Fremtidsmodel - for samspillet mellem BBR og ejendomsvurderingen

Transkript

1 Fremtidsmodel - for samspillet mellem BBR og ejendomsvurderingen BBR-programmet - til understøttelse af ejendomsvurderingen BBR-programmet Version oktober 2015

2 Indhold 1. INDLEDNING IDENTIFICEREDE TILPASNINGSBEHOV FOR BBR IFT. EJENDOMSVURDERINGEN SYSTEMLANDSKABET FOR BBR OG EJENDOMSVURDERINGEN UDVIKLINGSPUNKTER FOR BBR-SYSTEMET FSVA. FUNKTIONALITET OG HOVEDPROCESSER 5 5. AFRUNDING Indledning Skatteministeriet (SKM) skal gennem Implementeringscenter for ejendomsvurdering (ICE) udvikle og implementere et nyt ejendomsvurderingssystem. Den første vurdering for ejerboliger skal gennemføres i 2017 og den første vurdering af erhvervsejendomme skal gennemføres i Det nye system skal være datadrevet, dvs. så vidt muligt hvile på et objektivt grundlag. En af de væsentligste kilder til faktuel information om de fysiske forhold på ejendomme er Bygnings- og Boligregistret (BBR). SKAT Ejendom er national myndighed for BBR, og registret drives i et samarbejde med kommunerne, der varetager ajourføringen af registrets oplysninger. I det efterfølgende benyttes betegnelserne BBR-myndigheden hhv. ejendomsvurderingsmyndigheden for tydeligt at skelne de to forvaltningsopgaver fra hinanden. Der er identificeret en nogle områder, hvor der er behov for at BBR-systemet tilpasses de behov det nye ejendomsvurderingssystem har. Dette notat beskriver: - De identificerede tilpasningsbehov for BBR-systemet ift. ejendomsvurderingen - De overordnede sammenhænge (dvs. systemlandskabet), som BBR skal indgå i ifm. ejendomsvurderingen - Udviklingspunkter for tilpasning i BBR-systemet fsva. funktionalitet og hovedprocesser Formålet med dette notat er at beskrive den situation - fremtidsmodellen eller to be - som skal etableres for at kunne understøtte det nye ejendomsvurderingssystem. Sigtet er at alle, der er involveret i eller på anden vis har interesse for emnet, får mulighed for at få et overblik over det arbejde der skal udføres ifm. anvendelse af BBR, OIS 1 mm. i det nye ejendomsvurderingssystem fsva. funktionalitet og arbejdsgange. 1 BBR-myndigheden er iht. BBR-loven forpligtiget til at stille ejendomsdata til rådighed for alle offentlige og private anvendere på en enkel og sikker måde, herunder til brug for ejendomsvurderingen. Det sker via den Offentlige InformationsServer (OIS). Fremtidsmodel for BBR-programmet Side 1

