At-VEJLEDNING ØVRIGE OMRÅDER F.1.3. Periodepåbud

Transkript

1 At-VEJLEDNING ØVRIGE OMRÅDER F.1.3 Periodepåbud November 2004

2 2 Hvad er en At-vejledning? At-vejledninger vejleder om, hvordan reglerne i arbejdsmiljølovgivningen skal fortolkes. At-vejledninger bruges til at uddybe og forklare ord og formuleringer i reglerne (lov og bekendtgørelser) forklare, hvordan kravene i reglerne kan efterkommes efter Arbejdstilsynets praksis oplyse om Arbejdstilsynets praksis i øvrigt på baggrund af bl.a. afgørelser og domme forklare arbejdsmiljølovgivningens områder og sammenhæng mv. Tal i parentes henviser til listen over relevante At-vejledninger/ -anvisninger/-meddelelser på bagsiden af At-vejledningen. Er en At-vejledning bindende? At-vejledninger er ikke bindende for virksomhederne, sikkerhedsorganisationerne eller andre, men vejledninger bygger på regler (lov og bekendtgørelser), der er bindende. Arbejdstilsynet vil ikke foretage sig mere i de situationer, hvor fx en virksomhed har fulgt en At-vejledning. Virksomhederne kan vælge andre fremgangsmåder mv., men Arbejdstilsynet vil i så fald vurdere, om den valgte fremgangsmåde er lige så god og i overensstemmelse med reglerne. Når en At-vejledning gengiver bindende metodekrav mv. fra lov eller bekendtgørelser, skal virksomhederne følge de pågældende metoder. Det vil altid fremgå tydeligt af en At-vejledning, når der gengives bindende metodekrav mv. Hvor findes information om At-vejledningerne? Et emne kan være beskrevet i mere end én At-vejledning. Derfor er det en god idé at orientere sig på Arbejdstilsynets hjemmeside på Internettet på adressen I en overgangsperiode vil der stadig findes gamle At-meddelelser og At-anvisninger, der ligesom At-vejledningerne beskriver, hvordan arbejdsmiljølovgivningen kan overholdes. Med tiden vil alle At-meddelelser og At-anvisninger udgå, efterhånden som de afløses af Atvejledninger. Også her kan der hentes hjælp på Arbejdstilsynets hjemmeside.

3 3 Indhold 1. Område Periodepåbud og problempåbud Grundlaget for periodepåbud Betingelser for periodepåbud Arbejdsmiljøproblemer, der udløser periodepåbud Efterkommelse af periodepåbud Arbejdsgiverens pligter Rådgivningsperiodens længde Autoriserede arbejdsmiljørådgivere Anden arbejdsmiljørådgivning Aftale med rådgiver om periodepåbud Sikkerhedsorganisationens inddragelse Tilbagemeldinger på påbud Afsluttende redegørelse Virksomheder med flere produktionsenheder Særlige forhold Brug af egen autoriserede rådgiver Påbud, ikke omfattet af rådgivningspligt Periodepåbud omfattet af regler om udbud Eksempel Periodepåbud til et maskinværksted

4 4 Denne At-vejledning oplyser om periodepåbud, som er rådgivningspåbud om at bruge en autoriseret arbejdsmiljørådgiver i en periode på ét eller to år. Vejledningen beskriver de konkrete overtrædelser af arbejdsmiljølovgivningen, der medfører periodepåbud, og oplyser om, hvad virksomheden skal gøre for at efterkomme et periodepåbud. 1. Område 1.1. Periodepåbud og problempåbud Arbejdstilsynet kan afgive to forskellige typer af rådgivningspåbud om at bruge en autoriseret arbejdsmiljørådgiver: Et periodepåbud, som er et påbud om at bruge rådgivning i en bestemt periode Et problempåbud, som er et påbud om at bruge rådgivning til at løse et bestemt arbejdsmiljøproblem. Periodepåbud gives til virksomheder, hvis egen arbejdsmiljøindsats er mangelfuld, og som samtidig har væsentlige arbejdsmiljøproblemer. Problempåbud gives til virksomheder, der har et konkret arbejdsmiljøproblem, der er så alvorligt og komplekst, at det kræver særlig sagkyndig bistand at løse det. Når en virksomhed får et problem- eller periodepåbud, er påbuddet udformet således, at arbejdsgiveren pålægges to forskellige pligter af Arbejdstilsynet: For det første at sørge for at løse det eller de arbejdsmiljøproblemer, der er givet påbud om, og for det andet at gøre brug af en autoriseret arbejdsmiljørådgiver hertil. Det gælder for begge typer af påbud, at det alene er arbejdsgiveren, der har pligten til at sørge for at efterkomme påbuddene fra Arbejdstilsynet, ikke rådgiveren. I denne At-vejledning er det beskrevet, hvorledes kravet om at gøre brug af en autoriseret rådgiver til at efterkomme et periodepåbud kan opfyldes. Der er udarbejdet en At-vejledning om problempåbud, der på tilsvarende vis vejleder om de regler, der gælder for problempåbud.

