Temperaturmåling - Økonomistyring i staten

Transkript

1 Temperaturmåling - Økonomistyring i staten 22. marts 2013 Resultater 2012 Som led i Finansministeriets arbejde med at implementere god økonomistyring i staten gennemføres en årlig, kvantitativ undersøgelse af økonomistyringen i staten. Formålet med undersøgelsen er at opnå et klart billede af økonomistyringen på tværs af alle statslige institutioner og følge udviklingen i økonomistyringen frem til Målingen blev foretaget første gang i 2011 og vil blive gentaget årligt frem mod Undersøgelsen omhandler henholdsvis institutionernes styringsdokumenter, budgetlægning, budgetopfølgning og regnskab. I 2012 blev spørgeskemaet sendt til 145 institutioner, hvoraf 106 har svaret på spørgeskemaet. Der er således opnået en svarprocent på 73 pct., hvilket er højere end 2011, hvor 66 pct. af institutionerne svarede på spørgeskemaet. I nedenstående sammenfattes resultaterne først kort, hvorefter resultaterne uddybes med udgangspunkt i figurerne. 1. Sammenfatning af målingens resultater Styringsdokumenter Målingen viser, at i 2012 havde halvdelen af institutionerne mål for økonomistyring i deres overordnede styringsdokument. Dette er lidt flere end i 2011, hvor det var tilfældet for 45 pct. af institutionerne. Samtidig viser målingen, at to ud af tre institutioner i 2012 havde mål for økonomistyring i toplederens styringsdokument (direktørkontrakt). Budgetlægning Målingen viser en stigning i antallet af institutioner, som udarbejder første udkast til deres interne budget i oktober eller senere. Dette kan ses i sammenhæng med sen udarbejdelse af grundbudgetter for 2012 og ressortomlægninger, hvorfor der forventes en klar forbedring i forhold til budgetterne for Der ses en fremgang i forhold til inddragelsen af ressortdepartementerne i budgetlægningsprocessen, idet hver tredje institution i 2012 sendte deres interne budget til godkendelse i ressortdepartementet. I 2011 var dette tilfældet for omkring hver fjerde institution. Samtidig viser målingen en klar fremgang i forhold til periodisering, idet ni ud af ti institutioner i 2012 periodiserede deres interne budget. I 2011 var dette tilfældet for under halvdelen af institutionerne. Ydermere ses en fremgang i forhold til hyppigheden for udarbejdelse af prognoser for omkostninger og indtægter. Næsten halvdelen af institutionerne udarbejdede i 2012 prognoser 3-4 gange om året. I 2011 var det tilfældet for hver tredje

2 institution (34 pct.). Samtidig viser målingen en fremgang i forhold til, i hvilket omfang der udarbejdes prognoser, idet tre ud af fire institutioner (74 pct.) i 2012 udarbejdede særskilte prognoser for alle hovedkonti. I 2011 var dette tilfældet for omkring halvdelen af institutionerne (53 pct.) Side 2 af 12 Opfølgning på budget, målsætninger og resultatmål samt styringsdokument Generelt viser målingen en fremgang i forhold til institutionernes inddragelse af direktion og ressortdepartement i opfølgningen på budget og regnskab, målsætninger og resultatmål samt styringsdokument. Målingen viser en fremgang i forhold til, hvor mange gange i løbet af året institutionernes direktion får en systematisk budget- og regnskabsopfølgning. I 2011 fik direktionen i omkring 14 pct. af institutionerne en systematisk budget- og regnskabsopfølgning gange om året. I 2012 var dette tilfældet for omkring hver tredje institution (34 pct.) For to ud af tre institutioner indeholdt disse opfølgninger i 2012 ikke en eksplicit rapportering på ressourceforbruget sammenholdt med fremdriften for institutionens aktiviteter. Men samtidig viser målingen, at tre ud af fire institutioner (76 pct.) i 2012 i opfølgningen til deres direktion supplerede afvigelser mellem budgetterede og realiserede forbrug med aktivitetsrelaterede forklaringer. Dette er en fremgang i forhold til 2011, hvor dette var praksis for 67 pct. af institutionerne. Samtidig viser målingen en stigning i, hvor mange gange institutionernes direktion er blevet forelagt en samlet opfølgning på de målsætninger og resultatmål, som er fastlagt i institutionens styringsdokument. I 2011 angiv hver fjerde institution (26 pct.), at deres direktion ikke havde fået en opfølgning på dette. I 2012 var dette alene tilfældet for 8 pct. af institutionerne. Målingen viser yderligere større inddragelse af institutionernes ressortdepartement. I 2011 angav 27 pct. af institutionerne, at deres departementer ikke fik en systematisk budget- og regnskabsopfølgning. I 2012 var dette kun tilfældet for 9 pct. af institutionerne. Samtidig ses en fremgang i forhold til, hvor mange gange institutionernes ressortdepartementer fik en systematisk budget- og regnskabsopfølgning. I 2011 leverede 28 pct. af institutionerne i 2011 en systematisk budget- og regnskabsopfølgning til deres departement 3-4 gange om året, mens dette var tilfældet for over halvdelen af institutionerne i 2012 Regnskab Målingen viser en lille fremgang i forhold til, hvornår regnskab og årsrapport er afsluttet, påtegnet af direktion og fremsendt til departementet. I 2011 afsluttede 56 pct. af institutionerne denne proces i april eller senere. I 2012 var det tilfældet for 50 pct. af institutionerne. Samtidig ses en fremgang i forhold til, hvor mange institutioner der forelægger regnskabets månedsafslutning for deres direktion. I 2012 blev direktionerne i over halvdelen af institutionerne (54 pct.) forelagt regnskabets månedsafslutning, mens dette var tilfældet for hver tredje institution (33 pct.) i 2011.

