REFERAT. af den stiftende generalforsamling. for. Grundejerforeningen Rørhaven

Transkript

1 REFERAT af den stiftende generalforsamling for Grundejerforeningen Rørhaven der blev afholdt onsdag, den 28. september 2016, kl i Portalen, Kabaret-scenen, Portalen 1, 2670 Greve. I henhold til dagsorden for den stiftende generalforsamling blev der foretaget følgende: Ad. 1: Boligchef og byggerådgiver Claus Heje Olesen fra Lind & Risør A/S bød velkommen og præsenterede de øvrige fremmødte i panelet, herunder boligrådgiver Liv Brøndum, projektleder Klaus Nagel, projektchef Thomas Uldall fra Lind & Risør A/S samt advokat Mads Schierbeck fra Nielsen & Thomsen Advokater, København, der er advokat for Lind & Risør A/S. Claus Heje Olesen orienterede om status for byggeriet i området. Ad. 2: Advokat Mads Schierbeck blev enstemmigt valgt som dirigent og referent. Det kunne konstateres, at købere af 56 solgte huse var repræsenteret, heraf var to repræsenteret ved skriftlige fuldmagter. Skriftlig indkaldelse var udsendt pr. 23. august 2016 (nogle genfremsendt senere på grund af filstørrelse) til købere af solgte huse, og vedlagt dagsorden for den stiftende generalforsamling, tillige med kopi af fuldmagt/erklæring fra Lind & Risør A/S til Grundejerforeningen Rørhaven vedrørende veje, stier og fællesarealer, matr.nr. 2cn Mosede By, Karlslunde, matrikelkort af 19. januar 2016 udarbejdet af landinspektørfirmaet Hyldegaard vedrørende fællesarealerne, vedtægter for Grundejerforeningen Rørhaven samt bilag 1 og 2, der er principgodkendt den 7. april 2016 af Greve Kommune, lokalplan nr , Greve Kommune, Langagergård, Boligø B, servitut tinglyst den 21. juni 2016 vedrørende regn- og spildevandsledninger samt faskiner, forslag til budget dateret 10. juni 2015, som tidligere er udleveret, situationsplan, beplantningsplan samt kote- og belægningsplan, foreløbigt tryk. Nielsen & Thomsen Advokatpartnerselskab Østbanegade København Ø Danmark Tlf: Fax: [email protected] CVR nr.:

2 Side 2 af 8 Ad. 3: Claus Heje Olesen foreviste bebyggelsesplanen og fortalte, at 59 ud af de 61 huse på Rørhaven var solgt. Bolig nr. 14 er reserveret til kommende udstillingshus, som forventes at åbne ca. pr. 1. juli Bolig nr. 22 var oprindelig solgt, men køber kontaktede for nyligt Lind & Risør A/S med ønske om at annullere handlen, hvilket Lind & Risør A/S har indvilget i. Endvidere oplyste Claus Heje Olesen, at byggeriet forløb planmæssigt, og husene p.t. forventes afleveret i henhold til tidsplanen. Lind & Risør A/S byggeleder Morten Christoffersen kontakter alle køberne ca. 2-3 uger før overtagelsesdagen med henblik på aftale af tidspunkt for for-aflevering, som forventes at finde sted ca. 1 uge før overtagelsesdagen. Opmærksomheden henledes på, at husene ved for-aflevering ikke er helt færdige, idet bl.a. hårde hvidevarer ikke nødvendigvis er installeret, ligesom der kan mangle fugning og rengøring. Claus Heje Olesen beskrev endvidere muligheden for opsætning af læhegn (som er magen til de hegn, som opsættes af Lind & Risør A/S) på den enkelte matrikel og for den enkelte købers regning, og gjorde opmærksom på, at opsætning af læhegn skal ske efter overtagelsen af huset. Lind & Risør A/S sørger for etablering af kontakt mellem bestyrelsen og hegnsfirmaet Alcatraz.dk, som herefter forventes at kontakte bestyrelsen i oktober måned 2016 med henblik på nærmere præsentation af løsningsmuligheder og priser, hvorefter Alcatraz.dk har bebudet, at firmaet vil udsende materiale til beboerne. Det understreges, at hegnsfirmaet bærer det fulde ansvar ved evt. opsætning af læhegn m.v., som er Lind & Risør A/S uvedkommende. Som bilag 4 vedhæftes flyer udfærdiget af Alcatraz.dk. Claus Heje Olesen orienterede endvidere om, at fællesarealer (matr.nr. 2cn Mosede By, Karlslunde) samt anlæg af rullegræs m.v. på de enkelte ejendomme ville blive færdiggjort under hensynstagen til vejrliget og naturlig arbejdsrytme. Aflevering af fællesarealet forventedes p.t. at ske i efteråret Der blev fra en beboer spurgt til tidsplan for etablering af veje, hvor Claus Heje Olsen oplyste at etablering heraf, ligeledes sker under hensynstagen til vejrliget og naturlig arbejdsrytme. Endvidere blev der spurgt til, hvornår stien i den sydvestlige del af området forventes etableret, og Klaus Nagel oplyste, at han ville vende tilbage med skønnet tidspunkt. Efter generalforsamlingen har Klaus Nagel oplyst, at stien forventes etableret i slutningen af 2016, men ligeledes med forbehold for vejrlig og naturlig arbejdsrytme. Endvidere blev det på forespørgsel bekræftet, at der sker sædvanlig grubning af havearealer. Thomas Uldall orienterede om lokalplanområdet, som ligger i Langagergård ved Mosede Landevej samt Rørmosen, og området er udlagt til bolig- og rekreative formål i form af en bypark med seks boligøer. Uldall oplyste, at Lind & Risør A/S havde erhvervet det omhandlede område/ boligø B af Greve Kommune, og den nærmere udvikling af området. Uldall kunne fortælle om områdets historik, at området tidligere havde været anvendt til jordbrug, men at køberne imidlertid ikke var de første beboere i området, da man i forbindelse med arkæologisk udgravninger i området havde stødt på talrige interessante fund fra jernalderen, heriblandt de såkaldt treskibede langhuse.

3 Side 3 af 8 Uldall fortalte om, at der i henhold til områdets lokalplan (Lokalplan ) skulle oprettes en grundejerforening for samtlige ejere af ejendommene i Boligø B. Thomas Uldall beskrev nærmere de fællesarealer som Lind & Risør A/S tilskøder vederlagsfrit til grundejerforeningen, som er beliggende på matr.nr. 2cn Mosede By, Karlslunde. Matrikelkortet blev forevist, og hvoraf fremgår, at arealet andrager for m 2, heraf vej og sti m 2, jf. matrikelkort af 19. januar 2016 fra Landinspektørfirmaet Hyldegaard som medfulgte indkaldelsen. I forbindelse hermed blev det oplyst, at fællesarealet tidligst forventes tilskødet grundejerforeningen i foråret 2017, når bl.a. deklaration fra Dong Energy er tinglyst, og den offentlige ejendomsvurdering for fællesarealet som endnu ikke er særskilt vurderet foreligger. Thomas Uldall oplyste, at fællesarealer sædvanligvis vurderes til kr. 0, men at den offentlige ejendomsvurdering af fællesarealet meget vel kunne blive fastsat til en vis værdi på grund af byggeret til opførelse af fælleshus. Grundejerforeningen har i henhold til lokalplanen ret til for egen regning at opføre et fælleshus på op til 200 m 2, og Thomas Uldall illustrerede på bebyggelsesplanen, hvilken del af området som var udlagt til fælleshus. Endvidere oplyste Uldall, at ejendomskatten beregnet på den foreliggende offentlige ejendomsvurdering i 2015 på ca. kr. 21 mio. vil blive udlagt af Lind & Risør A/S, og derefter afregnet overfor køberne via refusionsopgørelserne. Med hensyn til tidspunkt for fastsættelse af offentlige vurdering for fællesarealet oplyste advokat Mads Schierbeck, at SKAT forventede, at den ville foreligge i foråret Thomas Uldall bemærkede, at den kommende tilskødning af fællesarealet til grundejerforeningen ikke var udtryk for, at Lind & Risør A/S betragtede fællesarealet for afleveret, idet opmærksomheden blev henledt på, at afleveringsforretning med købers bestyrelse og evt. tekniske rådgiver først bliver afholdt, når fællesarealerne er færdiggjort, og at grundejerforeningen først herefter overtager vedligeholdelsesforpligtelsen af fællesarealerne, herunder til veje og stier. På baggrund af kortbilag beskrev Thomas Uldall og Klaus Nagel, at der ville blive etableret forsinkelsesrør / underjordisk rør på nærmere angivne arealer, ligesom der blev henvist til deklaration vedrørende regn- og spildevandsledninger samt faskiner tinglyst i juni 2016 og deklaration vedrørende fjernvarmeledninger tinglyst i september Thomas Uldall gennemgik endvidere vedlagte bilag 1 vedrørende ejerforhold til ledninger og kabler m.v. og fortalte i den forbindelse følgende: 1) Greve Fjernvarme ejer anlæg til og med afspærringsventil i teknikskab incl. måler. 2) Vand leveres fra Greve Vandværk, der ejer anlæg til og med målerbrønd incl. måler. 3) TDC ejer anlæg til og med monopolstik placeret i bryggers (fibernet). 4) Antenneanlæg ejes af YouSee til og med monopolstik, som placeres i bryggers. Tilmelding skal ske i god tid før signal ønskes og med angivelse af anlægsnummer ) DONG Energy ejer el-kabler i vej til og med forsyningsskabe, idet stikkabel og måler ejes af den enkelte grundejer.

