Indgåelse af fornyet brugsaftale afventer afklaring om Oasens flytning til Egegården.

Transkript

1 Årsnotat pr. juni 2017 Status foreningshusene under Kultur og Turismeudvalget: Egegården: Beliggenhed Formand / kasserer: Brugsaftale: Egegårdsvej 3, 3060 Espergærde Ove Knudsen / Mogens Nielsen Indgået mellem Helsingør Kommune/Kultur og Turismeudvalget og Brugerforeningen Egegården september Aftalen blev forlænget til 2013 og er efterfølgende aftalt gældende indtil der foreligger ny aftale. Indgåelse af fornyet brugsaftale afventer afklaring om Oasens flytning til Egegården. Tilsyn: Antal medlemmer: Formål/målsætning jfr. brugsaftalen: Bygningerne stilles til rådighed af Helsingør Kommune med betalt el, vand og varme. Pedel bor på stedet Brugerbestyrelsen (5 bestyrelsesmedlemmer) samt medlemmer af foreningerne jfr. nedenfor. Ejendommens primære anvendelse er den type foreningsvirksomhed som falder ind under Folkeoplysningsloven og Brugerforeningen er ansvarlig for, at brugen af ejendommen sker i overensstemmelse med kommunens retningslinjer herfor. At styrke foreningsarbejdet i Helsingør Kommune, herunder specielt lokalområdet i Espergærde At stille lokaler til rådighed for foreningsbaserede aktiviteter At brugerne via brugerforeningen Egegården får mulighed for selv at styre og planlægge aktiviteterne i Egegården At skabe rammer for dialog og samarbejde mellem kommunen og brugerne. Brugere og (antal medlemmer angivet ud for hver forening): Bevaringsforeningen Mørdrup Landsby (58) Egegårdens Spillemænd (8) Egegårds Quilterne (20) EIF s Venner/Revy (Espergærde Idrætsforening) (203) Espergærde Byforening (145) Espergærde Smakkelaug (27) Jazzværkstedet (23) Kodriverne (15) Malegruppen (20) Motorcykelklubben SMCK (65) Mørdrup Frostbox Central (36)

2 Nordsjællands Fritidsfiskerforening (20) OKklubben (60) Rødspætterne (20) Socialdemokraterne Syd (93) Young Boys (26) Salsa Club Espergærde (20) Indvendig vedligeholdelse 2012: Nyt gulv lagt i stald som er det ene forsamlingslokale. 2013: Alm. vedligehold og ny dørliste i Hestestald 2014: Nye spejle og servietholdere på alle toiletter, igen ny dørliste i Hestestald 2015: Der har ikke været de store nyanskaffelser, men foreningen har ansøgt om førstehjælpskasse hjertestarter og 2 nye håndvaske. Særlige forhold Aktivitetsprofil: kapacitetsudnyttelse Køkkenet har fået nye bordplader og der er købt en ny opvaskemaskine (den gamle var gået i stykker og kunne ikke repareres mere). Bestyrelsen afventer beslutning om hvorvidt Oasens brugere skal være en del af Egegården Foreningerne afholder deres aktiviteter som de plejer. Der afholdes Egegårdstræf den 10/9 og der er store rengøringsdag den 5/11. Mandage: Formiddag: Broens Spillemænd Eftermiddag: Quiltedamer; Old Folks (jazz) Aften: Fritidsfiskerne, Young Boys og Jazzværkstedet Tirsdag: Formiddag: Eftermiddag: Aften: Socialdemokraterne, Egegårdens Jazzværksted, Swing Team (jazz) og Smakkelauget Onsdag: Formiddag: Hamlet Stompers Eftermiddag: Malegruppen Aften: MC klubben SMCK og Salsa Club Espergærde (ny) Torsdag: Formiddag: Eftermiddag: OKklubben Aften: Rødspætterne og Egegårdens Spillemænd