5 Grundlaget for periodepåbud Med ændringen af arbejdsmiljøloven af 25. maj 2004 har Arbejdstilsynet fået mulighed for at give påbud om at bruge autoriseret arbejdsmiljørådgivning til virksomheder, der har fået påbud eller rapport om væsentlige problemer om en række bestemte formelle og materielle overtrædelser. Det betyder, at alle virksomheder uanset branche kan få påbud om at bruge autoriseret arbejdsmiljørådgivning, hvis de har behov for det. Hvis en virksomhed ikke selv varetager sine pligter til at sikre sundhed og sikkerhed på arbejdspladsen, kan Arbejdstilsynet derfor med et såkaldt periodepåbud påbyde arbejdsgiveren at bruge en autoriseret arbejdsmiljørådgiver i enten ét eller to år. Arbejdsmiljørådgiveren skal sætte virksomheden i stand til selv at kunne løfte sit arbejdsmiljøarbejde og samtidig hjælpe med at efterkomme de påbud, Arbejdstilsynet har givet Betingelser for periodepåbud For at sikre enkelhed, gennemsigtighed og ensartethed er det fastlagt i reglerne, at en arbejdsgiver vil få et periodepåbud, når Arbejdstilsynet har givet påbud mv. vedrørende overtrædelse af nogle helt bestemte regler i arbejdsmiljøloven. Det vil sige, at det ikke er den enkelte tilsynsførendes individuelle vurdering, der afgør, om en virksomhed får et periodepåbud. Arbejdstilsynet vil påbyde brug af rådgivning i en periode, hvis der ved et tilsyn gives påbud mv. om bestemte overtrædelser af nogle bestemte arbejdsmiljøregler, om virksomhedens eget arbejde med at organisere arbejdsmiljøindsatsen (formelle overtrædelser), samtidig med at der gives påbud mv. om overtrædelser, der vedrører konkrete, fysiske arbejdsmiljøproblemer (materielle overtrædelser). Det er en betingelse for et periodepåbud, at de underliggende påbud er afgivet ved ét tilsyn, men man skal være opmærksom på, at et tilsyn dog kan strække sig over flere dage. Det betyder altså, at der kun gives påbud om brug af rådgivning for en periode, hvis der både er problemer med virksomhedens egen arbejdsmiljøindsats, og der samtidig er problemer med det materielle arbejdsmiljø på virksomheden. Ved et tilsyn vil et påbud om brug af autoriseret rådgivning for en periode blive givet ved siden af de påbud, der afgives om de enkelte overtrædelser af arbejdsmiljølovens bestemmelser. Periodepåbuddet er altså et påbud, der indeholder et krav om, at arbejdsgiveren ikke bare efterkommer de påbud, der i øvrigt er givet, men at der gøres brug af en rådgiver hertil.

6 6 2. Arbejdsmiljøproblemer, der udløser periodepåbud De regler om virksomhedens egen arbejdsmiljøindsats, som danner grundlag for et periodepåbud, er følgende: 1. Overtrædelse af reglerne om organisering af sikkerheds- og sundhedsarbejdet (1), hvor a) det lovpligtige arbejde for sikkerhed og sundhed ikke er organiseret, b) arbejdsmiljøuddannelsen ikke er gennemført senest 8 måneder efter oprettelse eller genetablering af en sikkerhedsgruppe, c) der på virksomheder med 20 eller flere ansatte ikke er oprettet et sikkerhedsudvalg, eller d) sikkerhedsudvalget i løbet af et år ikke har afholdt mindst halvdelen af de pligtige møder. Punkt c) gælder også for tilsvarende udvalg efter reglerne om sikkerhedsorganisationens organiseringsmåde, fx MED-udvalg 2. Overtrædelse af reglerne om udarbejdelse af arbejdspladsvurdering (2), hvor a) arbejdspladsvurderingen ikke er udarbejdet, b) arbejdspladsvurderingen ikke indeholder både kortlægning, beskrivelse og vurdering, handlingsplan samt retningslinjer for opfølgning, c) arbejdspladsvurderingen ikke er tilgængelig for virksomhedens ledelse, ansatte og Arbejdstilsynet, d) arbejdspladsvurderingen ikke er ajourført senest hvert tredje år, eller e) sikkerhedsorganisationen ikke har været inddraget i udarbejdelsen af arbejdspladsvurderingen. Samtidig med at der ved et tilsyn skal være afgivet påbud om mindst ét af disse ovenstående forhold, skal der ved samme tilsyn være givet påbud mv. om følgende materielle overtrædelser, før der udstedes et periodepåbud: A. To overtrædelser efter reglerne om brug af autoriseret rådgivning til løsning af et bestemt problem (problempåbud), eller tre overtrædelser vedrørende forskellige materielle arbejdsmiljøforhold, eller fire overtrædelser, hvor mindst to af overtrædelserne vedrører materielle arbejdsmiljøforhold, eller

7 7 B. i tilfælde af, at der ud over påbud om de nævnte formelle overtrædelser konstateres, at et påbud vedrørende APV eller virksomhedens sikkerheds- og sundhedsarbejde ikke er efterkommet, og der tilmed gives et påbud om en overtrædelse vedrørende materielle arbejdsmiljøforhold. Der henvises i øvrigt til vejledningens afsnit 5, for et eksempel på, hvilke overtrædelser der medfører periodepåbud. I virksomheder, hvor disse forskellige kombinationer af overtrædelser optræder, bunder de enkelte arbejdsmiljøproblemer ofte i en manglende evne og vilje hos virksomheden til selv at varetage sine pligter til at sikre et sundt og sikkert arbejdsmiljø. Derfor er der på disse virksomheder behov for, at en ekstern sagkyndig rådgiver støtter arbejdet med at løfte virksomhedens arbejdsmiljø. Det er hensigten med et periodepåbud, at rådgivningen ikke blot sigter på at løse de enkelte problemer hver for sig. Formålet med at påbyde brug af en autoriseret rådgiver i en periode er derimod, at rådgiveren skal sætte virksomheden i stand til selv at løfte den opgave, det er at forebygge, at der opstår nye arbejdsmiljøproblemer. Samtidig skal rådgivningen sikre kvaliteten af løsningerne på de arbejdsmiljøproblemer, der er givet påbud om. For at skabe et overblik over, i hvilke situationer en arbejdsgiver kan få påbud om rådgivning for en periode, præsenteres her et skema, der viser, hvornår en virksomhed ved et tilsyn vil få et periodepåbud:

