1 Baggrund Sådan bliver særlig støtte påvirket af implementeringen...5

Transkript

1 Særudgave: Information om det nye boligstøttesystem Indhold 1 Baggrund Overgang til det nye boligstøttesystem Frister for indberetninger og udbetalinger Hvad kan Udbetaling Danmark svare på, mens systemerne er lukkede? Hvilken information får borgerne om implementering af det nye system...4 Borger.dk...4 Telefonfraser Sådan bliver særlig støtte påvirket af implementeringen Borgernes oplevelse af overgangen til det nye system Breve fra det nye system Ny selvbetjeningsløsning på Borger.dk Kontanthjælpsloft og særlig støtte Boligstøtteberegneren er blevet forbedret Kommunikation mellem kommunerne og Udbetaling Danmark Boligstøtte Blanketter - kommunikation om en borgers sag Integration mellem KMD Sag og det nye boligstøttesystem Manuelle tværgående advis udgår Borgere med særlig adressebeskyttelse og kvik-linjen Borgere under administration Anvisning af ældre- og plejeboliger Ny Kommunal selvbetjening, Kommunal medfinansiering og Mellemkommunal afregning...9

2 1 Baggrund Som en del af Udbetaling Danmarks Konkurrenceudsættelsesprogram bliver boligstøttesystemet udskiftet den 27. marts I denne særudgave af får I et samlet overblik over de ændringer, som er relevante for jer samt en beskrivelse af, hvad det nye boligstøttesystem vil betyde for jer og borgerne. Da ændringerne kan påvirke bredt i kommunerne er det vigtigt, at I distribuerer særudgaven til alle relevante afdelinger og sektioner. 2 Overgang til det nye boligstøttesystem Ansvarlig Peter Andersen Hove Afdelingschef phv@atp.dk I forbindelse med overgangen til det nye boligstøttesystem bliver det gamle KMD boligstøttesystem lukket, og data bliver konverteret over i det nye system. Den 15. marts 2018 kl. 17 lukker følgende systemer: KMD Boligstøtte Kontanthjælpsloftssystemet Selvbetjeningsløsningen på Borger.dk Doc2Archive hvad angår boligstøtte Herefter vil boligstøttesager ikke blive opdateret før, det nye system bliver taget i brug den 27. marts KMD Sag vil ikke blive påvirket af lukningen af KMD Boligstøtte, så kommunerne og Udbetaling Danmarks kunderådgivere kan se de boligstøttesager, der er oprettet før den 16. marts KMD Sag bliver opdateret igen den 27. marts Frister for indberetninger og udbetalinger Frister for indberetning af administrationssager, ansøgning om boligstøtte, kontanthjælpsloft eller særlig støtte er uændrede. Det samme gælder udbetaling af boligstøtte og særlig støtte. De sager og ændringer, der bliver oprettet efter den 15. marts 2018, vil blive behandlet, når det nye system bliver implementeret. 2.2 Vejledning til borgere før og under lukkeperioden Når I vejleder borgere om at søge boligstøtte eller indberette ændringer til en eksisterende boligstøttesag umiddelbart før den 16. marts 2018 samt i lukkeperioden, kan I med fordel oplyse, at: det er vigtigt, at borgere får afsluttet påbegyndte ansøgninger eller indberetninger, inden det gamle system lukker. Hvis borgere ikke afslutter det påbegyndte inden kl. 17 den 15. marts 2018, bliver de informationer, som borgerne har indtastet, slettet, når det nye system bliver implementeret Side 2

