Fra Boligkontoret Danmark deltog: Tonny Bjørn, Christina Iversen og Peder Hansen.

Transkript

1 De Vanføres Boligselskab for Københavns Kommune Organisationsbestyrelsen Referat af organisationsbestyrelsesmøde, onsdag den 30. marts 2016 kl i selskabslokalet, i Kollektivhuset, Hans Knudsens Plads 1, 2100 København Ø. Udsendt den: 8. september Deltagere: Afbud: Susanne Henriksen, Per G. Larsson, Jesper Harlfeldt, Inga Olesen, Thomas Gerken, Connie Mistarz, Yardena Jensen, Kurt Lunding, Kasper Larsen, Bent Nygaard og Kim Meyer. Suppleant Malene Kildegaard Klepper. Ingen. Fra Boligkontoret Danmark deltog: Tonny Bjørn, Christina Iversen og Peder Hansen. Indhold Ad 1 Godkendelse af dagsorden...2 Ad 2 Forhandlingsprotokol...2 Ad 3 Revisionsprotokol...2 Ad 4 Meddelelser...2 Ad 5 Selskabs- og afdelingssager (til beslutning)...3 Ad 6 Næste møder...5 Ad 7 Selskabs- og afdelingssager (til orientering)...5 Ad 8 Eventuelt...6 Bilag: 1. Debitorliste 2. Budget, E/F Kollektivhuset (vinduesbeslag) 3. AIG, genforhandlingsoplæg og skadestatistik 4. Målsætninger side 1/6

2 Sager til orientering uddybes eller behandles kun på mødet, hvis dette direkte efterspørges. Ad 1 Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. Ad 2 Forhandlingsprotokol Referat af organisationsbestyrelsesmøde, afholdt den 9. juni 2016, er udsendt den 23. juni at organisationsbestyrelsen godkender referat af møde afholdt den 9. juni Referat af organisationsbestyrelsesmøde afholdt den 9. juni 2016 blev godkendt, og forhandlingsprotokollen blev underskrevet af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. Ad 3 Revisionsprotokol Der var ikke indsat nyt i revisionsprotokollen siden seneste organisationsbestyrelsesmøde, hvilke bestyrelsen tog til efterretning. Ad 4 Meddelelser 4.1 Meddelelser fra formanden På mødet giver organisationsbestyrelses formand Susanne Henriksen en orientering om eventuelle nye sager og forhold. På mødet oplyste Susanne Henriksen følgende: der afholdes lokalrådsmøde den 10. november 2016 sted vides endnu ikke værelsesfordeling til mandskabsdag den september 2016 sendes snart ud Boligkontoret Danmark har netop udsendt nyhedsbrev, hvori konsekvenserne af kontanthjælpsloftet er omtalt en mand uden bopæl i Kollektivhuset valgte at begå selvmord ved at kaste sig ud fra 10. sal en episode som har påvirket de ansatte, hvorfor der er blevet tilknyttet dem psykolog bistand 4.2 Meddelelser fra Boligkontoret Danmark På mødet giver forretningsfører Tonny Bjørn en orientering om eventuelle nye sager og forhold hos Boligkontoret Danmark, med primær fokus på afdelingskontoret. På mødet oplyste Tonny Bjørn følgende: afdelingskontorets to nye driftschefer er kommet godt fra start Boligkontoret Danmark har afholdt udbud af forsikringsmægler og oplæg herom vil blive behandlet på et kommende bestyrelsesmøde; det ser ud til at nyt firma har vundet udbuddet, hvorfor et skifte fra Willis vil blive indstillet forvaltningsdirektør Lars Lehmann starter på job igen den 5. september 2016 efter et længere sygdomsforløb grundet fejloperation side 2/6

