Den gode ansøgning. Følgebrevet er det første som sagsbehandleren ser, og som derved danner det første vigtige indtryk af ansøgeren.

Transkript

1 DEN GODE ANSØGNING

2 Den gode ansøgning De nedenstående 16. punkter skal betragtes som en generel standardskabelon til projektansøgningen. Det er forskelligt hvor fyldestgørende en projektansøgning støtteyderne kræver. Projektansøgningen kan derfor yderligere afgrænses eller suppleres ud fra støtteydernes forskellige krav. 1. Følgebrev 2. Titelblad 3. Evt. indholdsfortegnelse 4. Kort introduktion / resumé 5. Kort præsentation af ansøger 6. Baggrund for projekt og målgruppe 7. Projektmål 8. Projektbeskrivelse 9. Nyhedsværdi / Additionalitet 10.Tids- og handlingsplan 11.Organisering af projekt 12.Forventede resultater 13.Formidling 14.Evaluering 15.Budget og finansieringsplan 16.Eventuelle bilag

3 Den gode ansøgning 1. Følgebrev Følgebrevet er det første som sagsbehandleren ser, og som derved danner det første vigtige indtryk af ansøgeren. I følgebrevet bør der redegøres for: Hvilken beløbsstørrelse man søger Projektets mål Hvorfor man søger netop denne fond/pulje Projektets totale budget Eventuelle andre bidragsydere Følgebrevet skal underskrives af den formelle ansøger.

4 Den gode ansøgning 2. Titelblad Titelbladet indeholder følgende: Projektets titel og eventuelle undertitel Navn og kontaktoplysninger på de relevante afdelinger/styregrupper Projektets titel bør være fængende, poetisk og let forståelig 3. Evt. indholdsfortegnelse Ved større ansøgninger kan det være hensigtsmæssigt med en indholdsfortegnelse appearance matters!

5 Den gode ansøgning 4. Kort introduktion/resumé Et sammenkog af den detaljerede projektbeskrivelse, som max. må fylde linier. Skal fange bedømmernes interesse, inden ansøgningen ryger i papirkurven. Præsenter projektets: Baggrund Konkrete problemstilling Økonomiske data Projektets perspektiver og innovation

6 Den gode ansøgning 5. Kort præsentation af ansøger En kort præsentation af hvem ansøger er: Værdigrundlag Kerneaktiviteter Størrelse Ved større ansøgninger bør man også dokumentere ansøgers kvalifikationer og evner til at påtage sig organisation af projektet. I større partnerskabsprojekter beskrives hver partner og deres rolle i det samlede projekt.

7 Den gode ansøgning 6. Baggrund for projekt og målgruppe Beskrivelse af hvilket problem der danner baggrund for projektet samt hvem der har dette problem. Udvidet beskrivelse af de primære karakteristika ved målgruppen for projektet såvel kvantitativt som kvalitativt. Kort sagt: Hvad er problemet? Hvad skyldes det? Hvem har det? Hvorfor er det nødvendigt for omverdenen at forholde sig til det?

8 Den gode ansøgning 7. Projektmål Målene for et givent projekt udledes af projektets baggrund/problemformulering/behov. Der udvises i dag større og større interesse for præcise angivelser af de forventede resultater (gerne kvantificerbare og evaluerbare). 8. Projektbeskrivelse Kortfattet redegørelse for, hvad det helt præcist er man vil foretage sig, og hvordan man har tænkt sig at gribe det an samt detaljeret beskrivelse af anvendte metoder.

9 Den gode ansøgning 9. Nyhedsværdi / Additionalitet Hvad gør idéen uundværlig (USP)? Hvad er projektets fornyede elementer? Der gives ikke støtte til hyldevarer! Projektet skal enten afløfte et konkret problem, der er akut eller som der er et stort behov for, og/eller det skal have en nyhedsværdi eller merværdi. Nyhedsværdien består i at projektet tilfører noget nyt, viser nye veje i forhold til det eksisterende og velkendte.

10 Den gode ansøgning 10. Tids- og handlingsplan Tids- og handlingsplanen kan ofte vises i projektbeskrivelsen og illustreres ved hjælp af f.eks. et Gantt skema. 11. Organisering af projekt Projektets organisering afhænger i høj grad af størrelsen på projektet jo større projekt, jo mere projektorganisering og ofte i flere niveauer. Foruden projektgruppen, nedsættes der ofte en eller flere andre grupper såsom styregrupper, netværksgrupper og følgegrupper.