3 2. Målingens resultater Side 3 af Styringsdokumenter Nedenstående figur 1 omhandler institutionernes overordnede styringsdokumenter. Med overordnede styringsdokument menes aftaler mellem institutionen og ressortdepartementet, og der skelnes mellem institutionens overordnede styringsdokument (resultatkontrakt, forretningsstrategi, udviklingskontrakt el.lign.) og toplederens styringsdokument (resultatkontrakt, direktørkontrakt el.lign.). Figuren viser, at omkring hver tredje institution (31 pct.) både har et overordnet styringsdokument for institutionen og et styringsdokument for institutionens topleder (direktørkontrakt). 17 pct. af institutionerne har et fælles styringsdokument, 28 pct. har udelukkende et overordnet styringsdokument for institutionen og 3 pct. har udelukkende et styringsdokument for deres topleder (direktørkontrakt). Omkring hver femte institution (21 pct.) har ikke et styringsdokument, hvilket skyldes at institutionerne er departementer, uafhængige råd mv. Figur 1: Hvilket styringsdokument har institutionen (2012)? 4 31% 17% 28% 21% 1 3% Både et overordnet styringsdokument for institutionen og et styringsdokument for institutionens topleder Et fælles styringsdokument for institutionen og institutionens topleder Et overordnet styringsdokument for institutionen Et styringsdokument for institutionens topleder Institutionen har ikke et styringsdokument n = 106 Anm.: Dette spørgsmål indgik ikke i spørgeskemaet for Institutionens overordnede styringsdokument Nedenstående figur 2 viser, at omkring halvdelen af institutionerne fortsat udarbejder deres overordnede styringsdokument i starten af det nye år. I 2011 udarbejdede 55 pct. af institutionerne deres styringsdokument i januar eller senere, og i 2012 var det tilfældet for 50 pct. af institutionerne. Figur 3 viser dog en lille stigning i andelen af institutioner, hvor institutionens styringsdokument er koblet eksplicit sammen med økonomiske ressourcer i styringsdokumentet. Figur 4 viser, at andelen af institutioner, som har mål for økonomistyring i deres styringsdokument, er steget fra 45 pct. til 51 pct.

4 Side 4 af Figur 2: I hvilken måned var institutionens overordnede styringsdokument for udarbejdet og påtegnet af såvel institutionens direktion som ressortdepartementet? 16% 18% 6% 1% 23% 55% 5 Før juli Juli-september Oktober-december Januar eller senere n 2012 = 76 n 2011 = 75 Figur 3: Er de mål der indgår i institutionens overordnede styringsdokument koblet eksplicit sammen med økonomiske ressourcer i styringsdokumentet? Figur 4: Indgår der mål for institutionens økonomi-styring i institutionens overordnede styrings-dokument? Figur 5: Hvilke typer mål indgår? 36% 31% 21% 24% 43% 45% Budgetoverholdelse Forbrugsprognisticering Andre mål n 2012 = 43 n 2011 = 46 Topleders styringsdokument (direktørkontrakt) Nedenstående figur 6-7 viser, at to ud af tre institutioner (64 pct.) har mål for økonomistyring i toplederens styringsdokument. For næsten halvdelen af disse institutioner (43 pct.) indgår der mål for budgetoverholdelse i dokumentet, mens omkring hver tredje institution (35 pct.) har mål for forbrugsprognosticering. Samtidig har 87 pct. af institutionerne andre mål for økonomistyring i toplederens styringsdokument.

