Introduktion til KVIK

Transkript

1 Introduktion til KVIK -Selvevaluering fra start til slut Torsdag d. 3. april 2008 kl SCKK

2 Introduktion til KVIK -Selvevaluering fra start til slut Nyt program : Velkomst og gennemgang af program : Introduktion til KVIK selvevaluering - Kvalitetsbegrebet og kvalitetsudvikling med KVIK - KVIK Modellen og kvalitetscirklen - Selvevalueringsprocessen Pause : Udbytte, forbedringer og erfaringer : Redskaber til KVIK og tiden efter selvevalueringen : Evaluering og tak for i dag

3 Hvad er SCKK? Statens Center for Kompetence og Kvalitetsudvikling Finansieret af overenskomstparterne på det statslige område Formål Styrke kompetence- og kvalitetsudvikling i staten Opgaver Formidler viden og erfaringer Etablerer og servicerer netværk Udvikler metoder, værktøjer og uddannelser Rådgiver, vejleder og sparrer på institutionerne Støtter økonomisk

4 Kvalitetsbegrebet og kvalitetsudvikling med KVIK

5 Forskellige tilgange til kvalitet Helhedsorienterede modeller (som fx EFQM Excellence Modellen og KVIK) Kvalitet = At skabe størst mulig værdi for interessenterne indenfor de politiske, økonomiske og lovgivningsmæssige rammer Faglig kvalitet, det vil sige en kvalitetsopfattelse fastlagt af fagprofessionelle baseret på standarder og indikatorer for kvalitet i processer og kerneydelser Brugeroplevet kvalitet, det vil sige en kvalitetsopfattelse baseret på målinger/evalueringer af brugernes oplevelse af ydelser og resultater Organisatorisk kvalitet, det vil sige en kvalitetsopfattelse baseret på, at kvalitet kræver styring, kortlægning og systematisk udvikling af arbejds-processer Effekt/value for money, det vil sige en kvalitetsopfattelse baseret på, hvad der i sidste instans kommer ud af de tildelte ressourcer både i form af resultater, men også mere indirekte fx i form af presseomtale

6 Kvalitetsudvikling med KVIK Selvevaluering handler om at samle gode kræfter til en kritisk analyse af vores egen praksis og målet er at finde ud af, hvor vi kan blive bedre! Fælles dialog om styrker og forbedringsområder Læring gennem deling af viden Helhedsorienteret evaluering af arbejdspladsen (selvevaluering) Systematisk arbejde med løbende forbedringer

7 KVIK Modellen og kvalitetscirklen

8 Hvad er KVIK? - Kvalitetsværktøj til udvikling af innovation og kompetence Selvevalueringsredskab Organisationstjekliste Baggrund i ledelsesmodel (Excellence Modellen) Spørgeramme: 9 temaer 28 emner/kritiske spørgsmål Selvevalueringen giver beskrivelse af: Institutionens styrker Institutionens forbedringsområder Der gør det muligt at formulere og prioritere forbedringer/udviklingsprojekter

9 KVIK Modellen 2006

10

11 PDCA Cirklen Erfare og tilpasse Lever resultaterne op til målene? Skal fremgangsmåden forbedres? Hvad kan vi lære af forløbet? Skal vi gøre noget helt andet næste gang? Planlægge tænke Hvorfor gør vi det? Hvordan vil vi gøre det (valg af fremgangsmåde)? Hvad er målene og hvordan måler vi? Hvilke erfaringer kan vi trække på? Udføre - handle Udføre arbejdet Gennemføre målinger Checke resultater Hvilke resultater opnåede vi? Har vi gjort som vi planlagde?

