Organisering af CareWare

Transkript

1 Organisering af CareWare (jan 2015) Baggrund CareWare er skabt af Aarhus Kommune, og kommunen har stået i spidsen for en årlig CareWare konference siden 2010 (se CareWare, som brand, ejes af Aarhus Kommune, og der arbejdes på at beskytte navnet og logoet. Organisering CareWare organiseres pr. september 2014 som et konsortium bestående af de offentlige og private virksomheder, myndigheder, organisationer eller foreninger, som støtter CareWare enten økonomisk, via samarbejdsaftaler, ved skriftlig tilkendegivelse mv. CareWares formelle organisation består af en styregruppe, en styregruppeformand, en projektleder, et projektledelsessekretariat og en række både faste og ad-hoc arbejdsgrupper med hver sin tovholder. Styregruppeformanden rolle og ansvar Aarhus Kommune har til enhver tid formandskabet i styregruppen. Styregruppeformanden vælges af direktøren for Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg (MSO) i Aarhus Kommune. Styregruppeformanden har det afgørende ord ved stemmelighed. Styregruppeformanden optræder mellem styregruppemøderne på vegne af styregruppen og konfererer i uopsættelige og principielle spørgsmål med gruppens medlemmer. Ivan Kjær Lauridsen, velfærdsteknologichef, Center for Frihedsteknologi, er udpeget som styregruppeformand af direktør Hosea Dutschke, MSO, og har fungeret som sådan fra den første CareWare i Styregruppens sammensætning, rolle og ansvar Styregruppen sammensættes af repræsentanter for de partnere, som støtter CareWare økonomisk med minimum kr. per år.fremover benævnt CareWare-partnere. Det tilstræbes af styregruppen højest består af syv medlemmer. Styregruppen vælges for tre år af gangen. Styregruppen vælger projektlederen efter indstilling fra styregruppeformandencare- Ware-partnere - som ikke er repræsenteret i styregruppen på grund af ønsket om højest syv medlemmer - kan meddele deres synspunkter (stemme) inden mødet. Styregruppen har ansvar for CareWare s strategiske udvikling, nye aktiviteter, optagelse af nye CareWare-partnere og nye medlemmer i CareWare konsortiet samt udvikling af brand og koncept. Styregruppen godkender oplæg til koncept, budget og tidsplan for det kommende års CareWare (form, indhold, placering, sammensætning af arbejdsgrupper, markedsføringsplan mv.) og følger op på. Styregruppen godkender regnskab CareWare-partnerne forpligter sig til aktivt at støtte CareWares aktiviteter, herunder planlægning og markedsføring af disse Styregruppen består pr. 5. august 2014 af følgende: 1

2 Aarhus Kommune (AAK) to personer - Ivan Kjær Lauridsen, Center for Frihedsteknologi, Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg (MSO). Formand for styregruppen. - Carsten Wulff Hansen, Driftsområdechef, Voksenhandicap, Magistratsafdelingen for Sociale forhold og Beskæftigelse (MSB) - Kirsten Lund Frandsen, kontorchef, Socialforvaltningen (suppleant for CWH) Region Midtjylland (RM) to personer - Henrik Bendix, MidtLab - Britta Ravn, Center for Telemedicin Business Region Aarhus (BRA) en person - Peter Mikkelsen, Favrskov Kommune - Malene Højberg, Skanderborg Kommune (suppleant) MarselisborgCentret (MC) en person - Jan Sau Johansen, MarselisborgCentret Welfare Tech en person - Troels Bierman Mortensen, Welfare Tech Projektlederens rolle og ansvar Projektlederen er ansvarlig for at effektuere styregruppens beslutninger Projektlederen indkalder til styregruppemøder og udarbejder dagsorden og referat Projektlederen er ansvarlig for at koordinere arbejdsgruppernes arbejde Projektlederen står for økonomistyring Projektlederen er ansvarlig for sekretariatet og kan frit lede og fordele arbejdet Projektlederen refererer til styregruppen Inger Kirk Jordansen, specialkonsulent, Center for Frihedsteknologi er udpeget som projektleder Sekretariatets rolle og ansvar Sekretariatet står for den praktiske planlægning, koordinering, markedsføring afholdelse, evaluering og opfølgning på CareWare konferencen, CareWare Produktpræsentationsdage og andre arrangementer i regi af CareWare. Sekretariatet ledes af projektlederen Arbejdsgrupper Ud over sekretatiatet opgaver udføres det daglige arbejde i forbindelse med CareWare af en række både flerårige og ad-hoc etablerede arbejdsgrupper, Den enkelte arbejdsgruppes rammer og opgave defineres i det aktuelle CareWare koncept og skal godkendes af styregruppen. Arbejdsgruppernes indsatser koordineres af tovholdere, som hver for sig refererer til projektlederen. Tovholderens opgave er at sikre, at den pågældende arbejdsgruppe er rigtigt bemandet, at beskrive arbejdsgruppens kommissorium, og at sikre at arbejdsgruppen udfører sit arbejde i henhold til de vedtagne planer og målsætninger. Arbejdsgrupperne sammensættes typisk af repræsentanter for de parter, som har naturlig andel i den pågældende opgave og de tilrettelægger selv deres arbejde. CareWare sekretariatet står for koordinering og sekretariatsbistand til arbejdsgrupperne. Arbejdsgruppernes medlemmer forventes selv at finansierer deres tidsforbrug og transportudgifter (med mindre andet er aftalt).pr. september 2014 er der fire flerårige (faste) 2

