Lønsamtalen et ledelsesværktøj

Transkript

1 Lønsamtalen et ledelsesværktøj Indholdsfortegnelse 1.Introduktion 2 2. Generelt om lønsamtalen Løntilfredshed Samtalens 3 faser Forberedelse Medarbejdervurdering Gennemførsel Samtaleteknik Opfølgning.6 5. Hvor er der ellers hjælp at hente.6 1

2 1. Introduktion For at gøre lønsamtalen lettere at gennemføre har Dansk Erhverv udarbejdet dette værktøj. Værktøjet klæder lederen på til at gennemføre samtalen på en konstruktiv måde. Det kan bruges som inspiration eller checkliste til at forberede lønsamtalen. Butiksoverenskomsten er en minimallønsoverenskomst. Det betyder, at overenskomsten fastsætter en mindstebetaling som medarbejderen skal have. Herudover kan medarbejderen efter overenskomstens 2 være berettiget til et personligt tillæg. Lønnen aftales i hvert enkelt tilfælde direkte mellem virksomheden og medarbejderen og skal give udtryk for den enkeltes indsats, kvalifikationer, dygtighed, jobflexibilitet, stillingens indhold og ansvar samt eventuelt uddannelse, men virksomheden kan også lægge vægt på en række øvrige kriterier, som virksomheden fastsætter. Kriterierne må naturligvis ikke indebære ulovlig diskrimination p.g.a. køn, alder, religion, nationalitet, etniske oprindelse, politisk overbevisning eller seksuel orientering. I minimalønsoverenskomsten er det forudsat, at der er en vis lønspredning mellem de ansatte. Butiksoverenskomstens 3 giver afhængig af butikkens størrelse mulighed for at ansætte mellemleder på funktionsløn. Principperne herfor er aftalt i overenskomsten. 2. Generelt om lønsamtalen En lønsamtale er som ofte en regelmæssig samtale mellem medarbejderen og dennes nærmeste leder. I mange overenskomster er det foreskrevet, at der foretages en lønvurdering og eventuelt en lønregulering en gang årligt. 2 Det er en god idé at adskille lønsamtalen og den eventuelle medarbejderudviklingssamtale, da de har hver deres formål. Formålet med lønsamtalen er at informere om lederens vurdering og eventuel regulering af medarbejderens lønforhold. Formålet med medarbejderudviklingssamtalen er at drøfte medarbejderens udvikling i jobbet uafhængigt af lønnen. 3. Løntilfredshed Løn kan bruges som motivationsfaktor, når der opstilles klare og målbare mål eller kriterier for lønstigning. Lønnen kan dermed virke som en feed-backmekanisme, og styrke medarbejderens jobtilfredshed. Kriterier for løntilfredshed: Sammenhængen mellem lønnen og den personlige indsats kan tage udgangspunkt i en medarbejdervurdering (se afsnittet Medarbejdervurdering) Det er også vigtigt at informere om virksomhedens lønpolitik og rammer for lønstigninger samt, hvilke kriterier der lægges vægt på ved en lønregulering. Sammenhængen mellem lønnen, jobbets indhold og ansvarsområder bør være drøftet enten ved ansættelsessamtalen eller i forbindelse med forfremmelse eller nye opgaver. Det er muligt at undersøge lønnens konkurrencedygtighed i forhold til andre arbejdspladser ved at sammenholde den med andre lønninger i Dansk Arbejdsgiverforenings lønstatistikker se mere på

