Evaluering af tilbud. Udbudsdirektør Christian Lunding & Advokat Michael Lund Nørgaard

Transkript

1 Evaluering af tilbud Udbudsdirektør Christian Lunding & Advokat Michael Lund Nørgaard

2 Evalueringen afslutter en udbudsproces Evalueringen skal danne grundlag for tildeling og afslag og dermed kontraktindgåelse Skal varetage flere hensyn Kender du tilbuddenes sandsynlige udfaldsrum? Hvad er kvalitet i markedet, og hvilken værdi har det? Eksempelvis innovative køb, ensartede varer og kontraktvilkår Er vægtningen sammenhængende med den forventede tilbudsvurdering, Reno Norden Og starter allerede med udbudsbudsdesignet.

3 Hos SKI starter evalueringen med udbudsdesignet Foranalyse Udbudsplan Forpligtende aftaler Markedsanalyse Udbudsdesign Udbudsmateriale Kommentering og tilslutning Udbudsfase Evaluering og tildeling Kontraktsignering og afslutning Implementering og drift

4 Pris og kvalitet Hvorfor praksis om pointmodeller? Er 7 bedre end god? Sammenligning mellem kvantitet (pris) og kvalitet kræver en regel og et skøn Den ordregivende myndighed har en vid skønsmargen i relation til de faktorer, der skal tages i betragtning ved tildeling af kontrakt efter udbud (det kan nogle gange knibe med reglen)

5 Pointmodeller og det udbudsretlige skøn Du bør foretage et skøn over tilbuddets værdi Risiko ved at medtage fuld model i udbuddet Din indledende vurdering er måske ikke korrekt og dermed ikke retvisende for det økonomisk mest fordelagtige tilbud (se f.eks. RenoNorden) Sproglige evalueringsmodeller accepteres af Klagenævnet Undgå vilkårlighed Din model bør være lineær (se også vejledning om pointmodeller) Vis forståelse for forretningen Du må gerne skifte model, hvis den ikke passer med forretningen og/eller markedet Skærper kravet til begrundelsen Pas på med gennemsigtighed, hvis model er offentliggjort i udbudsmaterialet

6 Undgå arbitrage! Læs tilbuddet! Pas på djævlen i detaljen Markedet har med overvejende sandsynlighed andre eller bedre forudsætninger end dig Stol på dit skøn og din fornemmelse for det gode tilbud Din erfaring er et vigtigt redskab også i tilbudsevalueringen Pas på med at gøre din evaluering til en ren matematisk og juridisk vurdering Og undgå et udbudsdesign som lægger op til en ren matematisk vurdering

7 Evalueringsnotatet Din evaluering skal være inden for udbuddets juridiske rammer Og du skal begrunde hvorfor dette er tilfældet! Det juridiske notat om udbuddets gang og evalueringens resultat Husk forretningen (notatet må ikke kun være jura) Notatet skal være loyalt over for udbuddets beslutninger Er tilbuddene modtaget rettidigt? Er alle tilbud konditionsmæssige? Havde du behov for at foretage afklarende spørgsmål? Hvad er karakteristika for de enkelte tilbud? Og hvordan er disse karakteristika analyseret og vurderet ift. dine tildelingskriterier? Kan forretningen overleve den juridiske vurdering? Lav klagesagen imod dig selv

8 Evalueringer, der har afveget fra tilbudsgivernes forventning (ABENA mod SKI A/S) Udbud om aftørringspapir mv. med tildelingskriteriet laveste pris Alle elementer i evalueringen er ikke medtaget i udbuddet Black Box I spørgsmål/svarfasen havde SKI anført følgende: Det er ikke således, at den der har laveste pris på flest linjer vinder. Det er på en total pris, som beregnes i forhold til den vægtning, der fremgår af Tilbudslisten. Priserne pr. linje lægges sammen i forhold til den vægtning, der fremgår af Tilbudslisten. Der er ikke angivet nogen volumen pr. linje, der er alene angivet en vægtning. Grundig analyse af tilbuddene efter flere modeller Identificeret at tilbuddet fra Abena var arbitrage og alt for dyrt på de væsentligste varegrupper Valg af pointmodel i stedet for total pris, da det var mest retvisende

9 Klagenævnets kendelse Udsagnet [svaret på spørgsmålet] kan ikke tages som udtryk for en bekræftelse på spørgsmålet om, hvorvidt laveste gennemsnitspris vinder og heller ikke som en angivelse af, at en anden bestemt nærmere evalueringsmodel vil blive anvendt Den pointbaserede evalueringsmetode, som indklagede benyttede, viste, at Stadsing A/S havde afgivet tilbuddet med den laveste pris. Det er ikke gjort gældende, at klageren ved anvendelse af den rent faktisk anvendte metode skulle have været udpeget som tilbudsgiveren med den laveste pris. Efter det oplyste om klagerens»strategiske«prissætning sammenholdt med evalueringsnotatet og de fremlagte bilag om indklagedes beregninger er der i øvrigt heller intet, der understøtter, at dette skulle være tilfældet.

10 Kvalitet og kontraktstyring Udbudsregler om kontraktstyring Kontrakten må kun regulere vilkår for levering af ydelsen (udbudsdirektivets art. 26) Ikke forbudt løbende at forhandle sin kontrakt inden for rammerne af Pressetext Det nye direktiv indeholder f.eks. regler om (gen)forhandling af priser og udvidelse af kontrakten Begræns din evaluering til det der er relevant! Hvad er relevant i udbuddet. Starter allerede på tidspunktet for kravspecifikation Hvad bør håndteres som almindelig kontraktstyring Juridiske beføjelser kan styrke kvaliteten af det produkt du køber Afklaringsfasen og løbende opfølgning Adgang til Benchmark af priser Opsigelsesbestemmelser

11 Opsamling Husk Bjørnen i dit udbud Bevar fokus på din forretning Opmærksomhed på arbitrage/strategisk prissætning Pas på vilkårlighed Lad være med at parkere din sunde fornuft i jura Mange klagesager er netop tabt, fordi jura ikke kan erstatte et fornuftigt skøn Dine valg skal altid kunne forklares

12 TAK FOR I DAG Udbudsdirektør Christian Lunding Staten & Kommunernes Indkøbs Service A/S Tlf [email protected] Advokat Michael Lund Nørgaard Advokatfirmaet Lund Nørgaard Tlf [email protected]