3 Fredag: Formiddag: Lokalerengøring Eftermiddag: Privat udleje Bemærkninger fra bestyrelsen / foreningen? Bemærkninger fra brugere og lejere KUMIT s bemærkninger: Weekend: Privat udleje Foreningen har søgt TRYG om en førstehjælpskasse og hjertestarter men har desværre fået afslag. I grusindkørslen til Egegården er der store huller. Ønske om et parkeringsskilt ved parkeringspladsen på græsarealet ud til Ved Bækken. Behov for afklaring i forhold til fornyet brugsaftale. KUMIT genoptager kontakt til Nordsjællands Park og Vej mhp. opfyldning af huller i grusindkørslen. KUMIT afholder et årligt møde med Egegårdsstyrelsen. Michael Mathiesen, KTU, er udpeget som medlem til bestyrelsen. Bilag modtaget i KUMIT: Regnskab 2016, Budget 2017, årsberetning, referat fra bestyrelsesmøde/generalforsamling og oversigt over hvem der bruger hvilke lokaler hvornår. Damgården: Beliggenhed Formand /kasserer: Næstformand Brugsaftale: Tilsyn: Antal medlemmer: Formål/målsætning jfr. brugsaftalen: Løvdalsvej 8, 3000 Helsingør Peter Schachtschabel/ Mette Lundvald. Per Ehlersen Indgået mellem Helsingør Kommune/Kultur og Turismeudvalget for perioden Bygningerne stilles til rådighed af Helsingør Kommune med betalt el, vand og varme. Jan Olsen/Damgården Brugerbestyrelsen samt medlemmer af foreningerne jfr. nedenfor: Ejendommens primære anvendelse er den type foreningsvirksomhed som falder ind under Folkeoplysningsloven og Brugerforeningen er ansvarlig for, at brugen af ejendommen sker i overensstemmelse At styrke foreningsarbejdet i Helsingør Kommune, herunder specielt Foreningen Damgårdens medlemsforeningers aktiviteter samt evt. tilkomne brugerforeninger. At stille lokaliteter til rådighed for foreningsbaserede aktiviteter samt for administration af Damgården At stille lokaliteter på nærmere aftalte vilkår til rådighed for folkeoplysende aktiviteter At brugerforeningerne gennem foreningen damgården får mulighed for aktivt at styre og planlægge aktiviteter på Damgården

4 Brugere og (antal medlemmer af hver forening): Indvendig vedligeholdelse. Særlige forhold Aktivitetsprofil: Kapacitetsudnyttelse At udleje lokaliteterne til private arrangementer i det omfang Damgården anvendes til foreningsbaserede aktiviteter At skabe rammer for dialog og samarbejde mellem kommunen og Damgårdens bestyrelse til gavn for brugerforeningerne. Haveforeningen Pindemosen, antal 138 Folkedansernes Værn 22 Den GræskDanske Klub Helsingør 64 Dartklubben RIVA 11 Kronborg Linedance 29 Helsingør Amatørscene : Vognporten istandsat, entre og køkkener malet og der blev købt nyt service. 2013:Kontorer malet 2014:Låsesystem er udskiftet. Kontorernes køkken er malet. 2015: Nyt gulv i sal finansieret i samarbejde mellem KUMIT og foreningen. 2016: Renovering af køkken i hovedhus og udlejning ny opvaskemaskine. 2017: Renovering af toiletter. Udskiftning af hoveddør i hoved bygning Taget (stråtag) på hovedhuset og sidebygningen (Vognporten) trænger til at blive skiftet. Der er fugtproblemer i kælder Se nedenfor: Mandag: Damgården: Kronborg Linedance kl Tirsdag Vognporten: Riva Dart kl Damgården: Kronborg Linedance (ikke fast hver tirsdag) Onsdag: Damgården: Folkedansens Værn kl Torsdag: Damgården: Haveforeningen Pindemosen kl Fredag: Damgården: Den DanskGræske Klub kl (og af og til kl. 1123). Her ud over enkeltudlån til foreninger, grundejer og haveforeninger samt Weekendudlejning til private: Udleje til private selskaber: 2013: Damgården 67 gange og Vognporten 43.

