Idegrundlag. -Mail & Kalender funktion.

Transkript

1 Idegrundlag. Vores ide er at vi vil føre en dansk handels- og servicevirksomhed, som sælger større printere til virksomheder af høj kvalitet.- (B2B). Vi vil opkøbe printerne fra en producent i Kina, som specialisere sig inden for grafisk tryk og derefter sælge dem videre. Vi vil ydermere yde en service hvor vil sender vores teknikere ud for at sætte dem op og sørger for at de bliver vedligeholdt. Målet for vores ide er, at vi vil skabe den bedste kvalitet til printere, til grafiske designere. Derudover vil det vil give dem en større mulighed for at arbejde med den visuelle identitet som bliver et dynamisk og uundværligt redskab i virksomhedens daglige grafiske forbindelse. Printerne ville kunne anvendes enkelt, præcist og detaljeret i form af en manualvejledning. -Mail & Kalender funktion. I virksomheden vil vi anvende Outlook mail & kalender funktion, i den forbindelse med intern kommunikation. Da den er simpel, enkel og brugeravanceret. Det er et godt redskab til at holde styr på de forskellige afdelingers møder, aftaler, ferier og sygdom. Outlook mail-kalender funktionen kan køre på kryds og tværs af det interne IT-system og gør det til et sammenflettende systemprogram med genveje osv. 1

2 Beskrivelse af funktioner Direktør: Har det overordnede ansvar for hele virksomheden, og er ansvarlig for alle mellemlederne. Sekretær: Hjælper direktøren med administrative opgaver, adhock mv. IT-Konsulent: Sørger for at IT systemerne kører som de skal, hjælper til når det er problemer, og holder desuden en mindre hjemmeside kørende Indkøbschef: Er ansvarlig for at forhandle aftaler omkring indkøb af printere hos producenten. Indkøbsassistent: Hjælper til med at bestille varer og behovsberegning. Servicechef: Har ansvaret for alle servicer, der ydes til kunderne, og i det hele taget at salget går om det skal. Sælger: Tager ud til kunder og sælger, behandler ordre. Montør/Reperatør: Monterer nye printersystemer, samt tager ud og reparere hvis der skulle opstå et problem med systemerne. Markedsføring: Laver brochure og kampagner, som sendes ud til kunder. Økonomichef: Er ansvarlig for årsregnskab, at der er styr på momsindberetning og regnskaber i det hele taget. Bogholder: Står for daglig debitor- og kreditorbogføring. 2

3 Valg af IT systemer Alle medarbejdere vil være udstyret med en stationær Windows computer. Windows er valgt, da det er et system alle kender, og derfor vil have nemmest ved at arbejde med. Alle computere vil være tilsluttet trådløst internet. ITkonsulenten er udstyret med FrontPage, Notepad og Access, hvori han kan arbejde med den simple hjemmeside, som er kodet i HTML og ASP med Accessdatabase. Hele firmaet styre ordre, lager, økonomi mv. i programmet Visma Business. Alle medarbejdere er udstyret med en mobiltelefon. Disse er koblet op til et fælles net, så man kan viderestille til hinanden, også når man ikke lige er til stede på kontoret. For at holde omkostningerne lidt nede, vil der kun være to store printere til fri afbenytning alle afdelingerne imellem. Internetrouteren kører gennem en udvidet version af Apples TimeMachine. TimeMachine er en smart server, der tager automatisk, tidsindstillet backup af alle filer hver dag, men samtidig også fungere som en aldeles solid og sikker internetrouter. På hver computer vil der desuden være installeret MS Office, FireWall og Norton AntiVirus programmer. Effektiv planlægning Vi starter ud med at realisere ideen om at vi kan drive en virksomhed, med nye tiltag og forbedringer. Vi, som kommende chefer vil sørge for at arbejdsgangen i virksomheden bliver et mere overkommelig og afstressende arbejdssted, da vi mener at vores medarbejdere har behov for et pusterum fra de daglige opgaver. Vores ide med effektivisering er at kunne samle medarbejderne, så de lære hinanden at kende på andre områder ved f-eks. Kurser, udflugter, virksomhedsbesøg, business traveling m.m. 3

4 Lidt om: (Effektiv planlægning ml. funktionerne) Organisationsplanen, som er et linie & stabsprincip er udarbejdet i den form af funktioner der er i virksomheden og dens påvirkning af kommandolinien. (se bilagsnr. 1). Det er en model vi har valgt, da den har sine klare fordele. Cheflinierne aflastes da kravene til specialviden reduceres. Derudover er det et fast princip af en klar kommandoline, som bevares. Ulemperne er ikke til at overse ved denne model, da der kan komme konflikt på tværs af afdelingerne. Dette skal vi jo tage højde for, så derfor vil vi sørge for at der er god kommunikation mellem lederne i praksis. Interessent analysen som viser, hvordan vi kan arbejde med de forskelige ulemper der er. De skal justeres så der kommer en mere strukturel måde, for hvordan vi kan løse problemerne for kunderne, leverandørerne, medarbejderne samt familiefonden på, med dem i centrum se (Bilagsnr. 2). Vores valg af IT systemer, skal være nemt og overskueligt. Vi vil anvende forskellige systemer i de enkelte afdelinger, så det er tilpasset deres arbejdsfunktion. Derudover vil vi sørge for at der vil blive en nemmere måde at håndtere diverse programmer på, så arbejdet bliver mere effektivt. Dokumentstandarderne, er en stor del af virksomhedens identitet. Det er de dokumenter der gør, at der er en handel forbundet mellem en B2B eller B2C model. Det er vigtigt at man altid har styr på dokumentstandarderne heraf fakturaer, ordrebekræftelser følgeseddel, tilbud m.m., da den forklare noget om den vare man har købt/solgt. Vi vil finde en måde at håndtere papir dokumenterne på, ved evt. at ligge dem på en fil, hvor derefter det vil blive arkiveret, så virksomheden sparer papir /ressourcer og tid. Dokumentstandard (Bilagsnr. 1 & 2) 4

5 Fordelingen af funktionerne er en nødvendig faktor i virksomheden, da der er forskellige arbejdsopgaver. Hver afdeling har deres ansvarsområde, hvorpå det er deres pligt, at sørge for at arbejdet bliver udført. Samarbejdet mellem alle funktionerne i virksomheden gør det til det funktionelle princip, det betyder at underordnede skal modtage ordre fra flere sideordnede chefer, hvilket betyder at der kan forekomme konflikter internt. Dette kan være en stor ulempe for virksomhedens udvikling på længere sigt. Derfor vil vi gerne ændre dette, ved at man får en bedre kommunikation/kommandolinien; se organisationsplan (bilagsnr. 1.). 5