Referat af GENERALFORSAMLING for året 2012

Transkript

1 Grundejerforeningen "NY ØSTENGÅRD VILLABY" Valby 26. marts 2013 Referat af GENERALFORSAMLING for året 2012 Tid og sted: Onsdag den 20. februar 2013, kl Afsluttet ca. kl. 22:15 3B s selskabslokaler (gymnastiksalen), Vinhaven 4 Dagsorden: 1. Valg af dirigent 2. Formandens beretning 3. Regnskab & Balance 4. Indkomne forslag Bestyrelsen foreslår ændringer af vedtægter 5. Fastsættelse af kontingenter og gebyrer 6. Valg af bestyrelse 7. Eventuelt 1. Valg af dirigent Formanden (SK) bød velkommen til de ca. 25 ankomne eksl. bestyrelse. Bestyrelsen anbefalede Arne Engholm (AE)som dirigent. AE valgt. AE takkede for valget og konstaterede at generalforsamlingen var lovlig varslet. Jf. dagsordnen fik formanden ordet. 2. Formandens beretning - Søren Knudstrup (SK) indledte med at det havde været et roligt år. - SK orienterede om at Toke S Barfod har sagt jeg til at være repræsentant i projektet " Træer i folehaven. Han vil støde til senere på generalforsamlingen og kort fortælle om projektet. - SK: stille år i bestyrelsen med kun få møder. Dog har der været lidt aktivitet vedrørende vedtægtsændringer. Dette har Kjeld Strandberg (KS) benyttet en del tid grundet finanstilsynet over for bankerne har skærper nogle regler vedrørende foreninger og deres formue / økonomi Er der er formueforsikring spørger Jørgen Lundblad (JL) Humlehaven 57, dette har foreningen ikke. KS forklarer som supplerende oplysninger til formandens beretning. Hvilke krav finanstilsynet har udfærdiget til bankerne, så blandt andet hvidvasknings af penge ikke skulle være så fremkommelig. Konkret tilfælde en skrivelse fra Arbejdernes Landsbank Ikke flere kommentarer til formandens beretning 1

2 Fromandens beretning bliver taget til efterretning. 3. Regnskab & Balance -KS gennemgik tallene. Han lagde vægt på de øgede renteindtægter efter at man havde ændret på kontotyper og fordelt over flere banker. Dette var en af grundene til at han valgte at stille op som kasserer og mener nu at det er et fornuftigt niveau i forhold til tiden og foreningens formue. -Foreningens midler er fordelt over flere banker så grænsen på de ca ikke overskrides, så der er sikkerhed mod eventuelle bankkrak. -Der er blevet fejet sne 7 gange ind til videre denne vintersæson. Foreningen betaler et fast beløb, som køres af løbende, og betaler yderligere hvis det faste beløb ikke slår til. -En renovering af en sunket brønd koster ca , og der er i foreningen det sidste år udfærdiget arbejde på 3 brønde der har været sunket. -Restancer udmunder i 2 forskellige restancer hvor den ene bliver tilbageholdt af en advokat, da boet endnu ikke helt er gjort op. Der er rejst en fogedsag, men det vurderes at pengene nok ikke kommer ind. Spørgsmål til punktet regnskab og balance. -Sahid Kirsebærhaven: Hvad udgifter til EDB. KS svarer at en del af udgiften ligger i girokort. Sahid opfordre at flere tilmelder sig til BS ordningen, da dette vil sparer foreningen for nogle penge -Sahid : Er hensætninger på kroner nok til kommende renoveringer. Formanden svarer at dette beløb var det der skulle benyttes for renovering da man regnede på det for år tilbage. Foreningen kender ikke mulige kommende krav fra Københavns Kommune. Det vurderes i bestyrelsen, at det nuværende beløb rent erfaringsmæssig er passende. KS : Bestyrelsen er enige om at de mere tiltrængte arealer gennemgår en større renovering, frem for små reparationer og lappeløsninger, da dette i længden er det mest økonomiske. Naturligvis bliver der også taget hånd om pludselige opståede skader Kasseren henstiller igen til at der holdes øje med flisesætninger generelt, hvis der kommer større lastbiler, så den enkelte grundejer eventuel kan videresende regningen. Hold øje med hvad der sker, og tag evt. billeder hvis der er muligt med kamera eller telefon af de enkelte episoder, så de rette kommer til at betale. Det er triste penge at skulle betale af vores fælles kasse JL: Er der erfaringer med at kunne komme med krav til enkelte parceller? KS: Uden billeder bliver det svært, de fleste prøver at løbe fra ansvaret Golrokh Humlehaven 53. Der er svært at komme til at parkere lovlig, så der kan komme en lastbil forbi. KS: Det er ikke tilladt at parkere på det stykke asfalt ved siden af fortovet, og hvis ikke folk benytter deres indkørsel, bør men tage hensyn til at der kan komme store biler forbi, når man parkere på vejen. Bjarne Urtehaven 48B. Har der været et budget fremsendt tidligere for renoveringsprojekter. Dette kunne være et ønske fremadrettet. KS: Nej det har der ikke, og ligeledes er der få store poster, som der kan være svært at udfærdige et budget for. 2

