Hvordan kommer du videre? 5 Hvordan kommer du videre?

Transkript

1 5 Hvordan kommer du videre? 101

2 5 Hvordan kommer du videre? Nogle gange må man konfrontere det, man ikke ønsker at høre. Det er nødvendigt, hvis udfaldet skal blive anderledes næste gang, udtaler Rasmus Henning til Jyllands-Posten den 17. marts Rasmus Henning stoppede i efteråret 2012 som professionel triatlet og har startet sin egen virksomhed TriNordic, hvor han blandt andet sælger sportstøj og holder seminarer. I artiklen står endvidere: Som atlet var jeg nødt til at lære af de ting, der gik galt, hvis jeg ville optimere min præstation. I mit nye arbejde, må jeg derfor også opsøge de ting, som ikke er gået så godt, siger Rasmus Henning. Jeg spørger tit ind til, hvad der er gået galt, hvis en forhandling ikke er gået igennem. Han husker f.eks. en forhandling med producenterne af et energiprodukt, som hans virksomhed TriNordic ønskede at få distributionen af. Firmaet valgte efterfølgende en anden distributør. Rasmus Henning valgte at spørge ind til valget og fik at vide, at manglende netværk og erfaring gjorde udslaget. Vi kan kun opfordre til at følge Rasmus Hennings eksempel og tage ved lære af de enkelte forhandlinger. I kapitel 5.1 beskriver vi 20 hyppige fejltagelser i forhandlinger måske kan du nikke genkendende til nogle af dem. Så følger kapitel 5.2 om effektmåling, og afslutningsvis i kapitel 5.3 kan du få inspiration til, hvordan du fortsat kan udvikle dine forhandlingsfærdigheder. 102

3 5.1 Nogle typiske fejltagelser i forhandlinger Hvordan kommer du videre? Her følger i alt 20 typiske fejltagelser. Kig dem igennem, og se om der er nogle, du specielt kan nikke genkende til. 1. Er ikke bevidst om, at situationen kan forhandles Tag udgangspunkt i tommelfingerreglen: Alt kan forhandles. Det gælder arbejdsopgaver, tidsfrister, optagelse af lån, køb af rejser, varige forbrugsgoder og meget mere. 2. Tænker ikke på at gøre kagen større Mange falder i den grøft kun at tænke i pris. Men jo flere emner, der bringes i spil, jo flere knapper er der at skrue på. Forestil dig en konsulent, der forhandler en opgave. Her kan opgavens omfang, leveringstidspunkt, mulighed for at bruge kunden som reference og meget mere bringes i spil. Lav altid en brainstorming om mulige emner, der kan bringes ind i forhandlingen. 3. Utilstrækkelig forberedelse En professionel forberedelse kræver, at man tænker hele vejen rundt om forhandlingen. Hvad er mine interesser? Hvilke interesser har modparten? Har jeg et BAF (Bedste Alternativ til en Forhandlingsløsning). Hvilke bolde kan jeg bringe i spil, for at forhandlingen ikke kun kommer til at handle om pris? Hvordan vil jeg gribe forhandlingen an? 103

4 4. Undlader at aftale dagsorden og afklare mandat En aftalt dagsorden før forhandlingen giver begge parter mulighed for at forberede sig grundigt. Samtidig bør den indledende snak om ønsker og forventninger udkrystallisere sig i en revideret fælles dagsorden, hvor parterne tager højde for det, der er kommet frem i fase 2. Derved er fundamentet for en win-win-forhandling lagt, og du undgår, at der pludselig bliver trukket kaniner op af hatten. Ved at få afklaret begge parters mandat garderer du dig mod, at tricket manglende mandat bliver brugt imod dig. 5. Accepterer modpartens første tilbud Der er ingen grund til at acceptere modpartens første forslag. Der er altid et bedre tilbud. Lær at være afventende. Sig eventuelt: Du må have et bedre tilbud end det! 6. Undervurderer sin egen styrke Pas på ikke at undervurdere din egen styrke. Hvis modparten vælger at bruge tid på at forhandle med dig, er det fordi han eller hun er interesseret. Mange oplever også, at den psykiske tilfredshed med resultatet er størst, hvis der har været modspil. 7. Giver det første bud Mange gange kan det betale sig at afvente modpartens forslag. 8. Gennemfører standpunktsforhandlinger Det er krævende at arbejde på interesseniveau frem for på standpunktsniveau, men det er besværet værd. Standpunktsforhandlinger lægger op til, at vi finder kompromiser. Ved at arbejde med interessebaserede forhandlingen får vi ofte langt bedre løsninger. 9. Er utålmodig Giv idéer og forslag tid til at virke. Lad være med at forcere tempoet, tålmodighed lønner sig. 104

