Brugerråd Derfor og sådan. Guide l jer der vil opre e et brugerråd

Transkript

1 Brugerråd Derfor og sådan Guide l jer der vil opre e et brugerråd

2 Brugerråd Derfor Fordelen er de andre øjne, vi får på. Vi kommer hur gt l at se det hele indefra, og det bliver også hur gt silotænkning. Pa entens perspek v handler meget om sammenhæng, de interesserer sig ikke for organisatoriske grænser og økonomi, og de kan s lle hvorfor ikke? spørgsmålene. Hospitalsrepræsentant Denne guide beskriver, hvordan I kan gribe det an, når I skal opre e et brugerråd. Her er også henvisninger l, hvor I kan læse mere om brugerråd, og på entoplevelser.dk/brugerråd finder I skabeloner l dokumenter, I kan få brug for. Et brugerråd er et forum, hvor personale fra hospitalet jævnligt mødes med brugerrepræsentanter for at have en dialog om forskellige emner og problems llinger. Brugerrepræsentanterne kan både give pa enternes perspek v på overordnede emner fx inddragelse af pårørende og kommunika on, men kan også løse mere konkrete opgaver fx give feedback på informa onsmateriale l pa enter eller på indretning af afdelinger eller nybyggeri. Brugerråd er et eksempel på organisatorisk brugerinddragelse, hvor brugernes perspek v inddrages i udvikling og kvalitetsforbedring i organisa onen på et mere overordnet plan. Med et brugerråd får I brugernes blik på praksis i organisa onen og indsigt i, hvad brugerne prioriterer. Brugere har andre erfaringer bl.a. viden om det samlede pa en orløb og kan se problemer og løsninger, som personalet ikke kan se. Et brugerråd kan derfor bl.a. give brugernes bud på, hvordan ru ner og arbejdsgange kan ændres l det bedre set med brugernes øjne. 1

3 Brugerråd Sådan Skriv alle formalia ned (kommissorium) De næste afsnit præsenterer en række overvejelser, I kan gøre jer, når I vil opre e et brugerråd. Med udgangspunkt i jeres overvejelser er det vig gt, at I beskriver rammerne for brugerrådets arbejde i et kommissorium. Kommissoriet indeholder baggrunden for at opre e brugerrådet og rådets formelle grundlag dvs. formålet med brugerrådet, hvor o e rådet mødes, hvor mange og hvilke deltagere der skal være osv. Kommissoriet skaber klarhed om bl.a. opgaver, deltagere, rollefordeling og proces for både nuværende og nye deltagere i brugerrådet og ikke mindst for andre interesserede. Hvad er formålet med netop jeres brugerråd? Det er som udgangspunkt vig gt, at I gør jer klart, hvorfor I ønsker at opre e et brugerråd, og hvilke opgaver jeres brugerråd skal varetage. Formålet med brugerrådet er styrende for, hvor i organisa onen brugerrådet skal forankres, og hvilke deltagere det er relevant at inddrage i rådet. Vær opmærksom på, at formålet med jeres brugerråd ikke kun skal være at informere brugerne, men at brugerrepræsentanterne skal inddrages ak vt i rådets arbejde og være med l at løse konkrete opgaver. Det er vig gt at formulere de opgaver og diskussionstemaer, som brugerrådet skal arbejde med, så konkret som muligt. Det gør det le ere for resten af organisa onen at arbejde videre med resultaterne af brugerrådets arbejde. Overvej om det kun er personale eller ledelse, der kan inds lle opgaver l brugerrådet, eller om også brugerrepræsentanterne skal kunne inds lle opgaver l rådet. 2