12 Selvevalueringsprocessen

13 Selvevalueringsprocessen Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5 Implementering - Gennemførelse af handlingsplaner for udviklingsprojekter

14

15

16 Indsatscirklen

17 Udbytte, forbedringer og erfaringer

18 Udbytte af selvevaluering Fokus på borgere og brugere Indblik i hinandens arbejdsopgaver Fælles sprog Fælles mål og fælles bevidsthed om indsatser og forbedringerne Fælles ejerskab Ramme for læring Få øje på andre og nye talenter Identificere vigtigste arbejdsgange, partnerskaber, interessenter Ændrer på brugen af eksterne konsulenter

19 Faldgruber Ledelsen og medarbejdere engagerer sig halvhjertet og tager ikke ejerskab (fx fordi der ikke er defineret et klart formål). Selvevalueringen forankres ikke i hverdagen (fx fordi selvevaluering er led i kampagne/pligtarbejde). Det opleves som noget, der er ud over de daglige opgaver og ikke så relevant og vigtigt som aktuelle problemer. Der følges ikke op på resultater og prioriteres ikke ressourcer. Selvevalueringen føres ikke videre i form af handlingsplaner, der indgår i en samlet helhed (fx i årsplaner eller resultatkontrakter).

20 Gode råd til planlægningen af selvevalueringen Ejerskab til selvevaluering Sikring af ledelsens ejerskab, medarbejdernes medejerskab og omverdenens accept Men hvordan? Information og kommunikation Der skal informeres om, hvad det går ud på men også kommunikeres hvorfor det er en god idé Effektiv organisering af processen Processen er tænkt igennem fra start til slut og rollerne er fordelt

21 Erfaringer med helhedsorienterede modeller - Et eksempel på udvikling i anvendelse af modellerne Resultater SAMFUNDS- RESULTATER INDSATS RESULTAT Strategisk værktøj LEDERSKAB RESULTATER MEDARBEJDERE PROCESSER Helhedsbillede - sammenhæng mellem alle kriterier BRUGER- & B.- RESULTATER MEDARBEJDER- RESULTATER Før model Resultater OK - men måske styret af tilfældigheder og held... PARTNERSKABER & RESSOURCER 1. selvevaluering Statusbillede STRATEGI & PLANLÆG. Hvad gør vi indenfor de enkelte temaer? 2. selvevaluering Planlægningsværktøj Hvordan får vi kobling mellem det vi gør og det vi måler på? 3. selvevaluering Tid Eksempel bygger på Vejdirektoratets erfaringer med Excellence-modellen

22 Typiske forbedringsområder I Første gang man selvevaluerer Strategisk fundament (mission, vision, værdier og strategier) Ledelsesgrundlag Systematisker målinger (MTU, LVU, APV, brugertilfredshed, imagemålinger) Systematisk kortlægning af processer og arbejdsgange Interessent- og brugeranalyse

23 Typiske forbedringsområder II Godt på vej (2-3 selvevalueringer) Udbredelse og forankring af værdigrundlag Afbalancering af interessentgruppers behov og forventninger Afstemning af politikker, medarbejderudvikling og processer med mission, vision og værdigrundlag Etablering af forpligtende samarbejdsrelationer og partnerskaber Etablering af en årlig plancyklus Formulering af mål på alle relevante områder Fokus på løbende forbedringer, evaluering og læring

24 Case fra Høje-Taastrup Kommune

25 KVIK tidslinie i HTK Direktion og centre selvevaluerer Dec. inst. i gang Centre forbedrer Centre selvevaulerer Dec. inst. forbedrer Dec. inst. i gang Centre forbedrer (ca. 125 medarbejdere gennemfører selvevalueringen svarende til ca. ét årsværk) (ca. 750 medarbejdere gennemfører selvevalueringen svarende til ca. 5,8 årsværk)

26 KVIK resultater i HTK Ejerskab til det fælles sprog på tværs af faggrænser og opgaver Understøtter løbende udvikling af en systematisk evaluerings- og læringskultur i organisationen (sammenhæng mellem indsatser og resultater) Har skabt grundlaget for en systematisk kvalitetsudvikling i hele kommunen Er et dialogredskab for ledere og medarbejdere Fokus på resultater og effekt (helhedsorienteret) Fokus på lederskab

27 Hvorfor succes i HTK? Ejerskab lokalt Medbestemmelse om udviklingspunkter MED-system er involveret Giver mening Integrerer og sikrer opfølgning på arbejdet med trivsel, kompetencer m.v. i samlet struktur Integreret i årscyklus med udarbejdelse af budget og aftalestyring

28 Organisering af KVIK-arbejdet Styregruppe Projektansvarlig Direktion Sparings- og referencegruppe Hovedudv. Styregruppe Ide- og procesgruppe Arbejdsgruppe Selvevalueringer inddrager Med-systemet i det område hvor det gennemføres Center Center Med-system Decentral Enhed LokalMed

