BBR-tilsynsrapport for Frederiksberg Kommune

Transkript

1 BBR-tilsynsrapport for Frederiksberg Kommune Erhvervs- og Byggestyrelsen December 2009, j.nr. 09/00155

2 BBR-tilsynsrapport for Frederiksberg kommune Indholdsfortegnelse BBR-tilsynsrapport for Frederiksberg kommune... 1 Indholdsfortegnelse Resumé Indledning og formål med tilsyn Datakvalitet Kvalitetskontrol af BBR data Kontrol af logiske sammenhænge i BBR Kontrol af sammenhænge mellem BBR og kommunens bygningskort Kontrol af sammenhænge mellem BBR og forsyningsplaner Anbefalinger til datakvalitetsløft Administration Ressourcer til løsning af BBR-opgaven Tilsynsmyndighedens bemærkninger BBR-opgavens tværgående og økonomiske betydning Tilsynsmyndighedens bemærkninger Sagsbehandling BBR ajourføringsprocessen Tilsynsmyndighedens bemærkninger Datakontroller i forbindelse med sagsbehandlingen Tilsynsmyndighedens bemærkninger Kommunens kommunikation med ejerne Tilsynsmyndighedens bemærkninger

3 1 Resumé Erhvervs- og Byggestyrelsen har i forbindelse med tilsynet i Frederiksberg Kommune udført en række kvalitetskontroller på kommunens BBR-data. Ved de generelle logiske registerkontroller har Erhvervs- og Byggestyrelsen ikke konstateret fejl i de logiske kontroller, da Frederiksberg Kommune har rettet de påviste fejl, der blev udsendt i juni måned På kontroltidspunktet havde Frederiksberg Kommune 71 enfamiliehuse uden kælder og ingen af disse var behæftet med fejl i arealligningen. Dette er under gennemsnittet sammenlignet med landets øvrige kommuner, men det lave antal af enfamilieshuse i kommunen skal tages i betragtning her. Det konkluderes på denne baggrund, at kvaliteten af kommunens BBRdata efter de nævnte fejlrettelser er foretaget ligger over det landsgennemsnitlige niveau, men det bemærkes samtidig, at Frederiksberg Kommune er en atypisk kommune sammenlignet med andre kommuner, da kommunens bygninger primært er lejlighedsbyggeri, eller andet byggeri i flere etager. Dette har haft betydning for resultaterne af kontrollerne. Erhvervs- og Byggestyrelsen anbefaler at BBR-registerføreren eventuelt sammen med en GIS-medarbejder fremover foretager den type analyser, der blev fremvist på tilsynsbesøget, med henblik på fejlsøgning i BBR. Generelt anbefales det, at kommunen af egen drift fremover opsøger og retter fejl i registret. Det er Erhvervs- og Byggestyrelsens opfattelse, at Frederiksberg Kommune har gennemført et meget grundigt arbejdsproces-analysearbejde af BBR-opgaven, som har givet kommunen et væsentligt og tidssvarende overblik over opgaveløsningen. Det gælder ajourføringen af registret, sammenhængene mellem BBR og byggesagsbehandlingsprocesserne, samt de interne kommunaløkonomiske sammenhænge. Fremadrettet anbefaler styrelsen at fastholde dette fokus og udviklingspotentiale. 2

4 2 Indledning og formål med tilsyn Denne tilsynsrapport vedrører ajourføringen af Frederiksberg Kommunes data i Bygnings- og Boligregistret (BBR). Erhvervs- og Byggestyrelsen aflagde som tilsynsmyndighed på BBRområdet et tilsynsbesøg i Frederiksberg Kommune den 10. september Det overordnede formål med tilsynet er at undersøge kommunens føring af BBR, samt kommunens indsats med rettidig indberetning og opfølgning på oplysninger i BBR (jf. BBR-lovens 3, stk. 3). Erhvervs- og Byggestyrelsen har haft dialog med kommunen om at skabe et overblik over BBR-opgaveløsningen i kommunen, for at vurdere mulighederne for at forbedre den aktuelle administration af - og datakvalitet i BBR. Erhvervs- og Byggestyrelsen har ved dette tilsyn valgt at fokusere på kontol af oplysninger i BBR, som giver et billede af datakvaliteten i Frederiksberg Kommunes BBR-data. Der er imidlertid ikke tale om en fuldstændig gennemgang af kommunens data, idet Erhvervs- og Byggestyrelsen forventer, at kommunen af egen drift sikrer, at registreringen i BBR har den fornødne kvalitet (jf. BBR-lovens 3, stk. 1). Tilsynet omfattede herudover en gennemgang af kommunens håndtering af den administrative del af BBR-opgaven, herunder hvorledes kommunen sikrer rettidig indberetning af alle byggesager. Som tilsynsførende myndighed afgiver Erhvervs- og Byggestyrelsen bemærkninger og eventuelle anbefalinger om arbejdsgange, samt metoder til forbedring af datakvaliteten. Erhvervs- og Byggestyrelsen gør rede for en række kommunale incitamenter til at øge opmærksomheden på BBRopgaven. Erhvervs- og Byggestyrelsens bemærkninger tager udgangspunkt i dataanalyser og samtaler om opgaveløsningen ved Erhvervs- og Byggestyrelsens tilsynsbesøg i kommunen. 3