3 Lønnen kan indeholde alternativer til lønstigninger i form af frynsegoder og andre fordele. Det kan eksempelvis være jobudvikling, forfremmelse, uddannelse, pensions- og forsikringsordninger, medarbejderrabatter m.m. Det kan være en god idé at melde virksomhedens overordnede ramme ud for lønstigninger og på den baggrund efterfølgende argumentere for den enkelte medarbejders eventuelle lønstigning. På den måde undgår man også uhensigtsmæssigt høje forventninger til lønsamtalen og kan bedre skabe tilfredshed hos medarbejderne, hvis lønstigningerne skulle være små. Når den enkelte medarbejder skal vurderes, er det vigtigt at bruge konkrete eksempler til at underbygge argumentationen. Som hjælp til medarbejdervurderingen er det en god idé at overveje, hvor medarbejderen er placeret i figur 1. Ved at placere dine medarbejdere i denne figur får du et overblik over de menneskelige ressourcer, som du har til rådighed og kan nemmere fordele eventuelle lønstigninger. Vilje Høj Arbejdsheste Vil, men kan ikke: Skal udvikles eller uddannes Stjerner Vil og kan: Skal støttes I tilfælde af meget små eller ingen lønstigninger, er det vigtigt at informere om sammenhængen mellem lønregulering og virksomhedens økonomi. Det kan være med til at skabe forståelse for lønnen. Lav Lig i lasten Vil ikke og kan ikke: Skal advares eller afskediges! Trusler Kan, men vil ikke: Skal motiveres eller advares Kompetencer 4. Samtalens tre faser Figur 1 Lav Høj Forberedelse Gennemførelse Opfølgning Medarbejdervurderingen foregår mundtligt under lønsamtalen og kræver, at lederen på forhånd har taget stilling til den enkelte medarbejder. Nedenfor ses eksempler på kriterier for medarbejdervurdering. [4.1] Forberedelse Det er vigtigt at forberede sig grundigt inden en lønsamtale. Det vil sige, at man sætter tid af (ca. en halv time) til at foretage en medarbejdervurdering og derefter aftaler et tidspunkt for samtalen. [4.1.1] Medarbejdervurdering En vurdering af den enkelte medarbejder er med til at skabe en forståelse for lønnen og lønniveauet. 3 Eksempler på kriterier for medarbejdervurdering: Indsats: Samarbejde, engagement, initiativ, ansvarsfølelse og effektivitet Kvalifikationer: Joberfaring, kompetencer og særlige færdigheder eller kvalifikationer Dygtighed: Resultater og kvalitet Job-indhold og ansvar: Særlige stillingskrav og ansvarsområder Job-fleksibilitet: Evnen og viljen til forandring og til at påtage sig flere forskellige arbejdsfunktioner Uddannelse: Efter og videreuddannelse

4 Det kan være en god hjælp til fastlæggelse af en lønstigning, at lederen vurderer medarbejderen på en skala fra 1 til 4 på de enkelte kriterier, sammenholdt med jobbets profil. Se Dansk Erhvervs lønvurderingsskema, til inspiration. Medarbejderen skal ikke have tallet at vide, men det er vigtigt at give en begrundet forklaring for den eventuelle lønstigning eller mangel på samme. [4.2] Gennemførsel For at sikre en god og konstruktiv samtale kan følgende fremgangsmåde med fordel benyttes: - Præsenter budskabet kort og præcist Det er en god idé at præsentere dit budskab kort og præcist i starten af lønsamtalen, så medarbejderen med det samme forstår budskabet og ikke føler sig forvirret eller vildledt. - Argumentér og giv konkrete eksempler Argumentationen bør være klar og forståelig. Det er en god idé at underbygge sin begrundelse og argumentation med konkrete eksempler. Husk at være beskrivende i stedet for vurderende (se også afsnit [4.2.1] om samtaleteknik). - Afvent medarbejderens kommentarer og reaktion Her er det vigtigt at give medarbejderen plads til at komme til orde og reagere. Lad medarbejderen give sine synspunkter til kende. - Vær opmærksom på behovet for yderligere argumenter Det kan være, at medarbejderen insisterer kraftigt. Her er det vigtigt at gentage din argumentation suppleret med konkrete eksempler. - Vær afslutningsvis sikker på, at medarbejderen har forstået budskabet Det er hensigtsmæssigt, at medarbejderen er indforstået med og forstår samtalens resultat og det, der ligger til grund for det. Det er derfor en god idé at få en accept af, at medarbejderen har forstået budskabet. Dette er også vigtigt i forhold til en eventuel opfølgning (se også afsnittet 4.3 Opfølgning). - Kom til tiden Selvom hverdagen er travl, er det en god idé at komme til tiden, og ikke nedprioritere samtalen ved at udskyde eller forkorte den. De mest almindelige fejl: Lederen ser ikke medarbejderen i øjnene Lederen giver ikke medarbejderen tid til at kommentere eller reagere Der er sat mindre end et kvarter af, hvilket ofte ikke er tilstrækkeligt Lederen tager ikke ansvar, men skyder ansvaret over på den øvrige ledelse Lederen mangler argumenter, begrundelser og konkrete eksempler Lederen kommer ikke til tiden eller udskyder samtalen Lederen lover konkrete lønforhøjelser ved næste [4.2.1] Samtaleteknik Der er mange ting, der kan misforstås til en lønsamtale. Målet med samtalen er, at informere medarbejderen om en eventuel lønregulering. Det er lederens opgave at sikre, at forståelse og accept finder sted. Det er ligeledes lederens opgave at forsøge at skabe et godt samtaleklima. Følgende er gode råd og retningslinjer til, hvordan samtaleklimaet kan forbedres 4

