Leverancebeskrivelse - Bilag 1

Transkript

1 Leverancebeskrivelse - Bilag 1 Miniudbud iht. rammeaftale om Borgerskab og Service Juli 2008

2 Dato: Kontor: Udviklingsenhed J.nr.: I4148 Sagsbeh.: CHS Fil-navn: Leverancebeskrivelse bilag 1 Leverancebeskrivelse Anskaffelse vedr. skabelon og formularsystem Bilag 1 Rammekontrakt Systemløsninger, Projekter samt Vedligehold

3 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Arbejdsopgaver der skal understøttes ifm skabeloner og digitale formularer Arbejdsområde: Anvendelse af skabeloner i den almindelige sagsbehandling Arbejdsområde: Udvikling/vedligehold af skabeloner... 5

4 1. Indledning Bilaget indeholder en specificering af de funktionelle krav for håndtering af skabeloner og digitale formularer. For at skabe et bedre overblik/forståelse over de funktionelle krav, udspecificerer dette bilag: Arbejdsbeskrivelser (use-cases) for anvendelse af skabeloner og digitale formularer. Data- og integrationskrav

5 2. Arbejdsopgaver der skal understøttes ifm skabeloner og digitale formularer Nedenstående afsnit beskriver arbejdsopgaverne i relation til håndteringen af skabeloner og digitale formularer. Systemet skal understøtte alle arbejdsopgaverne i dette kapitel, inkluderende alle underaktiviteter og varianter samt tage højde for dokumenterede problemer Arbejdsområde: Anvendelse af skabeloner i den almindelige sagsbehandling Anvendelsen af skabeloner er meget udbredt i ministeriet. Der ligger skabeloner til grund for dokument genereringen i relation til både den konkrete sagsbehandling og de mere administrative arbejdsopgaver f.eks. personalesager. Anvendelsen af skabeloner sker gennem ministeriets sagsbehandlingssystemer, altså skabeloner aktiveres fra sagsbehand- lingssystemet, redigeres af sagsbehandleren, gemmes/arkiveres i sagsbehandlingssystemet og sendes endeligt til klienten/partneren. En skabelonløsning vil skulle dække basisbehovene for at kunne: generere en standardskrivelse med vedtaget formatering og opbygning, departementets brevhoved. flette med stamoplysninger f.eks. fra ministeriets centrale adressedatabase og den kommende ESDH løsning for en effektiv sagsbehandling. sende dokument (post, , fax m.m.) Det overordnede princip er illustreret på Figur 2 nedenfor 3. Redigere dokument Sagsbehandler 1. Udskriv dokument 5. Send dokument Sagsbehandlings system 2. Generer dokument Skabelon system Figur 1 Princip for anvendelse af skabeloner 4. Afslut og gem dokument Start: Når sagsbehandleren udfører handlinger der kræver generering af dokumenter f.eks. i forbindelse med en afgørelse.

6 Slut: Anvender: Information: Når dokumentet er arkiveret i sagsbehandlingssystemet og sendt til modtager Sagsbehandlere Arbejdsgangen er sekventiel, altså processen kan ikke afbrydes/færdiggøres før dokumentet er gemt/arkiveret i sagsbehandlingssystemet dokumentarkiv. Aktiviteter og alternativer 1. Skabelon genereringen er én sammenhængende proces, som principielt forløber således: Aktiver skabelon, som er relevant for den aktuelle sagstype, gennem sagsbehandlingssystem. Sagsbehandleren har muligheder for at vælge hvilke standardtekster, som er aktuelle for dokumenttypen, der skal inkluderes i skrivelsen Sagsbehandler vil i real-tid kunne se og redigerer dokumentet gennem anvendelse af ministeriets standard tekstbehandlingssystem Dokumentet gemmes i sagsbehandlingssystemets dokumentarkiv 2. Det generede dokument sendes til modtager (klient/modtager etc.) gennem specificeret kanal Information: I dag udskriver og kuverterer sagsbehandlerne selv dokumenter. Forslag til løsning Ønsket om at producere 100% færdige dokumenter forventes at være urealistisk, da mængden af standardtekster er stort og frekvensen for opdateringer er stor. En 100% integration for at sikre dette vil skabe for stor kobling mellem skabelonsystem og ESDH systemerne, som Integrationsministeriet ikke har ressourcer til at vedligeholde. Derfor foreslås det at sagsbehandleren selv vælger de standardtekster, relevante for skabelontype, sagstype, kontekst e.lign. Dokumentet kan af sagsbehandleren sendes gennem en specifik kanal (post, , fax etc.). Yderligere kan sagsbehandleren vælge om dokumentet skal printes centralt, således at en central funktion har ansvaret for at udskrive, kuverter og sende udgående post Arbejdsområde: Udvikling/vedligehold af skabeloner og digitale formularer Arbejdsområdet inkluderer hele udviklingsmodellen/opgaverne i forbindelse med design, udvikling og vedligehold af skabeloner og digitale formularer. I dag varetages hhv. vedligehold af skabeloner og digitale formularer af to forskellige enheder. Fremover forestilles det sig at ESDH sekretariatets superbrugere varetager begge opgaver i relation til ESDH implementeringen Arbejdsopgave: Udvikling/vedligehold af skabeloner Arbejdsområde beskæftiger sig med udviklingen og vedligeholdelsen af skabeloner. Processen omfatter hele udviklingsprocessen af skabeloner; udvikling, test og drift. Gennem standardproduktet skal udvikleren kunne: Oprette og redigere skabeloner Designe og redigere layout på skabeloner (tema), som gælder for alle eller afdelingsspecifikke skabeloner Strukturer sammensætningen af produkter (hoveddokument/forms) og definere logikken for hvor hvilke forms der anvendes ifm. med genereringen af dokumentet Definere datasæt (flettefelter) som hhv. anvendes til at flette data ind i dokumentet og til at sammensætte dokumentets forms. Dette kan indebære specielt integration til ESDH løsningen.

