer, at Lejre Kommune forholder sig til de udpegede uoverensstemmelser og fejl, og retter dem, der skyldes fejl i BBR. I forhold til de 597 ejendomme, der har betydelige arealafvigelser mellem det bebyggede areal i BBR og kortbygningsarealet, foreslår Erhvervs- og Byggestyrelsen, at kommunen sammenligner oplysninger om ejendommen i kommunens byggesagsarkiv med et nyere luftfoto, og på den baggrund fastslår om der er tale om en fejlregistrering i BBR, eller om der kan være grund til at formode, at ejer ikke har afgivet korrekte og tidstro oplysninger. Hvis det sidste er tilfældet, bør kommunen kontakte ejer med henblik på at få bragt uoverensstemmelsen i orden. Det store antal fejl i de logiske kontroller kan skyldes manglende kendskab til BBR registreringspraksis blandt de medarbejdere i Lejre kommune, der foretager registrering i BBR. Derfor anbefaler Erhvervs- og Byggestyrelsen, at Lejre Kommune fremover har fokus på registreringspraksis og regler for indtastning i BBR. Kommunen har efter tilsynet oplyst, at den ved gennemgangen af de logiske fejl har kunnet konstatere at fejlene specielt stammer fra forskelligheder i indberetningerne fra de tidligere nu sammenlagte Lejre kommuner (Bramnæs, Lejre, Hvalsø). Erhvervs- og Byggestyrelsen anbefaler at BBR-registerføreren eventuelt sammen med en GIS-medarbejder fremover foretager den type analyser der blev fremvist på tilsynsbesøget. Generelt anbefales det, at kommunen af egen drift fremover opsøger og retter tilsvarende fejl i registret. 6

8 4 Administration 4.1 Ressourcer til løsning af BBR-opgaven Erhvervs- og Byggestyrelsen har fået oplyst, at BBR-opgaven i Lejre Kommune siden kommunesammenlægningen er blevet løst af 6 medarbejdere, som er placeret i et selvstændigt team, hvor også byggesagsbehandlerne indberetter direkte i BBR. Det samlede tidsforbrug til BBR-opgaven svarer til ca. 1 årsværk. Kommunen skønner at ressourceforbruget til løsning af BBR-opgaven stort set er uændret i forhold til tiden før kommunesammenlægningerne. Det nuværende afsatte årsværkforbrug afspejler således også den situation, der var i de tidligere kommuner Tilsynsmyndighedens bemærkninger Lejre kommune har afsat passende ressourcer til løsning af BBR opgaven sammenlignet med landsgennemsnittet. Erhvervs- og Byggestyrelsen skal i denne forbindelse påpege at BBRopgavens omfang er forhandlet via de centrale DUT-forhandlinger mellem staten og KL. Det er herefter kommunens pligt, at foretage den rette prioritering af indsatsen for at sikre, at reglerne for BBR overholdes, herunder sikre at registreringen sker tidstro. 4.2 Organisation og motivation Erhvervs- og Byggestyrelsen skal fremhæve betydningen af en god organisering af BBR opgaven, samt overholdelse af cirkulære om bygnings- og boligregistrets ajourføring og drift. I forbindelse med organiseringen af opgaven anbefales det generelt, at kommunen koordinerer arbejdsgangene, så der opnås synergieffekt mellem byggesagsbehandlingen og ajourføringen af BBR. Det er styrelsens opfattelse at kommunen har fokus på disse sammenhænge. Arbejdsgangene vil med fordel kunne videreudvikles ved at kommunen udnytter de nye muligheder for at fordele specifikke opgaver i det nye BBR, når dette idriftsættes. Ajourføringen enkelte udvalgte felter kan her fordeles på flere sagsbehandlere og områder i kommunen. For eksempel kan miljøområdet tildeles ansvaret for at opdatere oplysninger om olietanke. 4.3 BBR-opgavens tværgående og økonomiske betydning Lejre Kommune har givet udtryk for at være opmærksom på BBRopgavens tværgående betydning for en række forskellige sagsområder og fordelinger af pengestrømme, herunder BBR-datas betydning for 7

9 kommunens tildelte bloktilskud. Kommunen ønsker imidlertid et bedre overblik over BBR-registreringernes betydning for bloktilskuddet Tilsynsmyndighedens bemærkninger Erhvervs- og Byggestyrelsen skal gøre opmærksom på, at fejl i BBRregistreringerne kan medføre en bred vifte af økonomiske konsekvenser for borgerne i kommunen. Det gælder risiko for forkert opkrævet ejendomsværdiskat og punktafgifter, forkert udbetalt boligsikring og forsikringspræmier. Herudover har BBR betydning for fordelingen af en række offentlige pengestrømme, herunder kommunens bloktilskud. Med indførelsen af det nye BBR har Erhvervs- og Byggestyrelsen hjemmel til, at nuancere den enkelte kommunes betaling til systemet efter datakvaliteten i den pågældende kommunes del af BBR. Erhvervs- og Byggestyrelsen vil på baggrund af de gennemførte tilsyn vurdere om der er behov for en sådan nuancering. Erhvervs- og Byggestyrelsen anbefaler generelt, at der afholdes en byggesags-workshop i kommunen, hvor BBR-opgaven bliver gennemgået og drøftet; herunder de nye muligheder for at opdatere byggesagsdatoer i BBR. Workshoppen bør indeholde drøftelser af hvorledes der bedst opnås enartethed i BBR-ajourføringsprocessen, set i lyset af at kommunen på tilsynsbesøget gjorde opmærksom på at den største barriere eller udfordring for kommunen i forbindelse med en tidstro ajourføring af registret et at der indenfor teamet nogle gange hersker forskellige meninger om registreringerne. Nedenfor nævnes en række øvrige kvalitetsforbedrende muligheder, som det anbefales at kommunen samtænker og etablerer formelt mellem afdelingerne i det omfang det ikke allerede sker: CPR-BBR samkørsler om adresseuoverensstemmelser. Brandsyn: Beredskabet kan gøre opmærksomme på fejl i BBR. Miljøafdelingen kan indberette afløbsforhold til BBR. GIS-funktionen i kommunen kan foretage kortkontrol ved at samkøre digitale kort med BBR. Økonomisk forvaltning kan gøre opmærksom på fejl i BBR i forbindelse med godkendelse af støttet byggeri. 4.3 Sagsbehandling BBR ajourføringsprocessen BBR ajourføres typisk ved at den enkelte byggesagsbehandler opretter en BBR-byggesag, som byggesagsbehandlerne løbende ajourfører i BBR og afslutter, når der er givet byggetilladelse. Kommunen har således ingen central registerfører. Der er samtidighed i ajourføringen fra modtaget henvendelse til ajourføringen af registret er gennemført. 8