4 Side 4 af 8 6) Vejbelysning ejes af grundejerforeningen og består af 31 stk. LED-armaturer monteret på 4 meter master (og ikke 3,5 meter mast som angivet i bilag 1). Thomas Uldall oplyste, at Greve Kommune har overtaget drift og vedligeholdelse af vejbelysningen. 7) Greve Solrød Forsyning/KLAR Forsyning ejer ledninger, brønde og forsinkelsesbassin. Skelbrønde på de enkelte grunde ejes af den enkelte grundejer. Endvidere oplyste Thomas Uldall om udformningen af fællesarealerne, og at der vil ske beplantning af fællesarealerne som angivet i lokalplanen og beplantningsplanen, og at dette afhængig af vejrlig og naturlig arbejdsrytme formentlig kunne ske i løbet af efteråret 2017, hvor grundejerforeningen ville overtage vedligeholdelsesforpligtelsen for foreningens område. I den forbindelse oplyste Uldall, at der var mulighed for etablering af alternativ beplantning indenfor samme budgetramme jf. bilag 5/tilbud af 27. september 2016 på alternativ beplantning men at etablering af sådan alternativ beplantning forudsatte, at bestyrelsen på baggrund af et gyldigt generalforsamlingsmandat gav Lind & Risør A/S en tilbagemelding herom senest den 1. maj 2017, og således at foreningen har mulighed for at tage stilling hertil senest på den ordinære generalforsamling i april Modtager Lind & Risør A/S ingen tilbagemelding inden 1. maj 2017, vil der blive beplantet i henhold til den oprindelige beplantningsplan. Thomas Uldall orienterede om, at grundejerforeningen betaler alle driftsudgifter vedrørende fællesarealer og anlæg fra overtagelsesdagen den 28. september 2016 og mindede om, at grundejerforeningens bestyrelse/formanden muligvis som første regning kan forvente at modtage opkrævning vedrørende betaling for belysning af fællesarealerne indtil kommunen har overtaget drift- og vedligeholdelse heraf. Thomas Uldall oplyste, at Lind & Risør står for snerydning af fællesarealet for den kommende vinter 2016/2017, og at grundejerforeningen for egen regning står for vintervedligeholdelse/snerydning for vinter 2017/18 og frem. Ad. 4: Ad. 5: Ad. 6: Det blev enstemmigt besluttet at stifte grundejerforeningen med navneangivelsen, Grundejerforeningen Rørhaven. Vedtægter for Grundejerforeningen Rørhaven med bilag 1 og 2 blev enstemmigt godkendt med følgende præcisering i 14, stk. 2: skriftlig meddelelse/elektronisk post., jf. bilag 3. Alle fremmødte købere i henhold til underskrevne købsaftaler med Lind & Risør A/S godkendte at være indmeldt i Grundejerforeningen Rørhaven. Ad. 7, 8 og 9: Dirigenten gennemgik og oplæste vedtægternes 18, stk.1 og 2. Efter præsentation, en pause og indstilling fra interesserede mødedeltagere blev følgende enstemmigt valgt (de valgtes nuværende adresser fremgår af vedlagte bilag 2 med oversigt over medlemmernes nuværende adresser m.v.):

