Kom godt i gang Brugervejledning for BFO&BFU-systemet

Transkript

1 Kom godt i gang Brugervejledning for BFO&BFU-systemet

2

3 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Hjælpetekster til systemet Opkobling til systemet Søgebilledet og beslutningslisten En beslutnings vej gennem systemet Oprettelse af en ny beslutning Generelle refusionsberettigede udgifter Tilføjelse af ejendomme til beslutningen Private udlejningsboliger Indfasningsstøtte Fraflytning Ejer- og andelsboliger Støtteenheder Hjemtagelse af bindende tilsagnsramme (BTR) til beslutningen Friarealer Kondemnering Særligt om påbud i udlejningsboliger Særligt om påbud i ejer- og andelsboliger Bortfald Udbetaling af statslig refusion Mertilsagn til beslutningen Mertilsagn til ejendommen Regnskab Overførsel mellem hjemtagne rammer Reglerne før 1. januar Mertilsagn til eksisterende beslutninger fra før 1. januar Mertilsagn til ejendom efter reglerne før 1. januar Tilsagn til ejer efter reglerne før 1. januar Regnskab efter reglerne før 1. januar Det gamle BOSSINF-BYF Revisionserklæringer Oversigt over statuskoder...54

4

5 1. Indledning BFO&BFU-systemet er et af s administrative indberetningssystemer på byfornyelsesområdet. Systemet blev sat i drift den 12. marts 2001, og skulle håndtere sager fra bygningsforbedringsudvalg samt bygningsfornyelses- og kondemneringsbeslutninger efter den daværende lov om byfornyelse. Efter at lov om byfornyelse og udvikling af byer trådte i kraft den 1. januar 2004, blev BFO&BFU-systemet ændret væsentligt. Denne brugervejledning er udarbejdet som et redskab for de kommunale sagsbehandlere, der skal foretage indberetning af beslutninger i BFO&BFU-systemet. Brugervejledningen er en teknisk vejledning, der omhandler brugen af edbsystemet. Fra og med 2004 varetager systemet bygningsfornyelse vedrørende private udlejningsboliger, ejer- og andelsboliger samt erhverv, friarealbeslutninger og kondemneringsbeslutninger. Til bygningsfornyelsesbeslutninger og bygningsforbedringsudvalgssager, som er oprettet før 2004, men som endnu ikke er afsluttet, har kommunerne mulighed for at lave henholdsvis mertilsagn og supplerende lånetilbud. 2. Hjælpetekster til systemet Udover denne brugervejledning findes der hjælpetekster til de enkelte felter i systemet. Hjælpeteksten på et felt fremkaldes ved at klikke en enkelt gang med venstre museknap på feltets navn. 3. Opkobling til systemet Man får adgang til BFO&BFU-systemet ved at gå ind på web-adressen Det bemærkes, at man skal bruge tabulatorindryk og ikke vognretur, når man har udfyldt Brugernavn og skal ned på Kendeord. Side 5 af 54

6 Systemet afvikles på det lukkede CAP/IP-net. For at blive opkoblet til systemet skal den kommunale medarbejder have en opkobling til KMD, brugernavn samt kendeord. Det er kommunens egen sikkerhedsafdeling (IT-afdeling), der skal tildele brugernavn og kendeord. Den kommunale medarbejder har derefter mulighed for selv rette og opdatere sit kendeord. Side 6 af 54

7 Når man er kommet ind på systemet, starter man på søgebilledet, som fungerer som systemets startbillede. Søgebilledet bærer overskriften Søgebillede BFO- BYF Søgebilledet og beslutningslisten Hvis man har behov for at finde frem til en eksisterende beslutning, benytter man knappen Søg på søgebilledet. Ved hjælp af søgefunktionaliteten har man mulighed for at lave søgninger på søgekriterierne Beslutningsnavn, Ejendomsnummer, Matrikel, Vejnavn, BOSSID, Statuskode samt Beslutningstype. Bag søgekriteriet BOSSID gemmer sig beslutningens tilsagnsdato. Når man angiver et søgekriterium og klikker på knappen Søg nederst i billedet, vises i browserens venstre side beslutningslisten med den eller de beslutninger, der opfylder søgekriteriet. Hvis kommunen ingen søgekriterier angiver, og blot klikker på Søg, fremkommer en beslutningsliste med samtlige kommunens beslutninger i browserens venstre side. Fra søgebilledet er der mulighed for ved hjælp af knappen Opgørelse øverst i billedet at få en oversigt over kommunens forbrug af ramme. Side 7 af 54

8 5. En beslutnings vej gennem systemet I det følgende gennemgås en beslutnings vej gennem BFO&BFU-systemet. 5.1 Oprettelse af en ny beslutning Kommunen opretter en ny beslutning ved hjælp af knappen Ny beslutning, som findes øverst på søgebilledet. Kommunen kommer derved ind i et billede med overskriften Opret beslutning, hvor man skal indtaste et navn til sin nye beslutning. Beslutningsnavnet fungerer som en identifikation af beslutningen. Desuden skal kommunen angive hvilken beslutningstype, den nye beslutning skal have. Der eksisterer beslutningstyperne 1, 2 og 3. Type 1 dækker bygningsfornyelse efter reglerne efter 31. december 2003, type 2 dækker friarealforbedring og type 3 dækker kondemnering. Kommunen skal trykke på knappen Opret, hvorved den nye beslutning oprettes. En ny beslutning har initialt status 0, som er en kladdestatus. Når en ny beslutning oprettes, danner systemet et beslutningsstamskema og et budgetskema for beslutningen. Man har adgang til skemaerne via beslutningslisten, som er synlig i venstre side af browseren. Side 8 af 54

9 På beslutningsstamskemaet samler systemet en række centrale økonomiske oplysninger på beslutningen. Af størst interesse for kommunen er, at der i H4 findes en opgørelse af beslutningens rammebelastning i feltet Rammebelastende udgift ialt. Side 9 af 54

10 Side 10 af 54

11 Afsnit B1 på beslutningens budgetskema indeholder oplysninger til identifikation af beslutningen og beslutningens aktuelle statuskode. Derefter følger et afsnit med indberetningsfelter vedrørende beslutninger, som gennemføres uden statslig refusion i medfør af byfornyelsesloven. En markering (et flueben) i et af felterne Beslutningen gennemføres uden statslig refusion ( 98, stk. 1) eller Beslutning ved foranstaltninger der ikke kan ydes støtte til ( 98, stk. Side 11 af 54

12 2) betyder, at kommunalbestyrelsen i medfør af 98, stk. 1 eller 98, stk. 2, i lov om byfornyelse og udvikling af byer, påtager sig at yde støtte uden refusion fra staten. Hvis kommunen sætter markering i det ene eller begge disse felter, trækker beslutningen ingenting på kommunens vejledende udgiftsramme og kommunen kan ikke modtage statslig refusion for sine udgifter til beslutningen. Hvis kommunen sætter markering i feltet Beslutning ved foranstaltninger der ikke kan ydes støtte til ( 98, stk. 2), er der i en række beløbsfelter mulighed for at angive arten og omfanget af de arbejder, der med hjemmel i 98, stk. 2, udføres udenfor byfornyelseslovens anvendelsesområde. Det skal desuden angives hvor stor en del af den samlede investering, der er kommunalt tilskud til ejeren. De beløb, som kommunen angiver i felterne, regnes ikke med i beslutningens refusionsberettigede udgifter. Kommunen kan benytte disse beløbsfelter i forbindelse med sager under den særlige indsatspulje for I afsnit B2 skal kommunen angive forskellige basale oplysninger om beslutningen. For kondemneringsbeslutninger vises det, om beslutningen gennemføres med kommunalt påbud. Ved oprettelsen af en kondemneringsbeslutning er det muligt at angive, om beslutningen gennemføres med påbud efter 75 a og 75 b i lov om byfornyelse og udvikling af byer. I det tilfælde er det muligt at indberette ejendomsoplysninger og lave støtteberegning for ejendomme, der tilknyttes beslutningen. Det skal understreges, at en kondemneringsbeslutning kun skal oprettes med påbud, hvis kommenen har meddelt påbud efter 75 a og 75 b. I alle andre tilfælde skal en kondemneringsbeslutning oprettes uden påbud. Side 12 af 54

