Indstilling Aarhus Kommune Finansiering af samlet og koordineret PC-anskaffelse i Aarhus Kommune 1. Resume

Transkript

1 Indstilling Til Aarhus Byråd via Magistraten Borgmesterens Afdeling Den 21. september 2011 Aarhus Kommune Finansiering af samlet og koordineret PC-anskaffelse i Aarhus Kommune Borgmesterens Afdeling 1. Resume Aarhus Kommune har ca administrative pc ere. Hidtil er disse blevet indkøb og udskiftet ukoordineret gennem små og store indkøb disponeret af de enkelte afdelinger og arbejdspladser i kommunen. Det har bl.a. betydet, at Aarhus Kommune har et meget stort antal forskellige pc-modeller, og at der har skullet bruges ressourcer på at opretholde viden og driftsplatforme til de mange forskellige modeller af pc ere. Ved afholdelse af e-auktion den 8. september 2011 på en samlet, koordineret udskiftning af Aarhus Kommunes administrative pc ere, er der opnået en samlet anskaffelsespris på 31 mio. kr., svarende til en besparelse på gennemsnitligt 30% ift. Aarhus Kommunes normale indkøbspris pr. pc. Aarhus Kommunes prisgevinst ved det samlede indkøb er på ca. 14 mio. kr. AK/2010/ Sagsnummer AK/2010/00674 Sagsbehandler Kristian Bülck Telefon Direkte telefon E-post [email protected] E-post direkte [email protected] Udskiftning til nye og mere miljøvenlige pc ere medfører desuden en markant reduktion i strømforbrug og CO2 udledning. Over en fireårig periode anslås den samlede strømbesparelse at blive omkring 5 mio. kr. De nye maskiner leveres med 4 års garanti, hvor leverandøren er forpligtet til at sørge for onsite support, reparation og service. Den koordinerede udskiftning af de administrative pc ere vil desuden betyde en forbedret driftskvalitet, og dermed undgås ekstra udgifter, som en uhensigtsmæssig drift kan påføre andre projekter med ITsystemfornyelser, herunder skift til nyt ESDH-system i Aarhus Kommune.

2 Anskaffelsen af de nye pc ere på 31 mio. kr. foreslås finansieret som en driftsfinansieret anlægsbevilling, med en afskrivningsperiode på 4 år. Afdelingernes driftsbudgetter til løbende indkøb vil med forslaget blive reduceret tilsvarende. De seneste 1-2 år er der kun indkøbt et begrænset antal nye administrative pc ere til kommunen. Den nuværende bestand af pc ere søges afsat bedst muligt enten til intern genanvendelse i Aarhus Kommune f.eks. på skoleområdet, eller ved salg. Besparelserne i forbindelse med anskaffelse og drift af de administrative pc ere vil jf. tværgående forslag fremsendt i forbindelse med budgettet for kunne medgå til at afhjælpe en del af sparekravet på kommunens kerneopgaver indenfor socialområdet, børnepasning, handicapområdet, ældreområdet m.v. Leverandørernes tilbud er i henhold til den afholdte e-auktion gældende i 3 måneder fra 8. september Leverandørerne forbedrede under auktionen deres tilbud til de ovennævnte 31 mio. kr., under forudsætning af ordreafgivelse inden udgangen af september Beslutningspunkter At 1) der gives en anlægsbevilling på i alt 31,6 mio. kr. til udskiftning af den samlede PC park i Aarhus Kommune. At 2) det rådighedsbeløbet afsættes i 2011 til indkøb af nye PC ere, og finansieres via princippet om driftsfinansierede anlægsprojekter, med en samlet årlig rammereduktion på i alt 8,5 mio. kr., i perioden , fordelt på de enkelte magistratsafdelinger. 3. Baggrund Fra foråret 2012 varetages drift og vedligehold af administrative pc er i Aarhus Kommune efter nye principper, der skal sikre højere driftsstabilitet. Det nye driftskoncept varetages af Atea. IT-styregruppens vurdering er, at Aarhus Kommune kan opnå markante besparelser gennem en yderligere standardisering af hardware, dvs. de administrative pc er, som skal vedligeholdes, driftes og supporteres under aftalen med Atea. Baggrunden for den identificerede besparelse skal findes dels i den eksisterende bestand af administrative pc er er meget forskellige med henhold til fabrikat, modeller og alder, dels i praksis for pcindkøb. Side 2 af 6

3 Indkøb foretages i dag decentralt i magistratsafdelingerne, når der lokalt har været behov og økonomi til anskaffelser og udskiftninger. Der forekommer større samlede indkøb, men mange indkøb foretages ved udskiftning af ganske få pc er. Der foretages således ganske mange enkeltstående indkøbshandlinger på pc-området. I perioden november november 2010 er der eksempelvis indkøbt ca pc er via en tidligere aftale med Fujitsu fordelt på knap ordrer. Hver ordre har således gennemsnitligt været på cirka 3 pc er, hvilket dels umuliggør volumenrabatter, dels udgør et stort ressourceforbrug alene på denne indkøbshandling. Uanset der det seneste år er indkøbt modeller fra en fælles positivliste i Aarhus Kommune er der på nuværende tidspunkt et meget stort antal pc-modeller i Aarhus Kommune. Dette medfører, at pc erne bliver sværere at holde i stabil drift, og at der bruges ressourcer på at opretholde viden og driftsplatforme til mange modeller af pc er. Den samlede udskiftning af de administrative pc er i Aarhus Kommune har været under overvejelse og vurdering siden januar I perioden er der kun i begrænset omfang foretaget nyindkøb af pc er. Det betyder sammen med de generelle besparelser i Aarhus Kommune, at der ikke er sket en fornyelse i sædvanligt omfang af bestanden af administrative pc er. Pc-bestanden er derfor blevet gennemsnitligt ældre. Aarhus Kommune har derfor et stort behov og ikke særligt mange nye pc er. Den nuværende bestand af administrative pc er der udfases med det samlede nyindkøb af administrative pc er søges afsat bedst muligt enten til intern genanvendelse i Aarhus Kommune eller ved salg. 4. Den forventede effekt Som alternativ til den hidtidige praksis med ukoordinerede indkøb af pc er vil der kunne opnås en række direkte økonomiske og tidsmæssige gevinster ved én samlet og koordineret udskiftning af alle Aarhus Kommunes administrative pc er i forbindelse med migrering til ny driftsplatform. Erfaringer med koordinerede udskiftninger i offentlige virksomheder af tilsvarende størrelse peger på besparelse på indkøbsprisen pr. pc på over 10 pct. Ved afholdelse af en e-auktion d. 8. september i samarbejde med Atea - blev der opnået en besparelse på Aarhus Kommunes indkøbspris pr. pc på gennemsnitlig 30 pct. Side 3 af 6

4 Det samlede indkøb af pc er til Aarhus Kommune har en samlet pris på 31 mio. kr. Aarhus Kommunes prisgevinst ved det samlede indkøb er på ca. 14 mio. kr. Den samlede udskiftning af de administrative pc er vil have en tydelig grøn og miljøvenlig dimension. Udskiftningen til nye og mere miljøvenlige pc er medfører en markant reduktion i strømforbrug og CO2 udledning. Over en fireårig periode anslås den samlede strømbesparelse at blive på omkring 5 mio. kr. 5. De planlagte ydelser Som led i implementeringen af den nye driftsplatform for drift af administrative pc, i samarbejde med Atea, planlægges der medio 2011 foretaget ét samlet indkøb af nye administrative pc er til Aarhus Kommune. I forbindelse med migrering til ny driftsplatform planlægges den eksisterende bestand af administrative pc er i løbet af 1. halvår 2012 udskiftet med de nye administrative pc er. 6. Organisering af indsatsen Det samlede indkøb af administrative pc er organiseres som del af det igangværende projekt vedr. implementering af en ny driftsplatform for drift af administrative pc. Projektet ledes af Borgmesterens Afdeling. Aarhus Kommunes IT-styregruppe er organisatorisk ansvarlig for gennemførelsen af det samlede indkøb af pc er og efterfølgende udskiftning i forbindelse med migrering til ny driftsplatform. Det samlede indkøb af administrative pc er til Aarhus Kommune gennemføres som en såkaldt e-auktion i samarbejde med Atea. Ved e-auktionen konkurrer en række pc-producenter på pris om den samlede ordre af administrative pc er til Aarhus Kommune fordelt på henholdsvis stationære pc er og bærbare pc er. Den tilbudsgiver, der tilbyder den laveste pris for de respektive delordre vinder den givne delordre. Anvendelse af e-auktion som indkøbsmetode koblet med det store volumen har sikret Aarhus Kommune en betydelig besparelse på indkøbsprisen på administrative pc er. Som påpeget ovenfor har Aarhus Kommune opnået en besparelse på indkøbspris pr. pc på gennemsnitlig 30 pct. Side 4 af 6

5 7. Konsekvenser for ressourcer Der er store økonomiske gevinster forbundet med et samlet indkøb af Aarhus Kommunes administrative pc er. Det samlede indkøb foreslås finansieret som driftsfinansieret anlæg ved at: 1. Det samlede indkøb på 31,6 mio. kr. betales af kommunekassen i Magistratsafdelingernes rammer reduceres i årene ud fra principperne for driftsfinansieret anlæg. Rammereduktionen fordeles over en 4 årig periode, da pc er i Aarhus Kommune forudsættes at have en gennemsnitlig levetid på ca. 4 år (nye maskiner leveres med 4 års onsite service). Den årlige rammereduktion vil blive pålagt den vedtagne realrente på 3 % i B2011. Fordelingen af den samlede årlige rammereduktion foretages på baggrund af den faktiske udgift til den enkelte magistratsafdelings indkøb af pc er i forbindelse med det samlede indkøb af administrative pc er. Rammereduktionen lægges på de centrale sektorer i de enkelte afdelinger. Dette giver afdelingerne mulighed for at håndtere deres andel af rammereduktionen som det måtte være praktisk gennemførligt i de respektive afdelinger. Fordelingen på afdelingerne er som følger: Afdeling Ramme reduktion* tusind kroner Anskaffelses værdi tusind kroner Antal nyindkøb MSB MBU MKB MTM MSO BA Samlet * Rammereduktionen er over 4 år. Side 5 af 6

6 Byrådet har tidligere besluttet i indstilling fra februar 2010 som hovedregel at undlade at driftsfinansiere anlægsbevillinger som følge af likviditetsmæssige udfordringer. I samme indstilling er det fastlagt, at metoden kan anvendes ud fra konkrete argumenter herunder beløbsstørrelsen på investeringen samt investeringens betydning for at realisere effektiviseringsgevinster. Såvel den korte fireårige løbetid på investeringen som den betydelige tværgående effektiviseringsgevinst, medfører at det ud fra en konkret vurdering kan anbefales at driftsfinansiere investeringen i det konkret tilfælde. Jacob Bundsgaard / Niels Højberg Bilag Sagsnummer: T (vedlagt originalsagen/ - elektronisk) Bevillingsprogram: AB (vedlagt originalsagen/ - elektronisk) Side 6 af 6