Lean gav flere ressourcer og mere tid

Transkript

1 - Jeg vil gerne være med til udvikle mine medarbejdere, og jeg har nogle medarbejdere, der vil give deres højre arm for at være med. Plustids Lean Koncept - Ældre, har øget arbejdsglæden, og i forvejen havde jeg utroligt motiverede folk, siger køkkenleder på Akaciegården Gitte Krog. Lean gav flere ressourcer og mere tid I køkkenet på plejehjemmet Akaciegården har man brugt Plustids Lean Koncept - Ældre til at effektivisere og sætte en række arbejdsgange i system. Det har givet personalet mere tid til at lave god mad og tid til at møde beboerne. Arbejdsglæden er vokset. Der er sket en kæmpe udvikling på bare fire måneder. Af Helle Sydendal Fløden og de pasteuriserede æg hældes i den store røremaskine. Derefter marcipanmasse og Bailey. - Mmmm, vi kan godt lide at lave god mad til beboerne, siger køkkenassistent Jenny Henriksen, der er ved at lave hjemmelavet is. Hun lader som om, at hun skal til at drikke direkte af Baileys-flasken og ser drillende på sine kolleger, mens hun rokker i takt til You Aint Seen Nothing Yet med Bachman Turner Overdrive. Kollegaerne ler. Vi er i køkkenet på plejehjemmet Akaciegården, en selvejende institution der har indgået driftsoverenskomst med Frederiksberg Kommune. Her er 80 plejeboliger indrettet på fire etager. I køkkenet har køkkenleder Gitte Krog to ufaglærte køkkenassistenter, en ernæringsassistent og en praktikant. Musikken understreger stemningen i køkkenet.

2 Det gode arbejdsmiljø blomster efter Plustids Lean Koncept - Ældre har haft sit indtog i køkkenet på Akaciegården. Der er blevet mere tid til lave god mad, og nu er det også muligt for medarbejderne at tage ud i afdelingerne og møde beboerne, som de laver mad til. (fra venstre: Maiken Nielsen, ernæringsassistent, Jenny Henriksen, køkkenassistent, Gitte Krog, køkkenleder, og Simon Wülser, praktikant) - Vi kan godt lide at gå på arbejde. Og vi kan godt lide at lave en rigtig god mad til beboerne, så de ikke går hen og bliver småt spisende eller underernærende. Vi kan lide at bruge friske råvarer og lave maden fra bunden. Det er det vigtigste for os, fortæller køkkenlederen Gitte Krog. Men at lave mad fra bunden kræver tid, og det kræver ressourcer at skaffe gode råvarer. Tiden var der tidligere ikke så meget af, derfor kunne der sidst på dagen godt være en ophedet stemning i køkkenet. Men Akaciegården har gennem nogle år implementeret Lean i organisationen, afdeling efter afdeling, og nu kom turen til køkkenet. På bare fire måneder har Plustids Lean Koncept - Ældre effektiviseret og vendt op og ned på arbejdsgangene men på den gode måde. Det har skabt mere tid. Ressourcerne er der blevet flere af, fordi madspildet er blevet minimeret. - Jeg kunne godt løbe rundt med et blodtryk, der var oppe i den høje ende sidst på dagen, inden vi indførte Lean. Udover at stå for mad til beboerne, laver vi nemlig også mad til kurser og møder her i huset, og der skal derfor købes en masse ind. Jeg har siddet meget og længe foran computeren for at bestille varer, fortæller Gitte Krog, der er rigtig glad for at Lean nu også er kommet til køkkenet. Hun fastslår med det