5 Side 5 af 8 Formand: Bestyrelsesmedlemmer: Henning Flemming Hansen Rørhaven 63 Mobil: [email protected] Gitte Brandt Jensen Rørhaven 1 Mobil: [email protected] Henrik Pauli Pedersen Rørhaven 40 Mobil: [email protected] Per Lindberg Andersen Rørhaven 47 Mobil: [email protected] Søren Thomas Rørhaven 61 Mobil: / [email protected] Suppleanter: Annette Nielsen Rørhaven 27 Mobil: [email protected] Egon Friis Rørhaven 5 Mobil: / [email protected]

6 Side 6 af 8 Der var enighed om, at suppleanter er velkommen til at deltage i bestyrelsesmøderne på lige fod med de øvrige bestyrelsesmedlemmer. Ad. 10: Ad. 11: Ad. 12: Generalforsamlingen valgte ikke administrator. Generalforsamlingen bemyndigede bestyrelsen til at bringe en revisor og revisorsuppleant i forslag med henblik på valg ved kommende generalforsamling, ordinær eller ekstraordinær. Thomas Uldall gennemgik fremsendt forslag til budget dateret 10. juni Gennemgangen omhandlede budget baseret på 2015-tal og med fuldført bebyggelse af 61 boliger. I forbindelse med gennemgangen af de enkelte poster fremkom Thomas Uldall med sine bemærkninger: - Kloak-, vej-, p-pladser og stivedligeholdelse. Budget: kr Posten kan med seneste viden korrigeres til vej-, p-pladser og stivedligeholdelse i forhold til tidligere budget, idet Greve Solrød Forsyning/KLAR Forsyning overtager kloakanlæg. Dette indebærer en besparelse af de samlede udgifter, således at budgetposten indeholder en reserve. Thomas Uldall anbefalede, at posten fastholdes, således at der sker en opsparing i en form for vejfond. - Vej- og stibelysning. Budget: kr Thomas Uldall oplyste, at anlægget ejes af grundejerforeningen og ikke af DONG Energy som det i budgettet var forventet og består af 31 stk. LED-armaturer monteret på 4 meter master (og ikke 3,5 meter mast som angivet i bilag 1). Uldall oplyste endvidere, at Greve Kommune har overtaget drift og vedligeholdelse af vejbelysningen, hvilket indebærer en besparelse, således at denne budgetpost tillige indeholder en reserve. Thomas Uldall anbefalede, at posten blev fastholdt, således at der skete en opsparing, i hvilken forbindelse det blev anbefalet, at der blev tegnet bestyrelsesansvars-, grundejeransvars- og arbejdsskadeforsikring m.v. Endvidere mindedes om, at evt. opkrævning for belysning måtte forventes fremsendt til bestyrelsen/formanden, jf. ovenfor. - Overordnet snerydning. Budget: kr Foreningens veje og stiarealer gruses og sneryddes, eventuelt efter aftale med privat vognmand. Udgiften i budgettet fra 2015 er anslået på baggrund af ca. 12 snevejrsdage á 3 timer á kr ,- incl. moms. Grundejerforeningen Rørhaven forestår og betaler for snerydning m.v. af veje i vinteren 2017/2018 og frem. - Vedligeholdelse og fornyelse af fællesarealer, herunder grønne områder, plantebælter, støttemure, skråninger, faskiner, bassin m.m. (materialer og delvis arbejdsløn). Budget: kr Udgiften er alene budgetteret på grundlag af forventet materialeforbrug og delvis arbejdstid, og budgettet forudsætter, at arbejdet også delvist udføres af beboerne i en turnusordning eller i fællesskab efter nærmere aftale.