8 8 Hvis der ved et tilsyn bliver givet påbud mv. om mindst én af disse formelle overtrædelser: samtidig med at der afgives påbud mv. om følgende materielle overtrædelser: Sikkerheds- og sundhedsarbejdet er ikke organiseret, eller to overtrædelser efter bek. om problempåbud, eller Arbejdsmiljøuddannelse er ikke gennemført inden 8 mdr., eller tre overtrædelser af forskellige materielle arbejdsmiljøregler, eller Sikkerhedsudvalg er ikke oprettet, eller fire overtrædelser, hvoraf mindst to er materielle, eller Sikkerhedsudvalget har ikke holdt mindst halvdelen af de pligtige møder, eller én materiel overtrædelse samtidig med at det konstateres, at et påbud vedr. APV eller SiO ikke er efterkommet, Arbejdspladsvurdering er ikke gennemført, eller Arbejdspladsvurderingen indeholder ikke de fire hovedelementer, eller får virksomheden påbud om brug af autoriseret rådgivning i en periode på ét eller to år. Arbejdspladsvurderingen er ikke tilgængelig for ledelse, ansatte og Arbejdstilsynet, eller Arbejdspladsvurderingen er udarbejdet uden inddragelse af sikkerhedsorganisation/de ansatte

9 9 3. Efterkommelse af periodepåbud 3.1. Arbejdsgiverens pligter Alle pligter efter reglerne om periodepåbud påhviler alene arbejdsgiveren. Det er således arbejdsgiveren, der har pligten til at sørge for, at de opgaver, der vedrører rådgivningen, bliver løst tilfredsstillende. Arbejdsgiverens pligt til at bruge rådgivningen omfatter: at bruge en arbejdsmiljørådgiver, der er autoriseret til at yde rådgivning for en periode, at indgå en skriftlig aftale om rådgivning med en autoriseret arbejdsmiljørådgiver og melde tilbage til Arbejdstilsynet herom, at sørge for, at der afholdes et indledende besøg og herefter som minimum halvårlige besøg, at alle tilbagemeldinger til Arbejdstilsynet om efterkommelse af underliggende påbud forelægges arbejdsmiljørådgiveren, der påtegner disse, hvis denne vurderer, at arbejdsgiveren har efterkommet påbuddene, at sørge for, at rådgiveren udfærdiger en redegørelse om rådgivningsforløbet, og at sørge for, at rådgiveren påtegner tilbagemeldingen til Arbejdstilsynet om efterkommelse af periodepåbuddet. Ved efterkommelse af et periodepåbud har arbejdsgiveren pligt til at sende Arbejdstilsynet følgende tilbagemeldinger: når der er indgået en skriftlig aftale med en autoriseret rådgiver om rådgivning for en periode, hver gang ét af de underliggende påbud er efterkommet, når periodepåbuddet er efterkommet. Arbejdsgiveren har derudover pligt til at inddrage sikkerhedsorganisationen på følgende områder: at sørge for inddragelse af sikkerhedsorganisationen (eller en repræsentant for de ansatte i virksomheder uden pligt til at oprette en sikkerhedsorganisation), inden en autoriseret arbejdsmiljørådgiver kontaktes, at sørge for, at sikkerhedsorganisationen (eller en repræsentant for de ansatte i virksomheder uden pligt til at oprette sikkerhedsorganisation) påtegner tilbagemeldingen til Arbejdstilsynet om indgåelse af aftale med den autoriserede rådgiver, under rådgivningsforløbet at sørge for, at sikkerhedsorganisationen (eller de ansatte i virksomheder uden pligt til at oprette sikkerhedsorganisation) inddrages i og deltager i processen vedrørende efterkommelse af periodepåbuddet. Denne pligt følger de bestemmelser, der i øvrigt gælder for inddragelse af sikkerhedsorganisationen i virksomhedens arbejdsmiljøarbejde. Arbejdsgiveren har således pligt til at inddrage sikkerhedsorganisationen (eller de ansatte i virksomheder uden pligt til at oprette sikkerhedsorgani-