3 2. Identificerede tilpasningsbehov for BBR ift. ejendomsvurderingen Ifm. udvikling af det nye ejendomsvurderingssystem er der behov for at få udført en række tilpasninger i BBR-systemet, som kan sikre at BBR er afstemt med ejendomsvurderingen ift. dataindhold, funktionalitet og arbejdsgange. Behovene vedrører i overskrifter: 1. Digital indberetning af ændringer i BBR-oplysninger fra ejere af ejendomme 2. Koordinerede arbejdsgange mellem de involverede myndigheder ifm. opdatering mm. af BBR 3. Mulighed for at gennemføre berigtigelse af BBR-data før en ejendomsvurdering 4. Sikker dataleverance af BBR-data via OIS 5. Forbedret registrering af bygninger til erhverv, landbrug og skovbrug i BBR 6. Forstærket indsat ifm. analyse og kontrol Punkt 1 vedrører etablering af ny funktionalitet, der kan sikre ejere af ejendomme digitalt let kan indberette retvisende bygnings- og boligoplysninger til BBR. Ejerne har oplysningspligt iht. BBR-loven. Punkt 2 til 4 vedrører trimning af hovedprocesserne ifm. at få data ind og ud af BBR. Punkt 5 vedrører etablering af et forbedret grundlag for registrering af bygninger til erhverv, landbrug og skovbrug i BBR. Punkt 6 vedrører en vedvarende og forstærket analyse- og kontrolindsats for at sikre at oplysningerne i BBR er retvisende. Da dette notat fokuserer på funktionalitet og hovedprocesser vedrører det derfor alene pind 1-4. I den sammenhæng skal det også bemærkes at alle ejendomstyper behandles under ét i notatet, fordi det grundlæggende er samme funktionalitet og processer der anvendes. I praksis er der visse indholdsmæssige forskelle afhængigt af ejendomstyper, eksempelvis mellem erhverv og bolig. 3. Systemlandskabet for BBR og ejendomsvurderingen BBR er et moderne register opbygget efter tidssvarende principper for it-arkitektur, datastruktur med tilhørende processer for kontrol, ajourføring mm. Grundlæggende har BBR således et godt udgangspunkt for at kunne indgå et operationelt samarbejde med ejendomsvurderingen om dataindhold, registrering, ajourføring samt analyser og kontrol. Dette er illustreret i figur 1, som viser det systemlandskab, som kan sikre sammenhæng mellem BBR og ejendomsvurderingen via digitalt understøttede processer. BBR-myndigheden er sammen med kommunerne ansvarlige for alle elementer og processer i det nuværende BBR-system (jf. BBR-loven). De grønne figurelementer er dem, BBR-myndigheden er ansvarlige for og de grå er dem kommunerne, er ansvarlige for. Stort set alle elementer og processerne i og mellem BBR-myndigheder og kommunerne findes i dag. Det gælder dog ikke en digitalt understøttet indberetning af ændringer til BBR via den hovedproces, der i figur går fra ejer over BBR ret online til BBR s inddataboks, hvor en kommunal medarbejder sikrer den endelige registrering i BBR. Fremtidsmodel for BBR-programmet Side 2

4 Ejer Ejendom Ejendomsvurderingsmyndigheden Ejendomsvurdering Berigtigelse af data fra BBR Indsigelser vedr. BBR EV analyse EV db SKAT tastselv BBR-myndigheden BBR analyse OIS Udover BBR indeholder OIS data fra ESR, SVUR, DAR, Matriklen og PlansystemDK BBR kontrol BBR Ret BBR online Kommune BBR inddataboks Medarb. Anden indberetning til BBR Indberetning til BBR via byggesager Kommunal hjemmeside Figur 1. Illustration af det systemlandskab for BBR og ejendomsvurderingen (to be) Anmærkning. - Figurelementer med blå fyldning illustrerer det ejendomsvurderingsmyndigheden er ansvarlig for - Figurelementer med grøn fyldning illustrerer det BBR-myndigheden er ansvarlig for - Figurelementer med grå fyldning illustrerer det kommunerne er ansvarlig for - illustrere det SKM er ansvarlig for Fremtidsmodel for BBR-programmet Side 3

