Møder til glæde og gavn i Vesthimmerlands Kommune

Transkript

1 Møder til glæde og gavn i Vesthimmerlands Kommune

2 Møder til glæde og gavn? Møder, møder, møder Du kan sikkert nikke genkendende til, at en betragtelig del af din arbejdstid bruges på forskellige møder. I forlængelse heraf har du måske oplevet, at nogle møder bidrager til nye spændende ideer, konkrete aftaler og boblende energi. Omvendt kender du måske også de møder, hvor sidemanden sidder og tegner blomster på dagsordenen, hvor et diskret gab sniger sig gennem lokalet, hvor du er forvisset om, at viserne på dit armbåndsur er gået i stå, eller hvor du pludselig tager sig selv i at tænke på frikadeller og brun sovs. Når du forlader sådanne møder, føler du dig sikkert irriteret, træt eller demotiveret, og det er du faktisk langt fra alene om. Undersøgelser fra Danmarks Pædagogiske Universitetsskole (DPU) viser, at hele 20 % af mødetiden i syv større private og offentlige virksomheder opleves som direkte spild af tid. Det er selvfølgelig langt fra motiverende at have en følelse af at noget af tiden, der bruges på møder, kunne bruges langt bedre bag skrivebordet, i dialog med borgerne eller sammen med brugerne Hvis nogle eller ligefrem flere af vores møder ikke bidrager til at løse relevante opgaver på en effektiv og inspirerende måde, er der al mulig grund til at overveje om, og i så fald, hvordan vi kan forbedre vores mødekultur. Dette bliver ikke mindre relevant, med tanke på, at Vesthimmerlands Kommune fungerer som arbejdsplads for ca ansatte. Hvor mange timer bruger hver enkelt ansat på møder? De øverste ledere bruger en stor del af deres arbejdstid på møder, mens de øvrige medarbejdere måske rundt regnet bruger 3 timer om ugen. Et lille regnestykke vil vise, at en medarbejder, som bruger 3 timer om ugen på møder, faktisk bruger 132 timer på årsbasis, hvilket knap svarer til en måneds arbejdstid samlet set. Dertil er det bemærkelsesværdigt, at regnestykket kun omhandler en enkelt ud af de 3600 medarbejdere i Vesthimmerlands Kommune. Det er utvetydigt at møder tidsmæssigt og dermed også økonomisk set vejer tungt. Opsummerende er det vigtigt, at møder i Vesthimmerlands Kommune i høj grad giver mening og skaber værdi. Nedenstående belyses nogle metoder, som kan anvendes til at optimere mødekulturen herunder mødeforberedelse, mødeafholdelse og mødeevaluering i Vesthimmerlands Kommune. Metodernes anvendelighed vil selvfølgelig afhænge af den kontekst og den situation de anvendes i. Mødekodeks for Vesthimmerlands Kommune Et af de værktøjer, der overordnet kan fungere som retningsviser for god mødekultur, er et mødekodeks. Med et mødekodeks synliggøres nogle forhold, som både mødeledere og mødedeltagere er ansvarlige for at efterleve, hvorved der skabes et grundlæggende fundament for effektive og inspirerende møder. I Vesthimmerlands Kommune gælder således nedenstående mødekodeks: God mødeledelse Jeg overvejer inledningsvis, om at det er nødvendigt at afholde et møde, eller om opgaven/opgaverne kan løses på en mere hensigtmæssig måde Jeg overvejer og fastlægger formålet med mødet Jeg overvejer hvorr lang tid, der skal afsættes til mødet og det enkelte punkter, for at opgaven/ opgaverne kan løses på en mere hensigtmæssig måde. 1 - Møder til glæde og gavn