5 Gode råd til lederen om samtaleteknik: Vær bevidst om, hvordan du giver kritik Det en god idé at være beskrivende frem for vurderende. Tag fat i konkrete eksempler og ikke i medarbejderens personlighed. Det er vigtigt at komme med specifikke udsagn og undgå generaliseringer. Undgå ironi og sarkasme, da det kan opfattes negativt. Det kan også sløre budskabet og øge muligheden for misforståelser. Undgå at kritisere medarbejdere i andres påhør. Vær bevidst om, hvordan du modtager kritik Når medarbejderen kommer med kritik af dig som leder, er det vigtigt at lytte til, hvad medarbejderen siger. Se vedkommende i øjnene og vis, at du lytter. Lad være med at gå i forsvarsposition, blive vred og reagere ved at kritisere den anden igen. Tag kritikken til efterretning. Vær bevidst om dit kropssprog Kropssproget er en meget stor del af vores kommunikation. Det er derfor vigtigt, at kropssproget stemmer overens med, det du siger. Ros bør eksempelvis ikke ledsages af tilbagelænet attitude, korslagte arme, rynkede bryn eller lignende. Det er derudover vigtigt, at se medarbejderen i øjnene og indtage en åben og imødekommende position. Vær god til at lytte aktivt Manglende lytning er måske den hyppigste årsag til støj på linjen. Vi har alle sammen indre dialoger stort set hele tiden. Dertil kommer, at vi går ind i mange samtaler med en forudindtaget holdning. Det gælder ikke mindst til en lønsamtale. Derfor er det vigtigt, at den indre stemmer tier, og du lytter uden fordomme til medarbejderen. Det kan være svært og kræver øvelse. En måde at sikre aktiv lytning er ved eksempelvis at sige: Det jeg hører dig sige er og herefter få medarbejderens accept. Vær god til at strukturere samtalen Lad være med blive hængende i ukonstruktive diskussioner eller mudderkastning om skyld eller om, hvem der gjorde hvad. Går medarbejderen i forsvar eller reagerer uhensigtsmæssigt, er det lederens opgave, at få samtalen på rette spor. Det kan gøres ved at undgå en dybere diskussion. Gentag eventuelt dine argumenter og synspunkter. Insisterer medarbejderen på, at din vurdering er fejlagtig, må du tilkendegive, at du vil forholde dig til det ved at være opmærksom på de forhold, som medarbejderen nævner, i fremtiden. Undgå at love noget om lønstigninger til næste lønsamtale. Det er langt fra sikkert, at løfterne kan indfris til den tid. Det kan få lederen til at fremstå utroværdig og føre til skuffelser hos medarbejderen. 5

6 Eksempler på hvad man ikke skal sige: Det er en dårlig idé at love Jeg er ked af det, men det kunne desværre ikke blive til mere end Det er mere, end du har fortjent Det er ikke mig, der har bestemt det, det er ledelsen Jeg har kun 5 minutter, men nu skal du høre lønforhøjelser ved næste lønsamtale, når og hvis problemerne er løst. Det er aldrig til at vide, hvordan situationen ser ud året efter. Medarbejderen vil som regel huske det og blive skuffet, hvis løfterne ikke indfris. Opfølgning på en meget dårlig medarbejdervurdering: [4.3] Opfølgning Der kommer ofte andre ting frem under en lønsamtale som eksempelvis samarbejdsproblemer, manglende performance eller andet. Det er vigtigt, at der bliver reageret og fulgt op på disse ting. Opfølgning i forhold til problemområder, som lederen har påpeget: Medarbejderen skal erkende, at problemerne eksisterer og være indforstået med at gøre noget ved dem og ændre adfærd. Accepten skal finde sted allerede under samtalen og er en forudsætning for, at problemet kan løses. Inddrag medarbejderen i løsningen af problemet for at sikre at medarbejderen tager ansvar. Det kan være en god idé at bede medarbejderen om at formulere en løsning eller en handlingsplan og eventuelt skrive den ned. Giv medarbejderen en tidsramme for løsning af problemet. Tidsrammen varierer typisk afhængigt af problemets karakter. Det kan være nødvendigt at give en skriftlig advarsel til medarbejderen på baggrund af en meget dårlig medarbejdervurdering. Tag initiativ til en ny samtale, hvor den egentlige advarsel finder sted og mulige forbedringer drøftes. Opfølgning på problemområder påpeget af medarbejderen: Problemet drøftes Lederen tilkendegiver, at han eller hun agter at følge op på problemet og derefter vende tilbage til medarbejderen. Det er vigtigt, at lederen handler som lovet inden for en overskuelig tidsramme. 5. Hvor er der ellers hjælp at hente? Dansk Erhverv har udgivet en række andre samtaleværktøjer, som kan være relevante i forbindelse med lønsamtalen. De kan downloades eller bestilles på Vis herefter medarbejderen tillid og giv ham eller hende støtte og sparring. 6