10 10 sation) i planlægningen af ændringer i organisering af arbejdet, nyindkøb af maskiner mv. med betydning for arbejdsmiljøet, herunder også revision af arbejdspladsvurderingen, at sørge for, at rådgiverens redegørelse videregives til sikkerhedsorganisationen (eller en repræsentant for de ansatte i virksomheder uden pligt til at oprette sikkerhedsorganisation), at sørge for, at sikkerhedsorganisationen (eller en repræsentant for de ansatte i virksomheder uden pligt til at oprette en sikkerhedsorganisation) påtegner alle tilbagemeldinger om efterkommelse af Arbejdstilsynets påbud. De krav, der stilles til selve rådgivningsforløbet, er, at rådgiveren skal aflægge et indledende besøg på virksomheden, og at der derefter mindst aflægges besøg hvert halve år, indtil rådgivningsperioden er slut. Der stilles ikke krav om, at rådgivningen skal vare et bestemt antal timer, da det vil være meget forskelligt fra virksomhed til virksomhed, hvor mange timers rådgivning der er behov for. Når en arbejdsgiver har fået et periodepåbud, vil arbejdsgiveren have pligt til at bruge rådgivning, selv om de påbud, der har udløst periodepåbuddet, bliver efterkommet, inden der bliver indgået en aftale med en rådgiver. Det er alene det forhold, at Arbejdstilsynet har truffet afgørelse om de relevante overtrædelser, der afgør, at arbejdsgiveren skal bruge autoriseret rådgivning i en periode, og man kan altså ikke slippe for pligten til at bruge rådgivning, selv om virksomheden skynder sig at efterkomme de påbud, der skal bruges rådgivning til. Arbejdsgiveren har ikke pligt til at følge de forslag til løsninger, den autoriserede rådgiver fremkommer med. Der kan forekomme tilfælde, hvor arbejdsgiveren finder, at rådgiverens forslag til at efterkomme Arbejdstilsynets påbud ikke passer til virksomheden. Det står derfor arbejdsgiveren frit for at vælge en anden løsning end den, rådgiveren foreslår, så længe den løsning, der vælges, opfylder de krav til løsning af arbejdsmiljøproblemet, der stilles i Arbejdstilsynets påbud. Det skal understreges, at det altid er arbejdsgiverens ansvar at sørge for, at Arbejdstilsynets påbud efterkommes. Det gælder derfor, at selv om arbejdsgiveren har fulgt den autoriserede arbejdsmiljørådgivers forslag, vil Arbejdstilsynet følge op over for arbejdsgiveren på sædvanlig vis, hvis det vurderes, at et påbud er utilstrækkeligt efterkommet Rådgivningsperiodens længde En arbejdsgiver kan få påbud om at bruge en autoriseret rådgiver i enten ét eller to år. Rådgivningsperiodens længde afhænger alene af antallet af ansatte i virksomheden, nemlig ét år for virksomheder med under 20 ansatte og to år for virksomheder med 20 eller flere ansatte. Når antallet af ansatte i en virksomhed skal opgøres, benytter Arbejdstilsynet de samme retningslinjer som ved vurdering af, om virksomheden har pligt til at oprette et sikkerhedsudvalg (1). Den kortere rådgivningsperiode for virksomheder med mindre end 20 an-

11 11 satte skyldes, at der i mindre virksomheder ikke er det samme behov for at koordinere arbejdsmiljøarbejdet, som det er tilfældet i større virksomheder. Produktionsenheder er de geografiske adresser, hvor virksomhedens aktiviteter foregår, fx de enkelte forretninger i en butikskæde, samt butikskædens hovedkontor. Virksomheder med 20 eller flere ansatte vil få pligt til at bruge rådgivning i to år, selv om der er mindre end 20 ansatte på den produktionsenhed, hvor der blev gennemført et tilsyn. Som eksempel kan tænkes en virksomhed med 40 ansatte, fordelt på 8 produktionsenheder med 5 ansatte på hver enhed. Her vil arbejdsgiveren få pligt til at bruge rådgivning i to år, hvis der gennemføres et tilsyn på én af de 8 produktionsenheder og gives et periodepåbud. Det gælder, selv om der kun er 5 ansatte på den produktionsenhed, hvor der er foretaget et tilsyn. Det skyldes, at virksomheden med 40 ansatte har pligt til at organisere arbejdsmiljøarbejdet på tværs af de enkelte produktionsenheder, og det kan derfor ikke pålægges de ansatte på den enkelte produktionsenhed at løfte organiseringen af arbejdsmiljøarbejdet for hele virksomheden. Arbejdsgiveren har kun pligt til at bruge rådgivning i den periode, der er givet påbud om. Hvis et eller flere af de påbud, der ligger til grund for periodepåbuddet, har en frist for efterkommelse, der løber længere end selve rådgivningsperioden, er efterkommelsen af disse påbud ikke omfattet af rådgivningspligt, når først rådgivningsperioden er udløbet efter enten ét eller to år Autoriserede arbejdsmiljørådgivere Arbejdstilsynet kan både give påbud om at bruge rådgivning til løsning af konkrete arbejdsmiljøproblemer og påbud om at bruge rådgivning i en periode. En arbejdsmiljørådgiver kan tilsvarende være autoriseret til kun at rådgive om konkrete problemer eller til også at yde rådgivning for en periode. En virksomhed, der har fået et periodepåbud, skal derfor være opmærksom på, at det kun er rådgivere, der er autoriserede til at yde rådgivning for en periode, som kan bruges til at efterkomme et periodepåbud. En arbejdsmiljørådgiver, der er autoriseret til at rådgive om periodepåbud, har en bred vifte af kompetencer inden for arbejdsmiljøområdet, således at arbejdsgiveren kan få en helhedsorienteret rådgivning, der kan støtte virksomheden i alle led i at løfte sit arbejdsmiljøarbejde. Alle autoriserede arbejdsmiljørådgivere står opført på en liste på Arbejdstilsynets hjemmeside: Det fremgår tydeligt af listen, hvad den enkelte rådgiver er autoriseret til at yde rådgivning om, og en arbejdsgiver, der har fået påbud om at bruge rådgivning for en periode, kan derfor nemt se, hvilke rådgivere der er mulighed for at bruge. En autoriseret arbejdsmiljørådgiver har som en af sine kompetencer viden om arbejdsmiljølovgivningen og kan derfor også vurdere, om en løsning af et arbejdsmiljøproblem lever op til lovens krav. Det skal imidlertid understreges, at det alene er arbejdsgiveren, der har ansvaret for, at et påbud er efterkommet.