11 Den gode ansøgning 12. Forventede resultater Her redegøres for de produkter eller effekter der ønskes udviklet. Hvad er det helt konkret man vil opnå med dette projekt? Husk at de forventede resultater skal være målbare. Hvilke succeskriterier skal de forventede resultater måles efter? Hvilke metoder bruges til evaluering af succeskriterierne?

12 Den gode ansøgning 13. Formidling Det er ofte et krav at man skal formidle projektets resultater. Støtteyderne prioriterer at så mange som muligt får nytte og glæde af projektets resultater. Eksempler på formidlingskilder er: Medier (brug pressen, dagblade, aviser, Internettet, tv og radio) Konferencer/seminarer (egne samt deltagelse i netværk og events) Husk at inddrage eget netværk i formidlingen det er ofte en fordel.

13 Den gode ansøgning 14. Evaluering Der er mange gode grunde til at evaluere sit projekt: Arbejdet optimeres i forhold til mål og forventede resultater. Ressourceindsatsen optimeres således at både de menneskelige og de økonomiske ressourcer udnyttes optimalt. Erfaringer indsamles og systematiseres til fremtidig støtte og til videreformidling til andre aktører på området. Beslutningstagere påvirkes og opmærksomhed skabes. Kort sagt: Læring og viden effektiviseres.

14 Den gode ansøgning 14. Evaluering fortsat (Evalueringstyper)

15 Den gode ansøgning 15. Budget og finansieringsplan Projektbudgettet skal både omfatte en oversigt over omkostninger og en oversigt over finansiering heraf. Ved finansieringsplan forstås en redegørelse for, hvordan omkostningerne tænkes dækket og det skal fremgå hvorfra finansieringen stammer. Læs altid vejledningen til ansøgningsbudgetter grundigt. Det anbefales at opstille en kontoplan, der opfylder de almindelige krav til bogføring.

16 Den gode ansøgning 15. Budget og finansieringsplan - fortsat Vær opmærksom på særlige regler ofte må administrationsomkostninger f.eks. ikke overskride 20% af det totale budget. Vær opmærksom på hvilke omkostninger som kan medtages som medfinansiering. Momsregistrerede projektansøgere skal i budgettet og regnskabet indregne udgifterne ekskl. moms. Det modsatte gør sig gældende for ikke-momsregistrerede. Tilskud fra EU er som hovedregel ikke momspligtige.

17 Den gode ansøgning 15. Budget og finansieringsplan - fortsat Medfinansiering kan sammensættes af private og offentlige midler. Medfinansiering er ikke kun kontanter ud af kassen, som f.eks. også værdien af eget eller andre medvirkendes arbejde eller ydelser som er nødvendige for projektets gennemførelse: Egen arbejdskraft eller brug af udstyr, lokaler, mv. Bevillinger fra øvrige støttekilder og falder inden for projektet Værdien af det arbejde en ekstern partner udfører i projektet Løn og andre udgifter til eventuelle projektdeltagere Udgifter til eventuelle projektdeltagere betalt af det offentlige

18 Den gode ansøgning 16. Eventuelle bilag Vedlæg kun de bilag som kan være en støtte for ansøgningen, og som ikke direkte hører hjemme under ansøgningen: Projektbeskrivelse Detaljeret budget Vedtægter og årsrapporter Tilbud på udstyr / publikationer m.m. Støtteskrivelser Presseomtale m.m. Fonden kan altid udbede sig yderligere oplysninger, hvis den er interesseret.

19 CHECKLISTE

20 Checkliste Besvar følgende spørgsmål, før ansøgningsskemaet udfyldes. TRIN 1 1. Er projektets hensigt i overensstemmelse med støtteyderens formål? 2. Er der nogen absolutte krav vedrørende målgruppe, deltagere osv.? a. Hvis ja, hvilke? b. Opfylder projektet kravene? Fortsæt til trin 2, hvis der kan svares ja til spørgsmålene. I modsat fald, skal der findes en anden støtteyder.

21 Checkliste TRIN 2 3. Har organisationen tidligere søgt hos støtteyderen? a. Hvis ja, hvordan blev resultatet? b. Er der fremlagt slutregnskab for tidligere bevilget støtte? c. Kan det svare sig at ansøge igen? Fortsæt til trin 3, hvis der kan svares ja til spørgsmålene. I modsat fald, revurderes tidligere beslutning. Fremlæg omgående regnskab for tidligere projekter, der er bevilget støtte til.

