Gældende ansvarsfordeling ved integration mellem lokalt fagsystem og Navision Stat via den generiske integrationssnitflade, GIS.

Transkript

1 Side 1 af 5 Ansvarsfordeling ved anvendelse af GIS Opr Opd ØS/ØSY/SKH/CPS Gældende ansvarsfordeling ved integration mellem lokalt fagsystem og Navision Stat via den generiske integrationssnitflade, GIS. I det følgende beskrives de særlige forhold, man som institution skal være opmærksom på ved integration mellem et lokalt fagsystem og Navision Stat, herunder den generelle tekniske godkendelse, og de særlige forhold for ØSC institutioner, der fordrer en tilsvarende forretningsmæssig godkendelse. Drift af lokale fagsystemer Driften af ethvert lokalt fagsystem er altid institutionens eget ansvar. Systemejerskab Det er givet, at institutionen har systemejerskabet og dermed ansvaret for vedligeholdelse og drift af selve fagsystemet, uanset overgang til ØSC. Det er ligeledes givet, at Moderniseringsstyrelsen har systemejerskab og dermed ansvaret for vedligeholdelse og drift af Navision Stat, for de institutioner, der er overgået til ØSC et. For de institutioner der ikke er overgået til ØSC et bibeholdes systemansvaret for Navision Stat af institutionen. Funktionalitet der er placeret i fagsystemet eller i en eventuel mellemliggende udvekslingsdatabase mellem fagsystemet og Navision Stat systemejes af kunden selv og supporteres IKKE af Moderniseringsstyrelsen. Det er således institutionens ansvar, at data overføres korrekt fra enten fagsystem 1 eller udvekslingsdatabasen til Navision Stat og omvendt. Institution Moderniseringsstyrelsen Fagsystem Udvekslingsdatabase Navision Stat GIS 1 Dette gælder også i de tilfælde, hvor fagsystemet, eller udvekslingsdatabasen, består af en ekstra Navision Stat database, hvortil, der er rekvireret særskilt licens.

2 Support og teknisk godkendelse Moderniseringsstyrelsen yder udelukkende support på Navision Stat funktionalitet, herunder de lokale GIS - opsætninger, som tidligere er teknisk godkendt af Moderniseringsstyrelsen, ved Navision Stat udviklingsenheden med udgangspunkt i tilsendt dokumentation. Side 2 af 5 Se: for nødvendige dokumentationsskabeloner og tjeklister. Resultatet af den tekniske gennemgang håndteres på følgende måde: ØSC-kunde IKKE ØSC kunde Positivt svar Resultatet af den tekniske vurdering videresendes til ØSC et for efterfølgende forretningsmæssig kontrol Resultatet af den tekniske vurdering sendes til kunden Negativt svar Resultatet af den tekniske vurdering sendes til kunden med kopi til ØSC et Resultatet af den tekniske vurdering sendes til kunden Ressortændringer og anden flytning af datastrømme Ved overtagelse af GIS-integration, der er godkendt under en bogføringskreds og flyttet til anden bogføringskreds, fx i ifm. en ressortændring, skal der indhentes ny godkendelse efter flytningen af datastrømmen. Forretningsmæssig godkendelse af GIS integrationer for ØSC institutioner For GIS integrationer hos ØSC institutioner gælder endvidere, at disse yderligere skal forretningsmæssig godkendes af ØSC et. Formålet med den forretningsmæssige godkendelse er at sikre, at der kun idriftsættes GIS-løsninger, som lever op til det gældende regelsæt på området, herunder understøtter hensigtsmæssige og effektive arbejdsgange i ØSC et i overensstemmelse med standard opgavesplittet. ØSC et er ansvarlige for den forretningsmæssige godkendelse af opsætningen i Navision Stat ud fra en datamæssig kontrol, eftersom det er ØSC et, der står for den daglige behandling af de data, der modtages via GIS.

3 Den forretningsmæssige godkendelse er todelt: Side 3 af 5 1. Forretningsmæssig godkendelse på testniveau i umiddelbar forlængelse af Moderniseringsstyrelsen tekniske godkendelse 2. For integrationer der afleder udbetalinger, foretages der endvidere i produktion, inden idriftsættelse, en datakontrol for aktivering af faktisk udveksling af data mellem Navision Stat og det lokale fagsystem. I fald denne del ikke vurderes at fungere hensigtsmæssigt, tager ØSC direkte kontakt til kunden. Bemærk, at det kun er ØSC et, der kan opsætte og aktivere/de-aktivere datastrømme, og at en datastrøm således først bliver aktiveret, når den forretningsmæssige godkendelse er på plads, og ØSC et har modtaget en opsætningsfil i txt-format. Den samlede godkendelsesproces for ØSC institutioner er opsummerende skitseret herunder: Følsomme persondata Der må ikke overføres følsomme persondata fra lokale fagsystemer til Navision Stat! Navision Stat indeholder, som udgangspunkt, ikke følsomme persondata, hvorfor det omvendt IKKE er muligt at hente denne type af data fra Navision Stat til lokale fagsystemer.