3 samme, at effektiviseringen ikke er gjort for at skære ned på personalet, men for at personalet skulle få bedre tid til at arbejde med kernekompetencerne, nemlig at lave god mad til beboerne. Varebestillingen blev meget lettere - Sammen med Plustid fandt vi frem til, hvilke arbejdsgange, der var nogle tidsrøvere, som gjorde, at vi altid halsede bagefter. Det viste sig, at en af de helt store tidsrøvere var varebestilling. Derfor besluttede vi sammen Akaciegårdens Lean-team og Plustid, at gøre noget ved måden, varerne blev bestilt på. Men inden arbejdsgangene kan effektiviseres med Lean, skal der ryddes op helt i bund. Gitte Krog fortæller, at der er stor forskel på almindelig oprydning, som de plejer at gøre og den, som Plustid hjalp dem med: - Vi brugte den metode, der hedder 5S. Det er et Lean-værktøj, der sikrer, at man kommer helt struktureret igennem arbejdspladsen, så man står tilbage med et trimmet miljø, hvor det er let at gøre sit job. Først når man er nået hertil, er det muligt at indføre Lean-systemerne. - Før i tiden løb jeg ofte frem og tilbage fra lageret til computeren, for der var lige et eller andet, som jeg ikke kunne huske, når jeg skulle bestille varer. Nogle gange kunne jeg sidde to timer ved computeren. Sådan er det heldigvis ikke mere, fastslår Gitte Krog. Lageret er egentligt ikke ret stort, men det er indrettet fuldstændig overskueligt, med LEAN systemer, der viser, hvornår der skal bestilles varer. Desuden er det let at stille varer på plads, for alt er afmærket med skilte og billeder af varerne.

4 - Efter vi har fået Kanban-kortene, går vi aldrig tør for varer længere, siger Gitte Krog. Nu er lageret blevet delt op i to. Der er alle de dagligdags varer, som altid skal være på lager: mel, sukker, ananas etc. Og så er der ordre-indkøb, dvs. indkøb til særlige retter, møder og kurser. Gitte går ind i lageret. Det er ikke større end ca. 3x5 m. På den ene side er der hylder med dagligvarelageret. Her står ananas, havregryn, rosiner, mel osv. På rad og række. Kigger man efter, kan man se, at der er placeret et kort en såkaldt kanban i hver række af varer. Kortet viser et billede af den pågældende vare, og der står, hvor kortet skal placeres i rækken. Hvis det skal placeres med fx tre dåser ananas bag ved, så betyder det, at man skal tage kortet ud og lægge det i en kurv, der er markeret med Bestilling af varer, når man når ind til kortet. På den måde er der stadig tre dåser ananas på hylden, og inden de er brugt, kommer der nye dåser hjem, som stilles bagerst på hylden. - Det er altså rigtig smart. Vi løber aldrig mere tør for varer. Desuden er varebestillingen blevet lettere og hurtigere. Man tager bare kurven med Varer til bestilling, hvor kanban-kortene ligger, med ind til

5 computeren og bestiller det, der står på dem. Desuden er det slut med at købe på tilbud. Tidligere kunne det være fristende at købe flere pakker af en vare, hvis der blev givet rabat på fx 10 stk. - Før opnåede vi rabatter, hvis vi købte store mængder. Men vi sparede egentlig ikke noget, fordi der var et kæmpe spild. Nu har jeg stillet krav til leverandørerne, faktisk har jeg forhandlet mig frem til så gode priser, at vi får varerne til samme pris selv nu, hvor vi bruger kanban-kort og altså aldrig køber mere, end vi har brug for, siger Gitte Krog. Det er som om, at når man bliver mere effektiv på ét område, så smitter det af på noget andet. Nu er der nemlig blevet overskud til at forhandle med leverandørerne. - Når varerne så bliver leveret, er det vores mænd altså vores teknikere, ler Gitte Krog, - der sætter varerne på plads. Det kan de gøre, fordi der ikke længere er tvivl om, hvor varerne skal stå. Det er nemlig afmærket med et billede på hylden og på kanban-kortet, som de tager fra kurven med Bestilte varer, står hvor langt tilbage i rækken af varer, at de skal stille kortet. Tidligere var der ingen mening i, at teknikkerne satte på plads for os, for vi var alligevel nødt til at stå på sidelinjen og tjekke, at det blev sat det rigtige sted. Men nu giver det os en masse tid, der kan bruges på andre ting, fortæller Gitte Krog. Gitte Krog er netop gået i gang med en diplom-uddannelse i human ernæring: - Det er virkelig spændende, og selvom jeg gør det i fritiden for det meste, så kan jeg af og til blive hjemme og læse, fordi arbejdet i køkkenet efter Lean er kommet ind, er blevet så meget mere overskueligt, at de andre kan klare sig uden mig i ny og næ, fortæller hun. På den anden side i det lille lagerrum er hylderne indrettet til ordrevarer. Det er varer, der er købt ind til en særlig ret eller et bestemt møde. Her får alle de varer, der skal bruges til for eksempel et bestemt møde et ordrenummer. Det bliver altså let at finde varerne, hvad enten de er lagt i fryseren eller står i køleskabet

