Meget kort om mig selv Kort om Ankestyrelsen Hvordan Ankestyrelsen har brugt KVIK

Transkript

1 1 Disposition Meget kort om mig selv Kort om Ankestyrelsen Hvordan Ankestyrelsen har brugt KVIK

2 2 Hvad er Ankestyrelsen? (1) Ankestyrelsen blev oprettet 1. juli 1973, som en selvstændig styrelse under Socialministeriet, hvortil vi stadig hører Er vokset løbende i antal ansatte og antal opgaver Er i dag små 300 ansatte, hvoraf størstedelen er jurister Består dels af 8 sagsbehandlende fagkontorer ledet af hver sin ankechef Består dels af en række tværgående kontorer: Analysekontoret, IT-kontoret, Økonomikontoret HR & Ledelse Vi bor i bygninger fra midten af 1700-tallet i Amaliegade

3 3 Hvad er Ankestyrelsen? (2) Ankestyrelsen: Landets øverste administrative klageinstans Uafhængig domstolslignende myndighed på Velfærdsområdet. Analyser og statistikker på landsplan vedr. Velfærdsområdet Hovedopgaven er behandlingen af de ca sager, vi modtager årligt Kontraktstyret: Antal sager, Sagsbehandlingstid, Kvalitet

4 4 Hvorfor vil Ankestyrelsen selvevaluere? Selvevalueringen øger fokus på behovet for at forholde sig til de borgere og brugere, man er sat i verden for at servicere Selvevalueringen hjælper organisationen med at identificere de vigtigste arbejdsgange, partnerskaber, interessenter mm. for at nå gode nøgleresultater. Alle deltagere får et unikt indblik i hinandens arbejdsopgaver og dermed et andet blik for den helhed, egne arbejdsopgaver indgår i Selvevalueringen er en arbejdsform, der giver ledere og medarbejdere fælles mål, fælles bevidsthed og fælles sprog, der skaber et fælles ejerskab til den løbende kvalitetsudvikling. En ramme for læring internt i organisationen og eksternt af sammenlignelige institutioner Selvevalueringen ændrer på brugen af eksterne konsulenter. Gøre dokumentation meningsfuld ved at skabe sammenhæng mellem indsatser og dokumentation af resultater.

5 5 Fra Excellence til KVIK: Ankestyrelsen arbejdede med selvevaluering efter EFQM (Excellence-modellen). I 2001 søgte vi Den Offentlige Kvalitetspris og modtog Anerkendelsesprisen for vores arbejde med kvalitetsudvikling. I september 2003 blev arbejdet sat på standby af 2 grunde: 1. Det var vanskeligt at få evalueringstankegangen udbredt i hele organisationen 2. Arbejdet med havde været meget tidskrævende for de involverede, ikke mindst pga de omfattende krav til dokumentation.

6 6 Nedsættelse af Styregruppe: 2004 I 2004 besluttede ledelsen at Ankestyrelsen fortsat skal arbejde med selvevaluering efter Excellence-modellens principper. Der blev nedsat en ledelsestung styregruppe for kvalitetsudvikling, hvis hovedopgaver var at sikre at: Ankestyrelsen lever op til bestemmelserne om kvalitet i resultatkontrakten kvalitetsarbejdet udvikler sig i overensstemmelse med Ankestyrelsens vision og strategier

7 7 Fase 0: Foråret 2005 Styregruppen undersøgte i foråret 2005 forskellige muligheder for at foretage en kvalitetsevaluering. Der afholdtes et chefseminar bl.a. med deltagelse af SCKK - i maj 2005 hvor KVIK afprøvedes. Desuden indhentedes erfaringer fra andre, der på daværende tidspunkt havde prøvet

8 8 Fase 1: Forår 2006: Ledelsen besluttede på baggrund af erfaringer fra chefseminaret at arbejde med selvevaluering efter KVIK-modellen. Af væsentlig betydning for denne beslutning var, at KVIK er særlig velegnet til inddragelse af medarbejderne Løbende dialog med SCKK