7 Teste skabeloner Produktionssætning af skabeloner og f.eks. gøre disse tilgængelige fra ESDH løsningen Start: Slut: Information: Anvender: Ændrede forretningskrav til skabeloner Skabelon er sat i produktion Arbejdsgangen er ikke sekventiel, altså udviklingen af skabeloner kan forløbe over længere tid. ESDH sekretariatet (superbruger eller gennem 3 part) Arbejdsopgave: Udvikling/vedligehold af digitale formularer Arbejdsområde beskæftiger sig med udviklingen og vedligeholdelsen af digitale formularer. Processen omfatter hele udviklingsprocessen af skabeloner; udvikling, test og drift. Gennem standardproduktet skal udvikleren kunne: Oprette og redigere digitale formularer Designe og redigere layout på digitale formularer ved anvendelse af CSS Designe proces/workflow for formularen Integrere formularer til datakilder, ESDH løsningen(er) Teste digitale formularer i separat testmiljø Publicering af digitale formularer Start: Slut: Information: Anvender: Ændrede forretningskrav til digitale formularer Formularen er sat i produktion Arbejdsgangen er ikke sekventiel, altså udviklingen af skabeloner kan forløbe over længere tid. ESDH sekretariatet (superbruger eller gennem 3 part) 2.3. Arbejdsområde: Anvendelse af digitale formularer (eksempel) Anvendelse af digitale formularer kan ikke beskrives entydigt, da processen og data for digitale formularer varierer meget fra formular til formular. Yderligere varierer aktørerne involveret i processen ligeledes fra formular til formular. Derfor er arbejdsområdet udelukkende beskrevet i form af et scenarie, der illustrerer en kompleks form for anvendelse af digitale formularer. Figur 2 giver et eksempel på en arbejdsgiver initieret ansøgning om arbejdstilladelse.

8 Virksomhed 1. Initier ansøgning (data om ansøger) 2. Videresend ansøgning Ansøger Formular løsning 3. Ufyldt/komplementeret ansøgning 4. Opret sag Sagsbehandlings system Figur 2 Eksempel på arbejdsgiver initieret ansøgning om arbejdstilladelse Figur 2 beskriver hvordan en arbejdsgiver kan initiere en proces for en ansøgning om arbejdstilladelse for en person som virksomheden ønsker at ansatte i Danmark. Ansøgende virksomhed udfylder information om ansøgerens identitet og kontaktinformation. Formularløsningen videresender ansøgningsformularen elektronisk til ansøger, der komplementerer ansøgningen og returnerer skemaet. Formularløsningen opretter en sag i ESDH løsningen. Som nævnt kan anvendelsen af digitale formularer varieres uendeligt. Men principperne i den overfor beskrevne arbejdsgang/proces skal understøttes.

9 3. Integrationskrav Skabelon systemet skal optimalt integrere med alle ministeriet nye og eksisterende sagsbehandlingssystemer, dog i dette projekt kun med ministeriets nye ESDH løsning. Generelt set skal produktet på datasiden integrere til mange forskellige typer løsninger i ministeriet f.eks. adresseregister, bruger database, eksterne registre (CPR) og ESDH løsningen. Men som der er planlagt indtil videre, vil ESDH løsningen fungere som en facade mod alle disse registre. For at simplificere implementeringen af både skabeloner og digitale formularer, kræves derfor kun integration til ESDH løsningen. Leverandøren skal i samarbejde med ESDH leverandøren udvikle de i nedenstående tabel beskrevne integrationer mellem produktet og ESDH løsningen. Krav beskrivelse Der skal udvikles integration til Integrationsministeriets ESDH løsning (Public 360, Software innovation) i forbindelse med generering af dokumenter/print. Information: Den valgte ESDH løsning implementerer en dokument genererings proces der gennem veldefinerede trin bl.a. sikrer; udtræk af data for det aktuelle dokument, fletningen af dokument og data at det generede dokument arkiveres på den aktuelle sag i ESDH løsningen. Forslag til løsning I samarbejde med ESDH leverandøren udvikles en generel agent der håndterer ESDH løsningens dokument genererings proces som generaliserer kommunikationen mellem skabelonproduktet og ESDH løsningen i forbindelse med dokument genereringen. I forbindelse med udvikling af skabeloner skal felter der anvendes i ESDH løsningen gøres tilgængelige i udviklingsmiljøet for skabeloner, således af felterne fra ESDH løsningen kan anvendes som flettefelter i skabelonerne. Der skal i relation til skabeloner udvikles integration til ESDH løsningen, således at skabelonerne gøres tilgængelige (kan initieres) fra ESDH løsningen. Information: ESDH løsningen indeholder interne definitioner for skabeloner og f.eks. hvilke sagstyper de er tilknyttet. For at dokumenter kan aktiveres/ses, skal de altså i dag være defineret i ESDH løsningen. Digitale formularer skal kunne integrere til ESDH løsningen gennem web-services. Information: ESDH løsningens funktionalitet/datamodel er eksponeret gennem et webservice interface. Det kan forventes at ESDH løsningen som minimum understøtter FESD Data-

10 model for sager og dokumenter.