10 4.3.2 Tilsynsmyndighedens bemærkninger Ifølge cirkulære om BBRs ajourføring og drift skal BBR ajourføres løbende. Erhvervs- og Byggestyrelsen anbefaler, at kommunen ajourfører ændringer til stamregistret i samme sagsgang, hvor henvendelsen modtages. Det er Erhvervs- og Byggestyrelsens opfattelse, at kommunens BBR og byggeteam har en god fælles forståelse for hvordan oplysningerne fra byggesagerne fra den enkelte byggesagsbehandler skal gå til BBR, og at der er et godt fokus på at ajourføringen af registret sker uden liggetider. Erhvervs- og Byggestyrelsen anbefaler at kommunen fastholde det gode fokus på sammenhængene mellem ejendomsdata-delen og byggesagsbehandlingen, med særligt henblik på at føre et tidstro BBR Datakontroller i forbindelse med sagsbehandlingen Lejre Kommune har ikke udviklet særlige procedurer i forbindelse med ajourføring af byggesager, som også dermed bidrager indirekte til ajourføringen af BBR, men gør en indsats for at ensrette praksis for registreringerne ved at fastholde en god intern kommunikation i teamet. Kommunen foretager ingen opsøgende virksomhed i forhold til ejerne med henblik på ajourføring af BBR. Der sker alene en kontrol af arkitektens bygningstegninger i forhold til de indberettede oplysninger til BBR. Kommunen har ingen bødepolitik på området, og har ikke anvendt lovhjemlen i BBR-lovens 9 til at udstede bøder Tilsynsmyndighedens bemærkninger Erhvervs- og Byggestyrelsen anbefaler kommunen at BBR-opdateringen kommer til at indgå som et felt der skal ajourføres løbende i kommunens byggesagsstyringssystem. Herved kan kommunen lave udtræk i byggesagsstyringssystemet, som gør det muligt at skabe overblik over ajourføringerne i BBR ved at føre en chekliste. Systemet kan indrettes således, at en byggesag ikke kan afsluttes uden at ajourføre BBR. Kommunen kan i de fleste byggesagsstyringssystemer selv indsætte feltet i byggesagsstyringssystemet uden større tekniske vanskeligheder. Særligt af hensyn til Danmarks Statistiks opgørelser er det vigtigt, at datoen for påbegyndt byggeri bliver registreret. Ifølge cirkulære om BBRs ajourføring og drift stk. 9 er det BBR-registerførerens ansvar, at påbegyndelsesdato for byggeriet fremskaffes. Kommunen har oplyst at dette sker i dag. Da byggeriet, ifølge byggelovens 16, stk. 1, skal være påbegyndt senest 1 år efter byggetilladelsen er givet, anbefaler Erhvervs- og Byggestyrelsen generelt, at kommunen kontakter ejeren kort før 1-års fristens udløb. I den anledning kunne gøre opmærksom på at der skal søges om ny 9

11 byggetilladelse (og betales nyt byggesagsgebyr) hvis ikke byggeriet meldes påbegyndt inden 1 år. Kommunen har efter tilsynet oplyst at den jævnligt udsender påmindelser i verserende byggesager. Tilsvarende kunne kommunen kontakte ejeren f.eks. 1 år efter påbegyndelsesdatoen for at minde om at byggeriet skal færdigmeldes. Her kunne man evt. minde om at det ifølge bygningsreglementet (1.13.2) er strafbart at undlade at færdigmelde byggeri. Bestemmelsen findes i BR08 under 1.16, stk.1. Kommunen har efter tilsynet oplyst at dette også sker idag. 4.4 Kommunens kommunikation med ejerne Lejre Kommune foretager ikke opsøgende arbejde overfor ejerne i sikringen af datakvaliteten. Der foretages imidlertid kontrol af de oplysninger en borger måtte henvende sig med i en given situation. Kommunen har ingen pjecer med borgerrettet information om BBR og byggesagsområde, hvor BBR-ejermeddelelsen gennemgås. Information om BBR findes på kommunens hjemmeside, og der linkes til bbr.dk fra siden Tilsynsmyndighedens bemærkninger I medfør af kapitel IV, nr. 27 i cirkulære om bygnings- og boligregistrets ajourføring og drift af 11. februar 1986, er det kommunens pligt at underkaste oplysninger fra ejere en rimelighedskontrol. Kommunen kan sammen med sine øvrige tiltag skitseret i afsnittet ovenfor overveje om annoncer og historier i de lokale medier kan være med til at udbrede og forenkle den samfundsmæssige forståelse for god og tidstro kvalitet i BBR. 10