En byggesags gang gennem huset

Transkript

1 Ankommer med posten eller afleveret personligt. Hentes af TF s sekretariatet, stemples med dato. Enkelte sager sorteres fra og gennemgås af Teknisk direktør før de overgår til Byggesagsafdelingen. Elin (Sekr. i Byggesag) modtager sagerne, kontrollerer om der tidligere har været sager på ejendommen, hvis ja, tages print så det synliggøres hvem der har været sagsbehandler. Byggeansøgninger afleveres til Mogens Peter (faglig koordinator) som evt. selv gennemgår sagerne, eller tager dem med til dagligt koordineringsmøde hvor vi i fællesskab fordeler / byder ind. 1

2 Sagerne fordeles dels efter geografisk område, dels har man haft en sag der før eller har man talt med vedkommende, dels efter sagstype, dels hvem kunne tænke sig. Ved koordineringsmødet noterer sagsbehandlerne initialer, reglement og sagstype på sagen. De fordelte sager lægges tilbage til Elin. Elin opretter sagerne i KMD-byggesag, printer brevkort, forside og evt. lånekort ud. Samler sagen i vores omslag, og fordeler til Byggesagsbehandlerne. Brevkortet er dels en kvittering for modtagelse, dels kort for meddelelse af påbegyndelse og færdigmelding. 2

3 Sagen gennemgås af sagsbehandleren (typisk) i indkommet rækkefølge. Sagsbehandleren tager stilling til i hver enkelt sag, hvilke andre afdelinger der skal høres; Plan, Brand, Miljø, Vej, Kloak, Amtet, evt. naboorientering eller partshøring. Er ansøgningsmaterialet mangelfuldt, anmodes om yderligere materiale eller sagsbehandleren sender en mangelskrivelse før videre sagsbehandling. Både høringer, mangelskrivelser, interne notater, tilladelser, breve mv. ligger som standard dokumenter i KMD-Byggesag, + fasttekster til indsættelse. Ellers formulerer sagsbehandleren selv sine breve mv. 3

4 Det er op til sagsbehandleren at tage stilling til om der gives dispensationer fra både Bygningsreglementer, lokalplaner, deklarationer, byplanvedtægter mv. Vi registrere alle dispensationer efter adresser, så man kan se om der er givet dispensationer på en bestemt vej. Dispensationer kan også søges via KMD-byggesag. Lokalplanpligt spottes i Byggesagsafdelingen (sagsbehandleren), beslutningen ligger ved Planafdelingen, men er en drøftelse på lederniveau og evt. politisk. 4

5 Til et formøde (forhåndsdialog) ved BR-S-98-sager deltager ejer/ansøger og byggesagsbehandleren. Til et formøde (forhåndsdialog) ved BR- 95-sager deltager en eller flere byggesagsbehandlere (evt. flere specialeområder) samt Beredskab, Kloak, Vej, Miljø mv. alt efter sagens karakter. Det er den ansvarlige byggesagsbehandler der styrer processen. Ved nyudstykninger udarbejder Plan lokalplanen. Byggesag screener og giver bemærkninger. Efter offentliggørelse godkendes lokalplanen endeligt. Alle lokalplaner kommer fra Plan til udtalelse i Byggesagsafdelingen, samt i Vej, Kloak, Miljø mv. 5

6 I forbindelse med grundsalg fra Vejle Kommune, samles en byggesagsbehandler, et par fra Byrådssek. (grundsalg), et par fra Vej og byggemodning, en fra Plan og evt. en fra skoleledelsen i en skurvogn af et par dage, mens byggemodningen er i gang. Her kan folk så komme og se stedet, stille spørgsmål og få materiale. En byggeansøgning skal naturligvis mindst indeholde minimumsmaterialet til et myndighedssæt. For at orientere ansøger om hvad et myndighedssæt og en egentligt byggeansøgning er, har DBF i samarbejde med Byggesagsafdelingen i Vejle og Fredericia (Jesper og Bente ) lavet et hæfte Sådan gør du, som vi udlevere. Findes også digitalt på 6

7 Med hensyn til kvalitetssikring i sagsbehandlingen og sikre at alt er husket har vi checklister, og vi er pt. i gang med at redigere standardlister. Via KMD-byggesag er der en aktivitetsliste for hver enkelt sagstype, som også kan benyttes til checkliste. Ringer en borger og søger informationer henviser vi til Vejle Kommunes hjemmeside og til Sådan gør du, samt giver generelle oplysninger og vejledning. Vi oplyser at dette er generelt og vi laver ikke notat af samtalen. Vil en borger have skriftlig svar, må vedkommende lave en skriftlig henvendelse 7

8 Som nævnt tidligere har vi i KMDbyggesag opbygget mange standardbreve til forskellige situationer. F.eks. byggetilladelsen, med mulighed for at indsætte fasttekster. Sammen med byggetilladelsen sendes brevkort til påbegyndelse og færdigmelding, diverse tegningsbilag og andre bilag, klagevejledning, evt. skema for indlevering af byggeaffald. Det er den enkelte Byggesagsbehandler der skriver Byggetilladelsen som et worddokument via KMD-byggesag, printer det i to eller evt. flere eksemplarer og sender tilladelsen. Der bruges ingen blanketter! Byggesagsbehandleren skal ved udstedelse af tilladelser og anmeldelse indberette gebyr, tilladelsesdato, om der er givet afslag eller dispensation. Hvis der gives dispensation skal der lægges en kopi af byggetilladelsen i bakken for dispensationer. Den tekst der omhandler dispensationen skal fremhæves med en overstregningstusch. 8

