Menighedsrådsmøde. Dagsorden. Ad pkt. 1. Pkt. 1. Pkt.2. Ad pkt. 2. Referat af

Transkript

1 Referat af Menighedsrådsmøde Tirsdag, den 10. december 2013 kl Afholdes i Sortebrødreklostret Klosterstræde 7, 4300 Holbæk. Tilstedeværende: Ove Nygaard Madsen (fm), Lis Grove- Rasmussen (nfm),, Flemming Erland Christensen (kp), Henning Petersen, Kristine Høffding, Per Buttenschøn, Vilmer Thorsen, Vita Yvonne Fischer, Ole Frank Jørgensen, Allan Hvid Olsen (ref), Hanne Mejlhede (kbf) Nana Schiøtt Hansen (sp), Michael Rosendal (sp), Hanne Norre (mrep), Bjarne Heegaard Albrechtsen, Vibeke Beierholm (ks) Fraværende med afbud: Søren Waage-Jensen (kv) Dagsorden Referat af første møde i menighedsrådet i kirkeåret Nyt pkt. 12 og 13 på denne dagsorden. Pkt. 1. Bemærkninger vedr. referatet fra sidste møde 12. november Ad pkt. 1. Ingen bemærkninger. Pkt.2 Siden sidst Henvendelse fra Lions Club i Holbæk om uddeling af kirkeblad. Orientering fra formandsmøde i Holbæk Provsti. Bevilget tilskud til op til tolv korsangere til deltagelse i FUK s korkursus i Løgumkloster. Ad pkt. 2. Vi takker nej til forslag fra Lions Club. Menighedsrådets forslag til provstiet ved fremtidig brug af Østre Kapel vil blive behandlet på provstiudvalgsmødet. Telefonanlægget i klosteret og Margrethekapellet vil blive skiftet onsdag og torsdag i denne uge. Hanne Norre er genvalgt som medarbejderrepræsentant. MR referat Side 1 af 6

2 Pkt. 3. Sager behandlet i forretningsudvalget den 3. december Intet behandlet. Ad pkt. 3. Dagsordenen blev udarbejdet. Dagsordenspunkterne vil fremover blive nummereret fortløbende gennem kirkeåret. Dette for lettere at kunne følge op på beslutninger. Pkt. 4. Referater fra stående udvalg. Formanden/næstformanden for udvalget anmodes om at uddybe udvalgets beslutninger. Ad pkt. 4. Bygningsudvalget: Referatet af 25. november er taget til efterretning. Kirkegårdsudvalget: Referaterne fra flere møder er taget til efterretning. Aktivitetsudvalget: Referatet af 2. december er taget til efterretning. Kommunikationsudvalget: Kommunikationsudvalget har taget en kovending i forhold til tidligere vedtagelse omkring internt kalendersystem. Ændringen kommer ikke til at koste meget, men giver et meget bedre resultat. Udvalget ønsker en afklaring vedr. udgifter til annoncering placeret på de enkelte udvalg. Der overføres penge til en underkonto på hvert udvalg. Referatet er taget til efterretning. Underudvalget redaktionsudvalget Udvalget består herefter af Michael, Hanne, Ole, Maja og Allan. Pkt. 5. Nyt fra kassereren Ad pkt. 5. Nyt fra kassereren Kvartalsrapport pr. 30/11 gennemgået. Kassereren ønsker et grundigere arbejde med at periodisere udgifter. Husk at attestere alle bilag. Der graves videre i regnskabet. MR referat Side 2 af 6

3 Nyt fra kirkeværgen Nyt fra kirkeværgen At de vandaliserede ruder er tilbage på plads At pga problemer med el til klokkerne at der er installeret et nyt motorstyrings panel til de 5 hovedklokker, 2 nye klokkemotorer samt et nyt forsyningskabel op igennem tårnet. Det gamle system var 40 år gammelt! At jeg har skiftet service firma for kølerumsservice og forventer at reducere årlige omkostninger fra ca kr til omkring det halve. At stormskade på Gl. Østre Kapel hvor dele af kobberrør blæste ned er meldt til forsikringsenheden med tilbud fra SJ VVS på ca kr med selvrisiko på 10%. Fremadrettet vil jeg i vintermånederne arbejde med følgende: Til budget/evaluering 2014: Alarmsystem X 3 LED pærer til kirke Kalkning af KB og mur Kølerum fjernelse af skimmelsvamp Tagrende på MK Nyt fyr til mandskabsbygning??? Fjernelse af ovn i MK, tilbud afrens og olier egeporte i MK og kirke Rep af fuger i MK Maling af vinduer og døre på østside af MK Opsætning af nødudgangsskilt i MK Mikrofon og højtaleranlæg i MK Ventilation/luftkøling i MK Isolering af Kapellanbolig!!! Lydisolering af væg i KB Centralvarme i KB? Varmeblæser i indgang til kirke Elektronisk drift af tårnur Apollour til styring af klokker Plus hvad der måtte opstå. Nyt fra kontaktpersonen Nyt fra kontaktpersonen Genvalg af medarbejderrepræsentant. Valg til AMU Maiken Larsen, suppleant til SU Fusser Nye arbejdstidsaftaler på nogle områder. Vikar for kirketjeneren i Margrethekapellet. Procedurer for klager over medarbejdere er udarbejdet i SU. MR referat Side 3 af 6