3 Jeg overvejer hvilke personer, der skal indkaldes til mødet Jeg har udsendt en fyldestgørende dagsorden mindst en uge før mødet til de øvrige mødedeltagere Jeg starter og slutter mødet til tiden Jeg holder mødet på sporet og undgpr forstyrrelser og uhensigtsmæssige afvigelser fra dagsordenen Jeg evaluerer mødet Jeg følger op på mødets aftaler og beslutninger God mødedeltagelse Jeg accepterer eller afslår mine mødeindkaldelser i god tid til rette vedkommende Jeg forbereder mig til mødet - læser fx dagsordenen eller indsamler og læser relevant materiale Jeg møder til tiden og bliver til at mødet slutter jeg sørger for at holde mobiltelefonen slukket på lydløs eller informerer de øvrige mødedeltagere om, at jeg har den tændt af en bestemt årsag. jeg byder ind med relevante bidrag i forhold til mødets indhold jeg understøtter mødelederens arbejde med at holde mødet på sporet uden uhensigtmæssige forstyrrelser Jeg følger op på mødets aftaler og beslutninger Som det fremhæves i mødekodekset, er samtlige mødedeltagere ansvarlige for, at et møde bliver effektivt og værdifuldt. Samtidig fremhæves mødelederen som en nøgleperson i forhold til forberedelse, afholdelse og opfølgning af et møde. Det er således nødvendigt at denne person kan bringe nogle redskaber i anvendelse, som gør det muligt at navigere igennem processen. Forberedelse af møder Forberedelse af et møde er en væsentlig proces, der skaber fundamentet for et godt møde. Hvis en mødeleder bruger den fornødne tid på at forberede et møde, kan mange mennesker spare tid. En grundig forberedelse er med til at skabe synlighed om, hvad der skal foregå på et møde, hvorfor det skal foregå og hvordan det skal foregå. Det nok vigtigste redskab for at skabe denne synlighed er udarbejdelse af en dagsorden. Udarbejdelse af dagsordener En dagsorden er et værktøj, der kan anvendes som en køreplan for et møde, idet den kan ses som en disposition for de punkter, der skal behandles på et møde. Med en dagsorden skabes der forudsigelighed om, hvilke emner der skal behandles, hvorved de enkelte mødedeltagere får mulighed 2 - Møder til glæde og gavn

4 for at forberede sig forinden. Samtidig kan en dagsorden anvendes som et nyttigt ledelsesværktøj under selve mødet, idet den synliggør rækkefølgen af de enkelte punkter, hvem der en ansvarlig for fremlæggelse og hvor lang tid der er afsat til behandling. Ved udarbejdelse af en dagsorden, er der nogle gængse ting, som er vigtige at have in mente i forhold til den indholdsmæssige del. Først og fremmest skal du anføre, hvor og hvornår mødet afholdes, samt hvem der inviteres til at deltage. Dernæst skal du anføre de punkter, der skal behandles på mødet, og herunder kan det være en god ide, at tilføje lidt supplerende tekst. Endvidere kan du overveje, hvilken rækkefølge de enkelte punkter skal stå i - er der eksempelvis nogle punkter, der har forbindelse med hinanden, bør disse placeres i forlængelse. Det er samtidig vigtigt at anføre, hvor lang tid der afsættes til behandlingen af de enkelte punkter. Der skal være tid til alle punkter, men mødets sluttidspunkt skal overholdes, så det er afgørende at bruge tiden på den mest hensigtsmæssige måde. Hvis du vurderer, at der er for mange punkter til behandling kan du overveje, om det er muligt at udsætte et eller flere af punkterne til næste møde. Endelig bør det fremgå, hvem der er ansvarlig for de enkelte punkter, hvilket eksempelvis kan være navnet på en person, der orienterer om eller fremlægger et punkt. I den forbindelse er det en god ide at placere de punkter, som præsenteres af eksterne indlægsholdere først på mødet, da det på den måde vil være lettere at beregne, hvornår de skal komme. Hvis mødedeltagerne skal have mulighed for at sætte sige yderligere ind i en sag eller et emne, kan det være en god idé at vedlægge et bilag med de fornødne oplysninger. Her er det vigtigt, at bilagenes indhold er formuleret så præcist og kortfattet som muligt, for at minimere det tidsforbrug, som vil være forbundet med at læse det. Når du vedlægger bilag er det vigtigt at have for øje det ekstra tidsforbrug, der pålægges den, der skal udforme materialet, og den, der skal læse det igennem. Nogle gange kan det dog være en fordel at bruge lidt ekstra tid på denne forberedelse, idet det kan bevirke, at et punkt kan behandles på kortere tid end ellers. Dagsorden og tilhørende bilag skal udsendes i god tid for at samtlige mødedeltagere har mulighed for at forberede sig herpå. Afholdelse af møder I forlængelse af forberedelsesprocessen følger selve mødeafholdelsen. Her det afgørende at mødelederen anvender dagsordenen som køreplan for mødets indhold. Mødelederens opgave handler dels om at navigere gennem behandlingen af punkterne indenfor den angivne tidsramme, dels om at give ordet til de forskellige mødedeltagere og sørge for at alle relevante perspektiver undersøges, og dels om at opsummere essensen af de enkelte punkter på dagsordenen og hjælpe alle med at holde overblik undervejs. I forlængelse af sidstnævnte er det vigtigt at skriftliggøre behandlingen af de enkelte punkter i et referat således, at man kan vende tilbage og se, hvad der blev drøftet eller besluttet på et møde. Udarbejdelse af referater Klare og præcise referater fungerer som dokumentation for, hvad der er behandlet på et møde og hvilke aftaler eller beslutninger, der er indgået. Der er flere måder at skrive et referat på, men overordnet skelner man mellem beslutnings- og handlingsreferat: 3 - Møder til glæde og gavn

