Kirstinelund - Afdelingsbestyrelsen Rugvænget 31

Transkript

1 Kirstinelund - Afdelingsbestyrelsen Rugvænget 31 Referat af ordinært afdelingsmøde i 17. oktober 2016 afdeling Kirstinelund torsdag den 22. september 2016 kl i Glassalen på Baltorpskolen Til stede var Beboere fra 45 lejemål svarende til 90 stemmer Afdelingsbestyrelsen Marie-Louise Scharling, Laila Arlofelt, Freddie Elmelund, Kim Gunnarson, Tom Møller, Jan Nielsen og Berit Ryberg Boligselskabet Formand Lars Andersen Afdelingen Ejendomsmester Johnny Nielsen og ejendomsfunktionær Paul Nielsen Almenbo Lisbet Schaltz, Claus Hansen og Lene Terpe (referent) Dagsorden 1. Valg af dirigent 2. Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde 3. Godkendelse af revideret forretningsorden for afdelingsmødet 4. Orientering om fælles ejendomskontor for Kirstinevangs afdelinger 5. Behandling af indkomne forslag 6. Godkendelse af afdelingens driftsbudget for det kommende år 7. Valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter a. Valg af bestyrelsesmedlemmer for 2 år b. Valg af suppleanter for 1 år 8. Valg af repræsentantskabsmedlemmer og suppleanter (punktet udgår, såfremt punkt 3 Godkendelse af revideret forretningsorden for afdelingsmødet godkendes) a. Valg af repræsentantskabsmedlemmer for 1 år b. Valg af suppleanter for 1 år 9. Eventuelt ad 1 - Valg af dirigent Formanden Marie-Louise Scharling bød velkommen og foreslog Claus Hansen som dirigent. Claus Hansen blev valgt som dirigent og han konstaterede, at mødet var indkaldt med det lovmæssige varsel

2 ad 2 - Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde Beretningen var udsendt til beboerne forud for mødet. Endnu et år er gået, så her er lidt om hvad bestyrelsen har beskæftiget sig med i det indeværende år. Grønne områder: Der bliver stadigvæk klippet buske og hække for bedre oversigt. Der arbejdes også på mere lys i området, noget af det afventer til ombygningen af institutionen er afsluttet. I et par pergolaer er der opsat nye sensorlamper. Vi har fået sat områdeskilte op så man bedre kan orientere sig og se hvilke blokke der hører til afdelingen, samt se sammensætningen af vores gårdudvalg. Gårdudvalg: Gård 5 og 7 har afholdt møde om ønsker til deres gårde, der er bevilliget penge til disse gårde, og lagt et fremtidsbudget for dem. Det er bestyrelsens håb at andre gårde også kommer i gang. Bestyrelsen har kigget på de gårde der ikke har noget gårdudvalg for at se hvad vi kan gøre for dem. Containergården: Det er bestyrelsens håb at den nye port og nye skilte kan spare mandetimer på affaldssortering i containergården, således at de timer kan bruges på vores område. Containergården er lukket mellem kl alle dage. It udvalget: IT udvalget har i det forgangne år haft undersøgt muligheden for at få tv med bland selv, for som det er i dag, så er det kun muligt at få bland selv tv med 10 og 39 kanaler, vi i it udvalget ville dog undersøge hvad der skulle til for at vi i området kunne få bland selv 20 med i udvalget af tv pakker, for at dette skal være en mulighed kræver det dog nogle ændringer på vores tv anlæg som Yousee godt vil gå ind og dække i mod at det så er dem der fremover skal lave service på anlægget. Hvis vi vil have mulighed for mere individuelt tv, kræver det dog samtidig en mindre prisændring hvorfor bestyrelsen har valgt at lade det være op til en urafstemning om disse ændringer skal implementeres i vores nuværende tv opsætning. Flyttelejligheder: Der arbejdes stadigvæk på flyttelejlighedernes standard, strøm (stikkontakter/lampeudtag). Garderobe løsning i entre, også for nuværende lejere. Køkken løsning hvor skabe går helt til loft, også dette skal være en mulighed for lejere der har fået nyt køkken. Blokkene: De gule blokke har fået isoleret gavlene og vi har fået nye entredøre der er bedre sikret mod brand og indbrud, dette har også mindsket kuldeindfaldet og støjgener fra opgangen. Der skal udskiftes opgangsdøre i Rugvænget. Vi har fundet en flot og vedligeholdelsesfri løsning. Der kommer nye lamper over opgang døre. De hvide blokke får skiftet bundlister i deres opgangsdøre. Så er vi i gang med et forsøg med udskiftning af køkkenvinduer i Rugvænget, for at se om det kan minimere træk og kuldeindfald. Kommune/politi: I samarbejde med kommunen er der fokus på den boligsociale indsats for vores område, der er en bedre dialog og en direkte kontakt til politiet. Beboere demokratiet: Vi arbejder på at alle relevante oplysninger om vores afdeling skal ligge på vores hjemmeside. Fællesskabet: Per Zafnes valgte at stoppe som ansat efter et langt sygdomsforløb, en sygdom han desværre tabte kampen til få måneder senere. I forbindelse med Per s afgang fra Fællesskabet blev Heidi Kristensen ansat i Fællesskabet