13 Feltet Bygningsfornyelse i områder i B2 er et markeringsfelt, hvori kommunen kan markere, om den udgiftsramme, der skal finansiere beslutningen, er blevet tildelt som særlig udgiftsramme til bygningsfornyelse i områder i medfør af 94, stk. 2, i lov om byfornyelse og udvikling af byer. Hvis kommunen har sat markering i feltet, skal der anføres et årstal i feltet Tildelingsår for særlig udgiftsramme til bygningsfornyelse i områder. Når beslutningen har status 1, er det muligt for kommunen at ændre indholdet af feltet Bygningsfornyelse i områder ved en projektændring på låst status. Nederst i afsnit B2 har kommunen mulighed for at angive, om kommunen modtager supplerende tilskud til beslutningen fra den særlige indsatspulje for Kommunen skal sætte markering i enten Ja eller Nej, forinden statusskift kan finde sted. Kommunen har mulighed for at ændre markeringen i feltet efter at der er hjemtaget bindende tilsagn til beslutningen. En sag under den særlige indsatspulje for 2010 vil typisk skulle oprettes som en kondemneringsbeslutning uden påbud. 5.2 Generelle refusionsberettigede udgifter I B3 skal de forventede generelle refusionsberettigede udgifter under beslutningen angives. Det bemærkes, at både den statslige og den kommunale del af udgifterne skal anføres her. Kommunen kan indberette udgifter indenfor de følgende kategorier. Erstatning, tilskud m.v. Fælles friarealer og fællesanlæg Erstatningsboliger Administration Reetablering af naboejendomme og påbudte foranstaltninger Generelle nedrivningsudgifter Udgifter til undersøgelse af sundheds- og brandfare Side 13 af 54

14 Beløbet Bidrag til Byggeskadefonden overføres automatisk fra ejendomsskemaet. Om kategorien Generelle nedrivningsudgifter bemærkes det særligt, at kun nedrivningsudgifter i forbindelse med rene friarealbeslutninger og kondemnering skal anføres på beslutningens budgetskema. Det vil sige, at kun nedrivningsudgifter i medfør af 39, stk. 1, og 77 i lov om byfornyelse og udvikling af byer skal angives her. For private udlejningsejendomme skal nedrivningsudgifter angives i E11 på ejendomsskemaet for private udlejningsejendomme. Eventuelle nedrivningsudgifter i medfør af 22, stk. 1, nr. 2, i lov om byfornyelse og udvikling af byer angives på ejendomsskemaet for ejer- og andelsboliger. Under kategorien Udgifter til undersøgelse af sundheds- og brandfare kan kommunen indberette sine forventede udgifter i medfør af 105, stk. 3, i lov om byfornyelse og udvikling af byer. Som led i kommunens tilsynsforpligtelse kan det være nødvendigt at udføre undersøgelser, som indebærer destruktive indgreb i en bygnings konstruktioner med henblik på at afgøre, om der foreligger kondemnable forhold. I feltet har kommunen mulighed for at angive sine forventede udgifter til sådanne undersøgelser. Det er vigtigt, at man trykker på knappen Gem, inden man forlader skemaet, idet man ellers risikerer, at de indtastede oplysninger ikke gemmes på databasen og dermed fortabes. 5.3 Tilføjelse af ejendomme til beslutningen Kommunen tilføjer en ejendom til beslutningen ved hjælp af knappen Opret ejendomssag. På det skærmbillede, der fremkommer, skal kommunen anføre ejendomsnummeret og man skal angive hvilken ejendomskategori, ejendommen befinder sig i. Herefter trykker man på knappen Opret. Side 14 af 54

15 Den angivne ejendomskategori er afgørende for, om støtten kører efter reglerne for udlejningsboliger eller reglerne for ejer- og andelsboliger. Der er mulighed for at vælge følgende ejendomskategorier: A: Privat udlejningsejendom C: Offentlig udlejningsejendom D: Anden udlejningsejendom ejet af fonde, pensionskasser o.l. E: Privat andelsboligejendom F: Ejerbolig (ejendom) Typerne A, C og D opfattes som udlejningsboliger, hvilket bevirker, at der er mulighed for at beregne og udbetale indfasningsstøtte for de enkelte lejligheder i medfør af kapitel 3 og 8 i lov om byfornyelse og udvikling af byer. Typerne E og F opfattes som henholdsvis andels- og ejerboliger, hvortil der kan ydes støtte i medfør af kapitel 4 i samme lov. Side 15 af 54

16 5.4 Private udlejningsboliger Når kommunen tilføjer en udlejningsejendom til beslutningen, danner systemet et ejendomsstamskema og et ejendomsskema. I ejendomsstamskemaet samler systemet nogle centrale økonomiske oplysninger om ejendommen. Side 16 af 54

17 I ejendomsskemaet skal kommunen indberette en række økonomiske oplysninger vedrørende arbejderne på ejendommen og derudover en række oplysninger til statistisk brug for. Det er vigtigt, at man en gang imellem trykker på knappen Gem, mens man udfylder skemaet, idet man ellers risikerer, at de indtastede oplysninger ikke gemmes på databasen og dermed fortabes. Afsnit E1 på ejendomsskemaet indeholder identifikationsoplysninger og den aktuelle statuskode for ejendommen. I E2 angives hvilke bygninger, der ombygges eller nedrives i forbindelse med beslutningen. På grundlag af ejendomsnummeret finder systemet automatisk frem til hvilke bygninger, der findes på ejendommen. I E3 angives udbudsformen og i E4 indberettes de relevante datoer i forbindelse med bygningsfornyelsen. Side 17 af 54

18 I E5 skal kommunen angive håndværkerudgifternes fordeling på bygningsdele i den traditionelle 20-punktsliste. I kolonnen Beløb ialt angives de samlede håndværkerudgifter eksklusive moms vedrørende den enkelte bygningsdel, og i kolonnen Heraf forbedring angives hvor stor en del af beløbet, der er skal regnes som forbedringsudgifter, jf. 13 i lov om byfornyelse og udvikling af byer. Nedenunder 20-punktslisten skal kommunen angive andre håndværkerudgifter samt administrationsudgifter. Systemet sammentæller de momspligtige udgifter og beregner momsen nederst i E5 ved tryk på Gem. Side 18 af 54

19 I E6 skal kommunen angive eventuelle ikke-momspligtige udgifter. Systemet sammentæller selv de samlede ombygningsudgifter. Nedenunder skal indberettes eventuelle fradrag. Det bemærkes, at det ved opgørelsen af byggelånsrenter er et krav, at der sker modregning af á conto husleje opkrævet for perioden fra færdiggørelsen og indtil udbetalingen af støtte. Kommunen har mulighed for at indberette beløbet som et fradrag i feltet Fradrag for beløb opkrævet som á conto lejeforhøjelse. E10 skal kommunen med en markering angive, om ejendommen er omfattet af Byggeskadefonden vedrørende Bygningsfornyelse (BvB). Hvis ejendommen er I Side 19 af 54

20 omfattet af BvB, beregner systemet selv størrelsen af bidraget og tallet overføres automatisk til opstillingen over refusionsberettigede udgifter i B3 på beslutningens budgetskema. Det bemærkes, at bidraget til Byggeskadefonden bliver udregnet, selvom kommunen angiver, at der ikke skal betales bidrag. Men i den situation regnes tallet ikke med i sammentællingen af refusionsberettigede udgifter i B3 på beslutningens budgetskema. I E11 sammenregner systemet selv forbedrings- og vedligeholdelsesudgifterne på ejendommen. Kommunen skal i feltet Nedrivning ( 13) angive eventuelle udgifter til nedrivning i medfør af 13 i lov byfornyelse og udvikling af byer. Det er alene håndværkerudgifterne til nedrivning, som anføres her. Det bemærkes, at udgifter til nedrivning vedrørende rene friarealbeslutninger og kondemnering, det vil sige udgifter i medfør af 39, stk. 1, og 77 i lov om byfornyelse og udvikling af byer ikke skal anføres her. De skal derimod anføres på beslutningens budgetskema. Feltet Sum af vedligeholdelsesudgifter og nedrivningsudgifter indeholder maksimum for det kontante tilskud, kommunen kan vælge at yde som støtte til vedligeholdelses- og nedrivningsudgifterne på ejendommen. I feltet Af kommunen valgt kontant tilskud til ejeren skal kommunen angive hvor stort et kontant tilskud, kommunen i medfør af 14 i lov om byfornyelse og udvikling af byer vil yde som støtte til vedligeholdelses- og nedrivningsudgifterne. Rammebelastningen, for så vidt angår det kontante tilskud til vedligeholdelses- og nedrivningsudgifter, fremgår af feltet Rammebelastende vedligeholdelsesudgifter. Felterne under overskriften Moms vedrører de særlige regler i momsbekendtgørelsen, og er kun relevante for kommunalt ejede udlejningsejendomme, hvor der ikke senest ved kommunalbestyrelsens godkendelse af byggeregnskabet er indgået aftale om salg af ejendommen. Felterne Ejerforhold fra ESR og Ejerforhold fra sagen indeholder ejendommens ejerforhold henholdsvis før og efter en kommunal afhændelse af ejendommen. Feltet Refunderet moms angiver den moms, som kommunen under forudsætning af de indberettede oplysninger får refunderet fra den mellemkommunale momsudligningsordning. Feltet Paragraf for regulering af moms angiver hvilken paragraf i momsbekendtgørelsen, sagen falder ind under. Feltet Kan umiddelbart anmeldes Side 20 af 54