5 Beslutningsreferat Her skriver du det, der er besluttet under de enkelte punkter. Et beslutningsreferat er præcist og kortfattet. Fordelene ligger blandt andet i, at det er tidsmæssigt fordelagtigt at lave et beslutningsreferat, og at det er nemt at overskue. Nogle af ulemperne kan være at udefrakommende ikke får indtryk af, hvad der har været diskuteret under de enkelte punkter, og hvilke argumenter, der ligger til grund for de beslutninger, som træffes Handslingsreferat Her skriver du også de væsentlige meningsudvekslinger og indlæg i debatten samtidig med, at du selvfølgelig også skriver selve beslutningerne. Fordelene ligger bl.a i at det giver udefrakommende mulighed for at få kendskab til flere facetter af meningsudvekslinger og indlæg, hvorved de muligvis vil få større forståelse for de beslutninger, der er truffet på møderne. Ulemperne ligger bl.a i at det tidsmæssigt er krævende at lave et handlingsreferat - både for den poerson, der skirver referatet, men også for de øvrige mødedeltagere, som skal godkende referatet under mødet. Dernæst vil det sjældent være muligt at indfange alle perspektiver af en drøftelse, hvorfor nogle pointer vil blive fremhævet i referatet, mens andre vil blive udeladt. Som ovenstående beskrevet er der både fordele og ulempter ved begge former for referater. Derfor kan det være hensigtmæssigt at overveje, om den ene form nødvendigvis udelukker den anden, eller om et referat kan udformes som på en måde, der indbefatter de fordelagtige elementer af begge former. Sagt på en anden måde er det værd at overveje, om det er muligt ganske kortfattet og præcist at medtage nogle af de vigtigste oplysninger, indlæg m.m. foruden beslutningerne under hvert enkelt punkt. Hvert enkelt af punkterne, i hvilken forbindelse mødedeltagere tager stilling til om referatet kan godkendes. Fordelen er at referatet hurtigt bliver sendt ud til mødedeltagerene og øvrige personer, samt at de ikke pålægger referenter et efterfølgende tidsforbrug. Mødeledelse med farver Indimellem hænder det, at der opstår usikkerhed om, hvem der egentlig er mødeleder på et møde, eller at flere personer agerer som mødeledere på det selvsamme møde. Det er nødvendigt at få en klar afklaring om, hvem der er ansvarlig for hvad, for at sikre en god proces, som fører til resultater. En måde hvorpå ansvaret kan synliggøres er ved at arbejde med to mødelederroller Den ene mødeleder er produktansvarlig og skal sørge for, at dagsordenspunkterne nås, at der tages beslutninger som føres til referat, og at der udvælges de personer, der har ansvaret for, at beslutningerne føres ud i livet. Samtidig skal den røde mødeleder holde sig orienteret om, hvorledes problemstillingerne fra sidste møde er forløbet i praksis. Den anden mødeleders opgave er at være procesansvarlig ved fx at understøtte, at der er en god stemning på møderne, og at alle bliver set og hørt. Møder til glæde og gavn et fælles ansvar Hvis vi skal forbedre vores mødekultur i Vesthimmerlands Kommune, så kræver det, at vi alle hver især, og sammen, tager ansvar for den. Vi skal alle fortløbende evaluere vores mødekultur og overveje, hvad der fungerer godt, og hvad der kan forbedres. Vi skal huske, at møder skal rykke noget, og hvis dette ikke er tilfældet, må vi forholde os kritisk til dem. 4 - Møder til glæde og gavn

6 HR-afdelingen Vesthimmerlands Kommune Himmerlandsgade Aars