5 2014: Damgården 70 gange og Vognporten 31 gange. 2015: Damgården 75 gange og Vognporten 41 gange 2016: Damgården Status for hele året: 81 udlejninger. Bemærkninger fra bestyrelsen/foreningen/ brugere og lejere: KUMIT s bemærkninger: Vognporten: 11 udlejninger. (Udlejningen er mulig i perioden 1. april 30 juni 2017). 2017: Damgården Status pr. maj 2017 for hele året: 81 udlejninger Vognporten 11. Damgårdsbestyrelsen har fremsendt forslag til nye vedtægter. Der blev adm. bevilget et tilskud på kr. til hjælp til køkkenrenoveringen af opsparede driftsmidler til foreningshusene. Damgården betalte selv kr. til renoveringen. Forhandling om evt. fornyelse af brugsaftalen optages primo KUMIT afholder et årligt møde med Damgårdsstyrelsen. Bilag modtaget i KUMIT: Henrik Møller, KTU, er udpeget som medlem til bestyrelsen. Regnskab 2016, Budget 2017, årsberetning, referat fra bestyrelsesmøde/generalforsamling og oversigt over hvem der bruger hvilke lokaler hvornår. Foreningen Musikhuset Elværket: Beliggenhed Formand / kasserer: Rosenkildestien 3, 3000 Helsingør Casper Skovgaard / Thomas Fællesskov Brugsaftale: Indgået mellem Helsingør Kommune/Kultur og Turismeudvalget og Foreningen Musikhuset Elværket for perioden fra og med 2014 til og med Bygningerne stilles til rådighed af Helsingør Kommune med betalt el, vand og varme. Tilsyn: Teknisk servicemedarbejder ansat 27,5 timer/ugen. Arbejdsopgaver: Kontaktperson for KUMIT og ØE, pasning og renholdelse af udearealer, sikre rengøring i samarbejde med brugerne såvel ude som inde, indvendig vedligeholdelse, tilsyn og småreparationer, tilse installationer, forvalte arbejdsopgaver i forbindelse med evt. løntilskudsansatte, instruktioner til husets brugere, foretage enkelte administrative opgaver og ad hoc opgaver for KUMIT

6 Antal medlemmer: 2017: Ca. 150 medlemmer Formål/målsætning jfr. brugsaftale: At styrke foreningsarbejdet i Helsingør Kommune At bidrage til kommunens visions ønske om at give nem adgang til at være aktiv samt skabe unikke kulturelle oplevelser for kommunens borgere, at levende bymiljøer for besøgende At stille øvelokaler til rådighed for amatørudøvere af rytmisk musik At Elværket udgør et levende og åbent musikalsk miljø med koncerter og andre typer kulturelle arrangementer At der igennem de kulturelle aktiviteter på Elværket kan skabe netværk på tværs af kunstarter lokalt, nationalt og internationalt Brugsaftalen har i øvrigt til hensigt at skabe rammer for dialog og samarbejde mellem kommunen, bestyrelsen for foreningen Musikhusets Elværket og brugerne af musikhuset. Brugere: Lokale bands der lejer øvelokaler, optrædende bands, publikum og JAkontoret. Indvendig vedligeholdelse. Foreningen gør opmærksom på følgende ønsker: At komme med på Helsingør kommunes elektroniske dørsystem eller lignende vil være en enorm fordel i et hus som Elværket med mange brugere. Opfriskning af toiletrum er på foreningens ønskeseddel. Isolering af porten til store sal står fortsat højt på ønskesedlen. Det vil gøre store sal mere anvendelig hvis den kan varmes op og også i forhold til lydisolering, således der kan afholdes musikarrangementer også i store sal. For nuværende er det kun lille sal der er isoleret Særlige forhold som bestyrelsen ønsker at gøre opmærksom på Aktivitetsprofil: Den nye dagsorden i Elværkets bestyrelse er at åbne op for endnu mere samarbejde på tværs i Kommunen. Det har indtil videre resulteret i samarbejde med : Helsingør teater, Helsingør Cityforening, Kulturværftet, Kulturhuset Bølgen, Den internationale Højskole, Ungdomsskolen og JAKontoret. Udlejning af øvelokaler, Helsingør Festival, samarbejde med Kulturværftet / Toldkammeret. Der afholdes mange koncerter i lille sal som er lydisoleret og der arrangeres forskellige workshops. kapacitetsudnyttelse De 11 øvelokaler er fuldt bookede med i alt 25 bands. Der er 13 bands på vores interesseliste. Bemærkninger fra Bestyrelsens tiltag med foreningsadministrator er begyndt at virke