21 til refusion angiver det maksimalt mulige kontante tilskud til vedligeholdelsesudgiften, hvis ejendommen ikke afhændes af kommunen. Feltet Supplerende kontant tilskud efter salg angiver den maksimalt mulige forhøjelse af det kontante tilskud til vedligeholdelsesudgiften, hvis kommunen afhænder ejendommen med en overtagelsesdag, der ligger senest 5 år efter kommunalbestyrelsens godkendelse af byggeregnskabet. Hvis kommunen indenfor fristen på fem år afhænder ejendommen og på den baggrund ønsker at forhøje beløbet i feltet Af kommunen valgt kontant tilskud til ejeren, genåbnes regnskabet ved hjælp af knappen Genåbning af byggeregnskab på ejendomsstamskemaet. På det nye regnskab, der fremkommer, indsættes datoen for salget i feltet Ejendommen solgt, dato, hvorefter der trykkes på Gem. Der trykkes derefter på knappen Godkend genåbnet byggeregnskab, hvorved statuskoden for ejendommen går tilbage til 103, som er regnskabsstatus. Opmærksomheden henledes på, at en forhøjelse af det kontante tilskud kan udløse et behov for mertilsagn, hvis der ikke er nok ramme på beslutningen. I E12 angives fysiske oplysninger om ombygningen af ejendommen til statistisk brug for. De fysiske før-oplysninger dannes automatisk af systemet, når man trykker på knappen Opdater med BBR eller med Gem. Kommunen kan herefter indsætte efteroplysningerne. I E13, E14 og E15 anføres en række Side 21 af 54

22 yderligere oplysninger til statistisk brug. Det bemærkes, at feltet Ejendommen er omfattet af udgifter vedrørende særlige miljømæssige foranstaltninger i E13 er forudfyldt med en markering, når man opretter ejendomsskemaet. Denne markering skal blot fjernes, hvis der ikke findes udgifter til særlige miljømæssige foranstaltninger. 5.5 Indfasningsstøtte I forbindelse med tilknytningen af en privat udlejningsejendom til beslutningen danner systemet automatisk oversigtsskemaet Indfasningsstøtte, som man har adgang til via beslutningslisten i browserens venstre side. Systemet finder automatisk frem til udlejerens navn og adresse, som vises på oversigtsskemaet. Kommunen skal angive udlejerens CPR-, CVR- eller SEnummer, da udlejeren via sin Nemkonto skal have udbetalt støtten vedrørende husstande, der bliver boende. Side 22 af 54

23 Systemet finder endvidere automatisk frem til samtlige beboelsesenheder i ejendommen og til identiteten på hver enkelt beboer. Side 23 af 54

24 Boligenhederne vises nederst på oversigtsskemaet, idet systemet for hver enhed danner en knap med navnet Indberet støtte. Knapperne giver mulighed for, at kommunen for hver enkelt lejlighed i ejendommen kan indberette oplysninger til brug for beregning af indfasningsstøtte. Når man klikker på en af knapperne Indberet støtte, kommer man frem til et skema for den pågældende boligenhed. Fra dette skema foretager kommunen beregningen af indfasningsstøtten for den husstand, som bebor lejligheden. Hvis der skal udbetales almindelig indfasningsstøtte i medfør af 15 i lov om byfornyelse og udvikling af byer, skal kommunen udfylde afsnittet med overskriften Husstande som bliver boende - Udbetaling til udlejer. Side 24 af 54

25 Kommunen skal her indberette størrelsen af husstandens årlige lejeforhøjelse som følge af forbedringen og støttedatoen, som er datoen for lejeforhøjelsens ikrafttræden for den pågældende husstand. Desuden skal indberettes antal kvadratmeter bruttoetageareal for lejemålet. Endelig skal kommunen i feltet Af kommunen valgt indfasningsstøtte til beløb op til lejeforhøjelsesgrænsen angive hvor stor en del af lejeforhøjelsen op til lejeforhøjelsesgrænsen, man, jf. 15, stk. 1, har besluttet at støtte med indfasningsstøtte. Er der derimod tale om permanent genhusning og der skal udbetales indfasningsstøtte i medfør af 67 i lov om byfornyelse og udvikling af byer, så skal kommunen udfylde afsnittet med overskriften Permanent genhusede husstande - Udbetaling til lejer. Kommunen skal angive den årlige leje i husstandens hidtidige Side 25 af 54

26 bolig og den årlige husleje i den anviste erstatningsbolig. Dertil skal kommunen angive datoen for den pågældende husstands indflytning i erstatningsboligen. Endelig skal angives CPR-nummeret på den permanent genhusede lejer, som skal have udbetalt indfasningsstøtten. Udbetalingen sker til den pågældendes Nemkonto. Når det ene af de to afsnit er udfyldt, trykker kommunen på knappen Opret betalingsplan, hvorefter der oprettes et udbetalingsforløb for alle 10 år, svarende til 120 eller 121 måneder. Udbetalingsforløbet for husstanden vises nederst på skærmbilledet. Udbetalingsforløbet skal godkendes eller forkastes af kommunen. Sålænge udbetalingen ikke er påbegyndt har kommunen mulighed for at rette udbetalingsforløbet ved at trykke på knappen Slet betalingsplan og starte forfra. Knapperne Forrige enhed, Oversigt og Næste enhed bruges til at bladre mellem skemaerne for de enkelte lejligheder i ejendommen. Når et udbetalingsforløb, i det følgende også benævnt betalingsplan, er godkendt, har kommunen mulighed for at starte udbetalingen af indfasningsstøtte til den pågældende husstand ved hjælp af knappen Start udbetaling. Kommunen har mulighed for at standse en igangværende udbetaling af indfasningsstøtte ved at trykke på knappen Stop udbetaling pga. fraflytning. I visse tilfælde kan det forekomme, at den korrekte lejer ikke findes på listen over boligens beboere nederst på skærmbilledet. Kommunen kan i den situation tilføje den korrekte lejer ved at skrive CPR-nummeret i feltet Lejers CPR-nummer og derefter trykke på knappen Opret lejer. Knappen Opret lejer kan bruges både hvis det er en husstand, som bliver boende, og hvis det er en husstand, som genhuses permanent. Systemet styrer beregningen af indfasningsstøtte til en lejlighed ved hjælp af et selvstændigt sæt af statuskoder, som beskrives i det følgende. Status 20 En lejlighed starter med at have status 20. Det betyder at der ikke er oprettet en betalingsplan for indfasningsstøtten til den pågældende lejlighed, men der er mulighed for at indberette oplysninger til beregning af indfasningsstøtten. Enten skal indfasningsstøtten udbetales til udlejer (husstanden bliver boende) eller til lejer (permanent genhusning). Når alle oplysninger er indberettet kan der oprettes en betalingsplan ved hjælp af knappen Opret betalingsplan. Når det sker skifter statuskoden for lejligheden til status 21. Status 21 Her er det muligt at slette den nyoprettede betalingsplan ved hjælp af knappen Slet betalingsplan, samt at godkende den ved hjælp af knappen Godkend betalingsplan. Hvis der vælges at slette betalingsplanen skifter statuskoden til 20, mens statuskoden skifter til 22, hvis kommunen vælger at godkende betalingsplanen. Godkendelse af betalingsplan kan gennemføres, hvis der er hjemtaget BTR til beslutningen, det vil sige hvis beslutningen har status 1. Side 26 af 54

27 Hvis den betalingsplan, man arbejder på, ikke er den første betalingsplan, skifter statuskoden til 24, hvis man ønsker at slette betalingsplanen. Endvidere skifter statuskoden direkte til 23, hvis man godkender betalingsplanen. Dette er tilfældet, da start af udbetaling kun skal ske én gang. Status 22 På status 22 har kommunen mulighed for at starte udbetalingen af indfasningsstøtte ved hjælp af knappen Start udbetaling. Når udbetalingen startes, skifter statuskoden til 23. Der er på status 22 ikke mulighed for at komme tilbage til status 21. Status 23 På status 23 er der oprettet en betalingsplan, som er godkendt, og udbetalingen er sat i gang. På status 23 er der mulighed for at ændre betalingsplanen ved hjælp af knappen Ændre betalingsplan. Hvis det sker, skifter statuskoden til 24. På status 23 er der mulighed for at sætte udbetalingen af indfasningsstøtte i stå ved hjælp af knappen Stop udbetaling pga. fraflytning. Hvis standsningen af udbetalingen var en fejl, har kommunen mulighed for at sætte udbetalingen i gang igen ved hjælp af knappen Fortryd fraflytning. Status 24 Er statuskoden 24 betyder det, at der foretages en ændring af den aktuelle betalingsplan. Der er mulighed for at indberette oplysninger til beregning af den nye betalingsplan. Når alle oplysninger er indberettet, kan man oprette en ny betalingsplan ved hjælp af knappen Opret betalingsplan, hvorved statuskoden skifter til 21. Det er også mulighed for at fortryde betalingsplanen ved hjælp af knappen Fortryd betalingsplan, hvorved statuskoden skifter tilbage til 23. Hvis alle lejere i lejligheden fraflytter, skal der indberettes en fraflytningsdato. Dette kan ske på status 21, 22 og 23. Indberetning af en fraflytningsdato bevirker, at alle felter lukkes. 5.6 Fraflytning Hvis en person i en husstand med indfasningsstøtte flytter, genererer BFO&BFUsystemet automatisk en til kommunen, som herefter kan tage stilling til, om grundlaget for udbetaling af indfasningsstøtte fortsat er til stede. For husstande, som bliver boende, omfatter systemets overvågning af fraflytning den bolig, som indfasningsstøtten vedrører. Side 27 af 54

