SOCIALE FORHOLD OG BESKÆFTIGELSE Aarhus Kommune

Transkript

1 Til Byrådsservice 9. maj 2016 Side 1 af 1 Svar på 10-dages forespørgsel fra Venstre og Det Konservative Folkeparti om det nyindkøbte IT-system i Magistratens afdeling for Sociale forhold og Beskæftigelse SOCIALE FORHOLD OG BESKÆFTIGELSE Aarhus Kommune Hermed fremsendes besvarelse af forespørgsel efter 10-dagesreglen. Med venlig hilsen Rådhuspladsen Aarhus C Direkte socialogbeskaeftigelse@aarhus.dk Thomas Medom Rådmand / Erik Kaastrup-Hansen Direktør Sag: 16/

2 Notat Side 1 af 5 Til Til Byrådets medlemmer Orientering Svar på 10 dages forespørgsel fra Venstre og Det Konservative Folkeparti om det nyindkøbte IT-system i Magistratsafdelingen for Sociale Forhold og Beskæftigelse Baggrund Venstre v. byrådsmedlem Lene Horsbøl og Det Konservativ Folkeparti v. magistrats- og byrådsmedlem Marc Perera Christensen har fremsendt en 10-dages forespørgsel om det nyindkøbte IT-system i Magistratsafdelingen for Sociale forhold og Beskæftigelse. Forespørgslen lyder således: Venstre og Det Konservative Folkeparti har erfaret at der er problemer med det nyindkøbte IT system i beskæftigelsesforvaltningen. Tilsyneladende er systemet ikke i stand til at håndtere de forventede opgaver. På den baggrund ønskes nedenstående spørgsmål besvaret. SOCIALE FORHOLD OG BESKÆFTIGELSE Beskæftigelsesforvaltningen Aarhus Kommune Ledelse & Politisk betjening Jægergården, Værkmestergade Aarhus C Telefon: Direkte telefon: beskaeftigelse@aarhus.dk Direkte sjas@aarhus.dk Sag: 16/ Sagsbehandler: Jacob Sonne Hvordan forholder rådmanden sig til, at det nyindkøbte system ikke kan håndtere den seneste reform? Hvorfor virker det nye it-system ikke? Hvornår har IT-systemet været indkøbt til: Opstart Ibrugtagning Hvilke konsekvenser får dette for MSB? Herunder personalemæssigt, overarbejdsmæssigt og økonomisk Hvilke konsekvenser har dette for leverandøren, og er der forhandlinger om en kompensation? Hvilke krav er der stillet til indkøbet af det nye system? - Herunder krav til eventuel kompensation Kan det nye system udvikles til at kunne håndtere opgaven og hvilke omkostninger er der i givet fald forbundet med dette?

3 Indledning I forespørgslen fra Venstre og Det Konservative Folkeparti skrives indledningsvist følgende: Side 2 af 5 Venstre og Det Konservative Folkeparti har erfaret at der er problemer med det nyindkøbte IT system i beskæftigelsesforvaltningen. Tilsyneladende er systemet ikke i stand til at håndtere de forventede opgaver. Bemærkning Magistraten for Sociale Forhold og Beskæftigelse (MSB) har ikke kendskab til, at det nyindkøbte system, Schultz Fasit, ikke skulle kunne fungere i overensstemmelse med de forventninger og aftaler, der er indgået mellem MSB og Schultz. MSB er opmærksom på, at der i JP Aarhus den 27. marts har været bragt artiklerne Reform: Mindst 600 skal på integrationsydelse og Nyindkøbt itsystem kan ikke klare jobreformen. Sociale Forhold og Beskæftigelse har konstateret, at der i artiklerne beklageligvis optræder en sammenblanding af flere forhold. Misforståelsen omhandler forholdet omkring implementering af det vedtagne lovforslag om udvidelse af personkredsen for modtagelse af integrationsydelse (L 111 Forslag til lov om ændring af lov om aktiv socialpolitik, integrationsloven og forskellige andre love), det vedtagne lovforslag om Kontanthjælpsloft, 225-timersregel, ferie til uddannelses- og kontanthjælpsmodtagere mv. (L 113 Forslag til lov om ændring af lov om aktiv socialpolitik, lov om individuel boligstøtte, integrationsloven og forskellige andre love.) samt udskiftning af Beskæftigelsesforvaltningens IT-system Workbase med Schultz Fasit. Det bemærkes, at MSB har gjort JP opmærksom på, at artiklen beror på en sammenblanding af ovenstående. Samtidig har Schultz været meget opmærksom på, at denne misforståelse kunne skade deres produkts omdømme.