6 fordi de er mærket med samme nummer. Og der er ikke noget med at tage kanban-varer fra den anden side af rummet. - Det er virkelig en super, super optimering af hele vareprocessen, og det rigtig smarte er, at det ikke kun er mig, som leder, der kan finde ud af systemet. Alle bliver lært op i det og kommer til at kende det. Men det er faktisk så let og overskueligt at gå til, at selv en afløser i køkkenet, bare kan gå ind og bestille varer, siger Gitte Krog. Medarbejdernes egne ideer giver flere penge til lækkerier Effektiviseringen af vareindkøb og lager har givet medarbejderne mere tid. Men der er også blevet ressourcer til at købe lidt ekstra lækkert ind, fordi madspildet er minimeret. - I hverdagen kan man pludselig få en god ide eller opdage, at noget ikke fungerer. Men ofte glemmer man ideen igen. Som et led i Lean processen har Plustid indført en forbedringstavle, som alle har lov at sætte ideer på. Det er meget smartere end gule sedler, som har det med at blive væk. Desuden skal alle ideer, der sættes på denne tavle, diskuteres på et fast ugentligt tavlemøde. Og allerede nu kan medarbejderne se, at tavlemøderne bærer frugt, nikker en tilfreds Gitte Krog. Det er til dagligt, når man arbejder i køkkenet, at der pludselig opstår ideer til noget, der kan forbedres. Eller at man oplever noget, som ikke fungeret hensigtsmæssigt. Efter LEAN modellen skal medarbejderne omgående skrive ideer ned, og placere dem på forbedringstavlen. På den måde går ideer aldrig tabt.