29 Fagudvalgene beslutter mål Intern opfølgning - endelig Aftaler udarbejdes Budgetvedtagelse Brugerbestyrelser og MED-systemet inddrages Fagudvalgene diskuterer politikområder Aftaler træder i kraft 1. og 2. behandling samt høring Fagudvalgene diskuterer politikområder Budgetseminar for Byrådet (pol. drøftelse med økonomi) Dec. Jan. Nov. Feb. Okt. Sept. Aug. KVIK Marts Apr. Maj Juli Juni Intern opfølgning - anden Afrapportering på foregående års aftaler Budgetseminar for Byrådet (pol. drøftelse af strategier og visioner uden økonomi) Intern opfølgning - første Kommuneaftale medio juni og IMs udmelding om tilskud og udligning primo juli

30 Redskaber og tiden efter selvevalueringen

31 KVIK værktøjer SCKK har udviklet en række værktøjer, som støtter op undervejs i selvevalueringsprocessen: KVIK Selvevalueringsvideo er til alle, der ønsker at få et bedre overblik over, hvad en selvevalueringsproces indebærer KVIK Selvevalueringsguide er projektlederens/tovholderens manual, som guider trygt igennem alle faser er et elektronisk værktøj, der samler selvevalueringsgruppens input som forberedelse til konsensus

32 Efter selvevalueringen hvad så? En bruttoliste med styrker og forbedringsområder Udfordringen er at sortere og prioritere forbedringsområderne, så de bliver til håndterbare idéer til forbedringsprojekter Og så lige få gennemført projekterne. Committed to Excellence kan hjælpe jer med at komme fra ord til handling

33 Committed to Excellence? Committed to excellence er en international anerkendelse af forbedringsarbejdet på en arbejdsplads efter en selvevaluering Hvad indebærer Committed to Excellence? I udarbejder en selvevaluering I gennemfører tre strategisk vigtige forbedringsprojekter på grundlag af selvevalueringen I søger anerkendelsen skriftlig og modtager besøg af en eller to validatorer

34 Priser og anerkendelser Priser i EFQM-regi Kvalitetsprisen for den offentlige sektor Recognised for Excellence (400 point + i Excellencemodellen) Committed to Excellence (3 forbedrings- Projekter)

35 Diverse slides

36 Kvalitetsreformen - Bedre velfærd og større arbejdsglæde Høj kvalitet i den offentlige service: 1. Brugerne i centrum 2. Attraktive arbejdspladser med ansvar og faglig udvikling 3. Ledelsesreform kompetente, professionelle og synlige ledere 4. Institutionen skal tænke nyt og udvikle kvaliteten 5. Stærkt lokalt selvstyre 6. Afbureaukratisering 7. Flere hænder til nærvær og omsorg 8. Investering i fremtidens velfærd

37 KVIK modellen i krydsfeltet Politikere Forvaltning Brugere

38 Fremtidens enkle kvalitetsudviklingsmetode? Fastholde de 9 kasser (temaer) fra KVIK for at sikre fælles sprog og fælles fokus. Udvikle forskellige varianter af KVIK: selvevalueringsramme for koncernniveau Enklere selvevalueringsramme for mindre institutioner forskellige varianter af spørgsmål og eksempler til sektorområder (+faglige dokumentations-krav bygges ind i selvevalueringsrammen) Understøttende materialer i form af: Sektorspecifikke vejledninger Fleksible digitale støtteværktøjer (muligt at vælge emner, spørgsmål og eksempler til/fra og samle resultaterne af flere selvevalueringer Casebeskrivelser på forskellige niveauer og hvordan selvevaluering tænkes ind i et årshjul/styringscyklus Fra notatet Anvendelse af helhedsorienterede kvalitetsmodeller i kommunerne af 27. juni 2007

39 KVIK - Medarbejdere og lederes vurdering Et godt redskab til at evaluere 79 % Et godt redskab til at skabe overblik 80 % Et godt redskab til at prioritere indsatser 75 % KVIK har givet indflydelse på arbejdet 83 %