3 JL: Ønske om at bestyrelsen overvejer at afsætte penge til at renovere fortov og stensætning. Har bestyrelsen en fremadrettet plan for dette, da det flere steder er tiltrængt. KS: Der vil først på sæsonen blive runderet i området af fagkyndige folk, der både vil kigge på veje og fortov. Regnskabet blev enstemmigt godkendt. 4. Indkomne forslag Bestyrelsen havde ikke modtaget nogle forslag ude fra, men havde fremsendt med indkaldelsen et forslag til ændringer af vedtægterne 6 og 7. Dirigenten AE orienterer fra start, at der ikke kan vedtages en vedtægtsændring grundet manglende fremmøde. Jf. vedtægterne skal der indkaldes til en ekstraordinær generalforsamling med mindst 14 dages varsel. KS gennemgik og argumenterede for der kommende forslag. Ændringen skyldes den nuværende ikke er tidsvarende, og ligeledes påtaler fra Finanstilsynet til flere banker, her i bland Arbejdernes Landsbank Kjeld kommenterer Jørgens forslag vedr. en kassererpost. Generelt kom der under dette punkt rigtig mange kommentarer og spørgsmål til det fra bestyrelsen fermsendt forslag. Referent BA notere løsligt en del af kommentarerne og de væsentlige er med i referatet. Efter længe tids dialog bliver der mellem forsamlingen enighed om, at der inden generalforsamlingen er slut, skal forlægge et nyt oplæg til en vedtægtsændring, stort set færdigformuleret, som der så skal fremsættes på en ekstraordinær generalforsamling. Der kommer en del forslag til formulering og udfærdigelse af de 2 paragraffer fra salen, hvilket bliver noteret og sat sammen, så der kan dannes et samlet overblik. JL: Fremlægger en mulig formulering til et eventuel kommende forslag som erstatning for der omdelte. Dette forslag drøfter bestyrelsen under den korte pause, og BW fra bestyrelsen læser dette på efterfølgende. Der var en del diskussion om de forskellige formuleringer i de kommende ændringer. En del af diskussion går på hvordan en bestyrelse vælges og hvorledes hvordan de konstitueres sig. Ligeledes er der også forskellige opfattelser af hvordan vores vedtægter i 14 skal læses. Formanden foreslår at der kommer nogle eksperter til at se på vedtægtsændringerne. Det foreslås at referatet kommer med ud sammen med indkaldelsen til den ekstraordinære så alle kan få et lille indblik i den diskussion der har været på den ordinere generalforsamling. Ordstyrer AE siger at der ikke kommer en afstemning om vedtægtsændringer. Dette er flere fra salen og dele af bestyrelsen ikke enige i. 3

4 KORT PAUSE Bestyrelsen har efter kort pause og med input fra de fremmødte tænkt over formuleringen og kommer med et ændringsforslag til det omdelte med følgende formulering som oplæses af BW fra bestyrelsen Bestyrelse 6 Foreningens bestyrelse består af formand, kasserer og 3 bestyrelsesmedlemmer, der vælges af generalforsamlingen for 2 år ad gangen, således at formand og 1 bestyrelsesmedlem afgår lige årstal, medens kasserer og 2 bestyrelsesmedlemmer afgår på ulige årstal. Der vælges hvert år 2 suppleanter til bestyrelsen. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden og vælger af sin midte en sekretær. Bestyrelsen kan meddele prokura til formand eller kasserer. Til at revidere foreningens regnskab vælges af generalforsamlingen 2 revisorer, der afgår skiftevis hvert år, samt 1 suppleant. Såfremt formand eller kasserer ved fratrædelse eller sygdom må overlade hvervet til en konstitueret formand eller kasserer, er det bestyrelsen som træffer denne beslutning blandt sin midte og meddeler prokura til den/de konstituere, som så vælges på førstkommende ordinære generalforsamling. Såvel bestyrelsesmedlemmer som revisor kan genvælges. Regnskab 7 Regnskabsåret går fra 1. januar til 31. december. Foreningen tegnes af formand og kasserer i foreningen. Ved optagelse af lån tegnes foreningen af den samlede bestyrelse. Af kontingentindtægterne afholdes udgifter, som efter bestyrelsens skøn må antages at være i medlemmernes interesse samt udgifter, som er vedtaget af generalforsamlingen. Foreningens midler indsættes i et pengeinstitut. Kassereren fører regnskab over indtægter og udgifter. Dette varetages via netbank. Kassereren kan alene disponere over foreningens driftskonto. Maksimalt indestående på driftskontoen fastsættes hvert år af generalforsamlingen. Det er revisorernes pligt at revidere regnskabet mindst 1 gang årligt. Det reviderede regnskab forelægges på den ordinære generalforsamling. Sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen udsendes en oversigt over regnskabet. Den nye formulering kommer til en afstemning i aften, for at få en tilkendegivelse af, om bestyrelsen skal gå videre til den ekstraordinære generalforsamling. Dirigenten AE trækker midlertidig sit kandidatur men afstemningen foregår, da han er uenig i måden på proceduren, og han mener at dirigenten har lov til an nægte en afstemning. HH tager over som dirigent og BW læser det kommende forslag op der skal stemmes om. 19 stemmer for 1 imod Denne afstemning vendes lige med en jurist for at for verificeret at denne afstemning er lovlig 4

