Menighedsrådsmøde. Pkt. 1. Ad pkt. 1. Pkt.2. Ad pkt. 2. Ad pkt. 3. Pkt. 3.

Transkript

1 Menighedsrådsmøde Tirsdag, den 12. november 2013 kl Afholdes i Sortebrødreklostret Klosterstræde 7, 4300 Holbæk. Tilstedeværende: Ove Nygaard Madsen (fm), Lis Grove- Rasmussen (nfm),, Flemming Erland Christensen (kp), Søren Waage-Jensen (kv), Henning Petersen, Kristine Høffding, Per Buttenschøn, Vilmer Thorsen, Vita Yvonne Fischer, Ole Frank Jørgensen, Allan Hvid Olsen (ref), Hanne Mejlhede (kbf) Nana Schiøtt Hansen (sp), Michael Rosendal (sp), Hanne Norre (mrep) Fraværende med afbud: Bjarne Heegaard Albrechtsen, Vibeke Beierholm (ks) Dagsorden Referat Pkt. 1. Underskrift af referat fra sidste møde samt evt. bemærkninger Ad pkt. 1. Godkendt og underskrevet uden yderligere bemærkninger. Pkt.2 Siden sidst Bevilget kursus til Ellen Hess Thaysen Ad pkt. 2. Bevilget kursus til Ellen Hess Thaysen vedr. kor. Pkt. 3. Sager behandlet i forretningsudvalget den 5. november Intet behandlet. Ad pkt. 3. Dagsorden til menighedsrådsmøde 12/11 blev udarbejdet. Intet andet blev behandlet. MR referat Side 1 af 6

2 Pkt. 4. Referater fra stående udvalg. Formanden/næstformanden for udvalget anmodes om at uddybe udvalgets beslutninger. Ad pkt. 4. Byggeudvalget får undersøgt om menighedshuset kan bygges for de midler der er til rådighed. Kommunikationsudvalget har især arbejdet med ny hjemmeside. Der arbejdes også med at få budget klar til næste regnskabsår. Arbejdsfordelingen med hjemmeside og sogneblad i forbindelse med Al s barsel ligger fast. Spørgsmål om der kan bygges et Intranet på hjemmesiden til konfirmander, - det vil blive indarbejdet. Udvalget behandler på næste møde henvendelse om fælles kommunikation i provstiet. Kommunikationsudvalget vil fremover være delt i to; kommunikationsudvalg, samt underudvalg: redaktionsudvalg vedr. sognebladet. Kirkegårdsudvalget har fået en god kontakt via provstiet mhp. Skt. Nikolai Kirkegård. Provstiet er positivt indstillet på ændringer af Kirkegården. Se mere under pkt. 7 og 8. Spørgsmål vedr. klager om sager vedr. kirkegården blev præciseret. Klager vedr. kirkegården behandles af kirkegårdsudvalget, hvis der optræder navngivne personer sendes klagen videre til kontaktpersonen. Aktivitetsudvalget: Minikonfirmanderne er en ren succes her i efteråret. Høstmarkedet skal gribes an på en helt anden måde, hvis vi skal deltage næste år. Udvalget er glade for det arbejde der gøres omkring kirkekaffen. Der samles ideer til udvikling af kirkekaffen. Der er blevet behandlet annoncering til koncert, det gav spørgsmål vedr. reglerne og betaling for annoncer. Dette spørgsmål behandles og fremsendes til beslutning af kommunikationsudvalget, inkl. økonomi. MR referat Side 2 af 6

3 Pkt. 5. Nyt fra kassereren Nyt fra kirkeværgen Nyt fra kontaktpersonen Nyt fra medarbejderrepræsentanten. Ad pkt. 5. Kassereren er ikke til stede ved dette møde. Der er ingen nye oplysninger. Budget 2014 er næsten færdigt. Kirkeværgen fortæller at aktiviteterne er for nedadgående i vinterperioden. Der følges op på fugtproblemet i kølerummet. Der vedligeholdes på klokkemotorerne i kirken. Belysningen i det store møderum på 1. sal i klosteret er vedligeholdt. Kontaktpersonen: 27. november afholdes det årlige medarbejdermøde november afholdes julemedarbejdermøde. Forhandlinger med fagforeningerne er under afslutning. Der er udarbejdet skrivelser vedr. skimmelsvamp i kølerummet. Der arbejdes på procedurer vedr. klager over personalet. Videre proces vedr. arbejdsmiljøet på kirkegårdskontoret styres af kontaktpersonen. Medarbejderrepr.: Intet nyt. Pkt. 6. Orientering fra præsterne. Ad pkt. 6. Hanne Mejlhede: Hanne ønsker en akut indsamling til ofrene i Filippinerne. Dette blev bevilget af MR. Nana Schiøtt Hansen: Alle Helgens gudstjeneste. Kursus vedr. gudstjeneste for demente. Michael Rosendal: BUSK-gudstjeneste. MR referat Side 3 af 6

