Brug af rapporten Tjek original Dokument i udbetalingskladden

Transkript

1 Quickguide Brug af rapporten Tjek original Dokument i udbetalingskladden 1 Introduktion Efter opgradering til NS 5.4 har det vist sig, at mange skoler stadig bruger Specifikationslisten når betalingsposterne i udbetalingskladden skal tjekkes. Specifikationslisten er der ikke noget galt med som sådan, men er formålet at tjekke rigtigheden af de betalingsposter, der findes i udbetalingskladden, er der en anden og smartere måde at gøre dette på - nemlig ved at bruge Tjek original Dokument. Denne quickguide viser hvordan. NB: Vær opmærksom på, at der kan være begrænsninger i brugen af rapporten afhængigt af, om og i givet fald hvilket fakturaflowsystem, i anvender. Anvender i ikke noget fakturaflowsystem eller INDFAK, kan rapporten bruges som beskrevet i denne quickguide. Se mere herom i afsnit Beskrivelse af fremgangsmåde Ved at udnytte de valgmuligheder, der er i anfordringsbilledet for Tjek original Dokument, kan du få Navision Stat til at gøre det krævede kontrolarbejde for dig 1 et langt stykke hen ad vejen. 1 I henhold til Regnskabsinstruksen skal 2. godkender være forskellig fra den person, der har bogført et købsbilag. Af samme grund skal det som minimum altid være 2. godkender i en udbetalingskladde, der kontrollerer rigtigheden af betalingsposterne i udbetalingskladden. Side 1 af 5

2 I en udbetalingskladde vil 2 typer af bogførte fakturaer findes: Elektroniske oprettede fakturaer, der er sendt som E-bilag fra kreditor Manuelt oprettede fakturaer For de elektroniske fakturaer gælder det, at rapporten Tjek original Dokument kan tjekke rigtigheden af betalingsposterne for dig. Det er kun de manuelt oprettede fakturaer, hvor du er nødt til at tjekke oplysningerne på betalingsposten med oplysningerne på papirfaktura fra kreditor. Rapporten Tjek original Dokument findes via udbetalingskladden: Bogføring\Tjek original Dokument Et vindue med titlen Check Kladde mod Indbakke kommer frem. På fanebladet Indstillinger ses følgende valgmuligheder: Start med at tjekke de manuelt oprettede fakturaer Der vil være enkelte fakturaer i udbetalingskladden der er oprettet manuelt. Disse fakturaer skal tjekkes op mod en papirfaktura. På fanebladet Indstillinger sætter du følgende flueben: Side 2 af 5

3 Den udskrevne rapport medtager nu kun de manuelt oprettede fakturaer og viser de tilhørende betalingsoplysninger. Det er nu nemt at gå de få manuelt oprettede fakturaer igennem på god gammeldags manér Lad Navision Stat kontrollere de elektroniske fakturaer for dig For at tjekke de elektroniske fakturaer sætter du på fanebladet Indstillinger følgende flueben: Rapporten viser nu en liste indeholdende alle betalinger (3 stk i dette tilfælde) i udbetalingskladden: Side 3 af 5

4 Manuel faktura Ingen forskel fundet De manuelle fakturaer vil tydeligt fremgå af listen og disse kan blot ignoreres, da de jo allerede er tjekket. De2 øvrige bilag på listen er elektroniske fakturaer og her gør Navision Stat det, at den sammenholder betalingsoplysningerne som de er på den indkomne elektroniske faktura med de betalingsoplysninger, der findes i udbetalingskladden. Er der en forskel vil Navision Stat nedenunder de aktuelle bilag vise, hvilken forskel, der er fundet. I eksemplet ovenfor er der to elektroniske fakturaer, hvor der ikke er fundet en forskel. Herunder vises eksempler, hvor der ér fundet en forskel: Eksempel 1: Kommentar: Forskel i forfaldsdato vil i de fleste tilfælde være uden betydning, hvorfor linjer i rapporten af denne type kan ignoreres Eksempel 2: Kommentar: Her er der tale om en forskel i beløbet alt afhængig af beløbets størrelse vil dette også typisk være en forskel, der kan accepteres. Side 4 af 5

5 Eksempel 3: Kommentar: Er der, som her, tale om en forskel i bankoplysningerne, kræves en nærmere undersøgelse. Der kan selvfølgelig være en god forklaring på de ændrede bankoplysninger, men det vil altid skulle efterprøves. 1.2 Muligheden for at bruge Tjek original Dokument kan variere ved brug af diverse fakturaflowsystemer Brugen af Tjek original Dokument som beskrevet i denne quickguide gælder i første omgang for skoler, der ikke anvender et eksternt fakturaflowsystem og derfor udelukkende behandler deres elektroniske faktuarer via Indgående købsdokumentkladde. INDFAK Skoler, der anvender INDFAK, kan benytte Tjek original Dokument på lige fod med skoler uden foranliggende fakturaflowsystem. IBISTIC Skoler der anvender Ibistic kan også med fordel anvende Tjek original Dokument men den beskrevne funktionalitet mht. visning af afvigelser virker ikke mht. betalingsoplysninger. Rapporten virker kun som beskrevet i quickguiden, såfremt den kan finde betalingsoplysningerne fra E-bilag i Indgående Købsdokumentkladde. Dette er ikke tilfældet, når man bruger Ibistic. Øvrige fakturaflow systemer Skoler der anvender øvrige systemer kan også anvende Tjek original Dokument. Den enkelte skole må dog vurdere i hvilket omfang rapporten kan anvendes mht. visning af afvigelser. De eksakte muligheder afhænger af fakturaflowsystemets integration med Navision Stat. Side 5 af 5