Professionelt indkøb af rådgivere

Transkript

1 Professionelt indkøb af rådgivere VI s årsdag 2013 Professionelt indkøb af rådgivere 31.Okober Ole Egebøl, Underdirektør, DSB Indkøb

2 Et godt konsulentindkøb er en kombination af de rette kompetencer, til den rette pris løst til den aftalte termin for den specifikke opgave og med vidensoverdragelse til organisationen. 2 Mødetitel 15. marts 2013

3 AGENDA 1. Hvorfor fokus på optimering af konsulenter 2. Rammer for indkøb af konsulenter i DSB 3. Processen 4. Hvordan anvender vi rammeaftaler 5. Gatekeeper 6. Opfølgning på omkostninger 7. Opfølgning på resultat 8. Tendenser 9. Udfordringer 3 Mødetitel 15. marts 2013

4 Hvorfor fokus på et professionelt indkøb af vidensrådgivning Væsentlige omkostninger til konsulentydelser, varierende udbytte og, i nogle tilfælde, delvist overlappende kommissorier, har nødvendiggjort at vi i dag har etableret en fælles tilgang til hvordan og hvornår vi anvender ekstern vidensrådgivning Oktober 2013

5 Rammer for hvorledes konsulenter kan købes i DSB ƒ DSB er underlagt Forsyningsvirksomhedsdirektivet og er dermed forpligtiget til at gennemføre udbud i overensstemmelse med gældende regler*). ƒ Regelgrundlaget er det bedste grundlag for, at få skabt reel konkurrence og indeholder en god proces for at kunne træffe de rette valg ud fra en kommerciel vurdering. *) 5 31.Oktober 2013

6 Processen ƒ Analyse og behovsafdækning ƒ Prækvalifikation (referencer, økonomi) ƒ Valg af tilbudsgivere ƒ Udbudsbetingelser - En klar kravspecifikation - Krav til tidsplan for projektets gennemførelse - Vægtning af evalueringskriterier (pris, kvalitet, kompetencer) ƒ Professionel og velforberedt forhandlingsforløb samt en objektiv evaluering ƒ Tildeling af kontrakt (rammeaftale eller på et konkret projekt) ƒ Implementering ƒ Evaluering af performance ƒ Forankring og læring i organisationen 6 31.Oktober 2013

7 Hvordan anvendes rammeaftaler mm. ƒ Vi forsøger i størst muligt omfang at konkurrenceudsætte alle indkøb under de eksisterende rammeaftaler. ƒ På mindre opgaver tildeles opgaven direkte, såfremt det er i overensstemmelse reglerne. ƒ Indkøbet bliver etableret via indkøbsordre, hvilket betyder: - En automatiseret proces (procure to pay) - Transparens i indkøbet, vi får indblik i hvad vi reelt har købt/hvad konsulenten har leveret - Bedre opfølgning på omkostninger relateret til det enkelte indkøb 7 Mødetitel 31.Oktober 2013

8 Gatekeeper 8 Mødetitel 31.Oktober 2013

9 Opfølgning på omkostningsudvikling Fordeling på hovedkategorier ƒ Der afrapporteres månedsvis til ledelsen på forbrug i forhold til samme periode sidste år. ADVOKATER INGENIØRER OG BYGNINGSRÅDGIVERER IT KONSULENT MANAGEMENT REVISION OG RÅDG. TEKNISK RÅDGIVER TOG ƒ Tilsvarende indgår afrapportering til Bestyrelsen kvartalsvis VIKARYDELSER Øvrige 34% ƒ Krav til effektivisering i kommende års budget 15% 25% 7% 5% 7% 3% 4% 9 31.Oktober 2013

10 Opfølgning på resultat ƒ Det sker ikke godt nok i dag, vi ønsker fremover: - Læring i processen - Vi skal blive bedre til selv at løse tilsvarende opgaver - Vi vil også være bedre til at følge op på konsulentens performance Oktober 2013

11 Tendenser ƒ Der er generelt et større fokus på at få reduceret eller optimeret på konsulentforbruget i danske virksomheder enten gennem at få mere kvalitet for de samme penge eller skære i budgetterne ƒ Centralisering og styring af konsulentindkøb med indkøbsfunktionen som en central spiller ƒ Ser på muligheder for at insource (f.eks. IT) Oktober 2013

12 Generelle udfordringer ƒ Samarbejde og leveret kvalitet er meget personafhængigt ƒ Skift af gode kompetencer mellem konsulenthuse ƒ Mere fokus på at sælge kvalitet fremfor timer (fastpris og risk/reward) ƒ Manglende innovation fra konsulenthuse, bedre samarbejdsmodeller ƒ For meget sælger/ bypasser processen ƒ Intern styring af projekter ƒ Evnen til at specificere hvad vi vil købe ƒ Valg af konsulent er ikke altid baseret på objektive vurderinger ƒ Markedet bliver ikke tilstrækkeligt/godt nok konkurrenceudsat ƒ Forankring i organisationerne når konsulenten forlader os Oktober 2013

13 13 Mødetitel 15. marts 2013