10 nemme tips til en bedre mødekultur

Transkript

1 10 nemme tips til en bedre mødekultur

2 Du får hermed tre års erfaringer med god mødekultur Jeg er professionel referat-tegner, og tegner til virksomheders vigtige møder og temadage. Derfor ved jeg, hvad der kendetegner det gode møde, og hvad der ikke gør. Følg disse tips og oplev, hvordan du nemt kan skabe en god mødekultur med få og enkle virkemidler. God læse- og mødelyst!

3 01 Start til tiden Få en medarbejder til at modtage dem, der kommer for sent, uden for døren, så de lukkes ind på én gang. Derved minimeres forstyrrelsen. Din tid er yderst kostbar. Det samme gælder for de folk, du har indkaldt til mødet. Du kender denne situation: Kl. er 9.00 og mødet skal i gang, men 5 min. efter planlagt mødestart mangler der stadig en håndfuld deltagere. Irritationen og frustrationen breder sig. Ikke blot hos dig, men blandt folk nede på rækkerne skal vi dog ikke i gang? Trods manglende deltagere beslutter du at gå i gang: Der er trods alt mange punker, der skal nås. 7 min. inde i mødet går døren op. Alle vender hovedet, og koncentrationen er tabt. Du skal starte forfra for at genoprette opmærksomheden. 02 Sluk mobilen Gør det til en fast procedure at bede folk om at slukke deres mobil OG lade den ligge i tasken. Det er for fristende at kigge på den, hvis den er inden for rækkevidde. Sørger du for at indlægge tilstrækkeligt med pauser, vil behovet kunne dækkes i disse. Hvis ikke sker dette: Du gør dit allerbedste for at gøre mødet så relevant, interessant og udbytterigt som muligt. Der er et godt fl ow og emnerne giver god mening. Men du har da så sandelig også brugt lang tid på at sammensætte programmet. Men: Du bemærker, at der er fl ere af deltagerne, som kigger på deres mobil, i smug godt nok, men stadig ikke diskret nok til, at det ikke bliver bemærket. Du registrerer, at der tikker en sms ind hist og her som en næsten uhørlig summen i lokalet, og tilmed en højlydt ringen

4 03 Tun ind på rummet Bed folk om at fokusere på at være tilstede i lokalet, evt. med lukkede øjne, selv om det kan virke grænseoverskridende for nogle mennesker men det virker. Sig klart og tydeligt, at nu er vi her med det formål at fokusere på dagens emne. Gør du det ikke, vil du ofte opleve, at deltagerne virker som om de mentalt befi nder sig alle mulige andre steder end lige her. Nu har du dem samlet, et lokale fyldt med hjernekapacitet, og det er nu du skal sikre dig, at de fastholder opmærksomheden hele mødet igennem. Sig tak fordi folk nu er tunet ind på formålet med dagen, og start så den offi cielle del af mødet. 04 Hils på hinanden Forskning viser, at vi er mere tilbøjelige til at stræbe efter samhørighed og enighed, når vi har navn på hinanden, har kigget hinanden i øjnene, og har trykket hånd. Derfor: Når alle mødedeltagere er tunet ind på rummet, og formålet med at tilbringe de næste timer sammen er bragt på banen i alles bevidsthed, er det en god idé at bede deltagerne om at hilse på sidemanden. Helt kort med et håndtryk og et kig i hinandens øjne. Sætter du denne lille indgangshandling i gang, har du allerede vundet på den konto, som hedder: Vi er i samme båd, vi er enige med hinanden om at bidrage konstruktivt til dagens program, og om at bakke op omkring det, der skal foregå.

5 05 Overhold tidsplanen For at fremstå professionel er det altafgørende, at du udviser kontrol og overskud i dit virke. Punkt et er at stå ved de ting, du sætter i søen, og at du overholder tidsplanen på de møder, du planlægger. Det beviser, at du har overblik, at du formår at walk the talk og at du gør det, du siger du vil gøre. Overholder du tidsplanen, vil deltagerne sætte et kryds i den mentale bog for gode møder, og de vil hurtigt føle sig tilpas og trygge i dine hænder. De vil stole på dine evner som leder. 06 Fysisk aktivitet Sørg for, at deltagerne rejser sig op ca. hver halve time. Bed dem om at fi nde en person i modsatte ende af lokalet, hvor de skal drøfte et emne, du vælger. Alternativt kan du sende deltagerne på en lille gåtur, ligeledes med en opgave for øje. Uanset hvor spændende et møde du har sat i stand, vil det - for at få det optimale udbytte ud af mødet - være nødvendigt at ryste posen og få gang i blodomløbet med lidt fysisk aktivitet. Kroppen er indrettet til at rykke på sig for at opretholde sig selv, ikke til at sidde stille fl ere timer i træk.

6 07 Luft ud Sørg for at booke et lokale hvor det er muligt at åbne et vindue eller en dør, uden at der først skal fl yttes på borde og stole. I kampens hede, hvor du er totalt opslugt af at formidle dit stof, bliver ilten i lokalet lige så stille brugt op. Det sker gradvist, og ofte kræver det, at du har været ude af lokalet og returnerer, før du fornemmer hvor grelt det står til med iltmanglen. Husk derfor at lukke luft ind en gang i timen. Hjernen fungerer ikke optimalt uden tilstrækkeligt med ilt, og faren ved ikke at tage højde for dette er, at deltagerne gradvist mister koncentrationen. Det kan være svært at samle dem op igen og vinde opmærksomheden tilbage. 08 Hold pauser Den tid du sparer ved at springe pausen over, taber du på koncentrationskontoen og det samlede udbytte af mødet. Et af de vigtigste værktøjer til at sikre den bedste mødekultur er PAUSER! Både i din talestrøm og i programmet! De minutter, du afsætter til pauser, kommer tilbage med positiv kraft og fornyet energi fra dine mødedeltagere. Hjernen og kroppen fungerer langt bedre, når der afsættes tid til at rejse sig fra sin plads, træde ud i naturen, tage en frisk kop kaffe samt en snak med en kollega.

7 09 Proviant Det er dit ansvar at sørge for, at deltagerne får det, de har brug for, for at få det optimale ud af mødet. Der er godt gang i mødet, men deltagerne begynder at sidde lidt uroligt, småsnakke med sidemanden og kigge ud af vinduet. Disse signaler skal tages alvorligt, og her kan koncentrationen nemt genoprettes ved hjælp af lidt proviant i form af frugt, nødder og vand. Uden mad og drikke 10 Lav synlige noter Du ved, hvordan det er: Det skrevne referat bliver ikke altid læst, og deltagerne tager ikke ejerskab til indholdet. Husker de mon overhovedet alle de vigtige pointer? En løsning er at sørge for, at der bliver lavet synlige noter på mødet. Dette bevirker, at deltagerne kan følge med i indhold og forløb, og du kan som mødeleder nemt navigere i oplæggene. På større møder, workshops og temadage kan du gøre noget helt særligt for at sikre dig, at deltagerne for alvor tager viden med sig, og at indholdet lever længe i hukommelsen. Løsningen er at booke en grafi sk referent. Et grafi sk referat tegnes mens mødet fi nder sted og sikrer ejerskabsfølelsen og engagementet, fordi der skabes tydelighed, pointer visualiseres og forståelsen af budskaberne lettes.

8 Lise Grastrup Tanke til Streg Mobil: