Uddannelseskvalitet på Syddansk Erhvervsskole

Transkript

1 MARS Uddannelseskvalitet på Syddansk Erhvervsskole Introduktion for proceskonsulent Revideret version juni 2009

2 Indhold 1. Hvad er en proceskonsulent i MARS? 2 2. Hvorfor bruge ekstern proceskonsulent? 2 3. Proceskonsulentens rolle 2 4. Turen rundt i M-A-R-S cirklen 3 a. Resultatfremlæggelse og Introduktionsmøde b. Selvevaluering og Konsensusseminar c. Målsætning eller Prioriteringsmøde 5. MARS-materialerne 7 En del af denne introduktion er gengivet fra manuskriptet til et FoU-projekt til revision af MARS i forhold til EFQM Excellence Modellen - FoU-projekt

3 1. Hvad er en proceskonsulent i MARS? En proceskonsulent er en rolle, som kun omfatter selvevalueringsdelen af MARSsystemet. Det er en rolle som den enkelte leder eller en medarbejder kan påtage sig, eller en rolle som udfyldes af en udefrakommende person. Proceskonsulentens opgaver drejer sig om igangsættelse af selvevalueringsprocessen gennemførelse af konsensusseminar Kort sagt kan man sige, at proceskonsulenten står i spidsen for den del af MARSprocessen, som lederen ikke selv behøver at udfylde, og som det kan være hensigtsmæssigt for alle parter, at en anden tager sig af. 2. Hvorfor bruge ekstern proceskonsulent? Ved at bruge en ekstern proceskonsulent sikrer lederen sig imod at komme i en dobbeltrolle, som kan være vanskelig at håndtere. Lederen er en del af selvevaluerings- og konsensusprocessen, mens proceskonsulenten egentlig står uden for processen og blot sikrer at den foregår. Hvis lederen påtager sig begge roller, kan det blive umuligt at skelne imellem den kritik, som evt. rettes mod lederen og den kritik, som måtte blive rettet mod selve processen. Der er ingen tvivl om, at selvevalueringen navnlig den første gang vil være en proces fyldt med knaster; den vil fremkalde megen modstand, også hos de positivt indstillede. Der er mange forhindringer at løbe ind i. Spørgsmålene er uforståelige. Spørgsmålene er irrelevante. Spørgsmålene har vi alligevel ingen indflydelse på. Hvorfor er der ikke spurgt om? Jo større frustrationer, jo større tilbøjelighed til at udpege nogle andre som årsag til de forbedringsområder, der tegner sig, og dermed jo større risiko for at selvevalueringen drejer til en evaluering af andre, ikke mindst ledelsen; den ansvarlige ledelse vil det f.eks. lyde. Proceskonsulenten vil være neutral og kunne fastholde sigtet med et konsensusmøde. Proceskonsulenten vil også kunne dømme break, hvis tonen bliver mindre civiliseret. Jo mere ekstern en proceskonsulent kan være, jo mindre er der risiko for at denne er involveret, fedtet ind i noget som helst i forhold til afdelingen. 3. Proceskonsulentens rolle Proceskonsulentens rolle er at være katalysator og herunder lynafleder. Proceskonsulenten har et godt overblik over hele MARS-processen og er fortrolig med, hvor selvevalueringen og konsensusseminaret skal føre hen. 2

4 Proceskonsulenten kender til vanskelighederne ved selvevaluering og kan forberede deltagerne på, hvad de kan forvente og hvordan de skal bearbejde det. Proceskonsulenten skal derfor sammen med afdelingslederen tilrettelægge selvevaluerings- og konsensusprocessen forestå den igangsættelse af selvevalueringen som sikrer, at det ikke er en isoleret hændelse, men del af en proces; dette kan gøres i samarbejde med lederen af afdelingen, ikke mindst hvad fremlæggelsen af resultater angår forberede deltagerne på processen, forklare skemaer, introducere til det eller de konsensusmøder og seminarer som lederen har valgt til processen i sin afdeling; evt. gennemføre en prøve på selvevaluering af et udsagn lede konsensusmødet for afdelingen; sikre alles deltagelse og at både styrker og forbedringsområder bliver fremhævet og drøftet sammen med afdelingslederen efterbehandle selvevaluerings- og konsensusprocessen 4. Proceskonsulentens opgaver En selvevalueringsproces med udgangspunkt i resultater kan foregå på følgende måde: 1. Resultatfremlæggelse og Introduktionsmøde 2. Selvevaluering deltagere og leder, efterfulgt af et Konsensusseminar 3. Målsætning eller Prioriteringsmøde 4. Aktivitetsmøde(r) - opfølgning a. Resultatfremlæggelse og Introduktionsmøde Uanset om der anvendes en proceskonsulent eller lederen selv har påtaget sig rollen, vil det være oplagt at det er lederen som fremlægger afdelingens resultater, som led i introduktionsmødet. På mødet gives en fyldestgørende introduktion til MARS for alle deltagerne. Skemaerne udleveres, og hele processen gennemgås og begrundes. Introduktionen kan f.eks. som fællesøvelse indeholde en selvevaluering af et udsagn eller af et eller flere resultater. Lederens rolle ved selvevalueringen og konsensusseminaret klargøres, ligeledes om og hvordan resultatet af lederens selvevaluering skal indgå. Såfremt pointgivning anvendes skal bedømmelseskriterierne gennemgås. Når mødet er slut har hver deltager modtaget en introduktion til MARS proces og værktøjer, særligt selvevalueringsværktøjet et overblik over den proces, som skal forløbe i afdelingen et eller flere dataark med resultatopgørelser evt. introduktion til pointgivning Det kan være en hjælp til deltagerne, hvis de får at vide, at selvevaluering er en drilagtig proces og at de kan opleve modstand mod processen. De vil møde udsagn som er svære 3

5 at svare på, det skyldes måske, at udsagnet berører områder, der endnu ikke indgår med stor betydning i afdelingens arbejdsprocesser. Alligevel skal udsagnet bedømmes og mulige styrker og forbedringsområder noteres. Udviklingsprocesser kan opleves at bestå af forskellige faser: først en benægtelsesfase hvor opgaven slet ikke kan opfattes som relevant, en modstandsfase hvor der ofte bruges kræfter på at finde begrundelser for at opgaven er usammenhængende, ustruktureret, dårligt formuleret, ikke-passende for netop egen afdeling eller mange andre begrundelser. Såfremt denne fase overkommes vil udforskningsfasen starte, og det bliver interessant at finde ud af, hvad jeg kan bruge projektet til og hvordan det skal gribes an. Endelig er sidste udviklingsfase forpligtelse og der er nu fuldt ejerskab til opgaven der kan løses og videreudvikles. Det kan illustreres således: Udviklingsfaserne Benægtelse Forpligtelse Modstand Udforskning Tidsforbruget til introduktionsmødet er ca. 1 2 timer. b. Selvevaluering og Konsensusseminar Alle deltagere udfylder selvevalueringsskemaerne med notering af styrker og forbedringsområder og, hvis der er besluttet for afdelingen, med pointgivning. Konsensusseminar Konsensusseminaret er et fællesmøde for afdelingen, hvor observationerne fremlægges og der søges draget konklusioner om hvordan styrkerne kan udnyttes bedre og hvilke forbedringsbehov der skal prioriteres i den følgende periode. Selvevalueringsprocessen kan tilrettelægges således, at der mellem den enkeltes selvevaluering og konsensusseminaret afholdes konsensusgruppemøder i teamene, eller der kan være etableret andre midtvejsfora for opsamling og forberedelse af det afsluttende 4

6 konsensusseminar, f.eks. faglige fællesskaber. Den samlede proces kan f.eks. se således ud: Resultatfremlæggelse og Introduktionsmøde Selvevaluering Teamseminar Konsensusseminar Målsætning Proceskonsulent Leder Leder Leder Leder Afdeling Afdeling Starten på konsensusseminaret Afhængigt af hvad den enkelte afdelingsleder foretrækker, kan lederen fremlægge sin selvevaluering for afdelingen, eller eventuelt supplere undervejs i konsensusmødet med egne styrker og forbedringsområder. Det væsentlige er, at fokus er en selvevaluering af afdelingen ikke en evaluering af lederen. Proceskonsulenten må sikre sig, at lederen er bevidst om, at udsagnene på lederskemaet og lærernes skemaer ikke er identiske, men at de i overvejende grad er nogenlunde parallelle. Proceskonsulenten / proceslederen er mødeleder. Sørger for talerække, ordentlig tone og at bryde af når afdelingen går i selvsving (når man kan høre at det er en af standarddebatterne, det sædvanlige drilleri og lign., der er i gang.) Proceskonsulenten kan tage alle områder op til diskussion og skal sørge for at konflikter bliver behandlet som almindelige emner. Proceskonsulenten skal desuden kunne vurdere om det er en konflikt der skal tages i selvevalueringsprocessen eller om deltagerne må bedes om at gemme den til en anden gang. 5

7 Indledende runde Det er en fordel at tage frustrationerne, som deltagerne møder op med efter at have udfyldt skemaer alene, som en start på mødet. Det kommer frem under alle omstændigheder. Proceskonsulenten tager en runde hvor alle kort fortæller om deres oplevelser, dernæst samles op på erfaringer og forslag til ændringer i spørgsmål, der laves aftale om handlinger og konsensusmødet startes. Begynd med at give overblik over forløbet af resten af mødet. Fælles gennemgang af styrker og forbedringsområder Alle spørgsmål i selvevalueringsskemaet gennemgås og de forskellige styrker og forbedringsområder noteres på en tavle eller via computer og projektor, så alle deltagerne kan følge med. Tavler har den fordel, at deltagerne har mulighed for at se tilbage, få overblik eller finde argumenter i tidligere beslutninger. Uenigheder omkring fordeling af styrker og forbedringsområder diskuteres kort til konsensus eller evt. demokratisk beslutning. Prioritering af forbedringsområder Efter gennemgangen af alle selvevalueringsspørgsmålene er der samlet en liste over forbedringsområder, og indsatsen skal nu prioriteres. Hvis der er tid, kan det med fordel gøres som afslutning på mødet, men ofte vil der være forbedringsområder der afhænger af institutionens strategier eller økonomi og som ikke på stedet kan prioriteres, eller lederen har behov for at overveje sine indtryk. I så fald kan det være en fordel at gemme denne del til et kombineret prioriterings- og målsætningsmøde, der skal afholdes kort tid efter konsensusseminaret, ellers glemmes de opnåede beslutninger og mange diskussioner må tages forfra. Tidsforbruget til dette seminar er individuelt, typisk kan det tage fra ½ - 1 dag. c. Målsætning eller Prioriteringsmøde I princippet er proceskonsulentens arbejde afsluttet med konsensusseminaret og den efterfølgende evaluering af processen. Lederen af afdelingen kan vælge at lade proceskonsulenten medvirke også i den fase, hvor prioriteringerne bliver omsat i målsætninger. Her vil proceskonsulenten dog under alle omstændigheder have en mere tilbagetrukket rolle og snarere være konsulent for målsætning som sådan end for processen, som lederen bør have hånd om og lede. 6

8 5. MARS-materialerne Hvis du sidder med en elektronisk udgave af denne introduktion, kan du hoppe til indholdsoversigten over vejledninger og værktøjer og derfra linke dig videre til de øvrige filer. Hop til Indholdsoversigt Hvis du sidder med en trykt udgave, følger her en oversigt over de samlede materialer. Generel introduktion MARS i afdelingen. Introduktion for lederen MARS i teamet. Introduktion til lærer og team Selvevaluering af uddannelseskvalitet. MARS-skemaer og ledetråde til besvarelse EUD - Leder - - Konsensus KVU / MVU - Leder - - Konsensus HTX - Leder - - Konsensus 7