7 Side 7 af 8 - Diverse udgifter. Budget: kr I henhold til budgettet for 2015 udgør bidrag i første regnskabsår pr. bolig (61 boliger i alt) anslået kr og i øvrigt som angivet i budgettet. Thomas Uldall anførte endvidere, at det forudsættes, at den offentlige ejendoms- og grundvurdering for fællesarealerne er kr. 0,00, hvilket ikke p.t. er tilfældet, idet fællesarealet ikke er særskilt ejendomsvurderet, ligesom det ikke kan udelukkes, at den offentlige vurdering vil blive fastsat til en vis værdi på grund af byggeret til opførelse af fælleshus. Såfremt fællesarealet vurderes af SKAT til et vist beløb, skal grundejerforeningen herefter betale nærmere fastsat grundskyld, hvilket beløb ikke er medtaget i budgettet. Der er ikke medregnet udgifter til eventuel bestyrelsesansvars-, grundejeransvars og arbejdsskadeforsikring. Præmie hertil anslås i 2015 at andrage i størrelsesorden kr p.a. Det blev bemærket, at der bl.a. gennem Parcelhusejernes Landsforening kunne indhentes konkurrencedygtige forsikringstilbud. Det er forudsat, at grundejerforeningen selv forestår administration og regnskab. Det forudsættes endvidere, at der bliver etableret kabel-tv til husene og drift og vedligeholdelse betales af hver ejer via signalafgiften til signaludbyderen, som ejer anlægget. Tilmelding skal ske i god tid før signal ønskes samt med oplysning om adresse m.v. Det blev enstemmigt vedtaget at godkende budgettet dateret med ovennævnte justeringer, og således at det årlige bidrag fastsættes til kr ,00 dog til kr. 0 i 2016 hvor der ikke forventes udgifter, og hvor indflytning først sker i november/december idet bidrag forfalder fra det tidspunkt, hvor boligen er indflytningsklar. Første regnskabsår løber fra stiftelsen den 28. september 2016 og til den 31. december Ad. 13: Fuldmagt/erklæring vedrørende tilskødning af veje og fællesarealer fra Lind & Risør A/S til Grundejerforeningen Rørhaven blev drøftet og gennemgået med bemærkning om, at navne på bestyrelsesmedlemmerne vil blive indsat på side 1. Fuldmagt/erklæring blev enstemmigt godkendt. Ad. 14: Der blev spurgt til evt. opsætning af markiser som Lind & Risør A/S oplyste ikke kan fastgøres direkte på facade som skal ske for beboernes/grundejerforeningens egen regning og med respekt af gældende regler, og den kommende bestyrelse blev opfordret til at se nærmere herpå, ligesom Lind & Risør A/S blev opfordret til nærmere at vurdere muligheder for markiseløsning. I forbindelse med drøftelser om markiser blev det fra forsamlingen foreslået, at der fra bestyrelsens side blev søgt indhentet et tilbud på etablering af markiser for en flerhed af ejendomme. Endvidere blev der spurgt til etablering af hække og dræn.

8 Side 8 af 8 Der blev derefter afholdt 1. bestyrelsesmøde. Dokumenter: Bilag 1. Bilag 2. Lind & Risør A/S -oversigt med oplysning om ejerforhold vedrørende ledninger og kabler m.v. Medlemsfortegnelse for køberne af 59 solgte boliger, herunder med adresser og telefonnumre for fremmødte medlemmer. Bilag 3. Et sæt reviderede vedtægter for Grundejerforeningen Rørhaven med bilag 1 og 2. Bilag 4. Flyer vedrørende etablering af læhegn udarbejdet af Alcatraz.dk. Bilag 5. Tilbud af 27. september 2016 på alternativ beplantning. Greve, den / 2016 Som dirigent: Mads Schierbeck