4 Hvorfor ønsker I at opre e et brugerråd? Hvad er formålet med jeres brugerråd? Hvilke opgaver skal jeres brugerråd varetage, og hvem kan inds lle opgaver l rådet? Brugerråd på hospitals klinik eller afdelingsniveau? Jeres brugerråd kan være forankret på forskellige niveauer i organisa onen. På afdelingsniveau kan brugerrådet fx rådgive om nye ltag eller ændringer i afdelingens praksis eller indretning. På hospitals /virksomhedsniveau kan brugerrådet fx indgå i drø elser af nybyggeri eller af hospitalets/virksomhedens strategi. Hvad der er passende for jeres brugerråd a ænger af, hvad brugerrådets formål er, og hvilke opgaver rådet skal varetage. Hvilket niveau skal jeres brugerråd forankres på; hospitals /virksomhedsniveau, center /klinikniveau, afdelingsniveau? Hvem skal betale udgi er l brugerrådets dri (fx forplejning, kørselsgodtgørelse l brugerrepræsentanter, porto mv.)? Hvem skal deltage i jeres brugerråd? Når I skal udvælge deltagere l jeres brugerråd, er det vig gt, at I udvælger brugere, der har interesse for arbejdet som brugerrepræsentant, kan være åbne over for forskellige opfa elser og meninger og kan bruge sine individuelle erfaringer på en konstruk v måde. For at give plads l en åben og ligeværdig dialog i brugerrådet er det vig gt, at I skaber en balance mellem antal brugerrepræsentanter og antal repræsentanter fra personale og ledelse. Det er op malt, at mindst halvdelen af rådets deltagere er brugerrepræsentanter. 3

5 Brugere med forskellige baggrunde fx forskellig alder, køn og forløb kan give nuanceret viden om brugerperspek vet. Det er derfor en god idé, at I lstræber varia on blandt deltagerne i brugerrådet. Også blandt personalet er det vig gt med en tværfaglig sammensætning af deltagerne. Vær dog al d opmærksom på, at brugerrepræsentanterne udgør et lille udsnit af den samlede gruppe af brugere, og at brugerrådet derfor ikke udgør et repræsenta vt udsnit. Vær også opmærksom på, at der kan være brugere, som ikke har ressourcer l at deltage i brugerrådet. Her er det en god idé at få viden om disse brugeres oplevelser vha. andre metoder l brugerinddragelse fx enkel nterview. I kan få inspira on l andre metoder l brugerinddragelse i Enhed for Evaluering og Brugerinddragelses metodebog: Spørg brugerne en guide l kvalita ve og kvan ta ve brugerundersøgelser i sundhedsvæsenet. Det er vig gt for det videre arbejde med brugerrådets input, at repræsentanter for ledelsen deltager i brugerrådet. Ledelsesrepræsentanter har en beslutningskompetence, der kan gøre, at beslutningsvejen ikke bliver for lang. Hvor mange brugere skal deltage i jeres brugerråd? Hvor mange fra personalet og ledelsen? Hvem er relevante deltagere? Hvem skal være formand for jeres brugerråd? (delt formandskab mellem bruger og personalerepræsentant?) Hvordan rekru erer I brugere l jeres brugerråd? Der er mange måder at rekru ere brugere l jeres brugerråd. I kan fx hænge plakater op på afdelingen/hospitalet, finde repræsentanter via pa en oreninger eller bede personalet være med l at rekru ere brugere. Hvad der egner sig bedst a ænger af netop jeres formål med brugerrådet, og hvad der kan lade sig gøre i jeres situa on. I nogle brugerråd er det begrænset, hvor længe brugerrepræsentanternes kan deltage i rådet. Løbende udski ning blandt brugerrepræsentanterne kan give ny 4