12 Anden arbejdsmiljørådgivning At få påbud om at gøre brug af autoriseret rådgivning er ikke ensbetydende med, at arbejdsgiveren kun må bruge en autoriseret rådgiver til at løse de arbejdsmiljøproblemer, der har udløst rådgivningspåbuddet. En virksomhed kan godt vælge selv at stå for løsningen af problemerne, den kan inddrage sin BST, eller den kan entrere med en arbejdsmiljørådgiver, der ikke er autoriseret. Der kræves blot, at virksomheden også bruger en autoriseret arbejdsmiljørådgiver ved efterkommelsen af påbuddene. Det fremgår af denne vejledning, hvilke minimumskrav der stilles i relation til brug af den autoriserede rådgiver. Virksomheden og den autoriserede rådgiver aftaler således selv, hvorledes samarbejdet skal foregå, og hvor stort timeforbruget skal være under hensyn til, at kravene i periodepåbuddet skal imødekommes Aftale med rådgiver om periodepåbud Når Arbejdstilsynet afgiver et periodepåbud, har arbejdsgiveren pligt til at indgå en aftale med en rådgiver og senest 6 uger, efter at påbuddet er afgivet, at melde tilbage til Arbejdstilsynet herom. Tilbagemeldingen skal påtegnes af den autoriserede rådgiver og sikkerhedsorganisationen (eller en repræsentant for de ansatte i virksomheder uden pligt til sikkerhedsorganisation). Aftalen skal ikke sendes til Arbejdstilsynet. Arbejdsgiveren skal være opmærksom på, at der er pligt til at høre sikkerhedsorganisationen, inden en ekstern arbejdsmiljørådgiver kontaktes. Der stilles ikke krav om, at rådgivningen skal vare et bestemt antal timer, da det vil være meget forskelligt fra virksomhed til virksomhed, hvor mange timers rådgivning der er behov for. Der er fastsat disse minimumskrav til indholdet af aftalen mellem arbejdsgiveren og den autoriserede arbejdsmiljørådgiver: 1. Aftaleparter Virksomhed (navn, CVR-nummer) beliggende (adresse) indgår herved aftale med autoriseret arbejdsmiljørådgiver (navn) om rådgivning i henhold til bekendtgørelsen om brug af autoriserede arbejdsmiljørådgivere for en periode (periodepåbud) og bekendtgørelsen om autorisation af arbejdsmiljørådgivere til at bistå virksomheder med efterkommelse af påbud om brug af rådgivning. 2. Aftalens indhold 1. Rådgivningsperiodens længde. 2. Beskrivelse af rådgivningsopgavens indhold og forventede omfang. 3. Angivelse af, hvordan rådgivningen vil understøtte virksomhedens eget arbejdsmiljøarbejde.

13 13 4. Tidsplan for de aktiviteter, der skal udføres, herunder oplysning om den halvårlige besøgsfrekvens mellem arbejdsmiljørådgiveren og virksomheden. 5. Angivelse af, hvordan virksomhedens sikkerhedsorganisation eller de ansatte inddrages og deltager i rådgivningsprocessen. 6. Angivelse af form og omfang af den afsluttende redegørelse fra arbejdsmiljørådgiveren til virksomheden, jf. 11 i bekendtgørelse om brug af autoriserede arbejdsmiljørådgivere for en periode. 7. Eventuelt supplement i forhold til løsningen af problempåbud, jf. bilag 1 i bekendtgørelsen om brug af autoriserede arbejdsmiljørådgivere til løsning af bestemte arbejdsmiljøproblemer (problempåbud). 3. Underskrift Aftalen skal underskrives af aftaleparterne. Selve aftalen skal forefindes på virksomheden, og den skal være til rådighed for virksomhedsledere, arbejdsledere, ansatte og for Arbejdstilsynet. Der kan være situationer, hvor en virksomhed får ét eller flere problempåbud og samtidig får et periodepåbud. I den situation skal arbejdsgiveren medtage de særlige aftalekrav, der gælder for problempåbuddet i den aftale, der indgås om periodepåbuddet, når arbejdsgiveren indgår aftale med en autoriseret arbejdsmiljørådgiver. En arbejdsmiljørådgiver, der er autoriseret til at yde rådgivning for en periode, vil automatisk være autoriseret til også at yde rådgivning om alle de arbejdsmiljøproblemer, der kan udløse et problempåbud Sikkerhedsorganisationens inddragelse Når en virksomhed har fået et periodepåbud, har arbejdsgiveren pligt til at inddrage sikkerhedsorganisationen, sådan som det fremgår af vejledningens afsnit 3.1. Ud over de områder, hvor arbejdsgiveren i medfør af reglerne har pligt til dette, vil inddragelse af sikkerhedsorganisationen være aktuel i en række situationer, herunder: ved drøftelse af valg af rådgiver, ved det indledende besøg af rådgiveren, ved planlægningen af, hvorledes virksomhedens egen arbejdsmiljøindsats kan løftes, og løbende ved gennemførelse af planen, ved drøftelse mellem arbejdsgiver og rådgiver om forslag og ideer til løsning af virksomhedens arbejdsmiljøproblemer, og løbende ved gennemførelse af de konkrete tiltag, ved rådgiverens (minimum) halvårlige besøg på virksomheden, ved rådgiverens udarbejdelse af den afsluttende redegørelse. Herudover skal tilbagemeldingerne til Arbejdstilsynet påtegnes af sikkerhedsorganisationen. I virksomheder uden pligt til at oprette sikkerhedsorganisation skal arbejdsgiveren på tilsvarende vis inddrage de ansatte.