5 Side 5 af 12 Figur 6: Indgår der mål for institutionens økonomistyring i toplederens styringsdokument (2012)? Figur 7: Hvilke typer mål for økonomistyring indgår (2012)? % Ja 36% Nej n = % Mål for budgetoverholdelse 35% Mål for forbrugsprognosticering 87% Andre mål for institutionens økonomistyring n = 23 Anm.: Disse spørgsmål indgik ikke i spørgeskemaet for Budgetlægning Nedenstående figur 8 viser en stigning i andelen af institutioner, som udarbejdede første udkast til deres interne budget i oktober eller senere. I 2011 var det tilfældet for 78 pct. af institutionerne, mens det i 2012 gjorde sig gældende for 87 pct. af institutionerne. Dette kan ses i sammenhæng med sen udarbejdelse af grundbudgetter for 2012 og ressortomlægninger, hvorfor der forventes en klar forbedring i forhold til budgetterne for Figur 9 viser, at hver tredje institution (34 pct.) i 2012 sendte deres interne budget til godkendelse i ressortdepartementet. I 2011 var dette tilfældet for hver fjerde institution (21 pct.) Figur 8: I hvilken måned var første udkast til institutionens interne budget for 2011/2012 udarbejdet og godkendt af direktionen? 5% 17% 8% 6% 52% 48% Før juli Juli - september Oktober - december 35% Januar eller senere n 2012= 106 n 2011 = 100 Figur 9: Blev institutionens interne budget i forlængelse heraf sendt til godkendelse i ressortdepartementet? % Ja 34% 79% Nej 66% n 2012= 90 n 2011 = 86 Anm. Departementernes besvarelser indgår ikke i grundlaget for figur 10. Nedenstående figur 10 viser en fremgang, idet ni ud af ti institutioner i 2012 periodiserede deres interne budget. I 2011 var dette tilfældet for under halvdelen

6 af institutionerne. Af figur 11 ses det, at færre institutioner udarbejder flerårige interne budgetter i 2012 end i 2011, og der er således rum for forbedring Side 6 af 12 Figur 10: Er institutionens samlede interne budget periodiseret? Figur 11: Udarbejdes der flerårige interne budgetter for institutionens økonomi? Figur 12 viser, at for langt størstedelen af institutionerne (83 pct.) er deres interne budget organiseret direkte i forhold til de aktiviteter, institutionerne udfører. Samtidig viser figur 13, at omtrent hver anden institution (ca. 49 pct.), både i 2011 og 2012, organiserede deres budget direkte i forhold til de strategiske mål i institutionens overordnede styringsdokument. Endelig viser figur 14, at 41 pct. af institutionerne, både i 2011 og 2012, ikke organiserede deres budget direkte i forhold til de konkrete opgaver, der er opført for institutionen på finansloven. Der er således fortsat rum for forbedring.

7 Side 7 af 12 Figur 12: Er institutionens interne budget organiseret direkte i forhold til de konkrete aktiviteter institutionen udfører? % Ja % Nej n = 106 Figur 13: Er institutionens interne budget organiseret direkte i forhold til de strategiske mål i institutionens overordnede styringsdokument? % Ja 52% 49% 51% Nej n 2011 = 81 n 2012= 82 Figur 14: Er institutionens interne budget organiseret direkte i forhold til de konkrete opgaver, der er anført for institutionen på finansloven? % 25% 33% Anm.: Spørgsmål knyttet til figur 14 indgik ikke i spørgeskemaet for % Ja, budgettet er lagt i Ja, budgettet er lagt i forhold til opgaverne på forhold til opgaverne på finansloven finansloven, som i øvrigt også afspejler de strategiske mål i resultatkontrakten 41% 2.3 Budgetopfølgning Systematisk budget- og regnskabsopfølgning til institutionernes direktion Nedenstående figur 15 viser en fremgang i forhold til, hvor mange gange i løbet af året institutionernes direktion fik en systematisk budget- og regnskabsopfølgning. I 2011 fik direktionen i omkring 14 pct. af institutionerne en systematisk budgetog regnskabsopfølgning gange om året. I 2012 var dette tilfældet for omkring hver tredje institution (34 pct.). Figur 16 viser, at for to ud af tre institutioner (65 pct.) indeholdt disse opfølgninger ikke en eksplicit rapportering på ressourceforbruget sammenholdt med fremdriften for institutionens aktiviteter i Af figur 18 ses det dog samtidig, at tre ud af fire institutioner (76 pct.) i opfølgningen til deres direktion supplerede afvigelser mellem budgetterede og realiserede forbrug med aktivitetsrelaterede forklaringer. Dette er en fremgang i forhold til 2011, hvor dette var praksis for 68 pct. af institutionerne. 41% Nej, budgettet er lagt i forhold til andre parametre n 2011 = 99 n 2012= 106