3 arbejdsgrupper. Det skal tilstræbes, at de faste arbejdsgrupper består af repræsentanter fra alle CareWare-partnerne: CareWare Innovation og Iværksætteri - Peter Rasmussen, BA/AAKer tovholder Markedsføring, kommunikation, formidling - Christian Døssing, MSO/AAK, er tovholder CareWare Produktpræsentationsdage - Inger Kirk Jordansen, MSO/AAK, er tovholder CareWare Strategiske udvikling - Peter Rasmussen, BA/AAK er tovholder CareWare konsortiet CareWare konsortiet består som ovenfor nævnt af de offentlige og private virksomheder, myndigheder, organisationer eller foreninger, som støtter CareWare enten økonomisk, via samarbejdsaftaler, ved skriftlig tilkendegivelse mv. September 2014 er nedenstående enten medlem af CareWare konsortiet eller har tilkendegivet ønske om at blive optaget som medlem: Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg (MSO), Aarhus Kommune Borgmesterens afdeling (BA), Aarhus Kommune Magistratsafdelingen for Sociale Forhold og Beskæftigelse (MSB), Aarhus Kommune Region Midtjylland, repræsenteret ved MidtLab og Center for Telemedicin Teknologi i Praksis (TIP) Konsulenthuset Sussie Bianco Business Region Aarhus (BRA) Favrskov Kommune Hedensted Kommune Horsens Kommune Syddjurs Kommune Odder Kommune Randers Kommune Samsø Kommune Skanderborg Kommune Syddjurs Kommune Silkeborg Kommune Aarhus Kommune MarselisborgCentret (MC) MedTech Innovation Center (MTIC) Welfare Tech Health & Rehab Scandinavia 3

4 Kommissorium for CareWare arbejdsgrupper Indhold Kommissorium for CareWare arbejdsgrupper... 4 CareWare - Sekretariat... 4 CareWare - Markedsføring, kommunikation og formidling... 4 CareWare Innovation & iværksætteri... 6 CareWare Præsentationsdage... 6 CareWare Strategisk udvikling... 7 CareWare - Sekretariat Sekretariatet står for den praktiske planlægning, koordinering, afholdelse af og opfølgning på den årlige CareWare konference, CareWare Præsentationsdage og andre arrangementer i regi af CareWare. Af konkrete aktiviteter kan nævnes: Koordinering og sekretærfunktion for alle CarreWare arbejdsgrupper, undtagen CareWare Strategisk Udvikling. Identificering af relevante virksomheder, dialog med disse og indgåelse af aftaler med virksomheder og oplægsholdere, samt vejledning til indhentning af informationer til brug for markedsføring. Identificering af oplægsholdere, dialog med disse og evt. udarbejdelse af udkast til oplæg til oplægsholderne. Dialog med virksomheder, som henvender sig med ønske om at deltage på Care- Ware konference, præsentationsdage mv. Udarbejdelse af skabeloner til beskrivelse af velfærdsteknologiske produkter til brug på hjemmesiden mv. Løbende justering af tekster til markedsføring af årets CareWare konference Identificering, dialog og aftaler med udstillingslokaliteter Håndtering af tilmeldinger, herunder identificering og løbende kontakt til potentielle deltagere. Praktiske forhold i forbindelse med afholdelse af CareWare arrangementer herunder (leje af standinventar, indretning af udstillingsfaciliteter, afklaring og bestilling af tekniske produkter, bestilling af konferencematerialer, logistik, forplejning, transport, rengøring, fakturering, honorering af oplægsholdere, CW lokaliteter og involverede borgere mv.). Planlægning af aftenarrangement ifm. CareWare konferencen. CareWare - Markedsføring, kommunikation og formidling Arbejdsgruppen står for markedsføring, kommunikation og formidling af CareWare konferencen, CareWare Præsentationsdage og andre arrangementer i regi af CareWare. 4

5 Gruppens konkrete aktiviteter kan opdeles i hhv. markedsførings- og kommunikations- og hjemmesideaktiviteter. De tre aktivitetsformer er naturligvis indbyrdes afhængige, men kan med fordel inddeles på nedenstående måde og med hver sin tovholder: 1. Kommunikationsaktiviteterne indeholder bl.a. flg. konkrete opgaver: Udarbejdelse af kommunikationsplan for CareWare konferencen, herunder tidsplan med deadlines for markedsføringsmateriale og oversigt over konkrete markedsføringsaktiviteter som fx messedeltagelse, debatindlæg, pressemeddelelser etc. Koordinere indsamling og sammenskrivning af materiale fra ad hocarbejdsgrupperne Udarbejdelse af konceptbeskrivelse for CareWare konferencen på baggrund af materiale fra ad hoc-arbejdsgrupper. Konceptbeskrivelsen danner udgangspunkt for markedsføringen. Kommunikation, markedsføring, formidling af CareWare, herunder: o Dokumentation af konferencen, herunder video- og pressemeddelelsesmateriale o Deltagelse på Health & Rehab o Deltagelse på andre relevante events, herunder fx Velfærdens Innovationsdag 2. Markedsføringsaktiviteterne indeholder bl.a. flg. konkrete opgaver: Kontakt til presse forud for, under og efter CareWare Praktiske arrangementer i forbindelse med CareWare konferencen, herunder lejeaftaler og -betingelser i forbindelse med konferencens aftenarrangement og bestilling af markedsførings- og konferencemateriale (skilte, roll-ups, fotostater etc.) Annoncering af CareWare i diverse medier, netværk og på aktivitetskalendere jf. kommunikationsplanen. 3. Hjemmesideaktiviteterne indeholder bl.a. flg. konkrete opgaver: Hjemmeside, herunder: o Løbende opdatering og udvikling af indhold, design, funktionalitet mv. o Upload og opsætning af materiale fra kommunikationsgruppen Etablering og håndtering af tilmeldingsmodul for hhv. deltagere og udstillere. Arbejdsgruppen refererer til projektlederen. Succesen med gruppens arbejde afhænger af, at alle medlemmer aktivt tager del i gruppens aktiviteter og arbejder koordineret med disse. Det er i sig selv en hensigt med gruppen, at alle involverede parter kan se sig selv som en del af det CareWare-koncept, der formidles. Det skal derfor også tilstræbes, at alle CareWare-partnerne er repræsenteret i arbejdsgruppen. Arbejdsgruppen er løbende afhængig af leverancer fra de nedsatte ad hoc-grupper. Gruppen tilstræber i størst muligt omfang at inddrage ad hoc-grupperne i arbejdet med at markedsføre og formidle CareWare, men forbeholder sig samtidig ret til at redigere og opsamle materiale uafhængigt af ad hoc-arbejdsgrupperne, i fald det er nødvendigt for at overholde eksterne deadlines for produktion af markedsførings- og kommunikationsmateriale. Endelig bestræber arbejdsgruppen sig på, at der opnås enig blandt gruppens medlemmer om det materiale, der anvendes i markedsføringen af og kommunikationen om CareWare, men tovholderne for hhv. gruppens kommunikations-, markedsførings- og hjemmesideak- 5

