Klubhåndbog for Nordborg Roklub

Transkript

1 Klubhåndbog for Nordborg Roklub Revideret den 29. oktober 2014

2 Indholdsfortegnelse Generelt Side Klubbens idé... 3 Aktiviteter Målsætning... 3 Årsplan... 3/4 Roning... 5 Præmier og udmærkelser... 5 Materiel Romateriel... 5 Klubhus... 5 Transport... 5 Udlån af klubhus og inventar... 6 Udlån af både og telte (langture) priser... 6 Medlemmer Målsætning... 6 Økonomi Målsætning... 7 Kontingent... 7 Handlingsplan... 7 Arbejdsbeskrivelser Formand... 8 Kasserer... 8 Sekretær... 9 Rochef... 9 Ungdomstræner Rovagt Udvalg og andre Udvalg Aktiviteter Materiel Fester Information og PR Fundraisere Husbestyrer... 11

3 Klubbens idé Natur, socialt samvær, motion, konkurrence, vinteraktiviteter. Aktiviteter Målsætning Klubliv hele året. Årsplan - vejledende Januar Nytårskur Alle medlemmer: Sidste frist for indsendelse af forslag til generalforsamlingen er den 20. januar. Februar Marts Materieludvalget Alle medlemmer: April Materieludvalget Aktivitetsudvalget Maj Juni Festudvalget Sponsorudvalg Aktivitetsudvalget Aktivitetsudvalget Aktivitetsudvalget Festudvalget Festudvalget Annonce om generalforsamling i pressen Generalforsamling i klubben (ultimo). Sæsonklargøring afsluttes. Aflæggelse af svømmeprøve Evt. korttursstyrmandskursus Ilægning af bro (primo) Standerhejsning (primo) Kaffe med tilbehør til standerhejsning Orientering til pressen om standerhejsning Loppemarked Opstart af sommeraktiviteter. Instruktionsstart (primo) Sankthansaktivitet (23. juni) Sponsorer til ro-døgn Ro-døgn (medio, nærmest fuldmåne) Kanintur Kanindåb + indfangning af kaniner Kaffe efter kanindåben Kanindåbsfest

4 Juli Instruktører Deltagerne August Ad hoc udv. September Aktivitetsudvalget Oktober Ad hoc udvalg Materieludvalget Materieludvalget Ad hoc udvalg Instruktion stopper (primo) Ferielangtur O-roning Sensommertur Silderoning Broen tages op Vinterværksted opsættes, klargøring startes op Standerstrygning Eftermiddagskaffe efter standerstrygningen November December Ad hoc udvalg Julemiddag Bemærkninger til årsplanen: Aktivitetsudvalget tilstræber at arrangere en aktivitet pr. måned. Det skal understreges, at vinterklargøringen foregår hele vinteren. Materieludvalget laver arbejdsplaner og alle medlemmer deltager i det praktiske arbejde efter tur/behov.

5 Roning Ungdomsroning Instruktion Rovagt Må ro sammen med seniorer, men har også specielle aktiviteter. 2 gange ugentlig 2 dage om ugen (tirsdag og torsdag) Præmier og udmærkelser Sølvåre Seniorroere 1000 km Ungdomsroere 750 km Guldåre Seniorroere 2000 km Ungdomsroere 1500 km Ved standerstrygningen uddeles følgende flidspræmier: Flest km roet af: Damer Herrer Piger Drenge Kanin Flest ture: Af alle aktive Jubilæer Fødselsdage 25-, 40- og 50års jubilarer modtager en opmærksomhed. 80 og 90års fødselarer modtager en opmærksomhed Materiel Romateriel 2 stk.. 4-årers inriggere, 4 stk. 2-årers inriggere, 1 stk. gigbåd, 1 stk. 2-årers outrigger, 6 stk. singlescullere, 2 dobbeltscullere, 1 stk. trimmi-sculler, 9 stk. roergometere, 2 spinning-cykler, 1 crosstrainer, div. motionsredskaber. Transporttilskud Ved arrangementer dvs. kaproninger, stævner m.m., betaler klubben startgebyr og transportforsikring af bådene. Ved transport af klubbens både gives tilskud til de første 100 km. Ved deltagelse i møder og kurser, giver klubben tilskud til transporten og betaler et eventuelt kursusgebyr. Transporttilskud til bil uden bådtrailer: kr. 2,00 pr. km Transporttilskud til bil med bådtrailer: kr. 3,00 pr. km