5 Punktet om vedtægtsændringer afsluttes. AE tiltræder igen som ordstyer Toke S Barfod Blommehaven 41 kom og orienterede kort om projektet træer i Folehaven og aflagde et stykke papir. Punkt 5. Ad. 5: Fastsættelser af kontingenter og gebyrer Vejudgifter 2012 = ,25 kr. Opsparing, fastlagt ved generalforsamling 2005 = ,00 kr. Samlet vejbidrag = ,25 kr. (Fordelt på m² = 1,9549 kr./m²) Administrationsudgifter = ,10 kr. (Fordelt på m² = 0, 2689 kr./m²) Samlet kontingent vej / adm. 2012: = 2,2238 kr./ m² Snerydningsudgifter Rykkergebyrer Indmeldingsgebyr Honorarkrav til ejendomsmæglere = 65,56 kr./parcel = 100,00 kr. = 500,00 kr. = 400,00 kr. Punktet enstemmigt vedtaget 6. Valg af bestyrelse Formand Søren Knudstrup Ikke på valg Kasserer Kjeld Strandberg På valg (modtager genvalg) Bestyrelsesmedlem Hans-Henrik Martinussen På valg (modtager genvalg) Bestyrelsesmedlem Brian Westermann Ikke på valg Bestyrelsesmedlem Brian Adamsen På valg (modtager genvalg) Suppleant Søren Gudbjerg På valg (modtager genvalg) Suppleant Carsten Thomassen På valg (modtager genvalg) Revisor Rene Jensen Ikke på valg Revisor Torben Lange På valg (modtager genvalg) Revisor suppleant Arne Engholm Pedersen På valg (modtager genvalg) Ovenstående personer valg uden modkandidater Bestyrelsen og revisorerne er derefter. Formand Søren Knudstrup 5

6 Kasserer Bestyrelsesmedlem Bestyrelsesmedlem Bestyrelsesmedlem Suppleant: Suppleant: Revisor: Revisor: Revisorsuppleant: Kjeld Strandberg Hans-Henrik Martinussen Brian Westermann Brian Adamsen Søren Gudbjerg Carsten Thomassen Rene Jensen Torben Lange Arne Engholm Pedersen 7. Eventuelt Thomas Englodden 8 roser mødet, og ønsker at tankerne bag eventuelle forslag kunne fremlægges / omsendes, så man får en fornemmelse af hvad der lægger til grund for tankerne, dette kunne give et indblik for folk uden for bestyrelsen. AE spørger til et areal for en mulig genbrugsstation som har været på tale at foreslå i vores grundejerforening. Hvad der vides bliver den nuværende genbrugsstation på Kulbanevej bevaret jf. en ny beliggenhed af den kommende godsbane til Køge. Bjarne Urtehaven kommer med en enkelt kommentar til snerydningen, og ligeledes påtaler han der er et hul i asfalten på Urtehavn nær Blommehaven. Bestyrelsen vil tage forbi for at besigtige, om hullet er på vores del af vejen, da vi her deler med en anden grundejerforening. Formanden takkede for god og konstruktiv og meget aktiv generalforsamling. Ordstyreren takkede for god ro og orden. SK takkede for fremmødet og ser frem til et godt år i foreningen. Referent: Brian Adamsen Med venlig hilsen Formand Søren S. Knudstrup Urtehaven Valby tlf: formand@nyostengaard.dk kasserer@nyostengaard.dk 6