9 Indtil der gives byggetilladelse eller anmeldelse har den enkelte sagsbehandler byggesagen ved sin plads. Når der er givet byggetilladelse eller anmeldelse skal sagen omkring kortafdelingen som indtegner på MapView. Herefter skal tilladelsessager være i afdelingens samlede verserende arkiv. Anmeldelsessager er som regel afsluttet af sagsbehandler før sagen kommer til kort. Hvorefter den lægges til arkivering Når en sag meldes påbegyndt og færdig, indberettes dette af BBR, både i BBR-registeret og i KMD-byggesag. Når sagen færdigmeldes lægges kortene på plads i sagen af BBR. Byggesagsbehandlerne får hver måned en liste over færdigmeldte byggesager og kan herefter følge op på sagen og afslutte eller evt. skrive brev om mangler i forhold til det der er krævet i byggetilladelsen. 9

10 Er der tale om BR-95-sager syner byggesagsbehandleren til IBT. Det er byggesagsbehandleren der tager stilling til om sagen nu er klar til afslutning og sagen sorteres i en bestemt orden og dokumenterne nummereres. Der skal i KMD- Byggesag indberettes dato for arkiveret af sagsbehandler, herefter afleveres sagen til endelig arkivering. En gang om måneden sørger Anne- Marie (BBR-medarbejder) for at køre alle arkiverede sager ud af KMDbyggesag og lægger dem i kælderen. Her lægger en person fra sekretariatet byggesagerne i de respektive ejendomsmapper der er sorteret efter ejerlav og matrikelnummer. 10

11 Lovliggørelsessager Lovliggørelsessager opstår på mange måder. Og fordi vi har BBR-projektet også ved opsøgende arbejde. Men bare ved almindelige henvendelser, i forbindelse med noget nyt der skal bygges, ved indflytning på ugyldige adresser eller ved ejendomshandler opstår rigtig mange sager. I bund og grund sag lovliggørelsessagerne igennem samme procedure som alle andre sager. BBR-projektet ser meget på BBR oplysninger og arealer, da projektet jo går ud på at skabe gode og korrekte BBR-data. 11

12 Klage sager Når en borger klager, er det vigtigt at det er en skriftlig klage og at borgeren giver sig til kende. Byggesagsbehandleren tager stilling til om klagen høre under Kommunen, Teknisk Forvaltning, ellers sendes klagen videre til rette myndighed. Det vurderes om klagen har substans eller evt. er under bagatelgrænsen. Behandlingen består i gennemgang af ejendomsmappe mv., samt drøftelse med juridisk afdeling og evt. andre afdelinger. Der udføres partshøring af partere og indklagede. Og der foretages varslet besigtigelse på stedet. En afgørelse træffes af sagsbehandleren, f.eks. Påbud eller.. Endelig opfølgning af klagesagen, tilsyn igen eller evt. politianmeldelse. Er det påklagede bragt i orden, arkiveres sagen, som blå sag. 12

13 Andre spørgsmål GIS er en opgaver der ligger hos planafdelingen. Vi har med planafdelingen et projekt om geokodning i gang. Med hensyn juridisk bistand, kan vi kontakte flere jurister i Byrådssekretariatet og vi har i Teknisk Forvaltning en jurist vi kan drøfte problematikker med. Know-how fra seniorsagsbehandlerne gives naturligt videre til nye sagsbehandlere, gennem daglige drøftelser. Vi forsøger i tiden at få mere system i denne proces og arbejder med at dele op i specialistområder. Hvis der er særlige problemer kan støtte for en afgørelse fås hos afdelingens faglige koordinator. Beslutningskompetencefordeling ift. Teknisk Udvalg er uddelegeret til Byggesagsafdelingen således at byggesagsbehandleren har kompetence til at meddele dispensationer i et stort omfang - så det er kun komplicerede sager der bliver politisk behandlet. Der arbejdes pt. med kompetencefordeling i forhold til det nye TU i den nye Vejle Kommune. 13

14 Sådan var det i gamle dage nu er vi på vej med DOB Digital offentlig byggesagsbehandling ift. E-tinglysning Nyt BBR Øvrige projekter ift. digitalisering fx det digitale byggeri GIS Scannede ejendomsarkiver 14

15 Sådan var det i gamle dage nu er vi på vej med DOB Digital offentlig byggesagsbehandling Hovedmål: Interaktiv netservices Nationalt beslutningsgrundlag 15

16 Sådan var det i gamle dage nu er vi på vej med DOB Digital offentlig byggesagsbehandling Hovedfaser: Den gode ansøgning Den gode byggesagsbehandling Den gode datahåndtering 16

17 Sådan var det i gamle dage nu er vi på vej med DOB Digital offentlig byggesagsbehandling Hvad er så den gode historie? Digital understøttelse ifm. vejledning af både hr. og fru. Jensen og den professionelle bygherre Fuldt oplyste ansøgninger og mindre spildtid Digital byggesagsbehandling inkl. mulighed for at generere administrationsgrundlag 17