6 Udlån af lokaler og inventar Udlån af klubbens lokaler og inventar er formandens ansvar. Det vil sige, at man henvender sig til formanden, hvis man ønsker at leje klublokalet eller klubbens borde og stole. Hver forespørgsel om udlån, skal dog behandles af bestyrelsen. Formanden fører regnskab med hvem der låner og hvornår udlånet har fundet sted. Kassereren har ansvaret for indkrævning af leje for lokale/inventar. Bestyrelsesmedlemmer kan leje klublokalet gratis, dog med det forbehold, at det er bestyrelsesmedlemmets private arrangement. Hvis dette ikke er tilfældet, skal der betales fuld pris. Udlejning af lokalerne skal i hvert enkelt tilfælde godkendes af bestyrelsen. Ved udlejning skal der tages hensyn til, at evt. gæsteroere skal have mulighed for at benytte køkkenet m.m. Der kan i særlige tilfælde gives tilladelse til også at leje bådhallen. Priser Klublokalet: Borde: Stole: 500,- kr. 10,- kr. pr. bord 3,- kr. pr. stol Udlån af både og telte (langture) priser Både og telte: Udlån af både Udlån skal godkendes af rochefen. Udlån af både til andre klubber skal i hvert enkelt tilfælde godkendes af bestyrelsen. Klubben der låner, skal underskrive en formular, der omhandler ansvar m.m. Udlejningsprisen følger DFfR s takster for udstationerede både. MEDLEMMER Målsætning Medlemmer Jævnt fordelt på alle aldersgrupper Antal Bruttotilgang Nettotilgang Instruktion medlemmer 20 medlemmer pr. år 10 medlemmer pr. år Højest 20 under instruktion. Der er normalt ingen instruktion efter sommerferien.

7 ØKONOMI Målsætning Budget: For alle udvalg gælder det, at man indsender budget til godkendelse. Budgettet skal indeholde prioriterede lister over hvad pengene skal bruges til eller hvor de kommer fra. Når budgettet bliver behandlet, kan der være en til stede fra hvert af de respektive udvalg. Efter at generalforsamlingen har godkendt budgettet, har de respektive udvalg rådighed over de budgetterede midler. Se handlingsplan for budgetlægning. Kontingent Kontingentet fastsættes for et år ad gangen på den ordinære generalforsamling. Handlingsplan for budgetlægning Emne Hvad og hvordan Ansvar Start Slut Bemærkninger Ønsker Indsamles, prioriteres og budgetteres Budget ansvarlige Budget Samles og beregnes Kassereren 21/11 30/11 Budget godkendes og omlægges alle implicerede Årsregnskab Færdiggøres Kassereren 1/1 20/1 løbende 20/11 Der tages højde for at året ikke er omme. 1/12 20/12 godkender evt. ændringer Budget regnskab Budget regnskab Revideres Godkendes på generalforsamlingen Revisor Kassereren mfl. 21/1 10/2 Alle Slut februar

8 ARBEJDSBESKRIVELSER Formand Klubbens repræsentant, f.eks. ved arrangementer, receptioner, møder og lignende. Har fuldmagt til klubbens konti. Er medvirkende til at nyheder og andre vigtige ting kommer på hjemmesiden. Aflægger beretning for det forløbne år ved den årlige ordinære generalforsamling. Står for udlejning af klubbens lokaler og inventar. - Hver anmodning om lån skal dog behandles af bestyrelsen. Formanden fører regnskab med hvem der låner og hvornår udlånet har fundet sted. Skal have et indgående kendskab til klubbens love og reglementer, samt D.F.f.R. s love. Næstformand Afløser formanden ved dennes fravær. udpeger næstformanden blandt bestyrelsesmedlemmerne. Kasserer Økonomi Sørger for kontingentopkrævning (PBS). Betaler regninger. Hente regninger og bilag i postkassen. (Kassereren har en nøgle til postkassen). Ekstranøgle i klubben. Har fuldmagt til klubbens konti Tager sig af klubbens økonomi Har ansvaret for indkrævning af leje for klubhus og inventar Har ansvaret for tildeling af klubbens depot- og hoveddørs- nøglekoder og ajourfører en nøglekodeliste. Regnskabet Fører regnskabet og indkalder til revision. Lægger budget og sørger for opfølgning af dette sammen med de implicerede udvalg. Sørger for indsendelse af budget til medlems-, kursus og driftstilskud Sørger for ansøgning om medlems-, kursus- og driftstilskud. Medlemmer Modtager og registrerer indmeldelsesblanketter. Ajourfører medlemsregister Sørger for diverse udskrifter fra medlemsregister Indsender medlemsregistrering til myndigheder og forbund Skal have et indgående kendskab til love og reglementer samt DFfR s love Er medvirkende til at nyheder og andre vigtige ting kommer på hjemmesiden.