5 Hovedprocesserne i BBR-systemet kan beskrives således: - Registrering: Kommunerne er registerførere og registrerer med få undtagelser alle oplysninger i BBR. Den væsentligste kilde til information er byggesagsbehandlingen, men indberetning kommer også til kommunerne ad andre kanaler. Der er i efteråret 2015 igangsat et arbejde med at udvikle en generel inddataboks til BBR, der er en afgørende forudsætning for at der kan etableres en effektiv digital indberetning til BBR. - Digital indberetning: Det skal etableres en ny funktionalitet, der giver ejere af ejendomme mulighed for digitalt at indberette bygnings- og boligoplysninger til BBR. Den ret BBR online løsning, der er behov for til ejendomsvurderingen, vil formentlig have en så generel karakter at den også kan anvendes til andre almindelige indberetninger fra ejerne. Der er i efteråret 2015 igangsat et arbejde med at udvikle en Ret BBR online løsning, der også er en afgørende forudsætning for, at der kan etableres en effektiv digital indberetning til BBR. Ret BBR online skal kunne tilgås der, hvor det er naturligt for brugerne/ejerne. Udover den ejendomsinformationsportal, der er knyttet til BBR og OIS, vil det være ifm. SKAT s tastselv og formentlig også via kommunernes hjemmesider. Arkitekturen for BBR-systemet er opbygget således at der kan etableres flere digitale indberetningskanaler ud fra de konkrete behov. Der vil eksempelvis også med fordel kunne udvikles en digital indberetningsløsning til håndtering at de ændringer, som byggesagsbehandlingen i kommunerne udløser. Dette er dog ikke en del af de tilpasningsbehov, der følger af det nye ejendomsvurderingssystem. - Datadistribution: BBR-data distribueres via OIS og gennem åbne snitflader. OIS er hovedkanalen, som allerede benyttes ifm. den nuværende ejendomsvurdering. Ejendomsvurderingsmyndigheden vil hente BBR-data fra OIS og BBR-myndigheden har således en opgave med at sikre, at OIS opretholdes som en sikker leverancekanal til ejendomsvurderingen 2. Da ejendomsvurderingsmyndigheden etablerer egen database til brug for ejendomsvurderingen, vil der i udgangspunktet være tale om almindelige tilpasninger i OIS s dataleverance med mindre OIS også skal anvendes til andre formål. Det kunne eksempelvis være ifm. ejendomsidentifikation ved overgang fra ESR s ejendomsnummer til det nye BFE-nummer, som implementeres via grunddataprogrammet og evt. implementering en ny vurderingsejendomsidentifikation, som vurderingsmyndigheden vil være ansvarlig for. - Ajourføring: Kommunerne ajourfører løbende BBR i takt med, at de bliver bekendt med behovet herfor på de enkelte ejendomme. Kommunerne er forpligtiget til at ajourføre BBR indenfor 10 hverdage efter, at ændringsoplysninger er modtaget. Ændringsoplysninger kan komme fra byggesager, henvendelser fra ejere om ændringer, fejlister fra BBR-myndighedens løbende kontrol eller fra kommunernes egen indsats. Alle ændringer vil fremadrettet tilgå kommunernes registerførere via den kommende inddataboks, som vil stille funktionalitet til rådighed så den endelige godkendelse kan ske via digitalt understøttede processer. 2 Ift. den nye Datafordeler, der vil blive etableres under Grunddataprogrammet, er det forventningen at det vil blive muligt at flytte driften af OIS til Datafordeleren efter at grunddataregistrene (herunder BBR) er etableret og idriftsat på Datafordeleren i Dette ændrer imidlertid ikke ved, at ejendomsvurderingen fortsat kan benytte OIS i driftssituationen, idet det forudsættes at OIS flyttes med sammen dataindhold og funktionalitet. Herudover vil der være paralleldrift i en periode mellem det nuværende OIS og det OIS, som måtte blive drevet via Datafordeleren. Fremtidsmodel for BBR-programmet Side 4

