Udkast til printstrategi for Faxe Kommune

Transkript

1 Udkast til printstrategi for Faxe Kommune 1

2 Formål Faxe Kommune er klimakommune og sætter derfor fokus på kommunens energiforbrug og arbejder til stadighed på at udnytte energien bedre og reducere CO2 udledningen. Denne printstrategi tager afsæt i dette forhold, men har derud over den ambition helt generelt - at reducere forbruget af økonomiske ressourcer. Printstrategien lægger således op til en reduktion af energi papir toner menneskelige ressourcer som tidsforbrug og arbejdsfordeling Printstrategien tager samtidig afsæt i Faxe Kommunes nye ledelsesgrundlag og ikke mindst i de 4 værdier: Fokus på borgere og brugere Effektiv ressourceudnyttelse Innovation og udvikling Faglig kvalitet Det betyder, at målet med strategien er fastsat og dermed er der fastsat en retning og kurs, som alle dele af organisationen og alle medarbejdere nu bevæger sig mod. Strategien leverer således ikke en nøglefærdig plan men angiver mål, som skal implementeres på en måde som giver sammenhæng og mening lokalt. Printstrategien vil ud over ressourcebesparelser betyde ændrede arbejdsgange og nye rutiner. Sammen vil vi udvikle os og vore arbejdsmetoder mod en mere digital arbejdsdag, hvor dokumenter fødes digitalt, bearbejdes digitalt, læses digitalt og opbevares digitalt. Vi gør det med fokus på vore borgere og brugere uden at gå på kompromis med den faglige kvalitet og fordi det giver mening at spare på energi og ressourcer. Printstrategien er ikke en facitliste som angiver antal af lovlige print eller det endelige antal af printere. Men det er udtryk for en vej og en vilje til at arbejde mere digitalt. Vilje og evne til at implementere strategien meningsfuldt lokalt vil således være en målbar parameter. 2

3 Energiforbrug Elforbruget for printere (og andet udstyr) kan opdeles i flere kategorier efter den forbrugstilstand den aktuelle printer befinder sig i. Der kan skelnes mellem følgende tilstande: Aktiv, som er den tilstand, printeren er i, når den er tændt og printer eller kopierer. Dvale, som er den strømbesparende tilstand, printeren automatisk går ind i efter fx maksimalt 15 minutter uden bruger-aktivitet. Slukket (Off Mode/Standby Power), som er den tilstand, hvor printeren er tilsluttet stikkontakten, men slukket af brugeren. Denne tilstand betyder at der er slukket for printeren; MEN ikke at der nødvendigvis er slukket helt for strømforbruget. Afbrudt, som er den tilstand, hvor der er slukket på stikkontakten eller ledningen er taget ud. De 4 tilstande betegner energi på 4 forskellige niveauer, men de influerer vidt forskelligt på det samlede energiforbrug. Da printere i Faxe Kommune som oftest står tændt 24 timer i døgnet og alle 365 dage om året, er antallet af printere i dvale den suverænt største energisluger. Reduktion i antallet af printere Antallet af printere skal minimeres, da færre maskiner medfører mindre strømforbrug og mindre CO2 udledning. Det skal dog sikres, ved implementering af printstrategien, at arbejdsgange og tidsforbrug til udførelse af de daglige arbejdsopgaver stadig er optimale, selvom antallet af printere reduceres. Der skal fremover ikke forefindes kontorprintere eller printere kun tilsluttet enkelt computer men alene centrale multifunktionsmaskiner. Ændrede vaner Det skal indføres procedurer i den enkelte afdeling / center for nedlukning og slukning af alle printere i forbindelse med ferier Indkøb Det skal i forbindelse med indgåelse af indkøbsaftaler på print og kopiudstyr altid sikres at de maskiner, der kan købes på aftalerne, er energioptimeret således at de forbruger mindst muligt. Og ikke mindst en dvalefunktion hvor strømforbruget er så tæt på nul som overhovedet muligt. 3

4 Papirforbrug Selve printstrategiens udgangspunkt er at reducere print og behovet for print mest muligt. Det vil dog ikke i nærmeste fremtid være muligt helt at undgå at printe, men en reduktion i papirforbruget kan opnås ved hele tiden nøje at overveje om et givent print er nødvendigt. Reduktion i antallet af print Alle multifunktionsmaskiner skal have en standard opsætning med 2 sidet print (hvor der printes på begge sider af papiret). Der skal være mulighed for at kunne printe i booklet, da det halveret på papirforbruget og printudgiften. Alle multifunktionsprintere har standard opsætning til sort/hvid print For at minimere print mest muligt, skal der de kommende år arbejdes på at ændre arbejdsformer og rutiner på en sådan måde, at print i videst muligt omfang kan undgås. I takt med de ændrede arbejdsformer og rutiner må det sikres at medarbejderne har de arbejdsredskaber stillet til rådighed, der gør det muligt at undgå print. Det kræver en bevidst indsat at ændre arbejdsgange og rutiner, som måske har været indarbejdet i mange år. Det er derfor vigtigt, at Kommunens medarbejdere rådgives og vejledes i, hvordan de kan foretage deres arbejdsopgaver digitalt uden behov for at printe. Reduktion i antallet af print Der skal arbejdes mod løsninger, hvor blanketter både interne og eksterne fødes digitalt, udfyldes digitalt, behandles digitalt og opbevares digitalt. Kommunikation internt og eksternt skal i videst muligt omfang ske digitalt. Der uddeles ikke længere fotokopier. Der scannes og overleveres digitalt Der må ikke findes papirarkiver. Dokumenter opbevares som hovedregel elektronisk i SB-sys eller fagsystemer. Medarbejdere får adgang til brug af tablets eller lignende, så man som medarbejder kan have sine dokumenter med til møder digitalt Der opsættes interaktive tavler i alle mødelokaler så alle mødedeltagere kan se de nødvendige dokumenter Der opsættes 2 skærme ved arbejdsstationerne, således at man kan have et læse og et skrivedokument åbent på samme tid 4