14 14 I virksomheder med flere produktionsenheder skal arbejdsgiveren i forbindelse med inddragelse af sikkerhedsorganisationen sikre, at der sker inddragelse af sikkerhedsorganisationen i den produktionsenhed, hvor periodepåbuddet er blevet afgivet Tilbagemeldinger på påbud Når virksomheden har efterkommet et af de påbud, der har udløst periodepåbuddet, skal arbejdsgiveren melde skriftligt tilbage til Arbejdstilsynet om, hvordan påbuddet er efterkommet. Arbejdsgiveren har ikke pligt til at følge rådgiverens råd, og arbejdsgiveren kan også vælge at inddrage andre rådgivere til at hjælpe med at efterkomme et påbud. Derfor skal tilbagemeldingen til Arbejdstilsynet forelægges den autoriserede rådgiver, som skal påtegne tilbagemeldingen, hvis denne vurderer, at arbejdsmiljøforholdet er blevet lovliggjort. Rådgiveren skal have forelagt tilbagemeldinger på alle de påbud, der blev afgivet ved det tilsyn, der udløste periodepåbuddet. Hvis nogle af de underliggende påbud har en frist for efterkommelse, der er længere end rådgivningsperioden, skal tilbagemeldingerne på disse ikke påtegnes af rådgiveren. Ud over tilbagemeldinger på de påbud, der ligger til grund for periodepåbuddet, skal arbejdsgiveren også give Arbejdstilsynet en tilbagemelding om, hvordan selve periodepåbuddet er efterkommet. Det skal gøres, når rådgivningsperioden er udløbet efter ét eller to år. Denne tilbagemelding skal påtegnes af rådgiveren, der herved bekræfter, at arbejdsgiveren har efterkommet periodepåbuddet. Hvis Arbejdstilsynet ikke modtager en tilbagemelding, eller hvis Arbejdstilsynet modtager en tilbagemelding, som den autoriserede arbejdsmiljørådgiver ikke har påtegnet, vil der blive foretaget et kontrolbesøg. Det skyldes, at Arbejdstilsynet i tilfælde af, at rådgiveren ikke har påtegnet tilbagemeldingen, må antage, at påbuddet ikke er efterkommet. Det vil ikke have nogen retlige konsekvenser for arbejdsgiveren, hvis en tilbagemelding ikke er fyldestgørende påtegnet af rådgiveren, men vil alene give anledning til, at Arbejdstilsynet foretager et kontrolbesøg. Hvis en tilbagemelding til Arbejdstilsynet ikke er påtegnet af sikkerhedsorganisationen (eller en repræsentant for de ansatte i virksomheder uden pligt til at oprette en sikkerhedsorganisation), vil det ofte give anledning til, at Arbejdstilsynet foretager et kontrolbesøg Afsluttende redegørelse Når rådgivningsperioden udløber efter enten ét eller to år, skal rådgiveren udarbejde en redegørelse over rådgivningsforløbet, der indeholder oplysninger om: hvordan periodepåbuddet er efterkommet,

15 15 hvordan de underliggende påbud er efterkommet, hvordan påbud, der først skal efterkommes efter at periodepåbuddet er afsluttet, vil blive efterkommet, samt hvor langt virksomheden er i processen med at løse det, hvordan virksomhed og rådgiver har samarbejdet i forhold til virksomhedens egenindsats, og hvordan virksomhedens sikkerhedsorganisation (eller de ansatte i virksomheder, der ikke har pligt til at oprette en sikkerhedsorganisation) har været inddraget. Arbejdsgiveren skal videregive rådgiverens redegørelse til virksomhedens sikkerhedsorganisation (eller de ansatte i virksomheder, hvor der ikke er pligt til at oprette sikkerhedsorganisation), og samtidig skal redegørelsen forefindes på virksomheden og være til rådighed for virksomhedens ledelse, arbejdsledere, ansatte og Arbejdstilsynet Virksomheder med flere produktionsenheder Hvis en virksomhed med flere produktionsenheder ved et tilsyn på én produktionsenhed får et periodepåbud, gælder rådgivningspligten kun den produktionsenhed, hvor tilsynet fandt sted, selv om der på samme tidspunkt er ført tilsyn og afgivet påbud på virksomhedens andre produktionsenheder. Det kan imidlertid være en god idé at få rådgiveren til også at hjælpe med at løse eventuelle tilsvarende problemer på de andre produktionsenheder, selv om der ikke er givet påbud om det. På den måde sikrer arbejdsgiveren sig, at problemerne bliver løst på samme niveau i hele virksomheden. Det kan ske, at Arbejdstilsynet inden for et kort tidsrum gennemfører tilsyn i flere af en virksomheds produktionsenheder og afgiver to eller flere periodepåbud. I sådan et tilfælde er der mulighed for, at arbejdsgiveren kan indgå én aftale med én autoriseret rådgiver, der dækker alle periodepåbud, der er givet til virksomheden i de forskellige produktionsenheder. Der gælder dog den begrænsning, at Arbejdstilsynet inden 6 uger skal have modtaget en tilbagemelding om, at der er indgået en aftale med en rådgiver, efter at et periodepåbud er afgivet. Derfor skal der tages hensyn til denne frist, hvis der ønskes indgået en samlet rådgivningsaftale om flere periodepåbud. 4. Særlige forhold 4.1. Brug af egen autoriserede rådgiver Hvis en virksomhed, der selv er autoriseret arbejdsmiljørådgiver, får et periodepåbud, kan den ikke efterkomme periodepåbuddet ved at rådgive sig selv. Den skal i stedet bruge en autoriseret arbejdsmiljørådgiver, som tilhører en selvstændig juridisk enhed, der er adskilt fra den juridiske enhed, der har fået periodepåbuddet.

