HASSERIS BOLIGSELSKAB

Transkript

1 HASSERIS BOLIGSELSKAB Repræsentantskabsmøde 11. december 2013 skriftlige beretning i HASSERIS BOLIGSELSKAB Side 1 Vi skaber de bedste rammer om

2 Året 2012/2013 har været et år med mange forandringer - og et år hvor Hasseris Boligselskab har haft fokus på at skabe en ny udvikling. Hasseris Boligselskab har mange kvaliteter - noget vigtigt som er værd at værne om og bygge videre på. Hasseris Boligselskab har boliger af god kvalitet. Boliger med byens bedste beliggenhed. Et levende beboerdemokrati som vil noget. Hasseris Boligselskab har også en god og sund økonomi og beboerne tilkendegiver en stor tilfredshed med den service der leveres. Men Hasseris Boligselskab har, som den almene sektor i øvrigt, behov for at have fokus på udvikling. Vi skal sikre at vores boliger er attraktive, er tidssvarende, er godt vedligeholdte og at beboerne oplever en god service - og hele tiden med fokus på at vores boliger skal have en konkurrencedygtig husleje. For at målene nås er det vigtigt at udvikle den måde der arbejdes på, være omkostningsbevidste, have dygtige og engagerede medarbejdere, tage den nye teknologi i brug og have et åbent og konstruktivt samarbejde. Året 2012/2013 har været et år hvor der er taget initiativer og taget nye skridt. Det er et år hvor der er sat nye mål og skabt resultater. Hasseris Boligselskab er på vej, men vi kan også se at der venter mange nye og spændende udfordringer. Det er derfor besluttet at sætte en visionsproces i gang i begyndelsen af det nye år. Overordnet kan vi se at Hasseris Boligselskabs økonomi fortsat er sund. Vi kan se at regnskabet for 2012/2013 er i balance. Vi kan også glæde os over at have fået tilsagn fra Landsbyggefonden og Aalborg Kommune til at komme i gang med en renovering af Grønnegården - boligselskabets største afdeling og den afdeling der har de største og mest påtrængende behov for et stort løft. Vi kan også konstatere at udlejningssituationen er god, og at antallet er minimal. Beretningen indeholder følgende emner: Årsregnskab Helhedsplaner og renoveringer Udlejning Fraflytninger og syn Udbud af forsikring Udvikling af driftsorganisationen Udvikling af administrationen Socialt ansvar Personale Samarbejde med Boligforeningen Bakkebo Afslutning

3 Årsregnskab regnskab Boligorganisationens regnskab for 2012/2013 udviser et overskud på kr Resultatet anses for tilfredsstillende. Sammenholdt med regnskabsåret før, har administrationsbidraget for Hasseris Boligselskab været uændret. Indtægter fra administration af samarbejdspartnere er forøget med kr , men nettorenteindtægten er reduceret med kr Da omkostningsniveauet har været ca. kr lavere, og der ikke har været væsentlige ekstraordinære indtægter eller udgifter, er årets resultat i balance. Arbejdskapitalen udgør herefter pr. 30. juni 2013 kr Udvikling i selskabets egenkapital i perioden til Dispositionsfond Opskrivningshenlæggelser Arbejdskapital Egenkapital i alt * Dispositionsfonden et udtryk for afdelingernes årlige pligtmæssige bidrag en andel af ydelserne fra de udamortiserede lån. * udgør de urealiserede kursgevinster, der konstateres på selskabets obligationsbeholdning ultimo de enkelte regnskabsår. * Arbejdskapitalen er et udtryk for de årlige akkumulerede overskud på den løbende drift. Afdelingernes regnskaber Bemærkninger - generelt Afdelingernes resultater for regnskabsåret 2012/2013 er generelt positive - kun 3 afdelinger (Afd. 16, 20, og 21) udviser mindre underskud. Overskuddene kan generelt tilskrives en bedre forrentning (1,67%) mod budgetteret (1,00 %). Resultaterne i 4 afdelinger (Afd. 7, og 18) påvirkes herudover positivt af opnåede refusioner af ejendomsskatter. Særlige kommentarer til enkeltafdelinger: Afdeling 2 Afdelingens regnskab er påvirket af igangværende LBF-støttet renoveringssag, herunder fritagelser for indbetalinger til dispositionsfond/lbf. Afdeling 4 Der har været en besparelse på kr på Kt. 115 vedligeholdelse samt som ovenfor nævnt, en bedre forrentning.