9 Årsplan Januar: Årsregnskab og revision DIF/DFfR indberetning Februar: Generalforsamling Marts: PBS (kontingentændringer), PBS (restancer) Medlemsindberetning og ansøgning om lokaletilskud ved kom. Maj: Medlemsliste (total) Juni: PBS (restancer) September: PBS (restancer) Oktober: Medlemsliste. (ændringer) November: Kursustilskud uden kørsel (Idrætsfonden for Nord-Als) Budgetændringer December: PBS (restancer) Sekretæren Har det administrative ansvar for revidering og vedligeholdelse af klubbens love og reglementer, håndbøger samt diverse dokumenter og blanketter. Tage referat ved bestyrelsesmøder og generalforsamlinger. Sørger for at referatet fra bestyrelsesmøderne lægges på hjemmesiden. Sørger for bestilling af lokaler til diverse møder Skal have indgående kendskab til klubbens love og reglementer samt DFfR s love Er medvirkende til at nyheder og andre vigtige ting kommer på hjemmesiden. Rochefen Har ansvaret for den daglige roning Sørger for planlægning af roning samt ro og instruktørvagter Langtursroning Tager sig af klager over instruktører og rovagter samt af overtrædelser af reglementet i samarbejde med bestyrelsen. Har ansvaret for indkaldelse og gravering af pokaler og øvrige udmærkelser. Er ansvarlig for uddannelse af roere til B-korttursstyrmænd, A-styrmænd og langtursstyrmænd samt til instruktører. Skal orienteres om frironing i alle kategorier samt meddele ændringer til kassereren (ajourføring af medlemsregister). Står for kontakten til DFfR hvad roning angår. Skal have indgående kendskab til klubbens love og reglementer samt DFfR s love Er medvirkende til at nyheder og andre vigtige ting kommer på hjemmesiden. Langtursroning omfatter: Opslag af tider og tilmelding til forskellige ture, kaproninger m.m. Godkende ture. Egne ture skal dog godkendes af et andet bestyrelsesmedlem. Står for tildeling af både, telte, søkort m.m.

10 Ungdomstræner Varetager ungdomsroernes interesser i alle forhold. Formidler kontakten mellem ungdomsroerne og bestyrelsen Står for kontakten til ungdomsroernes forældre eller værger Arrangerer ture for ungdomsroerne i samarbejde med ungdomsgruppen. Skal have et indgående kendskab til klubbens love og reglementer samt DFfR s love. Er medvirkende til at nyheder og andre vigtige ting kommer på hjemmesiden. Rovagt Låse klubben op til det angivne tidspunkt uanset vejret og blive der mindst 30 min. Sørge for at flest mulig kommer ud at ro (i samarbejde med instruktørerne) og at der i hver båd er en korttursstyrmand. Hvis dette krav ikke kan opfyldes, kan en af bestyrelsen personligt udnævnt person overtage kommandoen, men der må kun roes indenfor en linie Lynge/Lønsemade. Jfr. REGLEMENT FOR NORDBORG ROKLUB. Afgøre hvor langt de enkelte rohold må ro med hensyn til mandskab og vejrforhold (evt. roforbud). Sørge for almindelig orden og at materiellet behandles ordentligt. Blive i klubben til den sidste båd er kommet hjem, eller sørge for at en anden person er der. Lave kaffe/te til roerne, hvis de ønsker det og prøve at skabe en hyggelig atmosfære (klubliv). Selv sørge for en afløser, hvis man er forhindret i at møde. Udvalg og andre Aktiviteter Sørge for arrangementer, ture og lignende for alle klubbens medlemmer. Dog skal der arrangeres særlige ungdomsaktiviteter. Det tilstræbes at de fleste aktiviteter varetages af ad hoc udvalg. Formål: At skabe sammenhold, kammeratskab og klubliv hele året. Materiel Sørge for vedligeholdelse og renovering af både, bro, grund og hus bliver udført. Formål: At materiel, bro, grund og hus er i forsvarlig og præsentabel stand. Fester (udvalg oprettes ad hoc) Sørge for at arrangere fester inkl. mad, drikkevarer, musik og pyntning. Indhente tilladelser og indbyde i god tid. Formål: At skabe gode fester, kammeratskab og et vist overskud.

11 Information og PR Skal sørge for at indsamle informationer, indbydelser og referater af relevans for klubbens medlemmer. Lave indlæg til hjemmesiden eller til ugepressen. Formål: At informere om interne og eksterne aktiviteter i god tid til medlemmer, sponsorer og offentlige pr-steder. Såfremt et medlem ønsker arrangementer eller andet offentliggjort, kontaktes informations og PRudvalget. Man opnår herved, at alle pressemeddelelser bliver koordineret af de samme personer, og at meddelelserne derved bør få samme islæt. Udvalget sørger for at opslag om arrangementer kommer på opslagstavlen samt på hjemmesiden. Årsplan Måned Aktivitet Presse Februar Generalforsamling ѵ April Standerhejsning ѵ Maj Medlemshvervning ѵ Juni Relevante aktiviteter ѵ August Relevante aktiviteter ѵ Oktober Standerstrygning ѵ Resultater fra kaproninger m.m. Fundraisere Søger økonomiske midler til hel eller delvis finansiering af større nye investeringer. Ansøgninger om bidrag fra fonde og sponsorer skal planlægges og koordineres. Husbestyrer Organiserer rengøring af lokalerne, samt sørger for at der er øl og vand, te, kaffe og rengøringsmidler m.m. i klubben. Formål: At klublokalerne er indbydende og at kantinedriften fungerer. ѵ