3 borgere, der i lukkeperioden ønsker at søge om boligstøtte, kan med fordel vente til efter den 27. marts 2018, idet systemet på det tidspunkt kan hente alle eller en meget stor del af de relevante oplysninger til brug for sagens behandling borgere skal søge om boligstøtte inden for 30 dage efter de er tilflyttet en ny adresse for at være berettiget til boligstøtte fra indflytningsdatoen. Hvis en borger er nødt til at søge i lukkerperioden for at imødekomme 30-dagsreglen, skal borgeren ringe til Udbetaling Danmark Boligstøtte på telefon og bede om at få tilsendt en ansøgningsblanket boligstøttes selvbetjeningsløsning på Borger.dk vil være lukket mellem den 16. og 26. marts Den 27. marts 2018 åbner en ny selvbetjeningsløsning (læs mere i afsnit 5 Ny selvbetjeningsløsning på Borger.dk) det er muligt at anvende kontanthjælpsloftsberegneren, mens den åbne boligstøtteberegner og den boligstøtteberegner, der kræver login, vil være lukket sammen med resten af selvbetjeningsløsningen. Anbefalingerne til borgerne kommer også til at fremgå på borger.dk. 2.3 Hvad kan Udbetaling Danmark svare på, mens systemerne er lukkede? Borgere, der ringer til Udbetaling Danmark Boligstøtte i lukkeperioden, vil høre en telefonfrase, der oplyser, at Udbetaling Danmark udskifter system og derfor har begrænset mulighed for at svare på spørgsmål. Borgerne får samtidig oplyst, at udskiftningen af boligstøttesystemet ikke vil have betydning for den dato, som borgerne kan få boligstøtte fra. Efter telefonfrasen vil borgeren få mulighed for at tale med en kunderådgiver, der kan svare på generelle spørgsmål om borgerens sag på baggrund af oplysninger om tidligere udbetalinger og den kommende måneds udbetaling fra KMD Sag. Kunderådgiverne kan også modtage oplysninger, som kan have indflydelse på borgerens sag. Mellem den 22. og 27. marts 2018 vil kunderådgiverne ligeledes have se-adgang til det gamle boligstøttesystem. Kunderådgiverne kan svare på borgernes spørgsmål til de agterbreve og kontanthjælpsloftsafgørelser, som bliver udsendt fra det gamle system i perioden fra den 19. marts 2018 og fremefter. De oplysninger som Udbetaling Danmark modtager i perioden mellem den 16. og 27. marts 2018, vil blive indlæst og sagsbehandlet i det nye system efter den 27. marts Side 3

4 Tidslinje for overgangen 2.4 Hvilken information får borgerne om implementering af det nye system Borger.dk Den 26. februar vil der på login-siden på Borger.dk stå, at: Udbetaling Danmark Boligstøtte implementerer et nyt it-system mellem den 16. og 26. marts 2018, og at selvbetjeningsløsningen i den forbindelse vil være lukket borgerne skal afslutte påbegyndte ansøgninger eller indberetninger inden den 16. marts 2018, så disse informationer kan komme med over i det nye system. mellem den 16. og 26. marts 2018 vil der på Borger.dk stå, at: Udbetaling Danmark Boligstøtte implementerer et nyt it-system mellem den 16. og 26. marts 2018, og at selvbetjeningsløsningen i den forbindelse vil være lukket borgerne skal vente med at søge boligstøtte og indberette ændringer til en eksisterende boligstøttesag til efter den 27. marts 2018 hvis borger er nødt til at søge om boligstøtte eller indberette en ændring i lukkerperioden for at imødekomme 30-dagsreglen, så skal borgeren ringe til Udbetaling Danmark Boligstøtte og bede om at få tilsendt en ansøgningsblanket eller telefonisk indberette en ændring. Telefonfraser Hvis en borger ringer til Udbetaling Danmark i lukkeperioden, bliver der afspillet en telefonfrase, der oplyser, at: Udbetaling Danmark udskifter system, og har derfor i en periode begrænset mulighed for at svare på spørgsmål lukkeperioden ikke vil have betydning for den dato, som borgeren er berettiget til boligstøtte. Herefter stilles borgeren om til en kunderådgiver. Side 4