7 bestyrelsen: Særlige tiltag, ønsker, bemærkninger fra brugere, naboer, andet? KUMITs bemærkninger: efter hensigten. Alle øvelokaleopkrævninger og medlemskaber bliver nu administreret igennem vores nye system. Det giver bedre og nemmere overblik og vil på sigt lette arbejdet omkring alt det økonomiske i foreningen. Kultur og Turismeudvalgets driftsbudget til dækning af el, vand, varme, indvendig vedligeholdelse og brandsyn mv.: kr. teknisk servicemedarbejder kr. samt Helsingør Festival kr. Efter ansøgning har Kulturudvalget, af deres pulje for 2017, bevilget et honorartilskud på kr. Foreningen ansøger om et tilsvarende tilskud hos Kunstrådet til honorarstøtte Det er KUMIT s opfattelse, at Elværket spiller en væsentlig rolle for det lokale musikmiljø, og at mange unge tillægger dette sted stor betydning. Festivalen i august er med til at vise alsidighed og mangfoldighed i Helsingørs begivenhedskalender. En lyd og varmeisolering af den store sal ville give mange nye udnyttelsesmuligheder. Der optages senest den 1. januar 2018 forhandling mellem parterne om eventuel forlængelse af brugsforholdet. KUMIT afholder et årligt møde med Musikhuset Elværkets bestyrelse. Philip Læborg KTU, er udpeget som medlem til bestyrelsen. Bilag modtaget i KUMIT: Revisionsprotokollat for regnskabsår 2016, arrangementsoversigt, referat fra generalforsamling 2017, budget 2017 samt arrangementsoversigt 2017 og Espergærde Amatørscene: Beliggenhed Formand /kasserer: Brugsaftale: Tilsyn: Antal medlemmer: Formål/målsætning: Brugere: Gl. Strandvej 217 B, 3060 Espergærde Catharina Nordlindh/Lars Grubbe Der foreligger brugsaftale fra 1973 mellem Center for Økonomi og Ejendomme og Espergærde Amatørscene Foreningens bestyrelse samt Center for Økonomi og Ejendomme 44 medlemmer Arrangere og producere teaterstykker, matineer, foredrag, huse børneteatergruppe og kunstudstillinger Foreningens bestyrelse, medlemmer samt publikum, Helsingør kommunes borgere, særligt fra lokalområdet samt øvrige

8 Indvendig vedligeholdelse. Særlige forhold Aktivitetsprofil: Kapacitetsudnyttelse/ Arrangementsplan: interesserede Huset er et tidligere atelier som ikke er isoleret. Huset elopvarmes Foreningen ønsker en brugsaftale hvor huset stilles til rådighed på vilkår som de øvrige foreningshuse under KUMIT, hvilket vil sige at huset stilles til rådighed med betalt El, vand og varme. Jfr. Gældende brugsaftale skal foreningen selv betale brugsudgifter. Gennem de seneste år er udgifter til el betalt af udvalgets budget til drift af foreningshuse jfr. adm. beslutning. Se arrangementsplan nedenfor: Arrangementer 2017: Januar: Prøver til opførelse af Carl Nielsen sange, undervisning af børneteatergruppen Scenepiloterne, "Supportmøde" inspirationsaften blandt medlemmer af foreningen Februar: Undervisning børneteatergruppen Scenepiloterne Opførelse af Carl Nielsen sange, prøver på Bertholt Brechtsoare, Marts: undervisning børneteatergruppen Scenepiloterne, prøver på Bertholt Brechtsoare. Generalforsamling April: undervisning børneteatergruppen Scenepiloterne, prøver på Bertholt Brechtsoare, Gøre rentdage, medlemsmøder Maj: Kunstudstilling Kunstrunden Nordsjælland, undervisning børneteatergruppen Scenepiloterne, Juni: prøver til eventyrforestilling børneteatergruppen Scenepiloterne, Sommerfest for medlemmer Juli: Ferie August: Prøver til eventyrforestilling børneteatergruppen Scenepiloterne,

9 prøver til H.C. Andersen forestilling September: Eventyrforestilling med Scenepiloterne Prøver på Bertholt Brecht forestilling Prøver og opførelse af H.C. Andersen forestilling Oktober: Prøver på Bertholt Brecht forestilling Opførelse af Bertholt Brecht forestilling Høring til folkemøde November: Musikteaterforestilling prøver og opførelse Bestyrelsesmøder, prøver for Espergærderevyen samt Strandhavens generalforsamling Plus løbende events der opstår Bemærkninger fra brugerne Bemærkninger fra Center for Kultur og Turisme, Idræt og Medborgerskab (KUMIT): Der er ikke budget under Kulturudvalget/ Fælles Kulturelle Opgaver til Espergærde Amatørscene. Udgifter til EL er de seneste år dækket af Kultur og Turismeudvalgets budget til drift af foreningshuse med ca kr. årligt. Amatørscenen har af flere omgange søgt om etablering af et gæstetoilet i bygningen, men det er bekosteligt. Der er fundet en løsning idet Amatørscenen efter aftale med Center for Økonomi og Ejendomme har fået nøgle til de offentlige toiletter som ligger umiddelbart overfor teaterhuset, på strandgrunden. Foreningen åbner for toiletterne når de har forestillinger, således at publikum kan benytte dem i pauserne. KUMIT afholder et årligt møde med Musikhuset Elværkets bestyrelse Bilag til KUMIT: Regnskab 2016, referat fra generalforsamling samt oversigt over gennemførte aktiviteter Foreningshuset Lundegade 17 Huset / Det blå hus : Beliggenhed: Formand / kasserer: Lundegade 17, 3000 Helsingør (Lundegade 17 A Det blå hus). Huset administreres af KUMIT, Helsingør Kommunes Idrætsanlæg/lokalebooking. Brugsaftale:

10 Tilsyn: Antal medlemmer/ Brugere: Formål / målsætning: Brugere og (antal medlemmer angivet ud for hver forening): Indvendig vedl.: Særlige forhold: Aktivitetsprofil: Kapacitetsudnyttelse: KUMIT og ØE. Foreninger jfr. nedenfor. Der er både faste udlån og enkeltudlån. Huset (Det blå hus) indgår på lige vilkår med skoler og øvrige lokaler som kommunen stiller til rådighed for foreningslivet jfr. Folkeoplysningsloven. Foreninger. Se kapacitetsudnyttelsen nedenfor. Maling af vægge og slibning og lakering af gulve med jævne mellemrum. Udlån af lokaler i Huset (Det blå hus) administreres gennem Interbook under Helsingør kommunes Idrætsanlæg. Huset udlånes til foreninger jfr. Folkeoplysningsloven. Lokalebookinger nedenfor er de, der er godkendt ved fordelingsrunden til sæson 2016/2017. Faste sæsonudlån over året fordelt på lokaler: Lokale A: Mandag: kl voksenundervisning (LOF/FOF) afhængig af holdoprettelser! kl bridgeklubben Mandagsbridge. kl voksenundervisning (LOF/FOF) afhængig af holdoprettelser! Tirsdag: kl Helsingør Skakklub. Onsdag: kl voksenundervisning (LOF/FOF) og Helsingør Seniorhøjskole. Torsdag: kl voksenundervisning (LOF/FOF) afhængig af holdoprettelser! kl Bridgeklubben BK93. Fredag: kl voksenundervisning (LOF/FOF) afhængig af holdoprettelser!

11 Lokale B: Mandag: kl bridgeklubben Mandagsbridge. kl voksenundervisning (LOF/FOF). Tirsdag: kl bridgeklubben Humlebien. kl Helsingør Skakklub. Onsdag: kl voksenundervisning (LOF/FOF) kl socialt netværk for flygtninge ved Kit Jørgensen, KUMIT. Torsdag: kl voksenundervisning (Helsingør Aftenskole) kl bridgeklubben BK93. Fredag: Lokale C: Mandag: Tirsdag: voksenundervisning (LOF/FOF) Helsingør Skakklub. Onsdag: Torsdag: kl voksenundervisning (LOF/FOF). kl socialt netværk, selvhjælpsgruppen AA. Lokale D: Mandag: Tirsdag: kl Bridgeklubben Humlebien. kl Helsingør Skakklub. Onsdag:

12 Bemærkn. fra brugerne kl voksenundervisning (Helsingør Seniorhøjskole). Torsdag: Fredag: kl voksenundervisning (LOF/FOF) afhængig af holdoprettelser! Lokale H, Lundegade 17B Det gule hus : Fast udlån til foreningen TUBA efter aftale med Center for Økonomi og Ejendomme. KUMITs bemærkninger: Det er KUMIT s opfattelse, at Huset i Lundegade spiller en væsentlig rolle for den folkeoplysende virksomhed, herunder for aftenskolerne. Huset har ikke nogen brugerbestyrelse og må derfor ses mere som lokaler, der stilles til rådighed ligesom på skolerne. Der er ledige tider, men der bookes ad hoc til bl.a. interne møder og politiske foreninger. Der har længe været et behov for en opfriskning af køkkenet samt køb af nye aflåselige skabe til foreningernes brug. Det gamle køkken blev i 2016 fjernet og der blev opsat nye skabe og køkkenbord. Skabene kan aflåses med hængelås, således at foreningerne kan opbevare deres materialer. Der blev endvidere lagt nyt linoleumsgulv. Udgiften blev finansieret af opsparede driftsmidler til foreningshusene. Der er ikke adgang til WiFi og AVudstyr. Kultur og Turismeudvalgets driftsbudget til dækning af el, vand, varme, renovation, indvendig vedligeholdelse mv. er på kr. Bilag modtaget i KUMIT.