4 Besvarelsen af de konkrete spørgsmål fremgår af det følgende: Spørgsmål: Hvordan forholder rådmanden sig til, at det nyindkøbte system ikke kan håndtere den seneste reform? Side 3 af 5 Det antages, at der med den seneste reform menes implementering af den såkaldte Jobreformen (L 113) og implementering af L 111. Dvs. implementering af et nyt kontanthjælpsloft, ny integrationsydelse og en 225-timersregel. Det nyindkøbte IT-system er Schultz Fasit, som forventes implementeret medio juni Schultz Fasit har sigte mod administration af Jobcentrets opgaver. Jobcentret har i forbindelse med jobreformen til opgave at vurdere, om kontanthjælpsmodtagere er omfattet af reformens regler, hvor Schultz Fasit vil bidrage til at håndtere denne opgave. Administration af de nye regler (integrationsydelse, kontanthjælpeloft og 225-timers reglen) sker ikke i Jobcentret, men i Ydelsescentrets kontanthjælpsafdelinger. Schultz Fasit har aldrig været tiltænkt ydelsesopgaver. Ydelsescentrets primære IT-værktøj er et kontanthjælpsudbetalingssystem (KMD-aktiv). Der er anskaffet et særligt modul til KMD-aktiv, som kan håndtere 225-timersreglen, og der er internt i MSB gennem dataudtræk udarbejdet bruttolister, som støtter vejlederne omkring integrationsydelse ved vurdering af, om borgeren har befundet sig i landet 7 af 8 foregående år. I øvrigt kan det oplyses, at det nyindkøbte Schultz Fasit også kan håndtere Ydelsescentrets udsendelse og journalisering af breve i forbindelse med Jobreformen - som f.eks. partshøringsbreve og afgørelsesbreve. Schultz Fasit er lovmedholdeligt og lever IT-mæssigt op til håndtering af Jobreformen. Spørgsmål: Hvorfor virker det nye IT-system ikke? IT-systemet fungerer, jævnfør ovenstående svar. Spørgsmål: Hvornår har IT-systemet været indkøbt til: - Opstart - Ibrugtagning

5 Aftalen om anskaffelse af Schultz Fasit er indgået primo februar Implementeringsprojektet er startet op straks efter kontraktens underskrivelse og indbefatter bl.a. undervisning af ca brugere samt datakonvertering. Ibrugtagning forventes at ske medio juni Side 4 af 5 Spørgsmål: Hvilke konsekvenser får dette for MSB? Herunder personalemæssigt, overarbejdsmæssigt og økonomisk Beskæftigelsesforvaltningen pålægges ekstra opgaver i forbindelse med både jobreformen og implementering af Schultz Fasit, men disse har ikke relation til mangler i IT-systemet. Baggrunden for nyanskaffelsen af Schultz Fasit er, at Beskæftigelsesforvaltningen i mere end et år har oplevet store udfordringer med det nuværende IT-system KMD-WorkBase/Momentum. Udfordringerne med KMD WorkBase /Momentum har været massive. Data er forsvundet, der har været funktionalitetsmangler og systemet har generelt medført ekstraarbejde for brugere af systemet. Tilliden til KMD-WorkBase/Momentum er dermed forsvundet. Beskæftigelsesforvaltningen har derfor opsagt aftalen med KMD vedr. Work- Base/Momenrum ca. 2½ år før kontraktens udløb. De store udfordringer i Jobcentret forventes ellimineret efter implementeringen af Schultz Fasit. Leverandøren af Schultz Fasit garanterer hurtigere reaktionstid på medarbejdernes henvendelser samt højere driftssikkerhed. Der vil opleves mere effektive arbejdsgange og mindre spildtid. Økonomisk er der en forskel på ca kr. årligt, hvilket vurderes at stå fuldt ud mål med de effektiviseringer, som systemet vil bibringe. Hertil kommer en engangsudgift til brugeruddannelse og automatisk datakonvertering m.v. på ca.3 mio. kr. Merudgifterne finansieres via interne omprioriteringer af it-projekter. Spørgsmål: Hvilke konsekvenser har dette for leverandøren, og er der forhandlinger om en kompensation? Der er ingen begrundelse for forhandling om kompensation jf. ovenstående.

6 Spørgsmål: Hvilke krav er der stillet til indkøbet af det nye system? Herunder krav til en eventuel kompensation Side 5 af 5 Systemet er et standardsystem som er anskaffet under en SKI-aftale (Statens og Kommunernes indkøbsservice a/s). Systemet er p.t. kørende i ca. 22 kommuner og senest har Schultz også indgået aftale med Københavns Kommune. Kravene til systemet er sat af SKI. Et af hovedkravene er følgelig, at IT-systemet skal være lovmedholdeligt. Der er i aftalen aftalt bodsbetaling, såfremt leverandøren ikke overholder leveringsaftalens angivne servicemål. En bodsbetaling er dog ikke aktuel, idet systemet lever op til kravene. Spørgsmål: Kan det nye system udvikles til at kunne håndtere opgaven og hvilke omkostninger er der i givet fald forbundet med dette? Jf. ovenfor lever Schultz Fasit IT-mæssigt op til håndtering af Jobreformen.