5 3 Sådan bliver særlig støtte påvirket af implementeringen Udbetaling af særlig støtte vil fremover blive håndteret via en integration mellem kommunernes kontanthjælpssystem og det nye boligstøttesystem. Udbetaling af særlig støtte i marts 2018 bliver ikke påvirket af overgangen til det nye system, og borgerne vil have deres ydelse til rådighed den 28. marts For at sikre at udbetaling i marts 2018 ikke bliver påvirket af overgangen til det nye system, bliver denne udbetaling håndteret af den nuværende udbetalingskomponent. Den 27. marts 2018 trækker Udbetaling Danmark en liste over de borgere, for hvem martskørslen af særlig støtte vil resultere i et krav. Denne liste bliver sendt via KMD Aktiv til kommunerne den 28. marts Den opkrævningsprocedure som blev implementeret i efteråret 2017 bliver videreført i det nye system. 4 Borgernes oplevelse af overgangen til det nye system Det nye system er designet med henblik på at gøre det let og hurtigt for borgerne at søge boligstøtte og indberette oplysninger, der har indflydelse på deres sag. Det nye system indhenter og validerer automatisk eller semiautomatisk data fra en række systemer, herunder CPR, BBR samt eindkomst- og Huslejeregistret og kobler disse med nye og eksisterende sager. Når der sker en hændelse i en borgers liv, kan systemet i mange tilfælde foretage en automatisk vurdering af konsekvenserne af hændelsen, træffe en afgørelse og sende et brev til borgeren. 4.1 Breve fra det nye system Vi har i forbindelse med forberedelsen til det nye system gennemskrevet alle breve, der bliver sendt til borgere i forbindelse med deres sag. I det nye system bliver brevene sendt umiddelbart efter, at vi har registreret en ansøgning eller en ændring af en borgers forhold. På den måde oplever borgeren samtidighed mellem hændelser, der påvirker borgerens sag og de breve, borgeren modtager fra Udbetaling Danmark. Ændringer af en borgers forhold, der bliver til en hændelse i det nye system vil enten udløse et brev, hvor vi kvitterer for modtagelsen eller et brev, hvor vi beder om flere oplysninger. Hændelsen kan også udløse en partshøring, hvor borgeren høres, før Udbetaling Danmark afgør sagen. Side 5

6 I det nye system bliver der sendt et brev pr. gennemført opgave, hvilket kan betyde, at nogle borgere vil opleve at modtage flere breve end tidligere. Til gengæld vil det enkelte brev være lettere at forstå, fordi det knytter sig til én begivenhed. I bilag 1 Eksempel på fraflytning (hændelse fra CPR registret) kan I se et eksempel på, hvordan det nye system behandler en besked fra CPR registret om, at en boligstøttemodtager er fraflyttet den adresse, borgeren har søgt boligstøtte til. Eksemplet illustrerer, hvordan hændelsen Fraflytning igangsætter et flow mellem CPR registret, det nye boligstøttesystem, Udbetaling Danmarks kunderådgivere og borgeren. 5 Ny selvbetjeningsløsning på Borger.dk Den nye selvbetjeningsløsning, der bliver implementeret på Borger.dk, giver borgerne et samlet og personificeret overblik over deres sag og kommunikation med Udbetaling Danmark Boligstøtte. I den nye selvbetjeningsløsning kan borgerne se alle hændelser, breve og udbetalinger. De kan se både aktive og passive sager, og de kan se de oplysninger, der ligger til grund for en afgørelse. De har således mulighed for at følge med i sagsbehandlingen uden at være nødsaget til at ringe til Udbetaling Danmark Boligstøtte. Når en borger via Borger.dk logger ind på selvbetjeningsløsningen med sit NemID, trækker løsningen en række data om borgeren, husstanden, boligen og indkomst. Det betyder, at behovet for at bede borgeren om supplerende oplysninger begrænses, og borgeren skal derfor udfylde færre oplysninger både i forbindelse med ny ansøgning og indberetning af ændringer til en eksisterende boligstøttesag. Hvis Udbetaling Danmark har sendt et brev til en borger, som borgeren skal besvare, bliver det vist øverst på siden, når borgeren logger ind på selvbetjeningsløsningen. Hvis borgeren klikker på beskeden om, at Udbetaling Danmark afventer svar, kan brevet besvares direkte fra løsningen. På den måde skal borgeren ikke lede efter de beskeder, der fortæller, at borgeren skal gøre noget for at fuldføre en ansøgning eller oplyse om en ændring. 5.1 Kontanthjælpsloft og særlig støtte Når en boligstøttemodtager er omfattet af kontanthjælpsloftet eller er solidarisk hæfter på en boligstøttesag, og er berørt af kontanthjælpsloftet, kan borgeren se sin kontanthjælpsloftsag i selvbetjeningsløsningen, herunder hvordan borgerens andel af boligstøtten bliver påvirket af kontanthjælpsloftet. Der er ingen information om særlig støtte i selvbetjeningsløsningen. Side 6