4 Afdeling 5 Udgift til tab ved fraflytning er reduceret væsentligt (ca. kr ) i forhold til budget. Afdeling 6 Resultatet påvirkes, udover den generelt bedre forrentning, primært af afvigelser i forhold til budget på renholdelse (kr ), vedligeholdelse Kt. 115 (kr ), tab ved fraflytninger (kr ) samt LBF tilskud (kr ). Afdeling 7 Resultatet påvirkes i væsentlig grad af modtaget refusion af ejendomsskatter kr Nøgletal for afdelingerne Afdeling Beliggenhed Opført år Antal boliger Antal 2 Leje Resultat 2012/13 1 Rådhusparken , Bundgårdsvej , Slåenvej , Bonderupgård , Grønnegården , Skelagergårdene , Bygaden - Skelagervej , Voergårdvej (institution) , Lille Toften , Thulebakken , Nørholm Bygade , Sløjfen , Hasserisvej 172 (institution) , Thulebakken , Thulebakken , Sælsager , Vejrmøllen , Vejrmøllen (serviceareal) , Vejrmøllen , Sælsager , Sælsager (serviceareal) , Thulebakken (serviceareal) , Tjelevej , Otiumgården , Otiumgården (serviceareal) ,

5 Helhedsplaner og renoveringer Skelagergårdene - afd. 6 Afslutningen på Landsbyggefond-sagen på Skelagergårdene er nu kommet tæt på. maj måned 2013 accepterede LBF det fremsendte byggeregnskab. Efterfølgende har vi også modtaget de formelle godkendelser i august måned Nu afventes alene Aalborg Kommunes godkendelse af Skema C. Sideløbende med at de sidste formalia bringes på plads er arbejdet med et opfølgende bygherreeftersyn startet op. forbindelse med undersøgelserne udsendes spørgeskemaer til alle beboere, og gennemføres byggetekniske undersøgelser for at lokalisere og afklare evt. problemer. løbet af 2014 igangsættes et formelt eftersyn i samarbejde med et af Hasseris Boligselskab valgt rådgiverfirma. Atriumhusene - afd. 2 Renoveringen af Atriumhusene på Bundgårdsvej nærmer sig en afslutning. Der har gennem 2012/13 været arbejdet med at lave en ny klimaskærm og ekstrafundere de huse der havde sat sig. Enkelte af beboerne har måttet genhuses, men de fleste har boet i husene mens renoveringen blev udført. Der er ingen tvivl om, at de fleste har synes det har været en hård proces med mange gener. Heldigvis er vi tæt på at være i mål og arbejdet ventes færdig inden julen Afdelingen har med renoveringen fået et stort løft og resultatet får de smukke Atriumhuse og området til at fremstå som det de er - en af Hasseris Boligselskabs meget smukke og vedligeholdte afdelinger. Grønnegården - afd. 5 På et byrådsmøde den 10. december 2012 godkendte Aalborg Kommune som forventet Skema A for renoveringen af Grønnegården - en renovering med en samlet budgetramme på ca. kr. 453 mill. Det er dermed et af de største LBF-projekter i Nordjylland gennem tiden. Inden byrådet kunne give den formelle godkendelse var der gennemført en kort og intens proces med udarbejdelse af en foreløbig helhedsplan og på et ekstraordinært beboermøde i oktober måned 2012 sagde beboerne ja til planerne. foråret 2013 har der været gennemført et EU-udbud af rådgiverydelser - et krav i projekter af denne type. alt 25 rådgiverhold ansøgte - hvoraf 5 hold blev prækvalificeret til at afgive et tilbud efter kriterier om pris, erfaring og kvalifikationer. Vinder af udbuddet blev Kærsgaard & Andersen A/S (hovedrådgiver), Arkitekter ApS (Arkitekt og landskab), Eng Arkitekter ApS (landskab) og Cenergia (Energi og bæredygtighed) - et rådgiverhold med stor erfaring og en visionær tilgang til arbejdet omkring Grønnegården.