8 Side 8 af 12 Figur 15: I hvor mange måneder tilgik der institutionens direktion en systematisk budget- og regnskabsopfølgning? Figur 16: Indeholdt denne/disse opfølgning(er) en eksplicit rapportering på ressourceforbruget sammenholdt med fremdriften for institutionens konkrete aktiviteter? Figur 17: Andel af institutionernes direktioner, som forelægges en budget- og regnskabsopfølgning i de enkelte måneder % Anm.: I 2011 havde spørgsmålet til figur 20 andre fire svarkategorier, men i 2012 er disse slået sammen til tre kategorier. 37% 36% 75% 79% 78% 71% 64% 55% 48% 48% 53% 5 28% 77% 78% 84% 71% 6 57% 67% 65% 51% Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec n 2012= 102 n 2011 = 97 Systematisk budget- og regnskabsopfølgning til ressortdepartementerne Figur 19 viser, at der er sket en fremgang i forhold til, hvor mange gange institutionernes ressortdepartementer fik en systematisk budget- og regnskabsopfølgning. Således leverede 28 pct. af institutionerne i 2011 en systematisk budget- og regnskabsopfølgning til deres departement 3-4 gange om året, mens dette var tilfældet for over halvdelen af institutionerne (59 pct.) i Samtidig angav 27 pct. af institutionerne i 2011, at deres departementer ikke fik en systematisk budget- og regnskabsopfølgning. I 2012 er dette faldet til 9 pct. af institutionerne. 8 Figur 18: Hvis der i budget- og regnskabs-opfølgningen til institutionens direktion konstateres en væsentlig afvigelse mellem det budgetterede og realiserede forbrug, bliver disse afvigelser så ledsaget af aktivitetsrelaterede forklaringer? % 76% Ja, væsentlige afvigelser I nogle tilfælde ledsages Nej, væsentlige ledsages af væsentlige afvigelser af afvigelser ledsages ikke aktivitetsrelaterede forklaringer aktivitetsrelaterede forklaringer af aktivitetsrelaterede forklaringer 3% 4% n 2012= 106 n 2011 = 99

9 Side 9 af 12 Figur 19: I hvor mange måneder tilgik der departementet en systematisk budget- og regnskabsopfølgning? Systematisk opfølgning på institutionens overordnede styringsdokument Af figur 20 ses en fremgang i, hvor mange gange institutionernes direktion er blevet forelagt en samlet opfølgning på de målsætninger og resultatmål, som er fastlagt i institutionens styringsdokument. I 2011 angav hver fjerde institution (26 pct.), at deres direktion ikke havde fået en opfølgning på dette, mens dette i 2012 alene var tilfældet for 8 pct. af institutionerne. Figur 21 viser en lille tilbagegang i forhold til, om disse opfølgninger indeholder eksplicit rapportering på ressourceforbruget. Figur 20: I hvilke måneder tilgik der institutionens direktion en samlet opfølgning på de målsætninger og resultatmål, som er fastlagt i institutionens styringsdokument? Figur 21: Indeholdt denne/disse opfølgning(er) en eksplicit rapportering på ressourceforbruget sammenholdt med fremdriften for de enkelte mål? Anm. Departementernes besvarelser indgår ikke i grundlaget for disse figurer. Udarbejdelse af prognoser Nedenstående figur 22 viser en fremgang i forhold til hyppigheden af udarbejdelsen af prognoser for omkostninger og indtægter. I 2011 udarbejdede hver tredje institution (35 pct.) prognoser 3-4 gange om året, mens dette i 2012 var tilfældet for næsten halvdelen af institutionerne (47 pct.).