28 For permanent genhusede husstande har kommunen mulighed for at indberette en genhusningsadresse. Det sker i feltet Genhusningsadresse, hvor kommunen har mulighed for at udsøge et vejnavn og herefter indtaste husnummer, bogstav, etage og side. Systemet udsender automatisk en til kommunen med advisering om de lejligheder, hvor en eller flere beboere fraflytter. Det er muligt for kommunen at udskifte den indberettede genhusningsadresse, da husstanden i medfør af byfornyelseslovens 61, stk. 4, kan kræve en ny genhusningsbolig. Kommunen skal ved hjælp af knappen Indberet , som findes på søgebilledet, indberette en adresse, hvortil systemet vil sende en meddelelse, når en beboer i en bolig med indfasningsstøtte fraflytter. Side 28 af 54

29 Statuskode Beskrivelse 20 Betalingsplan er ej oprettet. Det er muligt at: 1. Gemme oplysninger Oprette betalingsplan Betalingsplan er oprettet, men ej godkendt. Det er muligt at: 1. Gemme oplysninger Slette betalingsplan Hvis(NR = 0) 20 Ellers Godkendt betalingsplan Hvis(NR > 0) 23 Ellers Indberette en fraflytningsdato 21 NR betegner nummeret på betalingsplanen. 22 Betalingsplan er oprettet og godkendt, men udbetalingen er ej startet. Det er muligt at: 1. Gemme oplysninger Start udbetaling Indberette en fraflytningsdato Betalingsplan er oprettet, godkendt og udbetalingen er startet. Det er muligt at: 1. Gemme oplysninger Ændre betalingsplan Indberette en fraflytningsdato Opret ændring til betalingsplan, dvs. ny betalingsplan. Det er muligt at: 1. Gemme oplysninger Oprette betalingsplan Fortryde betalingsplan Indberette en fraflytningsdato 24 Side 29 af 54

30 Kortfattet oversigt - Private udlejningsboliger Oprettelse af ny beslutning Man trykker på Ny beslutning, og i det skærmbillede, der kommer frem, indtaster man et beslutningsnavn og man vælger beslutningstypen Bygningsfornyelse. Herefter trykker man på Opret. Beslutningens budget På skemaet Budget beslutning indtaster man de forskellige krævede oplysninger og trykker på Gem. Herefter trykker man på Opret ejendomssag. Ejendom I det skærmbillede, der fremkommer, angiver man ejendomsnummeret og vælger den korrekte ejendomskategori (Privat udlejningsejendom, Offentlig udlejningsejendom eller Anden udlejningsejendom) og trykker Opret. I skemaet Budget indtaster man de forskellige krævede oplysninger vedrørende ejendommen. Man skal huske at trykke på Opdater med BBR for at indhente de fysiske oplysninger om ejendommen. Til slut trykker man på Gem, og går til skemaet Indfasningsstøtte. Indfasningsstøtte I skemaet for indfasningsstøtte indtastes udlejerens CPR-, CVR- eller SE-nummer, og man trykker på Gem. Man går derefter ind på de enkelte boliger ved hjælp af knapperne Indberet støtte. I det skærmbillede, der fremkommer, indtastes de relevante oplysninger for hver enkelt boligenhed, der skal have indfasningsstøtte, hvorefter man trykker på Opret betalingsplan. Hjemtagelse af BTR Når alle oplysninger er korrekt indberettet, går man til skærmbilledet Budget beslutning og trykker Hjemtag BTR. Idet der hjemtages BTR, skifter beslutningens statuskode fra 0 til 1, og Budget for ejendom bliver til Tilsagn. Når BTR er hjemtaget, er det muligt at godkende udbetalingsforløbene for de enkelte boliger. Start udbetaling af indfasningsstøtte På skemaet for indfasningsstøtte trykker man på Start udbetaling. Stop for udbetaling af indfasningsstøtte På skemaet for indfasningsstøtte under den enkelte lejlighed trykker man på Stop udbetaling pga. fraflytning. Udbetalingen i gang igen ved hjælp af Fortryd fraflytning. 5.7 Ejer- og andelsboliger Hvis kommunen tilføjer en ejerbolig eller en andelsboligejendom til beslutningen, danner systemet et ejendomsstamskema og et ejendomsskema, som er beregnet til ejer- og andelsboliger. I ejendomsstamskemaet samler systemet identifikationsoplysninger om ejendommen samt oplysninger om støtteberettigede udgifter og rammebelastning. Side 30 af 54

31 I ejendomsskemaet skal kommunen indberette en række økonomiske oplysninger vedrørende arbejderne på ejendommen og derudover en række oplysninger til statistisk brug for. Mens man udfylder skemaet, er det vigtigt, at man en gang imellem trykker på knappen Gem, da man ellers risikerer, at de indtastede oplysninger ikke gemmes på databasen og dermed fortabes. Side 31 af 54

32 E1 på ejendomsskemaet indeholder identifikationsoplysninger og den aktuelle statuskode for ejendommen. Kommunen skal markere, om støtteansøgningen er behandlet af et af kommunalbestyrelsen nedsat bygningsforbedringsudvalg. Endvidere skal kommunen angive en karakter i SAVE-registreringen. Det skal markeres, om bygningen er fredet eller bevaringsværdig, hvilket, jf. 28 i lov om byfornyelse og udvikling af byer, har betydning for størrelsen af det maksimale kontante tilskud, der kan ydes. På grundlag af ejendomsnummeret finder systemet automatisk frem til hvilke bygninger, der findes på ejendommen. I E2 skal kommunen med en markering angive den eller de bygninger, der sættes i stand i forbindelse med beslutningen. I E3 angives udbudsformen og i E4 indberettes de relevante datoer i forbindelse med bygningsfornyelsen. I E5 skal kommunen angive håndværkerudgifternes fordeling på klimaskærmens bygningsdele, eventuelle kondemnable forhold samt eventuelle nedrivnings- Side 32 af 54

33 udgifter i medfør af 22, stk. 1, nr. 2, i lov om byfornyelse og udvikling af byer. For hver enkelt bygningsdel skal anføres arbejdets omfang og de samlede håndværkerudgifter eksklusive moms. Derefter skal kommunen angive størrelsen af eventuelle administrationsudgifter. Nederst i E5 tæller systemet automatisk de momspligtige udgifter sammen og beregner størrelsen af momsen. I E6 skal kommunen angive byggelånsrenter og ikke-momspligtige bygherreudgifter. Derefter sammentæller systemet automatisk de samlede ombygningsudgifter. Kommunen kan, jf. 25 i lov om byfornyelse og udvikling af byer, stille krav om at bestemte arbejder gennemføres i forbindelse med bygningsfornyelse af ejer- og andelsboliger. Sådanne arbejder er omfattet af Byggeskadefonden vedrørende Bygningsfornyelse (BvB), og der skal beregnes bidrag heraf, selvom udgifterne til arbejderne ikke indgår i de støtteberettigede udgifter. I indberetningsfeltet Ejerfinansierede arbejder krævet af kommunen ( 25) kan kommunen angive omfanget Side 33 af 54

34 af de krævede arbejder. Nederst i afsnit E10 findes et indberetningsfelt med navnet Bygningsdele som de ejerfinansierede arbejder vedrører. Feltet er et tekstfelt på op til 100 karakterer, hvori kommunen skal angive hvilke bygningsdele, de ejerfinansierede arbejder vedrører. Kommunen skal angive fradrag for anden støtte samt fradrag for forsikring, rabat og lignende, jf. 26, stk. 2 i lov om byfornyelse og udvikling af byer. På grundlag af de indberettede oplysninger beregner systemet i E8 de samlede støtteberettigede udgifter og den maksimale støtte. Det kontante tilskud kan højst udgøre en fjerdedel af de støtteberettigede udgifter. Dog kan tilskuddet for fredede og bevaringsværdige ejer- og andelsboliger højst udgøre en tredjedel af de støtteberettigede udgifter. Det maksimale kontante tilskud vises i feltet Maksimal støtte. I feltet Af kommunen valgt støtte skal kommunen anføre hvor stor en støtte i form af kontant tilskud, man vil yde til ejeren. Det kontante tilskud kan ikke overstige det beløb, der fremgår af feltet Maksimal støtte. Indholdet af felterne Heraf finansieres med genanvendte midler og Støtte efter fradrag af genanvendte midler beregnes af systemet på grundlag af de oplysninger, som kommunen angiver på støtteenhedsniveauet. Nederst i E8 beregner systemet den statslige andel af udgifterne til brug for trækket på kommunens udgiftsramme. I E10 skal kommunen med en markering angive, om ejendommen er omfattet af Byggeskadefonden vedrørende Bygningsfornyelse (BvB). Side 34 af 54