6 Efter indgåelse af en aftale i juni 2013 har rådgiverne og Byggeudvalget arbejdet intenst på at få videreudviklet og bearbejdet den foreløbige helhedsplan. Målet er at kunne udbyde projektet midt i 2014 og starte byggeriet i november Sideløbende med arbejdet på planlægningen af projektet på Grønnegården, vi haft en dialog med Aalborg Kommune og lokale aktører omkring behovet for at igangsætte en bydelsplan for Skalborg-området. Der er ingen tvivl om at et fysisk løft af Grønnegården er vigtig, men en essentiel faktor er også den sammenhæng Grønnegården indgår i. Den overordnede udvikling af bydelen, vejforsyningen, den kollektive trafik, indkøbsmuligheder, nye boliger, udbygningen af erhvervsområdet osv. er vigtige for hvordan Grønnegården opleves at bo i -og ikke mindst Grønnegårdens image og attraktivitet. Resultatet af møderne med Aalborg Kommune har været positiv, og Skalborg-området er blevet udvalgt til en kommunal planlægningsindsats i Det tegner lovende for en ny fremtid for Grønnegården Ny Boligsocial helhedsplan for Skelagergårdene og Grønnegården maj måned 2013 modtog Hasseris Boligselskab en godkendelse af den boligsociale helhedsplan for Skelagergårdene og Grønnegården. Helhedsplanen for en boligsocial indsats er et samarbejdsprojekt mellem Hasseris Boligselskab, Aalborg Kommune og Landsbyggefonden med en samlet ramme på ca. kr. 9,3 mill. Projektet, der løber over 4 år, skal både videreføre indsatsen i Skelagergårdene, og understøtte den fysiske renovering i Grønnegården. Projektet er bemandet med 3 boligsociale medarbejdere som har kontor både i Multihuset på Skelagervej og på Projektkontoret i Grønnegården. Udlejning Nye ansøgere perioden 1. juli juni 2013 har der været en tilgang på ansøgere - en lille stigning i forhold til året før. Efterspørgslen er stadig størst på række- og parcelhuse. Tendensen er fortsat større og større krav til attraktiv beliggenhed, store rum og - som nævnt - meget gerne række-/parcelhuse. Ventetider Hasseris har fortsat mange afdelinger med lang ventetid. Der er adskillige års ventetid i Rådhusparken, Atriumhusene, Slåenvej og Hasserisvænge. øvrige afdelinger er ventetiderne fra ca. 2 måned og op til 6-7 år. Ventelisten På ventelisten er i alt en stigning på 341 eller ca. 13%. Heraf er aktivt søgende - en stigning på 11%. Af det samlede antal ansøgere udgør børnefamilierne 836 og enlige Resten er par og ansøgere som ikke har oplyst deres husstands størrelse.

7 Hjemmesiden Brugen af hjemmesiden til boligsøgning er inde i en eksplosiv udvikling. Fra 2008 til 2012 er antallet af besøg på hjemmesiden fordoblet - en udvikling vi må forvente fortsætter. Hasseris Boligselskab arbejder aktivt på at være på forkant i udviklingen og har etableret en ny hjemmeside med nye funktioner og flere muligheder for selvbetjening. Udviklingen går hurtigt og vi skal være med der hvor vores beboere kan opnå en bedre service og vi kan være synlige for dem der søger en ny bolig. Udlejningssituationen Antallet af ledige boliger på landsplan har været faldende i perioden. Fra boliger pr. 1. november 2012, til pr. 1. november et fald på ca. 5%. Region Nordjylland ses samme tendens med et fald fra 463 boliger til 442. Men fordelingen er ikke ligelig fordelt. 42 % af de ledige boliger i Nordjylland findes i Frederikshavn og Hjørring Kommune og udlejningssituationen i Aalborg er gunstig pga. mange nytilflyttere og det faktum at byen er i en en generel god udvikling. Udlejningssituationen er også god i Hasseris Boligselskab - også fordi vi har mange gode boliger med en attraktiv beliggenhed. Antallet af ledige boliger har derfor været meget ubetydelig og primært i Grønnegården pga. renoveringsplanerne. Fraflytninger og syn perioden 1. juli 2012 til 30. juni 2013 har der været i alt 329 fraflytninger mod 299 året før. Den lille stigning i antallet er langt fra alarmerende og skal også ses i sammenhæng med den nært forestående renovering af Grønnegården. Antallet af fraflytninger for vores samarbejdspartnere har været: Boligforeningen Bakkebo 13, Arbejderbevægelsens Kollegium 65 og Boulevard Kollegiet 11 Udbud af forsikring Hasseris Boligselskab har i samarbejde med selskabets forsikringsrådgiver gennemført et EU-udbud af forsikringsydelser i løbet af foråret Udbudskriteriet har været det økonomisk mest fordelagtige, hvor også betingelser og ydelser (kvalitet) indgår. Udbuddet har medført et skifte af samarbejdspartner til Tryg Forsikring. Som konsekvens af udbuddet har vi opnået en samlet årlig besparelse på i alt ca. kr og det samtidig med at dækningsbetingelserne er blevet forbedret. Udbuddet af forsikringsydelser skal ses som en del af selskabets overordnede målsætning om en økonomisk stram styring og fokus på omkostningsbevidsthed. En sund økonomi i selskabet er en grundlæggende forudsætning for den videre udvikling.