6 tiviteter har bemyndigelse til at træffe beslutninger uafhængigt af, om gruppen er nået til enighed. CareWare Innovation & iværksætteri Arbejdsgruppen vedrørende innovation og iværksætteri har overordnet til opgave at realisere aktiviteter fra det vedtagne CareWare koncept vedrørende innovation og iværksætteri. Hovedopgaven er på den baggrund at stå for planlægning, afvikling og evaluering/opfølgning af/på CareWare Idé- og iværksætterkonkurrence. Denne opgave omfatter bl.a. Fastlæggelse af målgrupper Udarbejdelse af kriterier for deltagelse Udarbejdelse af kriterier for bedømmelse Sammensætning og facilitering af dommerpanel Markedsføring af konkurrencen/rekruttering af deltagere herunder plan for brug af økosystemet Udarbejdelse af konkurrenceplan Udarbejdelse og afvikling af program/drejebog for aftenprogrammet 15. april Dialog med og udvælgelse af de iværksættere, der henvender sig om deltagelse Indhentning og kvalificering af beskrivelser af de produkter, der indgår i konkurrencen og som skal beskrives på hjemmesiden Udarbejdelse af tekster til CareWares hjemmeside om Innovation og Iværksætteri samt sikring af, at hjemmesiden gennem hele året fremstår aktuel og opdateret. Fastlæggelse af priser til vinderne hvad, hvordan og hvorfor Evaluering af Idé- og iværksætterkonkurrencen Af øvrige opgaver kan nævnes: Bidrage til planlægning og afvikling af Startup Weekend Health i februar 2015 samt løbende udvikling af StartUp Weekend Health konceptet Løbende indsats i forhold at styrke synligheden omkring CareWare s innovationsog iværksætteraktiviteter samt udbygning og styrkelse af samarbejdet af/i Care- Ware s interessentkreds og økosystem på dette område Arbejdsgruppen refererer til projektlederen. CareWare Præsentationsdage Fire gange om året er der præsentation af nye velfærdsteknologiske løsninger i Aarhus på såkaldte Præsentationsdage. Præsentationsdagene er dels et tilbud til virksomheder og iværksættere fra hele landet om at komme til Aarhus for at præsentere nye og innovative velfærdsteknologiske produkter og løsninger. Dels et tilbud til ledere og medarbejdere fra alle kommuner i Business Region Aarhus samt fra kommuner, der er medlem af WellFareTech. Præsentationsdagene afholdes fire gange om året, og foregår over 2 dage. De 2 dage er inddelt i en række temaer, som ændres fra gang til gang. Temaerne tager udgangspunkt i aktuelle projekter i en eller flere kommuner i Business Region Aarhus, nationale indsatsområder og tendenser fra velfærdsteknologi området generelt. 6

7 Præsentationsdagene foregår på MarselisborgCentret, Bygning 8, P.P. Ørumsgade 11, 8000 Aarhus C. Hver virksomhed får 40 minutter til at præsentere deres produkt, inklusiv tid til spørgsmål og kommentarer. Der er 8 præsentationer per dag. Præsentationsdagene er et lukket arrangement forbeholdt ledere og medarbejdere fra de kommuner, regioner og organisationer, som indgår i CareWares partnerkreds. Det vil (jan. 2015) sige de 11 kommuner i Business Region Aarhus, de kommuner der er tilmeldt WellfareTech, partnere på MarselisborgCentret og afdelinger og enheder under Region Midt. Af konkrete aktiviteter kan nævnes: Afholdelse af 4 årlige planlægningsmøder Overordnet kategorisering i temaer Planlægning af årshjul, herunder datoer, fordeling af fokusområder mm Systematisk opsamling af relevante produkter til kommende præsentationer Udvælgelse og beskrivelse af de udvalgte produkter Dialog og aftaler med de involverede virksomheder Udarbejdelse af skabelon til produktbeskrivelse til hjemmesiden Dialog med virksomheder vedr. præsentation og udfyldelse af skabelon Registrering af tilmeldinger fra virksomheder og deltagere Udarbejdelse og løbende udvikling og opdatering af hjemmesidedelen for Præsentationsdagene Afholdelse af Præsentationsdage, herunder ansvar for dagens forløb, bestilling af lokaler og forplejning, teknisk support til oplægsholderne, opsamling og fakturering Dialog og formidling til CFT og BRA CareWare Strategisk udvikling Arbejdsgruppen vedrørende strategisk udvikling har overordnet til opgave at komme med input, forslag og anbefalinger til styregruppen i forhold til den strategiske udvikling af CareWare. Mere konkret er opgaven på den kortere bane (første halvår 2015) at levere et oplæg til koncept for CareWare 2016 samt første anbefalinger i forhold til den videre udvikling af CareWare Opgaverne koncept og 2017+koncept omfatter, at arbejdsgruppen skal komme med forslag og anbefalinger vedrørende udviklingen af CareWare på følgende områder: Vision, mål/formål, målgrupper og succeskriterier Koncept/aktiviteter hvilke aktiviteter CareWare platformen fremadrettet skal indeholde, herunder med tilhørende bud på indhold, form/design, volumen, mv Udvikling af forretningsmodellen bag CareWare Udvikling af det organisatoriske setup Udvikling af partnerskabet bag CareWare 7