35 Hvis ejendommen er omfattet af BvB, beregner systemet selv størrelsen af bidraget og tallet overføres automatisk til opstillingen over refusionsberettigede udgifter i B3 på beslutningens budgetskema. Det bemærkes, at systemet viser beløbet, selvom kommunen angiver, at der ikke skal betales bidrag til Byggeskadefonden. Men i den situation regnes tallet ikke med i sammentællingen af refusionsberettigede udgifter i B3 på beslutningens budgetskema. I E12 angives fysiske oplysninger om ombygningen af ejendommen til statistisk brug for. De fysiske før-oplysninger dannes automatisk af systemet, når man trykker på knappen Opdater med BBR. Kommunen kan herefter indsætte efter-oplysningerne. Side 35 af 54

36 I E13, E14 og E15 anføres en række yderligere oplysninger til statistisk brug. Det bemærkes, at feltet Ejendommen er omfattet af udgifter vedrørende særlige miljømæssige foranstaltninger i E13 er forudfyldt med en markering, når man opretter ejendomsskemaet. Denne markering skal blot fjernes, hvis der ikke findes udgifter til særlige miljømæssige foranstaltninger. 5.8 Støtteenheder Når en ejer- eller andelsboligejendom oprettes i systemet, dannes automatisk de såkaldte støtteenheder. En støtteenhed er en ejer, som finansierer ombygningsudgifterne på ejendommen. En støtteenhed er således en modtager af den støtte, som loven eventuelt berettiger til. Systemet finder automatisk frem til ejerens eller ejernes identitet. De fleste ejendomme indeholder kun en enkelt støtteenhed, da der typisk kun er en enkelt ejer. En andelsboligejendom vil vise sig som en enkelt støtteenhed, men for eksempel en ejerlejlighedsejendom vil indeholde mere end en enkelt støtteenhed. Man får adgang til støtteenhederne ved at klikke på knappen Støtteenheder på beslutningslisten i browserens venstre side. Derved kommer man frem til skærmbilledet for ejendommens støtteenheder. Hvis der er mere end en støtteenhed på ejendommen, vil det vise sig ved, at der på dette skærmbillede findes mere end en knap med navnet Finansiering. Når man trykker på knappen Finansiering, kommer man frem til finansieringsskærmbilledet for den pågældende støtteenhed. Det er på dette skærmbillede, at den af kommunen valgte støtte, som angives i E8 på ejendomsskemaet, skal for- Side 36 af 54

37 deles på den eller de støtteenheder, som findes på ejendommen. Hvis der kun er en enkelt støtteenhed på ejendommen, er det blot den valgte støtte, der skal anføres på støtteenheden i feltet Støtteenhedens tilsagn. Er der derimod mere end en støtteenhed på ejendommen, skal beløbet fra feltet Af kommunen valgt støtte splittes op og fordeles på støtteenhederne. Hvis istandsættelsesudgiften helt eller delvis finansieres med tilbagebetalte midler i medfør af 109, stk. 5 i lov om byfornyelse og udvikling af byer, skal kommunen tillige fordele dette beløb på støtteenhederne. Det skal gøres i feltet Heraf finansieres med genanvendte midler på finansieringsskærmbilledet. Systemet beregner automatisk feltet Støtte efter fradrag af genanvendte midler. Indholdet af felterne Heraf finansieres med genanvendte midler og Støtte efter fradrag af genanvendte midler summeres automatisk på ejendomsniveauet i E8. Endelig beregnes i E8 den statslige andel af udgifterne til brug for trækket på kommunens udgiftsramme. Side 37 af 54

38 Kortfattet oversigt Ejer- og andelsboliger Oprettelse af ny beslutning Man trykker på Ny beslutning, og i det skærmbillede, der kommer frem, indtaster man et beslutningsnavn og man vælger beslutningstypen Bygningsfornyelse. Herefter trykker man på Opret. Beslutningens budget På skemaet Budget beslutning indtaster man de krævede oplysninger og trykker på Gem. Herefter tilknytter man en eller flere ejendomme til beslutningen ved hjælp af Opret ejendomssag. Ejendom I det skærmbillede, der fremkommer, angiver man ejendomsnummeret og vælger den korrekte ejendomskategori (Privat andelsboligejendom eller Ejerbolig) og trykker Opret. Er der tale om en ejerlejlighedsejendom, skal man opgive ejendomsnummeret på moderejendommen. I skemaet Budget indtaster man de krævede oplysninger vedrørende ejendommen. Man skal huske at markere, hvorvidt der er tale om fredet eller bevaringsværdig bygning og markere, om støtteansøgningen er behandlet af et bygningsforbedringsudvalg. Man trykker på Opdater med BBR, for at indhente de fysiske oplysninger om ejendommen. Til slut trykker man på Gem, og går til skemaet Støtteenheder. Støtteenheder For andelsboligejendomme oprettes en enkelt støtteenhed, og for ejerlejlighedsejendomme oprettes en støtteenhed pr. ejerlejlighed. Man trykker på Finansiering, hvorved man kommer til finansieringsskærmbilledet. Her anføres den del af Af kommunen valgt støtte, der hører til den pågældende støtteenhed. Man trykker derefter på Gem. Hjemtagelse af BTR Når alle oplysninger er korrekt indberettet, går man tilbage til Budget beslutning, hvor man trykker Hjemtag BTR. Idet der hjemtages bindende tilsagnsramme, skifter beslutningens statuskode fra 0 til 1, og Budget for ejendom bliver til Tilsagn. Endvidere fremkommer forbindelse til refusionsmodulet i browserens venstre side. 5.9 Hjemtagelse af bindende tilsagnsramme (BTR) til beslutningen Når alle oplysninger er korrekt indberettet, går man til skærmbilledet Budget beslutning. I B4 og B5 frembringer systemet automatisk en sammentælling af alle udgifter på beslutningen og af rammebelastningen. Side 38 af 54

39 Som udgangspunkt trækkes hele beslutningens rammebelastende beløb på kommunens ordinære vejledende udgiftsramme. Hvis kommunen anfører et beløb i feltet Heraf trækkes på den ekstraordinære vejledende udgiftsramme i B5, så vil kun det resterende rammebelastende beløb blive trukket på kommunens ordinære vejledende udgiftsramme. Hvis kommunen har fået tildelt ekstraordinær ramme, angives i feltet Heraf trækkes på den ekstraordinære ramme den del af det rammebelastende beløb, som skal afholdes over den ekstraordinære ramme. Når man trykker på Hjemtag BTR, hjemtages der bindende tilsagnsramme til beslutningen. Dermed skifter beslutningens statuskode fra 0 til 1, og Budget for ejendom bliver til Tilsagn. Ejendommens statuskode skifter til 102. Statusskiftet kan dog ikke finde sted, hvis systemet finder fejl i de indberettede oplysninger eller hvis kommunen ikke råder over tilstrækkelig udgiftsramme. Når der er hjemtaget BTR til beslutningen, er det for udlejningsejendomme muligt at godkende udbetalingsforløbene for indfasningsstøtte ved hjælp af knappen Godkend betalingsplan. 6. Friarealer Kommunen opretter en beslutning ved hjælp af knappen Ny beslutning øverst på søgebilledet. Kommunen kommer så ind i billedet Opret beslutning, hvor man skal indtaste et navn til sin nye beslutning. Beslutningsnavnet er en identifikation af beslutningen. Desuden skal kommunen angive, at der er tale om en friarealbeslutning, hvilket gøres ved at vælge beslutningstype 2 - Friarealer. Side 39 af 54

40 Kommunen trykker på knappen Opret, hvorved den nye beslutning oprettes. Den nye beslutning har initialt status 0, som er en kladdestatus. Når en ny friarealbeslutning oprettes, danner systemet et beslutningsstamskema og et budgetskema for beslutningen. Man har adgang til skemaerne via beslutningslisten i venstre side af browseren. Afsnit B1 på beslutningens budgetskema indeholder oplysninger til identifikation af beslutningen og beslutningens aktuelle statuskode. I B2 på beslutningens budgetskema skal kommunen angive forskellige oplysninger om beslutningen. I B3 skal de forventede generelle refusionsberettigede udgifter under beslutningen angives. Det bemærkes, at både den statslige og den kommunale del af udgifterne skal anføres her. På en friarealbeslutning skal der tilføjes ejendomme til beslutningen ved hjælp af knappen Opret ejendomssag. Kommunen skal angive hvilken ejendomskategori, ejendommen befinder sig i og kan indtaste relevante datoer, men ellers skal skemaet være tomt. Der kan være mere end en ejendom tilknyttet beslutningen. Når alle ejendomme er tilknyttet beslutningen, går man tilbage til Budget beslutning, hvor man hjemtager bindende tilsagnsramme til beslutningen ved at trykke på knappen Hjemtag BTR. Idet der hjemtages BTR, skifter beslutningens statuskode fra 0 til 1. Kortfattet oversigt - Friarealer Oprettelse af ny beslutning Man trykker på Ny beslutning, og i det skærmbillede, der kommer frem, indtaster man et beslutningsnavn og man vælger beslutningstypen Friarealer. Herefter trykker man på Opret. Beslutningens budget På skemaet Budget beslutning indtaster man de krævede oplysninger og trykker på Gem. Herefter tilknytter man en eller flere ejendomme til beslutningen ved hjælp af Opret ejendomssag. Der kan ikke indberettes økonomiske oplysninger på selve ejendomssagerne. Hjemtagelse af BTR Når alle ejendomme er tilknyttet beslutningen, går man tilbage til Budget beslutning, hvor man trykker Hjemtag BTR. Idet der hjemtages bindende tilsagnsramme, skifter beslutningens statuskode fra 0 til 1. Endvidere fremkommer forbindelse til refusionsmodulet i browserens venstre side. 7. Kondemnering Kommunen opretter en beslutning ved hjælp af knappen Ny beslutning øverst på søgebilledet. Kommunen kommer så ind i billedet Opret beslutning, hvor man skal indtaste et navn til sin nye beslutning. Beslutningsnavnet er en identifikation af Side 40 af 54