8 Udvikling af driftsorganisationen Hasseris Boligselskab står, som den øvrige almene sektor, overfor en vigtig udfordring i forhold til at få mest mulig ud af de ressourcer der bruges på drift. Det er vigtigt at vi hele tiden udvikler den måde vi arbejder på, er omkostningsbevidste og samtidig sikrer at beboerne oplever en service og et huslejeniveau der gør det attraktivt at bo alment. Når vi målet, er valget af det at bo alment logisk og enkelt. Hasseris Boligselskab arbejder på at gennemføre tiltag der trækker udviklingen i den rigtige retning. selskabet har man i mange år arbejdet med driftsfællesskaber mellem en række afdelinger. Det er en udvikling og erfaring der fremadrettet arbejdes videre på gennem etablering af nye driftsfælleskaber mellem afd. 6 7 Hasserisvænge, mellem afd. 4 Bonderupgård/afd. 5 Grønnegården, samt etablering af et kontorfælleskab i afd. 11 for de mindre afdelinger og de afdelinger hvor kommunen er inde som bruger. Fordelene ved driftsfællesskaber er åbenlyse. Ressourcerne udnyttes bedre, der er større fleksibilitet, bedre brug af særlige medarbejderkompetencer, større driftssikkerhed ved sygdom/kurser/ferier og selvfølgelig en bedre udnyttelse af maskiner. Men målene nås også gennem den måde der arbejdes på. Erfaringerne viser at samarbejder giver et grundlag for bedre ledelse, involvering af medarbejdere, større engagement og dermed mere arbejdsglæde og produktivitet - det hænger nøje sammen. Udvikling af administrationen Målsætningen om udvikling af Hasseris Boligselskab nødvendiggør, at medarbejderkompetencer udvikles, måden der arbejdes på optimeres og de nye muligheder indenfor tages i anvendelse. Administrationen har i løbet af foråret/sommeren arbejdet intenst på planlægning og implementering af nyt et nyt administrativt system (EGBolig) og en ny hjemmeside. De nye systemer vil være den fremtidige platform for udviklingen og give nye muligheder for at levere bedre service for beboerne. Overgangen fra det gamle til det nye administrative system er sket den 2. september 2013, hvor den nye hjemmeside også er gået i luften. Når børnesygdommene er overstået vil der være fokus på implementering af flere og nye funktioner - også flere muligheder for mere selvbetjening - alt for at kunne levere bedre service for beboerne. Næste og umiddelbart forestående skridt i udviklingen på den tekniske side bliver implementering af et nyt og moderne telesystem, der både kan gøre det muligt at yde bedre service til beboerne og spare arbejdstimer i administrationen og i afdelingerne. Aftale og levering af system og kurser for medarbejdere er indgået og systemet forventes taget i brug i marts måned.