5 3 Datakvalitet 3.1 Kvalitetskontrol af BBR data Erhvervs- og Byggestyrelsen har i forbindelse med tilsynet i Frederiksberg Kommune udført en række kvalitetskontroller på kommunens BBR-data. Frederiksberg Kommune er en atypisk kommune sammenlignet med andre da kommunens bygninger primært er lejlighedsbyggeri, eller andet byggeri i flere etager. Dette har haft betydning for resultaterne af kontrollerne. Der er dels udført analyser, hvor logiske sammenhænge i registret er testet, i form af interne valideringer. Herudover er der udført en sammenligning af de registrerede arealer i BBR og det tekniske bygningskort. Der er ikke foretaget en sammenligning af forsyningsplaner og de registrerede oplysninger i BBR, da Frederiksberg Kommune er fuldt udbygget forsyningsmæssigt. Resultaterne af analyserne og de bagvedliggende metoder er gennemgået med kommunen på tilsynsbesøget Kontrol af logiske sammenhænge i BBR Fejllisterne for de 88 logiske kontroller blev sidste gang udsendt i juni måned 2008 til alle kommuner. Der er ved tilsynsbesøget taget udgangspunkt i det antal fejl, der blev fundet på tidspunktet for tilsynet. Erhvervs- og Byggestyrelsen har ikke konstateret nogen fejl i de generelle logiske registerkontroller, og kommunen har dermed rettet alle de påviste fejl, der blev udsendt i juni måned Erhvervs- og Byggestyrelsen har også kontrolleret sammenhængen imellem arealerne på enfamiliehuse uden kælder i Frederiksberg Kommune. Sammenhængen er kontrolleret med udgangspunkt i arealligningen, der beskriver en matematisk sammenhæng imellem bygningens arealer i BBR. Arealligningen er beskrevet i afsnit i BBR instruksen. På kontroltidspunktet havde Frederiksberg Kommune 71 enfamiliehuse uden kælder og ingen af disse var behæftet med fejl i arealligningen. Dette er under gennemsnittet sammenlignet med landets øvrige kommuner, men det lave antal af enfamilieshuse i kommunen skal tages i betragtning her. Frederiksberg Kommune udfører ikke selv kontrol af de logiske sammenhænge i registret, i form af interne valideringer af kommunens BBR-data. 4

6 3.1.2 Kontrol af sammenhænge mellem BBR og kommunens bygningskort Erhvervs- og Byggestyrelsen har sammenlignet det bebyggede areal i BBR med bygningsarealet i Frederiksberg Kommunes tekniske kort. Ved tilsynsbesøget viste det sig at Frederiksberg Kommunes bygningskort er baseret på terrestrisk opmåling, hvilket der ikke var blevet taget hensyn til i forbindelse med kontrollen af uoverensstemmelser imellem bygningskort og de registrerede arealer i BBR. Derfor giver analysen et misvisende resultat, og er ikke medtaget i rapporten Kontrol af sammenhænge mellem BBR og forsyningsplaner BBR-data er ikke blevet sammenlignet med kommunens forsyningsplaner, da kommunen er fuldt udbygget rent forsyningsmæssigt. 3.2 Anbefalinger til datakvalitetsløft Erhvervs- og Byggestyrelsen anbefaler at BBR-registerføreren eventuelt sammen med en GIS-medarbejder fremover foretager den type analyser, der blev fremvist på tilsynsbesøget, med henblik på fejlsøgning i BBR. Generelt anbefales det, at kommunen af egen drift fremover opsøger og retter fejl i registret. 4 Administration 4.1 Ressourcer til løsning af BBR-opgaven Erhvervs- og Byggestyrelsen har fået oplyst, at BBR-opgaven i Frederiksberg Kommune bliver koordineret fra kontor for GIS, IT og Proces, som har tilknyttet 10 medarbejdere hvoraf 4 arbejder helt eller delvist med BBR. Kontoret har tilknyttet en BBR-koordinator med hovedansvar for BBR-opgaven. Herudover har kommunen 12 medarbejdere ansat i byggesagsbehandlingen, som ligeledes ajourfører BBR. Kommunen har oplyst at det samlede ressourceforbrug er på omkring 2,5 årsværk fordelt på 22 personer Tilsynsmyndighedens bemærkninger Frederiksberg kommune har afsat passende ressourcer til løsning af BBR opgaven sammenlignet med landsgennemsnittet. Erhvervs- og Byggestyrelsen skal i denne forbindelse påpege at BBRopgavens omfang er forhandlet via de centrale DUT-forhandlinger mellem 5