3 Fællesskabet har fået bevilliget kr. i stedet for kr. fra Fællesskabet forsætter med at lave de gode arrangementer. Som noget nyt har Heidi valgt at have åbent hver Onsdag fra 17 til 18 i lokalet Rugvænget 10. Fremtiden/nye projekter: Råderetten: Vi arbejder på en inspirationsfolder om råderetten i Kirstinelund, den vil blive omdelt til jer. Vi håber og tror på, at I som beboer vil tage det til jer og bruge den til at tænke i nye baner. Alt dette skyldes at vi nu kan bruge råderetten til at have individuelle ønsker og behov af indvendige forbedringer i vores lejligheder. Er du i tvivl om regler mv, henvender du dig på ejendomskontoret eller i Almenbo i deres åbningstider, og der vil i selvfølgelig få den hjælp i behøver. Vores planer for området er at optimere de grønne områder samt lejlighederne så de altid er tidsvarende. Forsætte vores gode samarbejde med fællesskabet, når det gælder de sociale aktiviteter, samt godt naboskab med de andre afdelinger i Vængerne. Ny butiksplads ved Rugvænget 31. Nye badeværelser. Flere p-pladser i afdelingen. Muligheden for vejbump / chikaner i Bygvænget. Vi arbejder på en ide om solceller til containergården og vaskehuset. Dette var bestyrelsens beretning. Vi vil gerne sige tak til ejendomskontoret og vores medarbejdere for deres altid gode hjælp og støtte. Vi takker beboerne for et godt samarbejde. Vi er alle heldige at vi bor et godt sted, med pæne omgivelser og lav kriminalitet. Lad os sammen gøre alt for at bevare dette fremover. Der var følgende bemærkninger til beretningen: Der blev spurgt hvilke standarder, der ønskes på flyttelejligheder. Afdelingsbestyrelsen svarede, at de samarbejder med ejendomskontoret om at forbedre standarden og dermed gøre lejlighederne mere attraktive. Dette kan f.eks. være udskiftning af garderobeskabe. Der blev spurgt til den nye butiksplads ved Rugvænget 31. Afdelingsbestyrelsen svarede, at dette projekt havde været skrinlagt i en årrække, men at bestyrelsen ønskede at tage projektet op igen for at arbejde på at gøre pladsen til et spændende torv med ny belægning og en pæn udsmykning. Der blev spurgt til planerne for nye badeværelser. Afdelingsbestyrelsen svarede, at de undersøger mulighederne for etablering af nye badeværelser ved brug af den kollektive og/eller individuelle råderet. Der blev spurgt om mulighederne for at opgradere bredbåndsforbindelsen. IT-udvalget svarede, at afdelingen allerede har en gratis 512/512 kbit forbindelse og at det vil være bekosteligt at opgradere denne. Der blev spurgt, hvad der kan gøres ved parkeringspladsproblemet. Afdelingsbestyrelsen svarede, at der er pladsproblemer grundet byggeaktiviteten i området. Dette arbejde forventes færdigt ultimo oktober. Herefter blev beretningen godkendt. ad 3 - Godkendelse af revideret forretningsorden for afdelingsmødet Afdelingsbestyrelsen ønskede at stille et ændringsforslag, således at der vælges 5 medlemmer og mindst 1 suppleant til afdelingsbestyrelsen, i stedet for de nuværende 7 medlemmer i afdelingsbestyrelsen. Den reviderede forretningsorden blev godkendt, hvorfor dagsordenens punkt bortfalder