4 Nyt fra medarbejderrepræsentanten. Nyt fra medarbejderrepræsentanten. Intet nyt fra medarbejderne. Pkt. 6. Orientering fra præsterne. Ad pkt. 6. Hanne Mejlhede: Den årlige førskolegudstjeneste gennemført med god succes. Fremover rundsendes indbydelse til både institutionens leder og bestyrelsen. Nana Schiøtt Hansen: Julehjælpen har brug for hjælp til at pakke julepakker, fra kl (fredag kl ). Frivillige kan melde sig til Nana. Michael Rosendal: Fortæller om påskeprojektet generelt især med henblik på skærtorsdag og langfredag hvor vi kræver betaling. Pkt. 7. Kompetenceudviklingsprojekt Der søges midler fra kursuspuljen fra budget To Bilag Ad pkt. 7. Menighedsrådet har besluttet, at samarbejdet med Miljøhuset skal ophøre. Menighedsrådet indstiller, at der køres videre af den planlagte vej, dog i et langsommere tempo. SU fortsætter efter indstillingen i samarbejde med Kompetencesekretariatet. Pkt. 8. Orientering fra ekstraordinær generalforsamling i interessentselskabet for Fælleskrematoriet i Ringsted. Pkt. 9. Evaluering af administrationschefsfunktionen. To Bilag Ad pkt. 8. Orientering om nye vedtægter. Orientering om verserende problemer vedr. økonomien omkring kremeringer i krematoriekredsen. Ad pkt. 9. Menighedsrådet beslutter at godkende første del af indstillingen: MR referat Side 4 af 6

5 Pkt. 10 Visionsdag 1/ Orientering om foreløbige planer. Ad pkt. 10. Gennemgang af foreløbige planer for visionsdagen. Der stilles spørgsmål ved, om tilforordnede til udvalgene skal deltage i visionsdagen. Visionsdagsudvalget tager en beslutning. Pkt. 11. Honorar til kirkeværge og kontaktperson. Indstilling om tillæg fra 1/ frem til ansættelse af administrationschef for ekstraordinært meget arbejde for de to funktioner. Ad pkt. 11. Under dette punkt er Flemming Christensen ikke tilstede. En given beslutning skal godkendes endeligt i provstiet. 1) Det foreslås at kirkeværge og kontaktperson tildeles honorar svarende til formanden, op til: kr ,63 pr. år for den forløbne periode. Forslaget er faldet 2) Menighedsrådet beslutter at give et engangsvederlag på kr ,- ved årets udgang til hver af de to personer. For: syv personer Imod: tre personer: Henning Petersen, Per Buttenschøn og Allan Hvid Olsen Undlod at stemme: de tre præster Forslaget er vedtaget. 3) Menighedsrådet beslutter at give et månedligt tillæg fra 1/ svarende op til formandshonorar frem til ansættelse af en administrationschef. Enstemmigt vedtaget Pkt. 12. Nyt punkt om Naturkirkegården Ad pkt. 12. Indstillinger om ansøgning til provstiet: Ansøgning om Irenes bed er godkendt Ansøgning vedr. fældning er godkendt. Opstamning af generelle retningslinjer godkendt. MR referat Side 5 af 6

6 Pkt. 13. Nyt punkt om Kalkningsordning Pkt. 14. Ad pkt. 13. Menighedsrådet godkender deltagelse i kalkningsordningen. Ad pkt. 14. Eventuelt. Med venlig hilsen Ove Nygaard Madsen Per Buttenschøn spørger om der er midler til at ansøge om kursus, da der foreligger et konkret kursus om moderne kirkegårde. Menighedsrådet har udfyldt en erklæring om kontaktperson i tilfælde af akut sygdom. Mødedeltagernes underskrifter Kommende menighedsrådsmøder 2014: Kommende dagsordenspunkter: Tirsdage kl i klosterets konfirmandlokale: 14/1, 18/2, 11/3, 8/4, 13/5, 17/6, 19/8, 9/9, 7/10, 11/11, 9/12. Januar: justeringer af tidspunkter for bisættelser og begravelser. Diskussion om brug af logo for sognet. Diskussion om frihed med løn til medarbejdere til frivilligt arbejde (affødt af behov for hjælp til at pakke julepakker) MR referat Side 6 af 6