7 5.2 Boligstøtteberegneren er blevet forbedret Boligstøtteberegneren, som borgere kan bruge til at udregne boligstøtte, når de er logget ind på Borger.dk, bliver forbedret i den nye selvbetjeningsløsning. Boligstøtteberegneren trækker på information direkte fra CPR, BBR samt eindkomst- og huslejeregistret og kobler disse med nye og eksisterende sager. Det betyder, at borgeren skal tage stilling til færre spørgsmål og indtaste færre oplysninger end tidligere, og dermed bliver det lettere og hurtigere at foretage en beregning. De oplysninger, som borgeren har oplyst i boligstøtteberegneren, og som beregneren har hentet i andre systemer, kan overføres direkte fra boligstøtteberegneren til en ansøgning. På den måde skal borgeren ikke gentage beregningsprocessen, hvis borgeren vælger at søge boligstøtte. I kan se en film af, hvordan selvbetjeningen fungerer her. For at få adgang til at se filmen, skal I logge ind med adgangskoden: UDKBO Kommunikation mellem kommunerne og Udbetaling Danmark Boligstøtte 6.1 Blanketter - kommunikation om en borgers sag Når Udbetaling Danmark Boligstøtte efterspørger information vedrørende en borgers forhold hos en kommune, sker det altid via en blanket. I dag er det ikke muligt at skrive direkte i alle blanketter, men når det nye system bliver implementeret, vil alle blanketter være skrivbare. Når en kommunal sagsbehandler skal sende blanketten retur, skal det ske via Sikker Mail eller Digital Post. Når informationerne bliver returneret i blanketten, kan de kobles direkte til den relevante sag og opgave i det nye boligstøttesystem. 6.2 Integration mellem KMD Sag og det nye boligstøttesystem Det nye boligstøttesystem er ligesom det gamle system integreret med KMD Sag. Det betyder, at de kommunale sagsbehandlere kan se, at der eksisterer en boligstøttesag på en borger i KMD Sag. Det er også muligt at se, hvad der er udbetalt i boligstøtte de seneste tre måneder. Det er ligeledes muligt at se kontanthjælpsloftsinformation og tilhørende ydelser tre måneder tilbage under KMD Sag-fanen LOFT-beregning for de boligstøttemodtagere, som er omfattet af kontanthjælpsloftet. Ændringer der bliver foretaget i det nye boligstøttesystem bliver opdateret i KMD Sag hvert 15. minut. Side 7