7 staten og KL. Det er herefter kommunens pligt, at foretage den rette prioritering af indsatsen for at sikre, at reglerne for BBR overholdes, herunder sikre at registreringen sker tidstro. 4.2 BBR-opgavens tværgående og økonomiske betydning Frederiksberg Kommune gav på tilsynsbesøget udtryk for at kommunen er særligt opmærksom på BBR-opgavens tværgående betydning for en række forskellige sagsområder og fordelinger af pengestrømme, herunder BBRdatas betydning for kommunens tildelte bloktilskud. Kommunen har tidligere fået udarbejdet en uvildig undersøgelse af de økonomiske konsekvenser af BBR Tilsynsmyndighedens bemærkninger Erhvervs- og Byggestyrelsen skal generelt gøre opmærksom på, at fejl i BBR-registreringerne kan medføre en bred vifte af økonomiske konsekvenser for borgerne i kommunen. Det gælder risiko for forkert opkrævet ejendomsværdiskat og punktafgifter, forkert udbetalt boligsikring og i nogle tilfælde forkert afregning for vand og varme, samt som tidligere nævnt betydning for fordelingen af pengestrømme, herunder bloktilskud. Styrelsen gav på tilsynet eksempler på at ajourføringen af BBR har stor betydning for en række forskellige samfundsøkonomiske områder og kommunens egen økonomiske indtjening i øvrigt. Erhvervs- og Byggestyrelsen bemærker, at kommunen har oplyst at der i forbindelse med det nye BBR-systems implementering afholdes en byggesags-workshop i kommunen, hvor BBR-opgaven ligeledes bliver gennemgået og drøftet; herunder de nye muligheder for at opdatere byggesagsdatoer i det nye BBR. Nedenfor nævnes en række øvrige kvalitetsforbedrende muligheder, som det anbefales at kommunen samtænker og etablerer formelt mellem afdelingerne i det omfang det ikke allerede sker: CPR-BBR samkørsler om adresseuoverensstemmelser. Brandsyn: Beredskabet kan gøre opmærksomme på fejl i BBR. Miljøafdelingen kan indberette afløbsforhold til BBR. GIS-funktionen i kommunen kan foretage kortkontrol ved at samkøre digitale kort med BBR. Økonomisk forvaltning kan gøre opmærksom på fejl i BBR i forbindelse med godkendelse af støttet byggeri. 6

8 4.3 Sagsbehandling BBR ajourføringsprocessen Frederiksberg Kommune har udarbejdet detaljerede procesbeskrivelser vedrørende BBR-opgaven og ajourføringen af BBR. Kommunen har indført en særlig digital indberetningsblanket til byggesagsbehandlerne, og det tilstræbes at denne på sigt skal kunne tilgås via 1 indgang. Derudover er der etableret samarbejder på tværs mellem GIS-funktionen og BBR-koordinatoren. Kommunen benytter sig af et digitalt byggesags-styringssystem og oplyste på tilsynet at der typisk går fra 1-14 dage med at ajourføre BBR efter en endt byggesag Tilsynsmyndighedens bemærkninger Det er Erhvervs- og Byggestyrelsens opfattelse, at Frederiksberg Kommune har gennemført et meget grundigt procesanalysearbejde af BBR-opgaven, som har givet kommunen et væsentligt og tidssvarende overblik over opgaveløsningen, Det gælder ajourføringen af registret, sammenhængene mellem BBR og byggesagsbehandlingsprocesserne, samt de interne kommunaløkonomiske sammenhænge. Ifølge cirkulære om BBRs ajourføring og drift skal BBR ajourføres løbende i forbindelse med byggesager såvel som ved øvrige henvendelser fra ejer mv. Erhvervs- og Byggestyrelsen anbefaler generelt, at kommunen ajourfører ændringer til stamregistret i samme sagsgang, hvor henvendelsen modtages. Kommunen har i forbindelse med tilsynet præciseret, at kommunen i videst muligt omfang følger denne procedure, men i de tilfælde hvor der skal foretages kvalitetskontrol, som for eksempel opmåling eller besøg, kan ajourføringen ikke ske i samme sagsgang. Det er Erhvervs- og Byggestyrelsens generelle opfattelse, at kommunen bør ajourføre BBR løbende i forbindelse med byggesagerne, og at det er et problem hvis kommunen venter med at ajourføre til byggetilladelsen er udstedt. Hvis kommunen venter med at ajourføre BBR vil der opstå forsinkelser i forhold til Danmarks Statistik som løbende følger konjukturudviklingen i byggeriet. I det nye BBR er det obligatorisk at registrere dato for modtagelse af ansøgning om byggetilladelse og dato for sagens afslutning. Herudover er det muligt for kommunen at registrere datoer for fyldestgørende ansøgning, naboorientering, færdigbehandling af naboorientering mv. BBR kan dermed bliver et hjælpeværktøj til byggesagsstyringen. Disse nye datoer vil blive anvendt til at bestemme kommunernes byggesagsbehandlingstider. Kommunen opfordres til at indtænke disse nye muligheder i det fremtidige arbejde med byggesager. 7