7 En af de ting, der har været på Forbedringstavlen har nemlig været problemet med madspild. Madspildet var stort. Hvorfor går så meget mad til skraldespanden i stedet for til beboerne? lød spørgsmålet. Gitte Krog og hendes medarbejdere ville gerne vide, om det var fordi, beboerne ikke kunne lide maden, om der var lavet for meget mad, eller fordi beboerne ikke havde tid til at spise. Vi talte med aftenvagterne, og var oppe på afdelingen hos beboerne for at se, hvad der skete der med vores mad, når aftenvagterne serverede den. I Lean kalder vi det: Go to gemba altså tag ud hvor det sker. Fordi Plustids Lean Koncept - Ældre gennemsyrer hele organisationen på Akaciegården, er det OK at komme fra én afdeling, og se hvordan tingene gøres i en anden. Det er også OK at komme med ideer til ændringer - uden at nogle bliver sure over det. - Og vi blev virkelig klogere. Typisk smurte vi fire forskelige fade med madder alle pyntet med karse, italiensk salat og så videre. Da vi gik op i afdelingen, hvor maden blev serveret om aftenen, fandt vi ud af, at en del af beboerne faktisk ikke brød sig om fx tunge. Men der var et helt fad med tunge og når der kun blev taget to af dem, så blev resten smidt ud. Andre brød sig ikke om italiensk salat og karse på madderne. Det skrabede de af og sad så tilbage med et stykke smørrebrød, hvor der stadig var rester af mayonnaise, hvilket de ikke brød sig om, siger Gitte Krog og slår ud med armene: - Det duer jo ikke. Men vi fandt en løsning. I dag smørres brødet med smør i køkkenet. De fire typer af pålæg lægges i kasser med låg. Det samme gør pynten. Nu er det personalet i afdelingen, der lægger pålægget og pynten på brødet. Men de lægger kun det på, som beboerne ønsker. Beboerne oplever altså en større fleksibilitet, og de er mere tilfredse, fordi de selv må bestemme, hvad der skal på brødet. Desuden synes de, maden er mere lækker, fordi den er frisksmurt i stedet for fire timer gammel. Der er stadig kun fire forskellige typer pålæg. Oven i købet kan det pålæg, der ikke bliver spist, genbruges dagen efter, fordi det kun er personalet, der rører ved det. Når maden står på fade, må den ikke gemmes, fordi andre end personalet har rørt ved det. Derfor skal ALT smides ud af hygiejniske årsager. Beboerne får frisksmurt mad af eget valg, der bliver smidt mindre ud og derved sparet penge, som kan bruges på at indkøbe noget lækkert. Alle er glade. - Det resultat havde vi aldrig fundet frem til, hvis vi ikke havde brugt Lean. Vi optimerer hele tiden og finder hele tiden på bedre måder at strukturere vores arbejde på. Det er netop en af filosofierne i Lean intet er statisk man kan hele tiden udvikle sig, fastslår Gitte Krog. Plejepjemmet Akaciegården Køkkenet på Akaciegården laver al mad til plejehjemmets 80 beboere, bortset fra den varme mad, der kommer ude fra. I køkkenet laves al smørrebrødet til om aftenen men også bi-retterne, som fx fromage, hjemmelavet is, suppe, grød mm. Ansatte: Køkkenleder Gitte Krogh, uddannet køkkenleder, i gang med en diplomuddannelse i human ernæring Maiken Nielsen, uddannet ernæringsassistent Jenny Henriksen, ufaglært køkkenmedarbejder Simon Wülser, praktikant

8 Lækkerier på kræsevognen Fordi der er blevet mere tid, efter Lean er kommet ind i køkkenet på Akaciegården, kan køkkenpersonalet få tid til det, der betyder noget for dem: at møde beboerne og få en snak om, hvad de har lyst til at få serveret. - Hver 14. dag går vi ud med hyggevognen - kræsevognen, kalder vi den. Der er alt muligt fra is og kage til små chokoladestykker, lidt grød og lidt suppe. Så går vi rundt på afdelingerne og spørger, om beboerne har lyst til at komme ud og smage. - Det er både rigtig hyggeligt og dejligt at have dialogen med beboerne, det er jo dem, vi er der for. Kræse-vognen er også en ide, der stammer fra forbedringstavlen.

9 Maden skal serveres rigtigt Personalet, der server den varme mad for Akaciegårdens beboere, er meget forskelligt. Der er både helt unge mennesker og medarbejdere med anden etnisk baggrund. Derfor er det ikke alle, der ved, hvad fx gule ærter er. - Vi har været ude for, at de gule ærter blev serveret med pølse og kød lagt op i suppen. Det var beboerne ikke vilde med. Derfor har vi på Lean-vis indført, at vi her i køkkenet, udfylder et skema, hvor det tydeligt fremgår hvilke tallerkener, maden skal serveres på. Det er os, der har de faglige kompetencer omkring maden, derfor skal vi også bestemme, hvordan den serveres, fastslår køkkenleder Gitte Krog. Plustids Lean Koncept - Ældre et gennemarbejdet koncept Plustid har arbejdet med Lean på plejecentre fem år. Det Lean-koncept, der er i dag er integreret på Akaciegården er veldokumenteret og gennemprøvet. Plustid har udviklet Plustids Lean Koncept - Ældre direkte til plejecentre, og konceptet er i dag fuldt integreret hos to andre plejecentre med ca. 100 ansatte i Storkøbenhavn. Her modtog Integrationen af Plustids Lean Koncept - Ældre støtte fra Socialministeriets Puljen til bedre ældrepleje ( ).