6 - Analyse, kontrol og tilsyn: BBR-myndighedens kontrol og tilsynsindsats består af løbende landsdækkende (logiske) kontrol med tilhørende fejlretning af dataindhold via kommuner, ordinære tilsyn i udvalgte kommuner på baggrund af forskellige tekniske analyser samt tilsynsbesøg i udvalgte kommuner. Generelt er kommunerne gode til at rette forelagte fejl og undersøge potentielle fejl eller uhensigtsmæssige registreringer, men der er variationer i indsatsen. BBR-myndigheden vil i samarbejde med ejendomsvurderingsmyndigheden tilpasse kontrol og tilsyn iht. ejendomsvurderingens behov. Dette forventes bl.a. at kunne ske på baggrund af en generel forstærket og koordineret indsats i ejendomsvurderingsmyndigheden og BBR-myndigheden. Ejendomsvurderingens systemelementer er illustreret ved de blå figurelementerne i figur 1. Ejendomsvurderingen opbygger en database med en kopi af de data, som kommer til at indgå i ejendomsvurderingen (i figuren betegnet som EV db ) ligesom ejendomsvurderingsmyndigheden vil have en selvstændig kapacitet til at analysere af data fra BBR og andre datakilder ifm. ejendomsvurderingen (i figuren betegnet som EV analyse ). Ejendomsvurderingsmyndighedens interne datahåndtering, processer mm. beskrives ikke yderligere i dette notat. Tilsvarende gælder selve værdiansættelsen af ejendommene (i figuren betegnet som ejendomsvurderingen ). 4. Udviklingspunkter for BBR-systemet fsva. funktionalitet og hovedprocesser Udviklingspunkterne for tilpasning i BBR-systemet fsva. funktionalitet og hovedprocesser er illustreret i figur 2 ved røde stiplede markeringer, som er nummereret. De problemstillinger og opgaver, som knytter sig til udviklingspunkterne, er beskrevet nedenfor med reference til figuren. Den væsentligste hovedproces, hvor der skal ske udvikling ift. ejendomsvurderingen, er den der går fra - 1a: ejendomsejeres digitale indberetning/indtastning af ændrede oplysninger til BBR som - 1d og 1c: evt. indtastes via en distribueret brugerflade, som SKAT og kommunerne placerer på deres hjemmesider, hvorefter - 1b: ændringsoplysningerne håndteres og videregives til BBR s inddataboks. Konkret skal der udvikles en digital brugerfalde (1a), som gør det nemt for ejere af ejendomme at indberette ændringer til BBR. Billedligt talt kan den nye BBR-brugerflade sammenlignes med den SKAT har til brug for rettelser af årsopgørelser mm. via SKAT tastselv. BBR-systemet er imidlertid mere anonymt i folks bevidsthed og derfor vil BBR-brugerfladen blive søgt udformet så den kan distribueres til de steder brugerne naturligt vil have et behov for at tilgå denne. Her tænkes i første omgang på SKAT s (1c) og kommunernes (1d) hjemmesider, men også borger.dk og virk.dk er relevante. Når ejendomsejerne har indtastet deres ændringer til BBR via brugerfalden skal den funktionalitet som indbygges i ret BBR online (1d) sikre en systematisk videregivelse til BBR s inddataboks, som betjenes af registerførere i kommunerne. Udviklingen af inddatabokssen sker som led i den allerede planlagte udvikling af BBR-systemet, men er som nævnt i afsnit 3 en afgørende forudsætning for at der kan etableres en effektiv digital indberetning til BBR. Da inddataboksen ikke er et udviklingspunkt ift. ejendomsvurderingen behandles emnet ikke yderligere, jf. formålet med dette notat. Herudover er der to processer, hvor der skal ske udvikling ift. ejendomsvurderingen. De vedrører: - 2: Ejendomsvurderingsmyndigheden har behov for at ejendomsejere berigtiger de BBR-oplysninger, der er indsamlet som grundlag for værdiansættelsen, inden selve ejendomsvurderingen gennemføres. Det skal afklares nærmere om for henvendelsen til ejendomsejerne mest hensigtsmæssigt gennemføres af ejendomsvurderingsmyndigheden alene eller om BBR-systemet skal involveres. Billedligt talt kan berigtigelsesprocessen sammenlignes med den SKAT har ved udsendelse af forskudsopgørelsen ifm. indkomstskatten. Fremtidsmodel for BBR-programmet Side 5