9 9 Fase 2: Oktober 2006 Der udpegedes på frivillighedsbasis en repræsentativt sammensat tovholdergruppe på 12 personer. Tovholdergruppen fik særskilt 2-dages uddannelse i at udfylde denne funktion Tovholdergruppen lavede en indledende selvevaluering på individuel basis med efterfølgende konsensusseminar, som varede på 1 dag fra 8.30 til HR & Ledelse deltog som procesledere af seminaret Dette medførte 95 forbedringsforslag

10 10 Fase 3: November 2006 KVIK temadag for alle ansatte: Fælles introduktion til KVIK v, SCKK Efterbearbejdning i grupper på kontorniveau af tovholdergruppens rapport med de 95 forslag Hvert kontor behandlede alle 9 temaer, 1 tema i hver gruppe I hvert kontor var der et medlem af tovholdergruppen til stede: De fungerede som lokale KVIK-eksperter, og besvarede evt. spørgsmål til tovholdernes rapport På dagen kom der 90 nye forslag

11 11 Fase 4: December 2006 Samlet antal KVIK-forslag: i alt 185 I samarbejde med Tovholdergruppen udarbejdede HR & Ledelse en samlet rapport med de 185 forslag

12 12 Fase 5: 1. kvartal 2007: Prioritering af forbedringsforslag: Styregruppen fordelte samtlige 185 forbedringsforslag til adressater (kontorer) med høringsrunde om bæredygtighed. For hvert forslag skulle angives om forslaget var 1.Interessant og værd at arbejde videre med (Ca. 75) 2.Noget vi gør i forvejen (Ca. 80) 3.Urealistisk/uden for Ankestyrelsens opgavevaretagelse (Ca. 30)

13 13 Fase 6: 2. kvartal 2007: Styregruppen samlede op og lavede indstilling om endelig prioritering til Direktionen Formål: At identificere egentlige forbedringsprojekter og prioritere iværksættelse af disse

14 14 Hvad har vi lært indtil nu At gennemføre et Konsensusseminar på 1 dag for samtlige 270 medarbejdere, som lærte at arbejde med modellen og anvende den på egne dagligdag. Desuden fik disse stor læring om andre dele af organisationen Kompetenceudvikling af medlemmerne af tovholdergruppen: Grundigt kendskab til selvevaluering og til rollen som processtyrer Medarbejderinddragelse i den ønskede form er en yderst tidskrævende proces: Ankestyrelsen er en stor organisation med lange beslutningsveje Formidling af idegrundlag, proces mv. Efterfølgende opsamling og prioritering af forslag Konstant fokus på løbende information: Hvem skal vide hvad hvornår? Og i hvilken form??? Vekslen mellem oplæg, der har været forelagt SU, INFO i vores ugentlige elektroniske nyhedsblad, DirektionsNYT mm.

15 15 Ressourceforbrug for tovholdere I alt 8-9 dage pr. tovholder fordelt på: 2 dage til uddannelse 2 dage til forberedelse til konsensusseminar (dataindsamling, gennemlæsning af materiale, individuel selvevaluering) 2 dage til konsensusseminar 1 dag til KVIK-temadag 1-2 dage til udarbejdelse af endelig konsensusrapport

16 16 Ressourceforbrug i øvrigt 1 dag pr. medarbejder til deltagelse i KVIK-temadagen. Hertil kommer HR & Ledelses ressourceforbrug til planlægning af og gennemførelse af hele KVIK-processen (skønsmæssigt ¾ ÅV)

17 17 Hvor bevæger vi os hen nu? Prioriterede generelle opgaver 2008: Nævnt i KVIK-selvevalueringen direkte eller indirekte Nyordning af arbejdsgange i forbindelse med ankemøder Iværksættelse af LEAN fase 2 Digitalisering Praksisundersøgelser Branding Talentudviklingsprogram Åbenhed og borgerbetjening Andre prioriterede generelle opgaver i 2008 Etablering af en ny database for principafgørelser til lancering i efteråret. Egendriftbeføjelsen og underretningssager på anbringelsesområdet Nyt MUS-koncept Roller og opgaver for konsulenter Lægekonsulent miljø