9 Socialt ansvar Hasseris Boligselskab har gennem flere år haft et samarbejde med Aalborg Kommune og Landsbyggefonden om en social indsats i Skelagergårdene. Det er en vigtig indsat der nu videreføres i en ny 4-års periode både i Skelagergårdene og Grønnegården. Hasseris Boligselskab har også en målsætning om at tage et socialt ansvar hvor vi også giver plads til medarbejdere i fleksjob, arbejdsprøvning og fritidsjob. Det sker allerede og med succes. medierne har der den seneste tid været fokus på social dumpning og evt. indførelse af et kædeansvar. Det er en udfordring alle der udbyder entreprenørydelser står overfor. Hasseris Boligselskab har i forvaltningsrevisionen indført om arbejdsklausuler i alle udbud for at imødegå problemet og besluttet at anvende den af BL anbefalede udformning af en arbejdsklausul. Personale Siden seneste repræsentantskabsmøde er der sket følgende ændringer i medarbejderstaben: Tilgang Per Hyllested - ejendomsfunktionær afd. 6/7 Merete Christensen - rengøringsassistent afd. 6/7 Jannie Brogaard - netværkskoordinator BSH afd. 5/6 Jesper Futtrup - inspektør/projekt- og udviklingsleder Ulrich Thagaard - direktør Afgang Klaus Ringgaard - direktør Erling Christensen - Varmemester afd. 25/26 Tahar Chouchane - rengøringsassistent afd. 5 Casper Byrresen ejendomsfunktionær afd. 4 Thomas Jefta Petersen - inspektør Finn afd. 11 Samarbejde med Boligforeningen Bakkebo Hasseris Boligselskabs samarbejdsaftale med Boligforeningen Bakkebo trådte i kraft pr. 1. september Boligforeningen Bakkebo har to afdelinger og i alt 180 boliger. Aftalen indebærer at Hasseris Boligselskab forestår al administrativt arbejde, herunder også udlejning og ventelister. Det nye samarbejde er kommet godt i og udvikler sig meget positivt. Bakkebo's beboere har taget det nye samarbejde positivt til sig og tilbagemeldingerne fra de løbende evalueringer viser stor tilfredshed.

10 Aalborg, den 2. december 2013 Davidsen Formand n Ulrich Thagaard Direktør Side HASSERIS BOLIGSELSKAB

11 Aalborg den november Vedrørende repræsentantskabsmøde den december Jeg foreslår, at ved fremtidig ansættelse af varmemester, deltager et bestyrelsesmedlem, fra den afdeling, det drejer sig om. Begrundelse: Bestyrelsen ved hvilke forventninger der er til varmemesteren, med hensyn til kvalifikationer og menneskelige egenskaber. På den måde tager bestyrelsen også medansvar for hvordan det går, og det kan vel også være en fordel, for det øvrige ansættelsudvalg. Bestyrelsen er tillidsrepræsentanter for beboerne, og det er naturligt for mig, at en tillidsrepræsentan deltager i en ansættelse. Med venlig hilsen Kirsten Ravn Kjeldsen Lindenborgvej 81, 9200 Aalborg SV Bestyrelsesmedlem i afd 4

12 Repræsentantskabsmødet d. December Forslag: 1 forbindelse med udskiftning af ejendomsfunktionær(er) i de enkelte afdelinger f.eks. ved pensionering bør afdelingsbestyrelsen forelægges en tids- og procesplan for overgang til ny ejendomsfunktionær(er). Ligeledes bør afdelingsbestyreien medinddrages ved ansættelsen ejendomsfunktionærfer). Motivation for forslaget: Afdelingsbestyrelsen har i forbindelse med to ejendomsfunktionærers pensionering oplevet at overgangen ikke har fungeret tilfredsstillende, med det resultat at de nye ejendomsfunktionærer ikke har fået den tilstrækkelige oplæring/overgang, hvilket har medført en del klager fra afdelingens beboere. Ved at afdelingsbestyrelsen medinddrages i ansættelsesproceduren sikres det, at beboernes interesser og behov varetages jf. forslag fra Kirsten Ravn Kjeldsen d. 13. November På vegne af afdeling 4 Bonderupgård Jan Formand afd. 4

13 VESTERBRO POSTBOKS 9100 AALBORG TELEFON Til repræsentantskabet TELEFAX Hasseris Boligselskab Boligselskab E-Post: Dato: 2. december Sag: 1400 Ref: od Repræsentantskabsmøde - skriftlig beretning og indsendte forslag Vedlagt fremsendes den skriftlige beretning samt indkomne forslag til repræsentantskabsmødet onsdag den 11. december 2013 kl. 17:00 i Skelagervej Aalborg Mødets dagsorden jf. tidligere fremsendt indkaldelse Valg af dirigent 2. Aflæggelse af bestyrelsens mundtlige beretning 3. Godkendelse af årsregnskab samt orientering om budget 4. Indkomne forslag 5. Valg af formand På valg er Ole Davidsen (villig til genvalg) Valg af 3 bestyrelsesmedlemmer På valg er: Henrik Kyvsgaard (villig til genvalg) Peter (villig til genvalg) Anette Jensen (villig til genvalg) 7. Valg af suppleanter 8. Valg af revisor 9. Eventuelt Venlig hilsen vegne le Davidsen Formand