5 Toner Der anskaffes OCR software (optisk tegngenkendelse), så der kan arbejdes og redigeres i digitale dokumenter Brugte tonere og blækpatroner er det, man kalder problemaffald og skal bortskaffes på en miljøvenlig måde. De fleste leverandører af kopi og printudstyr til erhvervsbrug har da også etableret ordninger, hvor tomme patroner, tonere m.v. kan returneres til producenten. At tonere ikke ligefrem kan betegnes som miljøvenligt understreger behovet for at reducere antallet af print og måske især farveprint. Reduktion i antallet af farveprint Der printes som standard i sort/hvid og kun i særlige tilfælde i farver Faxe kommunes designmanual skal ændres, således brevpapir kan udskrives og udsendes i gråtoner. Alternativt benyttes fortrykt papir Håndtering af toner Ved anskaffelse af multifunktionsprintere må der kun indkøbes produkter, hvor leverandøren har etableret ordning for modtagelse af overskydende toner, brugte toner kassetter m.v. Der skal beskrives en procedure for håndtering og tilbagelevering af overskydende toner, brugte toner kassetter m.v. Der anskaffes fremover udelukkende multifunktionsprintere, hvor levering af toner er en del af f.eks. en klik-pris Menneskelige ressourcer Udgangspunktet her er populært sagt Don t work harder work smarter Potentialet i den digitale håndtering skal udnyttes i videst mulig omfang. Arbejdsgange skal i videst muligt omfang holdes digitalt. Skolerne er måske det sted, hvor der printes og kopieres mest i forhold til antallet af ansatte. Det skal her være en særlig ambition om at nedbringe antallet af print og kopi væsentligt. I Faxe kommune håndteres en række blanketter stadig i papirform. Som eksempler herpå kan nævnes feriesedler og blanketter til kørselsgodtgørelse. Der skal sikres arbejdsgange, således disse blanketter kan findes, udfyldes, fremsendes, behandles, godkendes og arkiveres digitalt. 5

6 Printstrategien lægger op til, at antallet af print og printere reduceres betydeligt. Dette betyder, at den enkelte medarbejder får længere til printeren. Hvis dette skal føles meningsfuldt og arbejdsbesparende må det sikres at man som ansat i Faxe kommune fremover får behov for at gå til printeren færre gange at man ved printeren nemt kan finde og hente sine egne print at man ikke længere bringes i situationer, hvor man skal sortere i kollegers print. Løsningen på dette er udrulning af Follow- me print Med Follow me print, kan man udskrive på alle printere Med Follow me print system udskriver man fra egen arbejdsstation, som man plejer. Der skal etableres Follow me print i den samlede organisation Ved indgåelse af indkøbsaftaler på multifunktionsmaskiner skal udvalget af maskiner ensrettes til et smalt og simpelt sortiment, der dække det kommunale behov Der skal anskaffes en maskinpark, der som udgangspunkt i videst muligt omfang kan serviceres af brugerne selv Til hver maskine skal der være et antal superbrugere der har et detaljeret kendskab til maskinen, og hvordan den virker og kan serviceres på stedet. Kommunens medarbejder skal rådgives og vejledes i hvordan de kan foretage deres arbejdsopgaver digitalt uden behov for at printe. Faxe Kommunes borgere Folketinget har vedtaget en lov, der betyder, at de borgere der kan, i fremtiden skal kommunikere digitalt med det offentlige. Denne printstrategi understøtter denne lovgivning, idet den har til formål at fremme den digital kommunikation med kommunens borgere. Dette betyder, at borgere i Faxe Kommune skal informeres om alle de nye muligheder. For en del borgere i kommunen rummer digital kommunikation udfordringer, som måske kun kan klares såfremt der støttes med råd og vejledning. Det vil derfor være en vigtig forudsætning at Faxe Kommune kommunikerer bredt om digitale løsninger og tilbyder borgere hjælp til digital kommunikation f.eks. via Borgerservice. Det er væsentligt at huske på, at Faxe Kommune i forbindelse med omlægning til mere digitale arbejdsgange fortsat skal have fokus på betjening af borgere og brugere. Borgerservice skal i samarbejde med Center for IT og digitalisering orientere om NemID, kommunens hjemmesider, digital post og andre online selvbetjeningsløsninger. 6

7 Der skal etableres tilbud om behovsorienteret undervisning eller ene-guidning til alle kommunens borgere. Behovsbestemt fordi der er forskel på det behov man har som senior, ung, børnefamilie eller boligejer 7