16 16 I enkelte særlige tilfælde kan Arbejdstilsynet dispensere fra denne regel. Det gælder, hvis en juridisk enhed, som er autoriseret rådgiver, ikke har mulighed for at udskille sin rådgivningsfunktion i en selvstændig juridisk enhed. Det kan fx være tilfældet for en kommune, der selv er autoriseret rådgiver. Muligheden for dispensation er relativt begrænset, da en autoriseret rådgiver ikke selv bør have arbejdsmiljøproblemer, der udløser et periodepåbud. Samtidig er der ved et periodepåbud gode muligheder for at benytte egen rådgiver til at stå for hovedparten af efterkommelsen, mens brugen af den eksterne autoriserede rådgiver kan begrænses til de minimumskrav, som er fastlagt i reglerne om periodepåbud. For at komme i betragtning til en dispensation kan bl.a. disse kriterier være relevante: at ansøgeren skal dokumentere, at det på grund af lovkrav ud over arbejdsmiljøloven ikke er muligt at udskille en juridisk enhed, at den autoriserede rådgiver inden for den juridiske enhed, der har fået et rådgivningspåbud, er adskilt fra virksomheden i øvrigt i en selvstændig afdeling, at ingen i den selvstændige afdeling udfører andet arbejde for virksomheden end autoriseret arbejdsmiljørådgivning eller rådgivning inden for BSTbekendtgørelsens rammer eller administrative opgaver forbundet hermed, at den selvstændige afdeling er organisatorisk selvstændigt ledet, at oplysninger, som rådgiveren får gennem sin bistand til at efterkomme rådgivningspåbuddet, skal opbevares adskilt fra virksomhedens øvrige arkiv og oplysningsmateriale, således at der ikke er risiko for sammenblanding med virksomhedens øvrige arkiver, herunder personalekartoteket, at lederen af den selvstændige afdeling i forbindelse med afdelingens rådgivning af organisationens/virksomhedens egne påbud selvstændigt foretager rådgivning og påtegning af påbuddet uafhængigt af organisationens/virksomhedens øvrige ledelse Påbud, ikke omfattet af rådgivningspligt Der er ikke pligt til at bruge rådgivning i længere tid, end periodepåbuddet løber. Hvis der er afgivet påbud til virksomheden, hvor fristen for efterkommelse strækker sig ud over fristen for periodepåbuddet på ét eller to år, skal det derfor af redegørelsen blot fremgå, hvor fremskreden løsningen af det pågældende problem er, og hvilken plan der ligger for løsningen af problemet på det tidspunkt, hvor redegørelsen udarbejdes. Det betyder samtidig, at hvis virksomheden har fået et påbud med længere frist end periodepåbuddet, er der ikke pligt til at forelægge rådgiveren tilbagemeldingen til Arbejdstilsynet, når fristen for efterkommelse udløber. Arbejdsgiveren har kun pligt til at bruge rådgiveren til at hjælpe med at efterkomme de påbud, der blev givet ved det tilsyn, der udløste periodepåbuddet. Hvis en virksomhed ved et tilsyn får et periodepåbud, men samtidig har fået et påbud ved tidligere tilsyn, som endnu ikke er efterkommet, har arbejdsgi-

17 17 veren derfor ikke pligt til at lade rådgiveren hjælpe med at efterkomme det først afgivne påbud. På samme måde har arbejdsgiveren ikke pligt til at bruge rådgiveren til at hjælpe med at efterkomme et påbud, virksomheden fx får et halvt år efter det tilsyn, hvor der blev givet et periodepåbud Periodepåbud omfattet af regler om udbud I tilfælde af, at der afgives periodepåbud til en offentlig institution, hvor omfanget af den rådgivning, der skal ydes, medfører, at rådgivningsydelsen skal i EU-udbud, kan der dispenseres fra reglen om, at Arbejdsgiveren efter 6 uger skal melde tilbage til Arbejdstilsynet om, at det er indgået en aftale med en autoriseret rådgiver. 5. Eksempel Periodepåbud til et maskinværksted Arbejdstilsynet foretager screening af Jensens Maskinværksted Aps., og Arbejdstilsynet konstaterer en række arbejdsmiljøproblemer. Derfor gennemføres der 4 uger senere et tilpasset tilsyn på virksomheden. Tilsynet Ved det indledende besøg gennemgås virksomhedens egenindsats. Den tilsynsførende får oplyst, at virksomheden ikke har en arbejdspladsvurdering (APV), der er ajourført inden for de sidste 3 år. Den tilsynsførende oplyser, at der vil blive afgivet påbud om at ajourføre APV en, så den lever op til reglerne, samt om at udarbejde brugsanvisninger til de stoffer og materialer, til hvilke der skal forefindes brugsanvisninger. Efter det indledende besøg foretages en gennemgang af virksomheden. Ved gennemgangen konstateres følgende arbejdsmiljøproblemer: Fræserne i virksomheden afgiver støj, der væsentligt overstiger grænseværdien. Det oplyses, at fræserne kører minutter dagligt. Virksomheden anerkender støjproblemet. Ved en af maskinerne består arbejdet i løft af tunge emner med lange rækkeafstande. Det oplyses, at der arbejdes ved maskinen ca. 3 timer dagligt. I virksomhedens administration deles én kontorarbejdsplads mellem to ansatte, der hver arbejder på halv tid, men bord og stol kan ikke justeres i højden, selv om de ansatte er af forskellig højde. Efter gennemgangen oplyser den tilsynsførende, at Arbejdstilsynet vil reagere på de konstaterede overtrædelser med almindelige påbud. Men fordi virksomheden samtidig med de materielle problemer ikke har en APV, vil virksomheden endvidere modtage et periodepåbud. Da virksomheden har under 20 ansatte, vil rådgivningsperioden være et år. Periodepåbud-