22 Checkliste TRIN 3 4. Har støtteyderen særlige ansøgningsfrister? a. Hvis ja, hvornår falder disse? 5. Hvornår tager støtteyderen beslutning om bevilling af støtte? 6. Forlanges der samarbejdspartnere? a. Hvis ja, hvor mange, og hvordan etablerer organisationen kontakterne? b. Påvirker dette projektets tidsplan?...fortsætttes

23 Checkliste 7. Er projektets tidsplan stadig realistisk? Fortsæt til trin 4, hvis der kan svares ja til spørgsmålene. I modsat fald udarbejdes der en ny tidsplan for projektet. Vent evt. med at indsende ansøgningen til næste ansøgningsfrist.

24 Checkliste TRIN 4 8. Er der undtagelser nogle formål, som støtteyderen ikke giver støtte til? a. Hvis ja, hvad er det for undtagelser? b. Har de nogen betydning for finansieringen af projektet? c. Hvis ja, på hvilken måde?...fortsætttes

25 Checkliste 9. Har støtteyderen et maksimumbeløb for bevilget støtte? a. Hvis ja, hvor stort er det? b. Hvor store beløb uddeler støtteyderen gennemsnitligt? 10. Forlanges der egen indsats? a. Hvis ja, hvor stor skal indsatsen være, og hvordan skal organisationen finansiere indsatsen?...fortsætttes

26 Checkliste 11. Hvordan udbetales støtten i rater eller når projektet er afsluttet? 12. Påvirker dette organisationens økonomi? a. Hvis ja, på hvilken måde? 13. Er projektbudgettet stadig realistisk? Fortsæt til trin 5, hvis der kan svares ja til spørgsmålene og udfyld ansøgningsskemaet. I modsat fald revideres budgettet, og projektets ambitionsniveau reduceres.

27 Checkliste TRIN 5 Læs støtteyderens anvisninger yderligere en gang. Udfyld ansøgningsskemaet ud fra projektplanen. HUSK Skriv kortfattet, enkelt og tydeligt. Skriv sammenfatninger. Det er sværere og tager længere tid, end man tror. Skriv en kortfattet præsentation af organisationen....fortsættes

28 Checkliste Specificér omkostningerne og søg om et realistisk beløb. Oplys om andre finansieringskilder og hvornår, der kan forventes besked. Udarbejd hele budgettet og hele ansøgningen sammen med organisationens økonomichef/kasserer. Opstil et likviditetsbudget. Oplys en kontaktperson for projektet....fortsættes

29 Checkliste bilag ). Udfyld alle felter/dele af blanketten (skriv aldrig kun se Udpeg en person, der skal være ansvarlig for slutrapporten. Opret forskellige ambitionsniveauer for projektet. Beregn den ideelle arbejdsindsats, sponsorering og forskellige goder osv.

30 Checkliste KONTROLLÉR! Er det tilladt at vedlægge bilag? Returnerer støtteyderen bilagene i tilfælde af et afslag? Skal en ansøgning indsendes i et bestemt antal eksemplarer?...fortsætttes

31 Checkliste Skal støtteyderen have et bestemt antal gratis eksemplarer, gratis billetter osv.? Skal projektets regnskaber revideres af en statsautoriseret revisor? Skal der særskilt redegøres for momsomkostninger og renteindtægter? Er organisationens vedtægter og årsberetning præsentable?...fortsætttes

32 Checkliste Skal der nedsættes en særlig arbejdsgruppe for projektet? Hvis ja, er der en tydelig arbejds- og ansvarsfordeling mellem arbejdsgruppen og bestyrelsen? Læs ansøgningen igennem yderligere en gang: Er den tydelig og troværdig? Tag kopier af ansøgningen og bilagene. Indlever den på et posthus for datostempling!

33 Checkliste EN GOD ANSØGNING FORBEDRER MULIGHEDERNE Hvis man har fulgt denne checkliste, er mulighederne for at få projektstøtte blevet forbedret. Hvis ansøgningen resulterer i et afslag, er den i det mindste udarbejdet på en troværdig og korrekt måde. Og sidst men ikke mindst: Organisationen har ikke fået et dårligt ry. Dermed er mulighederne for at få støtte næste gang, der søges, også blevet forbedret.

34 Checkliste GIV IKKE OP! Hvis I får afslag, skyldes det ikke nødvendigvis, at ansøgningen var dårlig. Alle støtteydere er nødt til at prioritere. Der er altid færre tilgængelige midler, end de beløb, der søges om. Giv derfor ikke op. Kontakt støtteyderen og spørg, om I må gøre et nyt forsøg. Hvis projektet er relevant for støtteyderen, og hvis ansøgningen er troværdig, så vil det lykkes til sidst.

35 HUSK... PENGENE HÆNGER IKKE PÅ TRÆERNE DE LIGGER I FONDE OG PULJER!

36 HELD OG LYKKE!