9 4.3.5 Datakontroller i forbindelse med sagsbehandlingen Frederiksberg Kommune har udviklet særlige procedurer i forbindelse med ajourføring af byggesager i kommunens digitale byggesagssystem, som bidrager til samtidighed i forhold til ajourføringen af BBR. Det er desuden aftalt internt, at der skal ske visse samkøringer mellem BBR og GIS. Kommunen foretager ingen opsøgende virksomhed i forhold til ejerne med henblik på ajourføring af BBR. Der sker alene en kontrol af arkitektens bygningstegninger i forhold til de indberettede oplysninger til BBR. Kommunen har fokus på samtidighed i sagsbehandlingen og færdigmeldinger af byggesager, således at ændringer indberettes i samme sagsgang fra byggesag til BBR, og ejer automatisk modtager en ejermeddelelse et år efter en anmeldelsessag med mindre det er blevet oplyst at byggeriet ikke er gennemført. Kommunen har ingen bødepolitik på området, og har ikke anvendt lovhjemlen i BBR-lovens 9 til at udstede bøder Tilsynsmyndighedens bemærkninger Det er Erhvervs- og Byggestyrelsens opfattelse at Frederiksberg Kommune har et godt fokus på vigtigheden af ajourføringen af BBR, herunder specielt vigtigheden af færdigmeldinger i byggeriet. Særligt af hensyn til Danmarks Statistiks opgørelser er det vigtigt, at datoen for påbegyndt byggeri bliver registreret. Ifølge cirkulære om BBRs ajourføring og drift stk. 9 er det BBR-registerførerens ansvar, at påbegyndelsesdato for byggeriet fremskaffes. Da byggeriet, ifølge byggelovens 16, stk. 1, skal være påbegyndt senest 1 år efter byggetilladelsen er givet, anbefaler Erhvervs- og Byggestyrelsen generelt, at kommunen kontakter ejeren kort før 1-års fristens udløb. I den anledning kunne gøre opmærksom på at der skal søges om ny byggetilladelse (og betales nyt byggesagsgebyr) hvis ikke byggeriet meldes påbegyndt inden 1 år. Kommunen har i forbindelse med tilsynet oplyst, at denne procedure allerede er inført i kommunens byggesagssystem. Tilsvarende kunne kommunen kontakte ejeren f.eks. 1 år efter påbegyndelsesdatoen for at minde om at byggeriet skal færdigmeldes. Her kunne man evt. minde om at det ifølge bygningsreglementet (1.13.2) er strafbart at undlade at færdigmelde byggeri. Bestemmelsen findes i BR08 under 1.16, stk.1. Brevene til ejer om ajourføring af byggesager er umiddelbart en god foranstaltning til sikring af datakvaliteten i BBR, såfremt ajourføringen bliver foretaget uden store forsinkelser, således at registret afspejler de faktiske ændringer, der sker i bygnings- og boligforholdene. 8

10 4.4 Kommunens kommunikation med ejerne Frederiksberg Kommune foretager ikke opsøgende arbejde overfor ejerne i sikringen af datakvaliteten. Der foretages imidlertid kontrol af de oplysninger en borger måtte henvende sig med i en given situation. Kommunen har borgerrettet information om BBR på kommunes hjemmeside og linker til Kommunen har ikke afholdt kurser i BBR, hvor bl.a. BBR s tværgående betydning for sagsbehandlingen i kommunen er blevet omtalt, men har planer om det i forbindelse med lanceringen af nyt BBR Tilsynsmyndighedens bemærkninger I medfør af kapitel IV, nr. 27 i cirkulære om bygnings- og boligregistrets ajourføring og drift af 11. februar 1986, er det kommunens pligt at underkaste oplysninger fra ejere en rimelighedskontrol. Det er positivt at kommunen overvejer at afholde et internt kursus om det nye BBR, og dets tværgående betydning og muligheder i kommunen. 9