7 1a Ejer Ejendom Ejendomsvurderingsmyndigheden Berigtigelse af data fra BBR 2 Ejendomsvurdering Indsigelser vedr. BBR 3 EV analyse EV db SKAT tastselv 1c BBR-myndigheden BBR analyse OIS Udover BBR indeholder OIS data fra ESR, SVUR, DAR, Matriklen og PlansystemDK BBR kontrol BBR Ret BBR online 1d Kommune BBR inddataboks Medarb. 1b Anden indberetning til BBR Indberetning til BBR via byggesager Kommunal hjemmeside Figur 2. Udviklingspunkter i systemlandskabet for BBR og ejendomsvurderingen fsva. funktionalitet og hovedprocesser Anmærkning. - De røde stiplede bokse viser hvor der skal ske særlige tilpasninger mht. funktionalitet og hovedprocesser i med udgangspunkt i ejendomsvurderingens behov. Numrene refererer til beskrivelser til hovedteksten. for - Figurelementer med grøn fyldning illustrere det MBBL er ansvarlig for Fremtidsmodel for BBR-programmet Side 6

8 - 3: SKAT forventer i et vist omfang at modtage klager over ejendomsvurderingen, når denne er meddelt ejerne, herunder indsigelse ift. de BBR-data som er en del af beregningsgrundlaget. Der vil formentlig være hensigtsmæssigt at etablere en procedure, hvor ejendomsvurderingsmyndigheden på sikker vis kan videreformidle indsigelserne vedrørende BBR-oplysninger til BBR-systemet. Dette er illustreret ved en tilkobling til den ovenfor beskrevne proces ifm. ret BBR online. I afsnit 2 er der også nævnt behovet for en sikker dataleverance af BBR-data via OIS, forbedret registrering af erhvervsbygninger i BBR samt en forstærket indsat ifm. analyse og kontrol af oplysningerne i BBR. For dataleverancer fra OIS er der i udgangspunktet tale om justeringer i det eksisterende system, som ikke behandles yderligere i dette notat. OIS skal imidlertid på et generelt plan løse opgaven med at sikre alle brugere (offentlige og private) kan overgå til den nye ejendomsidentifikation (BFE-nr.), når ESR s ejendomsnummer udfases ifm. arbejdet i grunddataprogrammet, og den nye datafordeler implementeres trinvist. Ejendomsvurderingsmyndigheden står overfor for samme problematik og har mulighed for at lade OIS håndterer problematikken helt eller delvis. Mht. arbejdet med registrering af erhvervsbygninger hhv. analyse og kontrol af oplysningerne i BBR er der tale om opgaver af en mere indholdsmæssig karakter, der jf. formålet med dette notat ikke behandles yderligere. Selve indberetningen af data om erhvervsbygninger vil dog forudsætte, at processer og arbejdsgange, der udvikles ifm. inddataboks og ret BBR online også kan anvendes ifm. hermed. 5. Afrunding Denne korte beskrivelsen af fremtidsmodellen for samspillet mellem BBR og ejendomsvurderingen har som indledningsvist nævnt til formål at give et overblik over det arbejde, der skal udføres ifm. anvendelse af BBR-data i det nye ejendomsvurderingssystem fsva. funktionalitet og arbejdsgange. Problemstillinger er at finde løsninger, der er tilfredsstillende for ejendomsvurderingen, og som samtidig lever op til de generelle krav, der er til BBR som et autoritativt grunddataregister i den fællesoffentlige infrastruktur. Løsningerne skal findes i et samarbejde mellem de involverede myndigheder, hvor kommunerne som registerfører for BBR har en særlig rolle. Fremtidsmodellen er i dette notat beskrevet på et konceptuelt niveau. Når de faglige afklaringer er gennemført og det grundlæggende design fastlagt i BBR-programmets projekter, vil fremtidsmodellen blive suppleret med en mere operationel beskrivelse af systemlandskabet for samspillet mellem BBR og ejendomsvurderingen. Revisionshistorik for fremtidsmodel Oprettet af Version Dato Status SRU Sendt til ICE mhp. forberedelse af styregruppemøde. SRU Sendt til styregruppen efter aftale med ICE. Ingen ændringer. Fremtidsmodel for BBR-programmet Side 7