18 18 det forpligter virksomheden til at bruge en autoriseret arbejdsmiljørådgiver til at lovliggøre egenindsatsen og løse de arbejdsmiljøproblemer, der er givet påbud om. Påbuddene Den tilsynsførende udfærdiger påbuddene til virksomheden. I periodepåbuddet henvises til påbuddene om de materielle og formelle overtrædelser, og i påbudsskrivelsen er der en henvisning til Arbejdstilsynets hjemmeside, hvor alle de arbejdsmiljørådgivere, der er autoriseret til at rådgive om periodepåbud, står oplistet. Arbejdsgiveren skal inden 6 uger, efter at påbuddet er modtaget, melde tilbage om, at der er indgået en skriftlig aftale med en autoriseret arbejdsmiljørådgiver, der fastlægger, hvorledes rådgivningsforløbet vil forløbe i det år, det gælder. Rådgivningen En rådgiver kontaktes af virksomheden, og der indgås en aftale om rådgivning. Rådgiveren foretager et indledende besøg, hvor rådgiveren mødes med virksomhedens sikkerhedsorganisation, og hvor rådgiveren kommer med forslag til løsning af problemerne. På det første besøg vejleder rådgiveren sikkerhedsorganisationen om forskellige modeller for udarbejdelse af APV (kortlægning mv.). Der skal bl.a. tages højde for, at nogle af arbejdsmiljøforholdene vil ændres, når de forskellige påbud bliver efterkommet. Arbejdsgiveren vælger sammen med sikkerhedsorganisationen en model, og virksomheden foretager selv kortlægningen, mens rådgiveren efterfølgende vejleder om arbejdet med prioritering, handlingsplan samt opfølgning på handlingsplanen og det videre arbejde med APV en. I det år, rådgivningsperioden løber, følger rådgiveren med i, hvordan arbejdet med at realisere APV ens handlingsplan forløber, og hjælper sikkerhedsorganisationen undervejs. Rådgiveren opstiller og gennemgår forskellige løsningsmodeller vedrørende støjproblemet. Rådgiveren vurderer, at påbuddet kan efterkommes, ved at fræsemaskinerne placeres samlet, og der opbygges et bulderhus omkring dem. For problemet med de uhensigtsmæssige løft opstiller og gennemgår rådgiveren forskellige løsningsmodeller. Det vurderes, at problemet kan løses med en række ændringer af arbejdspladsens indretning omkring maskinen. For problemet med indretningen af den delte arbejdsplads i administrationen opstiller og gennemgår rådgiveren forskellige løsningsmodeller. Det vurderes, at indkøb af et bord og en stol, der kan indstilles i højden, vil løse problemet. Rådgiveren hjælper virksomheden med at sikre, at de valgte tiltag bliver udført bedst muligt, herunder at bulderhuset opbygges og tilpasses, så støjen redu-

19 19 ceres mest muligt. Rådgiveren hjælper samtidig med at omorganisere arbejdet, så de støjende aktiviteter finder sted i kortest mulig tid ad gangen. Efterhånden som de forskellige påbud bliver efterkommet inden for den fastsatte frist, beskrives de forskellige tiltag kort hver for sig i en tilbagemelding til Arbejdstilsynet, som arbejdsgiver, sikkerhedsrepræsentant samt rådgiver påtegner. Virksomhedens sikkerhedsorganisation samt rådgiveren mødes en sidste gang. Forløbet af rådgivningen evalueres i en redegørelse, som rådgiveren udfærdiger og videregiver til sikkerhedsorganisationen. Selve periodepåbuddets tilbagemelding udfyldes og attesteres af arbejdsgiver, sikkerhedsrepræsentant samt rådgiver og sendes til Arbejdstilsynet. Jens Jensen

20 Læs også Arbejdstilsynets vejledninger om: (1) Virksomhedernes sikkerheds- og sundhedsarbejde (2) Arbejdspladsvurdering Læs også branchearbejdsmiljørådenes vejledninger mv.: Branchearbejdsmiljørådenes vejledninger kan findes på de enkelte branchearbejdsmiljøråds hjemmesider. Der er link til disse hjemmesider på Arbejdstilsynets hjemmeside Arbejdstilsynet Landskronagade København Ø Telefon Telefax e-post Prepress: HellasGrafisk A/S Tryk: Phønix-Trykkeriet A/S