6 energi l rådet og sikre, at brugerrepræsentanterne bevarer et eksternt perspek v på hospitalets/afdelingens arbejde og ikke bliver for indforståede. Omvendt sikrer en længere deltagelse kon nuitet i brugerrådets arbejde og i medlemmernes kendskab l hinanden. Hvordan rekru erer i brugere l jeres brugerråd (plakater på hospitalet, foldere, annoncer i lokalaviser, via pa en oreninger, via nuværende brugerrepræsentanter, personalet udpeger, pa enter der har klaget)? Hvem står for rekru ering af deltagere? Skal brugernes deltagelse i brugerrådet være dsbegrænset? Hvordan forbereder I brugere og personale på at deltage? For at skabe gode resultater af brugerrådets arbejde er det vig gt, at deltagerne både brugere og personale er godt forberedt på, hvad det vil sige at deltage i brugerrådet. Det er vig gt, at alle deltagere får informa on om rådets formål, hvilke emner og opgaver rådet skal varetage, hvem der deltager i rådet, hvad deres rolle er i rådet, og hvordan processen forløber, når de deltager. Det kan være en god idé at gennemføre indledende forventningssamtaler med nye deltagere i brugerrådet. Når I skal introducere nye medlemmer l arbejdet i brugerrådet, kan det være gavnligt at lade mere erfarne medlemmer fungere som mentorer for nye medlemmer. Danske Pa enter har udarbejdet en håndbog for pa entrepræsentanter i sundhedsvæsenet, som deltagerne i jeres brugerråd kan have gavn at få udleveret. Kan i gennemføre forventningssamtaler med personale og brugerrepræsentanter om deres deltagelse i brugerrådet? Kan erfarne medlemmer af brugerrådet fungere som mentorer for nye medlemmer? 5

7 Hvem arrangerer brugerrådets arbejde? Det er vig gt, at I udpeger, hvem der er ansvarlig for at arrangere og koordinere brugerrådets arbejde. Det handler bl.a. om at udarbejde dagsorden for møder i brugerrådet, sende indkaldelser ud, skrive referat af møderne og ikke mindst følge op på brugerrådets arbejde. Husk at sende materiale ud l brugerrådets deltagere i god d og undgå fagsprog og forkortelser. Der kan være deltagere, som ikke har en e mailadresse eller af anden grund ønsker materialet lsendt i papirform. Det er en god idé, at brugerne har en kontaktperson i forhold l deres arbejde i brugerrådet, fx hvis de oplever problemer i brugerrådets arbejde eller har spørgsmål. Hvem har ansvar for det strukturelle omkring brugerrådet: indkaldelser, mødeledelse, referater, nye medlemmer, opfølgning mv.? Hvem er brugernes kontaktperson i forhold l deres arbejde i brugerrådet? Hvor o e skal I mødes og hvor længe af gangen? Hvor o e og hvor længe jeres brugerråd skal mødes a ænger af brugerrådets formål og opgaver. Nogle brugerråd har gode erfaringer med, at brugerrepræsentanterne holder formøde før selve mødet i brugerrådet. Når brugerne har mulighed for at have en dialog l formødet, kan det være med l at lø e brugernes perspek v fra det individuelle l et mere overordnet brugerperspek v på de problems llinger, rådet skal arbejde med. For at få det op male udby e af møderne i brugerrådet er det i det hele taget vig gt, at alle deltagere både brugere og personale afsæ er d l at forberede deres deltagelse i brugerrådet. Vis respekt for både personalets og brugernes d ved at undgå at aflyse møderne i brugerrådet. 6

8 Hvor o e er det passende, at I mødes i brugerrådet? Overvej hvad der giver bedst mening i forhold l jeres formål med brugerrådet. Skal brugerrepræsentanterne holde formøder forud for møderne i brugerrådet? Hvordan fremmer I en god mødekultur i jeres brugerråd? En god mødekultur, hvor I fremmer åbenhed, dialog og respekt mellem deltagerne i brugerrådet, er vig g for at få resultater af brugerrådets arbejde. Derfor er det vig gt, at I overvejer, hvad I kan gøre for at skabe en god mødekultur i jeres brugerråd, og at I afstemmer deltagernes (både brugeres og personales) forventninger l, hvad det vil sige at deltage i brugerrådet, og hvad deres rolle er. Det er vig gt at anerkende og sæ e ord på, at deltagerne i rådet kan have forskellige opfa elser og meninger. Undgå a rydelser fra fx telefoner under møderne. Overvej hvordan I kan skabe hyggelige rammer omkring brugerrådets arbejde. Det er en god idé at bruge lidt d på at bryde isen og lære hinanden at kende. Skal brugerrådet startes op, er det også en mulighed at a olde en workshop, hvor deltagerne kan lægge grunden for det kommende samarbejde og afstemme forventninger. Hvordan vil I fremme en god og uformel mødekultur præget af åbenhed, dialog og respekt mellem deltagerne? Hvordan giver I feedback på brugerrådets arbejde? For at brugerrådet ikke bliver et lukket forum men i stedet en ak v del af afdelingens/hospitalets arbejde, er det vig gt at udbrede og ak vere brugerrådets arbejde ude i organisa onen. 7 En af fordelene ved at opre e et brugerråd er netop, at resultaterne af brugerrådets arbejde kan være med l at kvalificere andre processer i organisa onen og bringe brugerperspek vet i spil her. Resultaterne kan fx bruges i arbejdet i kvalitetsråd og lignende.