4 Godkendelse af data Alle data overført til Navision Stat, via GIS, forudsættes godkendt af institutionen FØR overførelse. Dette betyder, at det er institutionens eget ansvar, at alle data, der forudsættes godkendt, fx købsfakturagrundlag, har undergået de nødvendige kontroller, før aflevering til Navision Stat. Side 4 af 5 Godkendelsen kan enten ske via en manuel eller en systemunderstøttet håndtering i det afsendende lokale fagsystem 2. Såfremt data afleveres til en Navision Stat database i ØSC et, sørger ØSC et for de resterende standardiserede godkendelser, for de efterfølgende processer, jf. best practise. Afstemning af data der udveksles via GIS Sikring af at der kan afstemmes og bliver afstemt mellem Navision Stat og de lokale fagsystemer er altid institutionens ansvar. Kontrol af udbetalingsdata De væsentligste afstemningsdata er givet ved de data, der resulterer i udbetalinger. Disse data kan kontrolleres automatiseret eller manuelt, og er i det følgende beskrevet i prioriteret rækkefølge. Automatiseret systemunderstøttet betalingskontrol For en sikring af at der kan foretages en automatiseret og dermed effektiv kontrol af udbetalinger forudsættes følgende opfyldt: 1. Kreditor oprettes via det pågældende fagsystem. 2. Kreditor oprettes uden integration til elektronisk fakturering (uden E-bilag partner). 3. Der opsættes editeringsbegrænsninger for det pågældende fagsystem for udvalgte NS tabeller. 4. Kreditorposteringer leveres med bilagstype blank eller faktura fra fagsystemet. 5. Der oprettes kun 1 bankkort pr. kreditor fra fagsystemet. 6. Der må ikke være opsat mapning på betalingsoplysnings-tabellerne i Navision Stat. 7. Alle kreditorposteringer levereres til købskladden, eller som købsbilag. Såfremt de 7 nævnte krav kan opfyldes, vil det være muligt at foretage en automatiseret afvigelsesrapportering i Navision Stat mellem de GIS leverede data og de tilknyttede Navision Stat udbetalingsdata umiddelbart forud for betaling. 2 Bemærk, at ved EXCEL-GIS integration betragtes EXCEL som et lokalt fagsystem.

5 For ØSC databaser skal alle nye fagsystemer, der afleverer data til udbetaling via GIS integrationer, opfylde ovenstående krav. For eksisterende GIS-integrationer i ØSC et, der ikke kan opfylde ovenstående krav, skal der indgås en midlertidig separat aftale mellem ØSC et og institutionen om manuel kompenserende kontroller, herunder afregning af hermed forbundne omkostninger. Denne aftale vil i så fald alene kunne være gældende til udgangen af 1. halvår 2015, hvorefter alle fagsystemer forventes at leve op til krav for automatiseret systemunderstøttet betalingskontrol. Side 5 af 5 Manuel papirbaseret betalingskontrol Hvis ikke punkt 1, 5 og 7 kan opfyldes af fagsystemet, er det ikke muligt at foretage en automatiseret systemunderstøttet kontrol i forbindelse med udbetalinger. I stedet skal der ske en kontrol af data, baseret på 2 rapporter, nemlig Navision Stat rapporten Sammenlign betalingsoplysninger med originalt købsbilag 3 samt en rapport/dokumentation leveret af fagsystemet/institutionen, der kan anvendes til at kontrollere op imod de betalingsposter, der ligger i udbetalingskladden i Navision Stat. For ØSC-institutioner skal denne løsning alene opfattes som en forebyggende foranstaltning, indtil fagsystemet lever op til krav for automatiseret systemunderstøttet betalingskontrol. Dette forventes etableret senest med udgangen af 1. halvår Generelle afstemninger For almene afstemninger mellem fagsystemet og Navision Stat, kan der aftales udvalgte områder til papirbaseret kontrol. For Navision Stat løses dette via en anvendelse af rapporten Modtagne batches. For ØSC institutioner gælder det, at institutionen og ØSC et i fællesskab skal fastlægge et passende kontrolniveau. Når dette er på plads, retter ØSC et henvendelse til MODST s økonomisupport for hjælp til at opsætte rapporten Modtagne batches, for den pågældende datastrøm. Se i øvrigt frigivne kvikguides til automatiseret betalingskontrol og generelle afstemninger på: Svar-og-Kvikguides-NS5X Og STAT-NS70 3 Bemærk, at denne rapport bruges til følgende typer af udbetalinger: genereret via DDI, leveret som E-bilag, manuelt indtastede og bilag der leveres af GIS, uden at opfylde de nævnte krav.