10 Side 10 af 12 Figur 22: I hvor mange måneder er der i institutionen blevet udarbejdet prognoser for omkostninger og indtægter, herunder også forventninger til det samlede resultat? Figur 23: Andel af institutionerne der udarbejder prognoser for indtægter og omkostninger i de enkelte måneder Nedenstående figur 24 viser, at langt størstedelen af institutionerne (96 pct.) angiver, at der fra centralt hold er fastsat fælles skabeloner til indberetning af data i forbindelse med udarbejdelsen af rammeredegørelser. Tilsvarende viser figur 25, at to ud af tre institutioner (65 pct.) angiver, at der fra centralt hold er fastsat væsentlighedskriterier for afvigelsesforklaringer i forbindelse med udarbejdelsen af rammeredegørelser. Af figur 26 ses det, at størstedelen af institutionernes (42 pct.) væsentlighedskriterier fastsættes ud fra en multidimensionel afgrænsning.

11 Figur 24: Er der fra centralt hold i koncernen fastsat fælles skabeloner til indberetning af data i forbindelse med udarbejdelsen af rammeredegørelser? Side 11 af 12 Figur 25: Er der fra centralt hold i koncernen fastsat væsentlighedskriterier for afvigelsesforklaringer i forbindelse med udarbejdelsen af rammeredegørelser? 10 96% Ja % Nej n = 106 Figur 26: Er væsentlighedskriterierne fastsat ud fra... 45% 4 38% 35% 25% 15% 1 5% 14%..en beløbsmæssig grænse?..en procentvis grænse? Anm.: Spørgsmålene knyttet til disse figurer indgik ikke i spørgeskemaet for %..andet parameter? 42%..en multidimensionel afgræsning (en kombination af ovenstående)? 2012 n 2012= Regnskab Af figur 27 ses en lille fremgang i forhold til, hvornår regnskab og årsrapport er afsluttet, påtegnet af direktion og fremsendt til departementet. I 2011 afsluttede 44 pct. af institutionerne denne proces inden udgangen af marts. I 2012 var det tilfældet for 50 pct. af institutionerne. Der ses dog samtidig også en lille stigning i antallet af institutioner, som har afsluttet regnskab og årsrapport senere end april. I 2011 angav 4 pct. af det var tilfældet for deres institution, mens dette var steget til 7 pct. i Figur 28 viser samtidig en fremgang i forhold til, hvor mange institutioner der forelægger regnskabets månedsafslutning for deres direktion. I 2011 blev direktionerne i hver tredje institution forelagt regnskabets månedsafslutning, mens dette i 2012 er steget til over halvdelen af institutionerne (54 pct.).

12 Figur 27: Hvornår var regnskabet og årsrapporten for afsluttet, påtegnet af direktionen og fremsendt til departementet? Side 12 af 12 Figur 28: Forelægges institutionens direktion den løbende regnskabsafslutning? % 1% Januar % 7% Februar % 42% 43% 35% Marts 2012 April 2012 n 2012= 106 n 2011 = 83 4% 7% Senere % 54% Ja, direktionen forelægges regnskabets månedsafslutning 21% 21% Ja, direktionen forelægges regnskabets kvartalsafslutning 5% 3% Ja, direktionen forelægges et halvårsregnskab 41% 23% Nej, direktionen forelægges kun årsregnskabet n 2012= 106 n 2011 = 97 Nedenstående figur 29 viser, at 29 pct. af institutionerne i 2011 registrerede mere end 6 pct. af deres bruttodriftsudgifter for 2011 i periode 13. I 2011 var dette faldet til 18 pct. af institutionerne. På samme vis illustrerer figur 30, at 20 pct. af institutionerne i 2011 registrerede mere end 6 pct. af deres bruttodriftsindtægter for 2011 i periode 13. I 2012 var det tilfældet for 14 pct. af institutionerne. Figur 29: Hvor stor en andel af institutionens samlede bruttodriftsudgifter for 2010/2011 blev registeret i periode 13? % 39% 39% 32% Mindre end 2 pct. Mellem 2 og 5 pct. 25% 13% Mellem 6 og 10 pct 4% 5% over 10 pct. n 2012= 105 n 2011 = 95 Figur 30: Hvor stor en andel af institutionens samlede bruttodriftsindtægter for 2010/2011 blev registeret i periode 13? % 54% 25% 24% 16% Mindre end 2 pct. Mellem 2 og 5 Mellem 6 og 10 pct. pct 6% 8% 4% over 10 pct. n 2012= 105 n 2011 = 92