9 Vær opmærksom på, at brugerrepræsentanterne også kan inddrages i andre sammenhænge fx i undervisning af personale om brugernes perspek v på hospitalet/ afdelingen. I det hele taget er det vig gt, at de ansvarlige for brugerrådet følger op på de temaer og opgaver, brugerrådet arbejder med. Det gør bl.a., at brugerrepræsentanterne kan se, at deres indsats har betydning. Hvordan vil I formidle resultaterne af brugerrådets arbejde ud i organisa onen? Hvor er det ellers relevant at bringe resultaterne af brugerrådets arbejde i spil (fx kvalitetsråd)? Hvordan vil I give feedback l brugerrepræsentanterne på resultaterne af deres arbejde i brugerrådet? Hvordan og hvor o e vil Ifølge op på/evaluere brugerrådets arbejde? Og kast jer ud i det! 8

10 Her kan du læse mere... Danske Pa enter og Danske Regioner: Håndbogen for pa entrepræsentanter i sundhedsvæsenet Enheden for Brugerundersøgelser, Region Hovedstaden: At få andre øjne på erfaringer med brugerråd på fem hospitaler i Region Hovedstaden. København Enheden for Brugerundersøgelser, Region Hovedstaden: Spørg brugerne en guide l kvalita ve og kvan ta ve brugerundersøgelser i sundhedsvæsenet. København Ins tute for Family centered Care: Essen al Allies. Families as advisors Ins tute for Family centered Care: Partnering with pa ents and families to enhance safety and quality A Mini Toolkit Skabeloner l materiale om brugerråd Vi har udarbejdet nogle dokumentskabeloner, som I kan få brug for, når I opre er et brugerråd. Skabelonerne indeholder en grundstruktur, som I kan arbejde videre med ud fra jeres behov. Kommissorium Rekru ering af deltagere l brugerrådet: Invita on l deltagere (A4) Rekru ering af deltagere l brugerrådet: Plakat l ophængning (A3) Du finder materialet elektronisk som word skabeloner på følgende hjemmeside: entoplevelser.dk/brugerråd 9

11 Guiden bygger på viden fra rapporterne At få andre øjne på Erfaringer med brugerråd på fem hospitaler i Region Hovedstaden (Enheden for Brugerundersøgelser, Region Hovedstaden 2013), Partnering with pa ents and families to enhance safety and quality a mini toolkit (Ins tute for Family centered Care 2011) og Essen al Allies Families as advisors (Ins tute for Family centered Care 1999). Har du spørgsmål, idéer eller kommentarer l guiden? Eller har du erfaringer med at opre e og drive brugerråd, som du har lyst l at dele med os? Så er du meget velkommen l at kontakte Enhed for Evaluering og Brugerinddragelse (Se kontaktoplysninger på guidens bagside) 10

12 Brugerråd Derfor og sådan Udarbejdet af Enhed for Evaluering og Brugerinddragelse Enhed for Evaluering og Brugerinddragelse, Region Hovedstaden, Uddrag er lladt mod tydelig kildeangivelse. Guiden kan rekvireres på nedenstående adresse og findes desuden på følgende hjemmeside: entoplevelser.dk/brugerråd Enhed for Evaluering og Brugerinddragelse Nordre Fasanvej Frederiksberg E mail: [email protected]