41 beslutningen. Desuden skal kommunen angive, at der er tale om en kondemneringsbeslutning, hvilket gøres ved at vælge beslutningstype 3 - Kondemnering. Ved oprettelsen af en kondemneringsbeslutning er det muligt at angive, om beslutningen gennemføres med påbud efter 75 a og 75 b i lov om byfornyelse og udvikling af byer. En kondemneringsbeslutning skal kun oprettes med påbud, hvis kommenen har meddelt påbud efter 75 a og 75 b. I alle andre tilfælde skal en kondemneringsbeslutning oprettes uden påbud. Kommunen trykker på knappen Opret, hvorved den nye beslutning oprettes. Den nye beslutning har initialt status 0, som er en kladdestatus. Når en ny kondemneringsbeslutning oprettes, danner systemet et beslutningsstamskema og et budgetskema for beslutningen. Man har adgang til skemaerne via beslutningslisten i venstre side af browseren. Afsnit B1 på beslutningens budgetskema indeholder oplysninger til identifikation af beslutningen og beslutningens aktuelle statuskode. I B2 på beslutningens budgetskema skal kommunen angive forskellige oplysninger om beslutningen. I B3 skal de forventede generelle refusionsberettigede udgifter under beslutningen angives. Det bemærkes, at både den statslige og den kommunale del af udgifterne skal anføres her. På en kondemneringsbeslutning tilføjes ejendomme til beslutningen ved hjælp af knappen Opret ejendomssag. Kommunen skal angive hvilken ejendomskategori, ejendommen befinder sig i og kan indtaste relevante datoer, men ellers skal skemaet være tomt. Når alle ejendomme er tilknyttet beslutningen, går man tilbage til Budget beslutning, hvor man hjemtager bindende tilsagnsramme til beslutningen ved at trykke på knappen Hjemtag BTR. Idet der hjemtages BTR, skifter beslutningens statuskode fra 0 til 1. I kondemneringsbeslutninger har kommunen på beslutningens budgetskema afsnit B2 mulighed for at angive, om beslutningen gennemføres med kommunalt påbud. 7.1 Særligt om påbud i udlejningsboliger I kondemneringssager, som gennemføres med kommunalt påbud efter 75 a og 75 b i lov om byfornyelse og udvikling af byer, kan kommunen foretage indberetning af ejendomsoplysninger og støtteberegning på samme måde som hvis der var tale om en beslutning om bygningsfornyelse. Det indebærer blandt andet, at der for udlejningsejendomme kan beregnes indfasningsstøtte og angives et beløb i feltet Af kommunen valgt kontant tilskud til ejeren. Der er dog nogle afvigelser i forhold til almindelig bygningsfornyelse. I kondemneringssager, som gennemføres med kommunalt påbud, er feltet til nedrivningsudgifter på ejendomsskemaet låst på nul, fordi eventuelle nedrivningsudgifter i kondemneringssager skal indberettes på beslutningens budgetbillede. Side 41 af 54

42 På ejendomsskemaet for udlejningsejendomme beregnes den erstatning, som kommunen skal udbetale til ejere af udlejningsejendomme for påbudte foranstaltninger, som ikke forøger ejendommens værdi. Det sker i afsnittet med overskriften Påbud. Afsnittet med overskriften Påbud er kun tilgængeligt for udlejningsejendomme, som er tilknyttet kondemneringssager, som gennemføres med kommunalt påbud. I feltet Tabsgivende udgifter vedrørende påbudte foranstaltninger skal kommunen angive, hvor stor en del af de tabsgivende udgifter, der vedrører de påbudte foranstaltninger. Det beløb, som kommunen indberettet i feltet, udgør den erstatning, der skal udbetales til ejeren. Beløbet overføres til refusionsmodulet, hvor der findes en særskilt refusionsart med betegnelsen Erstatning vedrørende påbud. Den erstatning, som kommunen yder for de tabsgivende påbudte foranstaltninger, fragår i beregningsgrundlaget for det kontante tilskud til ejeren. 7.2 Særligt om påbud i ejer- og andelsboliger Også for ejer- eller andelsboligejendomme, som tilknyttes kondemneringssager med påbud efter 75 a og 75 b i lov om byfornyelse og udvikling af byer, har kommunen mulighed for at indberette ejendomsoplysninger. For disse ejendomme, sker der en beregning af erstatning istedet for en fastsættelse af støtte. I ejerog andelsboligejendomme tilknyttet kondemneringssager med påbud er feltet Af kommunen valgt støtte i E8 låst på nul. Der vil kunne være ejendomme, som efter loven kan meddeles påbud, men som ikke falder ind under en af kategorierne ejerboliger og andelsboliger eller udlejningsejendomme. Løsningen er, at kommunen benytter ejendomskategorien F Ejerbolig på bygninger som får påbud, og som hverken er udlejningsboliger, ejerboliger eller andelsboliger. Det er kun muligt at indberette håndværkerudgifter vedrørende kondemnable forhold. Indberetningsfelterne Tag, Ydermure, Vinduer, Døre og porte, Karnapper, altaner, verandaer og udestuer, Fundament, Indgangspartier samt Nedrivningsudgifter er låst på nul i ejer- og andelsboligejendomme tilknyttet kondemneringssager med påbud. Side 42 af 54

43 I afsnittet med overskriften Påbud på ejendomsskemaet for ejer- og andelsboliger sker beregningen af erstatning i medfør af 75 b i lov om byfornyelse og udvikling af byer. Felterne i afsnittet er kun tilgængelige for ejer- eller andelsboligejendomme, som er tilknyttet kondemneringssager med kommunalt påbud. I feltet Godkendte udgifter til påbudte foranstaltninger vises de samlede udgifter til påbudte foranstaltninger. Det vil sige udgifter til kondemnable forhold, administration, moms samt eventuelle ikke-momspligtige udgifter. Fradrag for anden støtte samt fradrag for forsikring, rabat og lignende er trukket fra. I feltet Andel af udgifterne der forøger ejendommens handelsværdi har kommunen mulighed for at angive hvor stor en del af de godkendte udgifter til påbudte foranstaltninger, der medfører en forøgelse af ejendommens handelsværdi, jf. 75 b, stk. 4, i lov om byfornyelse og udvikling af byer. Det indberettede beløb kan ikke overstige de godkendte udgifter til påbudte foranstaltninger. Feltet Tabsgivende udgifter vedrørende påbudte foranstaltninger viser udgifterne til påbudte foranstaltninger efter at den del, der forøger ejendommens handelsværdi, er trukket fra. Kommunen udbetaler beløbet, som erstatning til ejeren i medfør af 75 b, stk. 1, i lov om byfornyelse og udvikling af byer. Beløbet overføres til refusionsmodulet til refusionsarten med navnet Erstatning vedrørende påbud. Kortfattet oversigt - Kondemnering Oprettelse af ny beslutning Man trykker på Ny beslutning, og i det skærmbillede, der kommer frem, indtaster man et beslutningsnavn og man vælger beslutningstypen Kondemnering. Herefter trykker man på Opret. Påbud Som udgangspunkt skal en kondemneringsbeslutning oprettes uden påbud. En kondemneringsbeslutning skal kun oprettes med påbud, hvis kommunen har meddelt påbud efter 75 a og 75 b i lov om byfornyelse og udvikling af byer. Beslutningens budget På skemaet Budget beslutning indtaster man de krævede oplysninger og trykker på Gem. Herefter tilknytter man en eller flere ejendomme til beslutningen ved hjælp af Opret ejendomssag. På beslutninger uden påbud kan der ikke indberettes økonomiske oplysninger på selve ejendomssagerne. Hjemtagelse af BTR Når alle ejendomme er tilknyttet beslutningen, går man tilbage til Budget beslutning, hvor man trykker Hjemtag BTR. Idet der hjemtages bindende tilsagnsramme, skifter beslutningens statuskode fra 0 til 1. Endvidere fremkommer forbindelse til refusionsmodulet i browserens venstre side. Side 43 af 54