4 Pkt. 7. Orientering vedr. overvejelser om Skt. Nikolai Kirkegård. Ad pkt. 7. Gennem provstiet er der kommet kontakt til forstkandidat Rasmus Juhl, der arbejder med planer for Skt. Nikolai Kirkegård, med etablering af urnegravsteder. Pkt. 8. Orientering vedr. overvejelser om Naturkirkegården. Ad pkt. 8. Der vil ske vedligeholdelse hvor der bliver åbnet mellem Østre Kirkegård og Naturkirkegården. Således at der visuelt bliver et langt syn fra Østre Kirkegård ud over Naturkirkegården, mens synet fra Naturkirkegården stadig vil have karakter af natur da man ser op ad bakke mod Østre Kirkegård. Pkt. 9. Forslag til justering/præcisering af kommisorium for arbejdsmiljøområdet. (Bilag eftersendes) Ad pkt. 9. Godkendt. Arbejdsmiljøudvalget fremsender revideret kommissorium. Den væsentligste ændring i forhold til nuværende er: - at arbejdsmiljøgrupperne opdeles, så den ene gruppe alene omfatter gartnerområdet og den anden gruppe øvrige medarbejdere - at det fastlægges på hvilken måde medarbejderrepræsentanten i arbejdsmiljøudvalget vælges. (Proceduren for valg af de 2 arbejdsmiljørepræsentanter ændres ikke) - at næstformanden i udvalget vælges fra arbejdstagerside kontaktperson er født formand - at Henning Petersen fortsat er medlem af udvalget indtil afklaring af chefstillingen er afklaret. Administrationschefen vil for fremtiden være sekretær for udvalget. MR referat Side 4 af 6

5 Pkt. 10 Beslutning om ændring af kordegnebetjeningen på kordegnekontoret. (Bilag) Ad pkt. 10. Kordegnekontoret åbningstider ændres til: Mandag lukket tirsdag, onsdag, torsdag og fredag åben fra kl Torsdag tillige fra kl til Nuværende vikar betjener fremover kordegnekontoret i 3½ time tirsdag og onsdag. Der vil fortsat være behov for, at en del kordegnearbejde disse dage foretages elektronisk fra Margrethe- Kapellet. Kordegnen betjener kontoret i åbningstiden torsdag og fredag. Udenfor kordegnekontorets åbningstid er kordegnen på kontoret på Anders Larsensvej. Denne aftale træder i kraft pr. 1. december og varer til 31. januar Den nye ordning skal tages med, når den nuværende aftale skal evalueres. Hvis der bliver brug for kordegnevikar ved gudstjenester i denne periode, må medlemmer af menighedsrådet træde til. Pkt. 11. Liste over kollekt for næste kirkeår. (Bilag udleveres på mødet) Pkt. 12. Vedtagelse af datoer for menighedsrådsmøder for Ad pkt. 11. Forslaget er godkendt. Samme kollektliste som (mindretalsudtalelse: Flemming Christensen kan ikke godkende indsamling til Folkekirkens Nødhjælp) Med formandens godkendelse gives der mulighed for akutte indsamlinger. Ad pkt. 12. Som hovedregel afholdes menighedsrådsmøder anden tirsdag i hver måned kl i klosterets store mødesal 14/1, 18/2, 11/3, 8/4 (er vedtaget tidligere), 13/5, 17/6, 19/8, 9/9, OBS! 7/10, 11/11, 9/12. Forretningsudvalget holder møde om dagsordenen tirsdagen inden MR-møde kl i klosterets lille mødelokale 7/1, OBS! 4/2, 4/3, 1/4, 6/5, 10/6, 12/8, 2/9, OBS! 30/9, 4/11, 2/12. Der er taget hensyn til skolernes ferier. MR referat Side 5 af 6

6 Pkt. 13. Forslag om menighedsmøde søndag 6. april 2014, kl , umiddelbart efter gudstjenesten. Pkt. 14. Valg af formand, næstformand, kasserer, kontaktperson, kirkeværge og bygningssagkyndig. Pkt. 15. Eventuelt. Mødedeltagernes underskrifter Ad pkt. 13. Forslaget er godkendt. Planlægningsudvalget består af: Hanne Mejlhede, Michael Rosendal, Vibeke Beierholm og Ove Madsen (som indkalder til planlægningsmøde) Ad pkt. 14. Valg til formand og næstformand skal være skriftlig (præsterne har ikke stemmeret, men er valgbare) (Kim Bæver og Stephen Larsen er stemmetællere) Ove Madsen er valg til formand med 11 stemmer. Lis Grove-Rasmussen er valgt til næstformand med 11 stemmer. Vibeke Beierholm er genvalgt som kasserer. Flemming Christensen er genvalgt som kontaktperson. Søren Waage-Jensen er genvalgt som kirkeværge. Arkitekt Stig Løcke er genvalgt som bygningssagkyndig. Ad pkt. 15. Henning Petersen foreslog et visionsmøde i starten af næste år. 1. februar 2014 kl.9-15 på Andreasskolen, Henning Petersen, Allan Hvid Olsen og Michael Rosendal laver oplæg til næste MR-møde. Ref.: Allan Hvid Olsen MR referat Side 6 af 6