3 4.3 Øvrige meddelelser Debitorliste Aktuel debitorliste omdeles på mødet som denne dagsordens bilag 1. at organisationsbestyrelsen tager meddelelserne til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog meddelelserne til efterretning. Ad 5 Selskabs- og afdelingssager (til beslutning) Under dette punkt behandles selskabs- og afdelingssager, organisationsbestyrelsen træffer konkrete beslutninger. hvor det indstilles at 5.1 Organisationen Køb af grund, Oktobervej 49 (Afdeling 2) På organisationsbestyrelsesmødet den 9. juni 2016 bekræftede bestyrelsen interessen for køb af grunden Oktobervej 49, og bemyndigede forretningsudvalget i samarbejde med Boligkontoret Danmark, at arbejde videre med et køb. Der er indkaldt til ekstraordinært repræsentantskabsmøde den 29. august 2016 med henblik på indhentning af repræsentantskabets godkendelse af et eventuelt køb; og derved afgivelse af det konkrete købstilbud. Tilbuddet skal tilgå Gladsaxe Kommune senest den 31. august Der vil blive indkaldt til ekstraordinært afdelingsmøde for beboernes godkendelse af grundkøbet, og de heraf afledte konsekvenser i afdelingens driftsbudget. Mødet vil først finde sted efter fristen den 31. august 2016, og der vil i tilbuddet blive taget højde herfor. at organisationsbestyrelsen tilslutter sig repræsentantskabets beslutning. Organisationsbestyrelsen tilslutter sig repræsentantskabets beslutning således forventes og godkendes et eventuelt køb af grunden Oktobervej 49 til den af kommunen udbudte pris. 5.2 Ejerforeningen i Kollektivhuset - Budget for udskiftning af vinduesbeslag Jævnfør tidligere orienteringer og beslutninger vedrørende udskiftning af beslag på altanvinduerne i Kollektivhuset er der nu udarbejdet budget for udskiftningen. Budgettet viser en samlet udgift på kr., hvis alle beslagene på altanvinduerne udskiftes på én gang. Ejerforeningen har ikke midler til en samlet udskiftning og det er derfor hensigtsmæssigt at skifte beslag på de altanvinduer, der er spærrede, og herefter forsætte udskiftningen i takt med nedslidningen på de øvrige altanvinduer f.eks., når der alligevel er en fraflytning. Budgettet er godkendt på af bestyrelsen i ejerforeningen. Budgettet vedlægges som bilag 2. at organisationsbestyrelsen godkender budgettet, og at ejerforeningen udskifter de defekte beslag på de spærrede vinduesfag og udskiftes herefter i takt med den almindelige nedslidning. Organisationsbestyrelsen godkendte budgettet for udskiftning af vinduesbeslag, samt at ejerforeningen udskifter de defekte beslag på de spærrede vinduesfag, og herefter foretager den resterende udskiftning over den løbende vedligeholdelse. 5.3 Forsikringsaftale med AIG Europe Limited Genforhandlingsoplæg Den 31. december 2016 udløber den 3 årige periode som DVB København har etableret forsikringer for hos AIG. side 3/6

4 Willis I/S har i den forbindelse bedt AIG om et oplæg på en forlængelse. Skadestatistisk og genforhandlingsoplæg er vedlagt denne dagsorden som bilag 3. AIG tilbyder at forlænge forsikringen med en uændret præmie for en yderligere periode på 1 år. Set i forhold til det høje skadeforløb anbefaler Willi I/S at DVB København accepterer dette tilbud. at organisationsbestyrelsen forholder sig til AIG s tilbud på baggrund af anbefaling fra Willis I/S. Organisationsbestyrelsen besluttede, at følge Willis indstilling, og således gøre brug af AIG s tilbud om forlængelse af nuværende forsikringer for en periode på 1 år, med en uændret præmie udover almindelige pristalsregulering. 5.4 Organisationen Målsætninger DVB Københavns nuværende målsætninger er vedtaget tilbage i 2001, og omfatter følgende områder: Økonomi: lokalt adm.bidrag kassebeholdning underskriftsforhold Organisation: personale Køb af serviceydelser: forretningsførelse forsikringer indkøbspolitik håndværkere Det ses hensigtsmæssig, at der nu tages fat i behandling af nye målsætninger indenfor følgende områder: Økonomi og drift: adm.honorar egenkapital kapitalforvaltning indkøb Ledelse og beboerdemokrati: evaluering af målsætninger god ledelse information rekruttering, fastholdelse Udlejning: restancer udlejning og beboersammensætning Boligafdelingerne: beboerservice energi fremtidssikring og konkurrenceevne henlæggelser Nybyggeri: nybyggeri renoveringer side 4/6