44 8. Bortfald Kommunen har med knappen Bortfald, som findes på beslutningens budgetskema, mulighed for at bortfalde en beslutning med status 1. Trykker kommunen på denne knap, overgår beslutningen til status 2. Når en beslutning er bortfaldet, er den aflivet og kan ikke genoplives. Hvis der på beslutningen findes udgiftsramme, som hidrører fra samme år som bortfaldet sker, skrives den tilbage på kommunens vejledende udgiftsramme. Kommunen har endvidere mulighed for at bortfalde en ejendom på en beslutning uden, at hele beslutningen bortfaldes. Det gøres ved at trykke på knappen Bortfald, som findes på ejendomsskemaet. Derved får ejendommen status 104, som er bortfaldsstatus. Det er kun muligt at bortfalde en ejendom, der ikke er kommet på status 103. Desuden skal samtlige hjemtagne refusioner være tilbageført. 9. Udbetaling af statslig refusion Kommunens anmodninger til Økonomistyrelsen om statslig refusion af afholdte refusionsberettigede udgifter foretages elektronisk via systemet. Kommunen får adgang til refusionsmodulet via linket med navnet Refusion på beslutningslisten i venstre side af skærmen. Side 44 af 54

45 Nederst i refusionsskemaet kan man se, hvad der er hjemtaget pr. år og hvad der er forbrugt. Beløbene omfatter både den kommunale og den statslige del lagt sammen. Men ved refusioner med forhøjet refusionsprocent er det den statslige del, der vises. I feltet Refusionsbeløb på refusionsbilledet skal kommunen angive det afholdte beløb, som ønskes indmeldt til Økonomistyrelsen. Beløbet skal anføres i hele kroner. Samtidig angives den refusionsart, beløbet skal indmeldes under, i feltet Art. Endelig skal kommunen angive det tilsagnsår, som udgiftsrammen på beslutningen stammer fra. Da der skal ske en angivelse af et tilsagnsår, kan man blive nødt til at indmelde et beløb ved hjælp af mere end en refusionsanmodning. Når kommunen har angivet beløbet, refusionsarten og tilsagnsåret, oversendes de indberettede oplysninger elektronisk til Økonomistyrelsen ved hjælp af knappen Godkend. Når kommunen har indmeldt et beløb til refusion, fremkommer en knap med navnet Oversigt til højre for den refusionsart, som beløbet eller beløbene er indmeldt under. Knappen giver adgang til en oversigt over de refusionsanmodninger, der på beslutningen er lavet under den pågældende refusionsart. Her kan man se datoen for kommunens indmelding. Side 45 af 54

46 10. Mertilsagn til beslutningen Hvis de rammebelastende udgifter på en beslutning bliver større end den BTR, der findes på beslutningen, har kommunen behov for at hjemtage et mertilsagn til beslutningen. Kommunen opretter et mertilsagn til beslutningen ved hjælp af knappen Opret mertilsagn, som findes på beslutningens stamskema. Herved fremkommer et mertilsagnsskema, hvori kommunen skal angive mertilsagnets fordeling på generelle refusionsberettigede udgifter, refusionsberettigede udgifter med forhøjet refusionsprocent, udgifter til indfasningsstøtte og tilskud til vedligeholdelsesudgifter. Når man trykker på knappen Hjemtag BTR, hjemtages der bindende tilsagnsramme til mertilsagnet, hvis kommunen har tilstrækkeligt med ramme. Dermed skifter mertilsagnets statuskode fra 0 til 1. Hvis mertilsagnet til beslutningen er oprettet ved en fejl, har man ved hjælp af knappen Annuller mertilsagn mulighed for at fjerne det igen. Side 46 af 54

47 Som udgangspunkt trækkes hele mertilsagnets rammebelastende beløb på kommunens ordinære vejledende udgiftsramme. Hvis derimod kommunen anfører et beløb i feltet Heraf trækkes på den ekstraordinære vejledende udgiftsramme i M4, så vil kun det resterende rammebelastende beløb blive trukket på kommunens ordinære vejledende udgiftsramme. Hvis kommunen har fået tildelt ekstraordinær ramme, angives i feltet Heraf trækkes på den ekstraordinære ramme den del af det rammebelastende beløb, som skal afholdes over den ekstraordinære ramme. Når man har oprettet et eller flere mertilsagn til en beslutning, fremkommer et link med navnet Mertilsagn beslutning på beslutningslisten i browserens venstre side. Når man klikker på dette link, kommer man frem til en oversigt over de mertilsagn, der findes på den pågældende beslutning. Side 47 af 54

48 11. Mertilsagn til ejendommen Et mertilsagn til en ejendom oprettes ved hjælp af knappen Opret mertilsagn, som befinder sig på ejendomsskemaet. Hvis kommunen ved en fejl opretter et mertilsagn til ejendommen, er der ved hjælp af knappen Annuller mertilsagn mulighed for at fjerne det igen. Der er et mertilsagnsskema for udlejningsejendomme og et andet for ejer- og andelsboliger. På mertilsagnsskemaet for udlejningsejendomme skal kommunen angive størrelsen af vedligeholdelsesudgifterne og nedrivningsudgifterne på mertilsagnet. Systemet beregner automatisk mertilsagnets samlede vedligeholdelses- og nedrivningsudgifter i feltet Sum af vedligeholdelsesudgifter og nedrivningsudgifter. Kommunen skal herefter benytte feltet Af kommunen valgt kontant tilskud til ejeren til at angive hvor stort et kontant tilskud, kommunen vil yde til vedligeholdelses- og Side 48 af 54

49 nedrivningsudgifterne på det pågældende mertilsagn. Systemet beregner automatisk mertilsagnets rammebelastning i feltet Rammebelastende vedligeholdelsesudgifter. Da indberetning af og forbrug af ramme til indfasningsstøtte foregår via skærmbillederne vedrørende indfasningsstøtte, skal der ikke hjemtages mertilsagn til ejendommen, for så vidt angår disse beløb. Når de nævnte oplysninger er indberettet, skal kommunen godkende mertilsagnet ved hjælp af knappen Godkend. På mertilsagnsskemaet for ejer- og andelsboliger skal kommunen angive, om der er tale om en fredet eller bevaringsværdig bygning. Dernæst skal angives størrelsen af de støtteberettigede udgifter, som det pågældende mertilsagn omfatter. Systemet beregner automatisk den maksimale støtte, som mertilsagnet kan give anledning til. Kommunen skal i feltet Af kommunen valgt støtte angive hvor stor en støtte, man vil yde. Kommunen skal herefter trykke på knappen Gem, og gå over på støtteenhederne, hvor mertilsagnet skal fordeles på den eller de støtteenheder, der findes på ejendommen. På støtteenhederne skal det også angives, hvis mertilsagnet finansieres Side 49 af 54

50 helt eller delvist med genanvendte midler i medfør af 109, stk. 5, i lov om byfornyelse og udvikling af byer. Derefter går man tilbage til mertilsagnsskemaet, hvor mertilsagnet kan godkendes ved hjælp af knappen Godkend. Hvis der ikke er tilstrækkeligt med ramme på beslutningen, er det nødvendigt, at kommunen hjemtager et mertilsagn til beslutningen. 12. Regnskab Kommunen opretter et regnskabsskema ved hjælp af knappen Indberet regnskab på ejendomsskemaet. Regnskabsskemaet er initialt en kopi af tilsagnet, hvori kommunen har mulighed for at ændre i de indberettede oplysninger. Kommunen lægger derefter regnskabsoplysningerne ind i regnskabsskemaet. For ejer- og andelsboliger vil det i mange tilfælde være nødvendigt at trykke på knappen Gem, mens man indberetter regnskab, og derpå justere det tal, der fordeles på støtteenheder. Når kommunen er færdig med at indberette regnskabsoplysninger, godkendes det indberettede regnskab ved hjælp af knappen Godkend regnskab. Statuskoden for ejendommen skifter derpå fra 112 til 103, som er regnskabsstatus. Kommunen har ved hjælp af knappen Genåbning af byggeregnskab på ejendomsstamskemaet mulighed for at åbne et godkendt regnskab. Denne funktionalitet benyttes blandt andet til at fordele de afsatte beløb på de bygningsdele, hvor de hører til. Kommunen har mulighed for at indberette de ønskede ændringer, og når det er sket, trykkes på knappen Godkend genåbnet byggeregnskab. Både det oprindelige og det godkendte genåbnede regnskab er herefter tilgængeligt via beslutningslisten i venstre side af browseren. 13. Overførsel mellem hjemtagne rammer Når en ejendom kommer frem til regnskabstidspunktet, kan det forekomme, at der for eksempel er for meget ramme på beslutningen til indfasningsstøtte og for lidt til vedligeholdelsesudgifter. Indenfor en beslutning har kommunen derfor mulighed for at lave overførsler af ramme mellem hjemtagne rammer til de følgende udgiftstyper. Indfasningsstøtte Vedligeholdelsesudgifter Generelle refusionsberettigede udgifter Refusionsberettigede udgifter med forhøjet refusionsprocent Når kommunen trykker på knappen Overfør rammer, som findes på beslutningsstamskemaet, fremkommer et skærmbillede med overskriften Overførelse af rammer. Her skal kommunen anføre et positivt beløb for den udgiftstype, der skal overføres ramme til, og et negativt beløb for den udgiftstype, der skal overføres ramme fra. For refusionsberettigede udgifter med forhøjet refusionsprocent skal tillige angives refusionsprocenten. Endelig skal de år, som rammen stammer fra, angives. Side 50 af 54