4 Den reviderede forretningsorden for afdelingsmødet kan hentes på ejendomskontoret eller på afdelingens hjemmeside. ad 4 - Orientering om fælles ejendomskontor for Kirstinevangs afdelinger Administrationen orienterede om organisationsbestyrelsens beslutning om at sammenlægge ejendomskontoret i afdeling Egebjerghaven med Kornvængets/Kirstinelunds ejendomskontor for at effektivisere driften af afdelingerne og opnå en driftsbesparelse. Der skal endvidere ansættes en sekretær til aflastning på kontoret. ad 5 - Behandling af indkomne forslag Dirigenten informerede om, at der var indkommet ét forslag til afdelingsmødet. Dette var blevet omdelt den 15. september 2016 sammen med det øvrige materiale til afdelingsmødet. Forslag 1: Ændring af husorden og leveregler Forslagsstiller: Afdelingsbestyrelsen Husorden og leveregler var omdelt med reviderede tekster i rødt (fjernet) og blå (tilføjet). Ændringerne blev godkendt. De reviderede regler kan hentes på ejendomskontoret eller på afdelingens hjemmeside. ad 6 - Godkendelse afdelingens driftsbudget for det kommende år Afdelingens budget for 2017 var omdelt til beboerne den 15. september. Administrationen gennemgik budgettet, der viser en stigning af lejen i 2017 på 0,5 % svarende til kr. Følgende poster markerer sig: De offentlige og andre faste udgifter falder med i alt kr. Dette skyldes primært bortfald af bidrag til dispositionsfonden, en besparelse på el til fællesarealer på kr. samt en besparelse i udgifterne til forsikring på ca. 25% grundet nyt forsikringsselskab. Til gengæld stiger vandafgiften med kr., da Ballerup Kommune har hævet vandprisen med over 11 kr. pr. m 3. De variable udgifter falder med i alt kr. Dette skyldes primært en besparelse på kr. på almindelig vedligeholdelse samt kr. på renholdelse, hvilket skyldes sammenlægningen til fælles ejendomskontor med afdeling Kirstinelund/Kornvænget. Henlæggelser stiger med kr., idet henlæggelser til planlagte og periodisk vedligehold øges med dette beløb. De ekstraordinære udgifter stiger i alt med kr. idet ydelse på lån til forbedringsarbejder stiger med kr. Afskrivninger er nedskrevet med kr. Der var følgende spørgsmål til budgettet: Der blev spurgt, om det er muligt at foretage afrensning af de hvide blokke tidligere end år 2020, som afsat i langtidsbudgettet. Administrationen svarede, at det årligt vurderes, hvorvidt arbejderne bør udføres tidligere end beregnet og at det muligvis vurderes, at dette arbejde skal foretages tidligere. Der blev spurgt til punktet Indgangspartier, hvide blokke i langtidsbudgettet. Administrationen oplyste, at der er budgetteret med en udskiftning af døre i de hvide blokke samt nye lamper til i alt kr. Det er dog vurderet, at indgangspartierne repareres og ikke udskiftes. Lamperne udskiftes i Beløbet anvendes således ikke i sin fulde udstrækning i

5 Der blev spurgt til punktet tætning af vinduer, hvide blokke i langtidsbudgettet. Administrationen oplyste, at isoleringen under vindueskarmene er mangelfuld, hvorfor der er afsat et beløb til opretning af dette. Der blev spurgt til opretning af gulve. Administrationen svarede, at der er afsat et beløb til udskiftning af gulve, og såfremt man har et kraftigt knirkende eller eftergivende gulve, bedes man rette henvendelse til ejendomskontoret, som vil vurdere om gulvet skal udskiftes. Afdelingens budget for 2017 blev herefter godkendt. Det endelige antennebudget er endnu ikke udarbejdet, idet der afventes en eventuel varsling på prisstigning fra YouSee. Antennebudgettet varsles i november måned. ad 7 - Valg af medlemmer til afdelingsbestyrelsen og suppleanter a. Valg af bestyrelsesmedlemmer for 2 år Følgende medlemmer var på valg for en 2-årig periode: Kim Gunnarson (ønskede ikke genvalg) Laila Arlofelt Tom Møller Freddie Ib Elmelund (ønskede ikke genvalg) Laila Arlofelt og Tom Møller blev valgt til afdelingsbestyrelsesmedlemmer for en 2-årig periode. Jf. dagsordenens punkt 3 blev afdelingsbestyrelsen antal medlemmer reduceret til 5. b. Valg af suppleanter for 1 år Bart Simon Gelert blev valgt som suppleant. Afdelingsbestyrelsen består herefter af: Marie-Louise Scharling (2017) Laila Arlofelt (2018) Tom Møller (2018) Jan Nielsen (2017) Berit Ryberg (2017) Bart Simon Gelert, suppleant (2017) ad 8 - Valg af repræsentantskabsmedlemmer og suppleanter til Boligselskabet Kirstinevang Punktet bortfalder, idet det under punkt 3 blev besluttet, at afdelingsbestyrelsen vælger repræsentantskabsmedlemmer og suppleanter på deres konstituerende møde. ad 9 - Eventuelt Det blev oplyst, at gyngen på legepladsen ved trekanten er rådden. Administrationen svarede, at der er en årlig gennemgang af legepladserne. Dette skal sikre, at legeredskaberne konstant er i sikkerhedsmæssig forsvarlig stand. Ejendomsmesteren oplyste, at han straks undersøger legepladsen for fejl. Afdelingsbestyrelsen opfordrede beboerne til at nedsætte et gårdudvalg i trekanten. Der blev spurgt, om der kan opsættes håndtag på ydersiden af altandøren, således at døren kan lukkes og åbnes udefra. Det kan til referat oplyses, at såfremt der skal opsættes håndtag på udvendig på altandøre, vil det kræve en udskiftning af eksisterende karm og dør. Der blev spurgt, om det er muligt at se tegningerne af den renoverede børneinstitution. Der blev oplyst, at sådanne kan beses på ejendomskontoret

6 Mødet sluttede kl Digitalt underskrevet af Afdelingsformand Marie-Louise Scharling Dirigent Claus Sieben Hansen Referent Lene Terpe - 6 -