5 Forslag til ny målsætninger for adm.honorar og egenkapital er vedlagt denne dagsorden som bilag 4. at organisationsbestyrelsen forholder sig til nye målsætninger, og konkret forslag til målsætninger for adm.honorar og egenkapital. Organisationsbestyrelsen tog en drøftelse af selskabets målsætninger, og vedtog konkrete målsætninger for adm. honorar og egenkapital. Forslaget til målsætning for adm. honorar blev vedtaget uden ændringer. Målsætning for egenkapital blev ændret således, at målsætningen for dispositionsfonden, 2. og 3. afsnit er: Penge til afdelingerne ydes kun ekstraordinært, og kun som lån.. Det blev endvidere aftalt, at vedtagne målsætninger fremover skal evalueres hyppigere end hidtil, og det tilstræbes at ske hvert andet år. Ad 6 Næste møder Næste organisationsbestyrelsesmøde afholdes mandag den 24. oktober 2016, kl Ad 7 Selskabs- og afdelingssager (til orientering) Sager til orientering uddybes eller behandles kun på mødet, såfremt dette direkte efterspørges. 7.1 Afdeling 1 Kollektivhuset Der har i sommerens løb været 3 skybrudslignende regnvejr, og der har ikke været vandskader i Kollektivhuset. Så det må konstateres, at højtvandsstoppet virker. Den boligsociale helhedsplan Siden sidst har der været følgende aktiviteter: Picnic i det grønne område Filmeftermiddag i beboercafeen Fodboldcup i Ryparken Bogklub på Øbro Bibliotek Opsamling af skrald Møde med KBH s familierådgivning Cykelkursus I september tilbydes der gratis danskundervisning. Ejerforeningen, selskab 378 Se punkt Afdeling 2 Småhusene Der følges fortsat op på mangler i forhold til Byggeskadefondsrapporten. Vi mangler den endelige voldgravs løsning. 7.3 Afdeling 3 Brønshøj/Husum Der afholdtes markvandring tirsdag den 23. august 2016, hvor forskellige problematikker blev behandlet. 7.4 Afdeling 4 Amager/Valby side 5/6

6 7.5 Afdeling 6 Hectorgården Afdelingsbestyrelsen arbejder fortsat med farvevalg til maling af trappeopgange. 7.6 Afdeling 7, Vigerslevvej 7.7 Afdeling 8, Kastrupvej 7.8 Afdeling 9/10 - Solgavehjemmet Torsdag den 30. juni 2016 holdt vi præsentationsmøde med den nye forstander på Solgavehjemmet, Anette Maj Billesbølle. Et godt og konstruktivt møde. 7.9 Afdeling 11 Valby 7.10 Afdeling 14 - Dragør at afdelingssager til orientering tages til efterretning. Ad 8 Eventuelt Intet til behandling. Mødet hævet kl Referent: Tonny Bjørn Bestyrelsens underskrifter: Susanne Henriksen Connie Mistarz Thomas Gerken Formand Næstformand Kurt Lunding Bent Chr. Nygaard Inga Olesen Vakant (ekstern udpeget) Yardena T. M. Jensen Jesper Harlfeldt Per G. Larsson Kasper Larsen Kim Meyer side 6/6