51 De to beløb skal være lige store men med forskelligt fortegn. Rammeoverførslen sker, når man trykker på knappen Godkend. 14. Reglerne før 1. januar 2004 I det følgende beskrives kort de punkter, hvorpå systemet fortsat håndterer beslutninger efter det regelsæt, der gjaldt før 1. januar Mertilsagn til eksisterende beslutninger fra før 1. januar 2004 Kommunerne har mulighed for at hjemtage mertilsagn til beslutninger, som stammer fra før 1. januar Man går ind i den beslutning, der skal hjemtages mertilsagn til, og man trykker på knappen Opret mertilsagn, som befinder sig på beslutningens stamskema, hvorefter mertilsagnsskemaet fremkommer. Kommunen indtaster de relevante oplysninger i mertilsagnsskemaet og trykker på knappen Hjemtag BTR. Hvis kommunen har tilstrækkeligt med ramme, vil mertilsagnets statuskode skifte fra 0 til 1. Mertilsagnet vil herefter fremgå under linket med navnet Mertilsagn beslutning på beslutningslisten i browserens venstre side Mertilsagn til ejendom efter reglerne før 1. januar 2004 Et mertilsagn til en ejendom oprettes ved hjælp af knappen Opret mertilsagn, som befinder sig på ejendomsskemaet. Man indtaster de relevante oplysninger og trykker på knappen Gem. Herefter går man over på Støtteenheder via beslutningslisten i browserens venstre side. Man trykker på knappen Finansiering, hvorefter man kommer ind på finansieringsbilledet for den enkelte støtteenhed på ejendommen. Man fordeler mertilsagnet på udgifter til forbedring og vedligeholdelse og man skal endvidere huske markeringen i feltet med navnet Finansiering er ikke forhandlet ned. Derefter trykker man på knappen Gem. Til sidst går man tilbage til mertilsagnsskemaet, hvor mertilsagnet godkendes ved hjælp af knappen Godkend Tilsagn til ejer efter reglerne før 1. januar 2004 For en ejendom med statuskode 101 går man ind på ejendommens budget og trykker på knappen Indberet tilsagn. Systemet opretter herefter et tilsagnsskema, som initialt indeholder en kopi af oplysningerne fra budgettet, men kommunen har mulighed for at rette i oplysningerne. Når kommunen har indberettet de relevante oplysninger til tilsagnet, trykker man på knappen Gem, hvorefter man går over på Støtteenheder via beslutningslisten i browserens venstre side. Man trykker på knappen Finansiering, hvorefter man kommer ind på finansieringsbilledet for den enkelte støtteenhed på ejendommen. Hvis der i forhold til budgettet er ændrede udgifter til forbedring og vedligeholdelse, indberettes den nye fordeling på støtteenhedsniveauet, således at feltet Rest går i nul. Man skal endvidere huske markeringen i feltet med navnet Finansiering er ikke forhandlet ned. Derefter trykker man på knappen Gem. Side 51 af 54

52 Man går derefter tilbage til tilsagnsskemaet, og trykker på knappen Giv tilsagn til ejer. Systemet spørger, om man vil give tilsagn til ejer, hvortil man svarer ja. Herefter skifter ejendommens statuskode fra 101 til 102. Hvis der, efter at tilsagnet er givet, sker ændringer i de oplysninger, som vedrører tilsagnet til ejeren, må man vente med at indberette disse til det tidspunkt, hvor regnskabet skal indberettes Regnskab efter reglerne før 1. januar 2004 For en ejendom med statuskode 102 går man ind på ejendommens tilsagn og trykker på knappen Indberet regnskab. Systemet opretter herefter et regnskabsskema, som initialt indeholder en kopi af oplysningerne fra tilsagnet til ejeren, men kommunen har mulighed for at rette i oplysningerne. Når kommunen har indberettet de relevante regnskabsoplysninger, trykker man på knappen Gem, hvorefter man går over på Støtteenheder via beslutningslisten i browserens venstre side. Man trykker på knappen Finansiering, hvorefter man kommer ind på finansieringsbilledet for den enkelte støtteenhed på ejendommen. Hvis der i forhold til tilsagnet er ændrede udgifter til forbedring og vedligeholdelse, indberettes den nye fordeling på støtteenhedsniveauet, således at feltet Rest går i nul. Man skal endvidere huske markeringen i feltet med navnet Finansiering er ikke forhandlet ned. Derefter trykker man på knappen Gem. Man går derefter tilbage til tilsagnsskemaet, og trykker på knappen Godkend. Herefter skifter ejendommens statuskode til 103, som er regnskabsstatus Det gamle BOSSINF-BYF Kommunen har mulighed for at bruge udgiftsramme til mertilsagn til beslutninger, som har hovedtilsagn før 1. januar 2001, og som ligger i det gamle edb-system BOSSINF-BYF. Forinden er det nødvendigt, at kommunen overfører en passende mængde udgiftsramme til BOSSINF-BYF. Dette gøres ved at trykke på knappen Rammer til gammelt system, hvorefter billedet Overførsel af rammer fremkommer. Under overskriften Overførsel til/fra gammelt system (BOSSINF-BYF/JB05) har kommunen mulighed for at angive et beløb, som skal overføres fra enten kommunens ordinære eller ekstraordinære ramme. Beløbet skal angives i hele kroner, men skal være oprundet til hele tusinder. Hvis der angives et negativt beløb, sker der en overførsel fra BOSSINF-BYF og tilbage til BFO&BFU-systemet. Hvis kommunen for eksempel har behov for at hjemtage et mertilsagn på 0,150 mio. kr. på BOSSINF-BYF fra sin ordinære udgiftsramme, så skal kommunen skrive tallet i feltet Ordinær ramme under overskriften Overførsel til/fra gammelt system (BOSSINF-BYF/JB05). Når kommunen trykker på knappen Overfør, bliver de kr. overført, hvorefter kan mertilsagnet laves på BOSSINF-BYF på sædvanlig måde. Hvis det så for eksempel viser sig, at mertilsagnet på BOSSINF-BYF kun trækker 0,140 mill. kr., så kan kommunen ved hjælp af samme procedure lave en negativ Side 52 af 54

53 overførsel af restbeløbet, hvilket i dette tilfælde vil sige en overførsel på kr. Herved tilbageføres restbeløbet fra BOSSINF-BYF til BFO&BFU-systemet. Det bemærkes, at rammetræk på BOSSINF-BYF fortsat angives som millioner kroner med tre decimaler, hvorimod rammetræk på BFO&BFU-systemet angives i hele kroner. 15. Revisionserklæringer Ved hjælp af knappen Revisionserklæringer har kommunen mulighed for at udtrække en oversigt over de udbetalinger, som i løbet af et udbetalingsår er foretaget fra Økonomistyrelsen til kommunen. Oversigten bruges til afgivelse af kommunens revisionserklæring til Økonomistyrelsen. Revisionserklæringen omfatter de beløb, som er udbetalt via BFO&BFU-systemet i perioden fra og med 1. januar til og med 31. december. Revisionserklæringen for et givet år er tilgængelig, når udbetalingsåret er gået. Udbetalingsåret afgrænses af datoen for Økonomistyrelsens kvittering (godkendelse). Når kommunen ønsker at udtrække en revisionserklæring, anføres i feltet Finansår det udbetalingsår, som revisionserklæringen skal vedrøre. Året skal angives som heltal og ligge i intervallet fra 2003 til det seneste afsluttede finansår. Når man trykker på knappen Søg, fremkommer revisionserklæringen. Ved hjælp af knappen Print kan kommunen hente en udskriftvenlig udgave af Revisionserklæringen. Nederst på det udprintede dokument er der plads til, at kommunen og kommunens revisor kan underskrive revisionserklæringen. Refusionsbeløbene på opstillingen er fordelt på finanslovskonti. Ved hjælp af knappen Vis specifikation har kommunen adgang til en side, hvor de anførte beløb specificeres på beslutninger. Side 53 af 54

54 16. Oversigt over statuskoder Det følgende er en oversigt over de statuskoder, der findes i systemet. Statuskoder for beslutningen: 0 = beslutning oprettet, 1 = beslutning med BTR, 2 = beslutning bortfaldet. Statuskoder for ejendomme: 100 = ejendom oprettet, 101 = ejendom med godkendt budget, 111 = indberet tilsagn til ejer, 102 = ejendom med tilsagn til ejer, 112 = indberet byggeregnskab, 103 = ejendom med godkendt byggeregnskab, 104 = ejendom bortfaldet. Statuskoder for refusioner: 200 = refusion oprettet, 201 = refusion godkendt, 202 = refusion udbetalt. Statuskoder for indfasningsstøtte: 20 = Betalingsplan ej oprettet, 21 = Betalingsplan oprettet men ej godkendt, 22 = Betalingsplan oprettet og godkendt men udbetaling ej startet, 23 = Betalingsplan oprettet og godkendt og udbetaling startet, 24 = Opret ændring til betalingsplan. Side 54 af 54