5 10. Argumenterer i stedet for at stille spørgsmål Brug nogle få velvalgte argumenter, men vær samtidig opmærksom på, at argumentation avler modargumentation. Det kan nemt føre til, at begge parter graver sig ned i hver sin skyttegrav. Dygtige forhandlere stiller som regel mange spørgsmål. Vi taler ikke om, at du skal forhøre din modpart. Brug f.eks. spørgsmål, der flytter forhindringer a la Bortset fra prisen, hvad tænker du så om tilbuddet?, Hvordan foreslår du, at vi kommer videre?. Eller problemløsende spørgsmål: Er der nogen løsninger, vi ikke har tænkt på? 11. Er ikke opmærksom på modpartens (beskidte) tricks Kan du først sætte navn på et trick, mister det sin effekt. Vær opmærksom på, at tricks forekommer. Det kunne være f.eks. være tricket Ekstreme krav, Vildledende oplysninger, Standardvedtægter etc. Tænk på, at det kan være rent teater. Stil uddybende og afklarende spørgsmål, når du har på fornemmelsen, at du bliver udsat for et trick. 12. Ignorerer princippet om at give og modtage Begge parter bør kunne afslutte forhandlingen med en oplevelse af at have opnået noget væsentligt i forhandlingen. Tænk over, hvad kan du give din modpart som har stor værdi for vedkommende og ikke koster dig ret meget. Omvendt hvad kan din modpart give dig som ikke koster ham noget, men har stor værdi for dig? 13. Ignorerer konflikter Konflikter er en væsentlig del af det at forhandle. Lær at acceptere konflikter, og lær at læse dem. Det handler om at se på konflikten som et fælles problem og koncentrere sig om at løse problemet. Overvej som et led i din strategi, hvor i forløbet du vil tage eventuelle konfliktemner op. 14. Siger ja på stående fod Nogle gange kommer der ofte i sidste øjeblik noget op, som det i virkeligheden er fuldstændigt urimeligt at bede den anden om at tage stilling til på stående fod. Uanset om I er lige ved og næsten med en vanskelig forhandling, skal du stoppe op og sige: Det kan jeg ikke sige ja til på stående fod. Det kræver, at jeg vender det med... Det kunne være fagforeningen, juridisk afdeling eller noget helt tredje, alt afhængig af situationen. 105

6 15. Lader sig stresse af tidsfrister Vær opmærksom på, at de fleste tidsfrister bliver sat vilkårligt. De kan ofte ændres. De fleste mennesker bliver mere imødekommende, når deres tidsfrist nærmer sig og endnu mere, når de har overskredet den. Vær derfor omhyggelig med ikke at skabe unødig tidspres for dig selv. 16. Er for længe om at nedfælde aftalen I værste fald risikerer du, at aftalen ikke bliver til noget alligevel, og at det samtidig skaber dårlige relationer mellem dig og din samarbejdspartner. Brug derfor tid på at resumere alle aftalerne ved forhandlingens afslutning, og sørg for, at de ligger på skrift umiddelbart efter mødet, allersenest 2 dage efter forhandlingen. 17. Er ikke bevidst om, at en forhandling kan have to vindere Win-win forhandlinger kræver en bestemt tankegang hos sine udøvere. Svarer du nej til følgende udsagn, kommer du let ud for, at den ene part - eller begge parter - ender som tabere. 1. Jeg er oprigtig interesseret i den andens parts interesser. 2. Jeg er fleksibel og villig til at gøre indrømmelser for at nå et resultat. 3. Jeg er indstillet på at samarbejde for at nå et resultat. 4. Jeg forstår princippet om at give og tage i en forhandling. 18. Undlader at etablere rapport Forudsætningen for en god kommunikation og en win-win-forhandling er etablering af rapport. For at opnår rapport er det vigtigt, at parterne spejler hinanden i begyndelsen. Det kan være holdninger, kropssprog, ordvalg og meget andet. Når der er etableret en god kontakt mellem mennesker, begynder mulighederne at åbne sig. 19. For meget tale og for lidt lytten Man påvirker ofte mere ved at praktisere aktiv lytning end ved at gentage sine synspunkter og forslag. 20. Mister besindelsen, er opfarende Stærke negative reaktioner er ødelæggende for et klima, der bør være præget af en vilje til at skabe gensidigt acceptable løsninger. Brug af trusler bør også undgås. Du kan eventuelt nævne dit BAF. Trusler gør normalt kun, at forhandlingerne bryder sammen. 106