8 Ved konvertering af data fra det gamle til det nye boligstøttesystem, vil I i en periode kunne se to sager i KMD Sag den konverterede sag fra det gamle KMD Boligstøtte og sagen i det nye boligstøttesystem. Det skyldes, at Udbetaling Danmark Boligstøtte i en periode skal gennemføre en række kontroller og afstemninger mellem de gamle og de nye sager. Når disse er gennemført, bliver de gamle sager markeret, og de vil fremstå som passive i KMD Sag. 6.3 Manuelle tværgående adviser udgår De manuelle tværgående adviser udgår, når kommunernes mulighed for at kommunikere med Udbetaling Danmark Boligstøtte via KMD Sag bliver lukket. Det vil sige, at al kommunikation med Udbetaling Danmark, Boligstøtte skal forgå via Sikker Mail eller Digital Post, jf. aftale om Udveksling af oplysninger mellem kommunerne og Udbetaling Danmark. 6.4 Borgere med særlig adressebeskyttelse og kvik-linjen Som udgangspunkt kan en boligstøttesag kun påbegyndes ved, at ansøgningen er oprettet i det nye boligstøttesystem fra posthåndteringsmodulet eller fra selvbetjeningsløsningen. Det er derfor ikke muligt at oprette en boligstøtteansøgning via telefonen. Der er dog en undtagelse. Hvis det drejer sig om en borger, der har særlig adressebeskyttelse på grund af æresrelateret forfølgelse vejkode 9962, skal ansøgningen oprettes af den kommunale sagsbehandler, der er kontaktperson for borgeren. Kontaktpersonen skal ringe til Boligstøttes kvik-linje på telefon og oplyse, at kontaktpersonen gerne vil kontaktes af en kunderådgiver i Udbetaling Danmark, der har rettigheder til at oprette en ansøgning, hvor adressen og andre personlige data ikke fremgår. Hvis borgeren søger boligstøtte via selvbetjeningsløsningen og selv indberetter informationer, som burde være hemmelige for Udbetaling Danmark, kan disse ikke slettes, og dermed kan det være vanskeligt at beskytte borgerens informationer. 6.5 Borgere under administration Når en borger er under administration, kan Udbetaling Danmark Boligstøtte, hvis en kommune ønsker det, udbetale borgerens boligstøtte direkte til kommunens Nemkonto eller til en anden specifik konto. Hvis en kommune ønsker dette, skal kommunen sende en mail til Boligstoette-Udbetaling@atp.dk, med følgende oplysninger: Borgerens CPR-nr. Kommunens CVR-nr. Kommunens registrerings- og kontonummer. Kommunens kontaktperson inkl. mailadresse og telefonnummer. Hvilket område ændringen gælder, (1) Boligstøtte, (2) Særlig støtte, (3) Boligstøtte og Særlig støtte. Side 8

9 Det nye boligstøttesystem generer hver måned en afregning pr. borger. For at kommunerne kan identificere hvilken borgere afregningen vedrører, bliver der sendt en liste over alle borgere, der er under administration, hvoraf navne og beløb fremgår. 6.6 Anvisning af ældre- og plejeboliger Når det nye boligstøttesystem bliver implementeret, kan vi ikke fra starten se de oplysninger, som I tidligere har givet os vedrørende adresser, I altid anviser til. Det betyder, at vi i en periode bliver nødt til at spørge en kommunal sagsbehandler om, hvorvidt en borger er anvist til en adresse. Oplysningerne om hvilke adresser en kommune altid anviser til vil komme med i det nye system ultimo Ny Kommunal selvbetjening, Kommunal medfinansiering og Mellemkommunal afregning De kommunale økonomichefer-/direktører samt jobcenterchefer blev i et brev fra KL sendt den 20. februar 2018 orienteret om, hvordan implementeringen af det nye boligstøttesystem påvirker Udbetaling Danmarks håndtering af kommunal medfinansiering (KMF) og mellemkommunal afregning (MKA). Brevet beskrev følgende: 1. Den Kommunale Selvbetjening Fremadrettet skal kommunerne hente de bogføringsfiler og rapporter vedr. boligstøtte, KMF og MKA, som de tidligere har modtaget via Sikker Mail, Digital Post eller i Doc2Archive i en ny webbaseret it-løsning kaldet Den Kommunale Selvbetjening. 2. Nyt filformat De bogføringsfiler og rapporter, som kommunerne tidligere har modtaget vedr. Kommunal medfinansiering og Mellemkommunal afregning, ændrer filformat. 3. Nye rapporttyper De rapporter, som kommunerne tidligere har modtaget, er blevet gennemgået, og vil i den nye løsning blive fremsendt i en forenklet version. Der vil fortsat være adgang til oplysninger om kommunernes udgifter fordelt på sagstyper og KMF-ydelser. 4. Ændring i opkrævnings- og rapporteringskadence Udbetaling Danmark vil fra den 27. marts 2018 opkræve den kommunale medfinansiering én gang om måneden. Udbetaling Danmark kontakter ultimo februar 2018 alle kommunale it-ansvarlige med henblik på at involvere dem i at sikre, at deres kommune er parat til at tage Den Kommunale selvbetjening i brug den 27. marts Side 9

10 Læs mere Bilag 1: Eksempel på fraflytning (hændelse fra CPR registret). Bilag 2: Notat vedr. Kommunal medfinansiering og mellemkommunal afregning vedr. boligstøtte og særlig støtte. Bilag 3: Brugervejledning til Den Kommunale Selvbetjening. Side 10