BBR-tilsynsrapport for Aarhus Kommune 2017

Transkript

1 Lovsekretariatet Dato: Maj 2017 Kontor: Ejendomsdata Sagsnr.: BBR-tilsynsrapport for Aarhus Kommune 2017 Indholdsfortegnelse BBR-tilsynsrapport for Aarhus Kommune Indholdsfortegnelse Resumé og anbefalinger Indledning og formål med tilsyn Aktualiteten af kommunens BBR-data Administration Ressourcer til løsning af BBR-opgaven... 4

2 1. Resumé og anbefalinger SKAT har som tilsynsmyndighed på BBR-området den 28. februar 2017 gennemført et tilsyn med Aarhus Kommunes ajourføring af BBR. Tilsynet er sket ved en kombination af besøg og en gennemgang af kommunens BBR-data. SKAT har ved tilsynet valgt at fokusere på kontrol af de oplysninger i BBR, som giver et billede af, om der sker en rettidig indberetning af kommunens BBR-data. Særligt af hensyn til Danmarks Statistik, som bruger BBR-oplysningerne til forskellige statistikker som folke- og boligtællinger samt byggestatistik, er det vigtigt, at der indberettes rettidigt til BBR, når der er givet tilladelse til et byggeri, og når byggeriet er afsluttet. SKAT har bemærket, at Aarhus Kommune har en stor sagspukkel af manglende ajourføringer i BBR. SKAT har ved tilsynet konstateret, at der var mere end 1000 byggesager, som ikke var indtastet i BBR. Sagerne var mellem 1 og 6 mdr. gamle, hvilket giver manglende aktualitet i BBR s byggesagsdata. Derfor indskærpes det, at tiden fra endt behandling i byggesagen til registrering i BBR nedbringes væsentligt, således at den holdes indenfor den i BBR fastsatte 10 dages frist. SKAT anbefaler samtidig, at kommunen i første omgang fokuserer på at afvikle den nuværende sagspukkel. Aarhus Kommune har i den forbindelse oplyst, at de har arbejdet på en handleplan, så de fremover kan overholde den i BBR fastsatte 10-dages frist, og selvom sagsantallet pt. stiger lidt så forventer de at kunne overholde fristen fra ultimo september/primo oktober Om BBR tilsyn Skatteministeren er som tilsynsmyndighed ifølge BBR-lovens 3, stk. 3. pålagt at gennemføre tilsyn med kommunernes føring af BBR, samt med kommunernes indsats med rettidig indberetning og opfølgning op oplysninger i BBR. BBR-tilsynsmyndigheden har siden 2007 ført tilsyn overfor en række kommuner, hvor der ved udvælgelsen er lagt vægt på risiko og væsentlighed i forhold til registerføringen. Der føres også tilsyn foranlediget af andre forhold fx klager over BBR-registreringen. Formålet med BBR-tilsyn er typisk at drøfte datakvaliteten i kommunens BBR på baggrund af analyser, som tilsynsmyndigheden foretager inden besøget, samt at gå i dialog med kommunen om BBR-arbejdsgange. Herudover bliver der opsamlet erfaringer, som videregives til andre kommuner od anvendes generelt i forbindelse med udviklingen af BBR-området. 2. Indledning og formål med tilsyn Denne tilsynsrapport vedrører ajourføringen af Aarhus Kommunes data i Bygnings- og Boligregistret (BBR). Tilsynet er gennemført fordi SKAT af Danmarks Statistik er blevet gjort 2 af 6

3 opmærksom på, at bygge- og konjunkturstatistikken må korrigeres på grund af varierende og forsinkede registreringer af byggesager i BBR fra Aarhus Kommune. SKAT udsendte BBR-tilsynsvarslingen januar 2017 og har behandlet det modtagne tilsynsmateriale fra kommunen forud for tilsynsbesøget, som fandt sted den 28. februar Det væsentligste formål med tilsynsbesøget var at få belyst om den uregelmæssige tilgang i antallet af nye bolig- og erhvervsbyggesager fra Aarhus Kommune i perioden kun er udsving i byggeaktiviteten, eller om der evt. også kan være et problem med rettidig indberetning af BBR-byggesagsdata. Tilsynet omfattede primært en gennemgang af rettidigheden af de indberettede BBRbyggesagsdata samt kommunens håndtering af den administrative del af BBR-opgaven, herunder kommunens arbejde med at tilrettelægge procedurer til at sikre rettidig indberetning af alle byggesager. Der er ikke tale om en fuldstændig gennemgang af kommunens data, idet SKAT forventer, at kommunen af egen drift sikrer, at registreringen i BBR har den fornødne kvalitet (jf. BBRlovens 3, stk. 1). Som tilsynsførende myndighed afgiver SKAT bemærkninger og eventuelle anbefalinger om arbejdsgange, samt metoder til forbedring af datakvaliteten. 3. Aktualiteten af kommunens BBR-data Kommunen har på tilsynet oplyst, at de har et efterslæb på over 1000 byggesager, der var fra 1-6 mdr. gamle, som ikke er indtastet i BBR. De ældste var fra slutningen af september Det påvirker registreringen af data i BBR, som skal ske i umiddelbar forlængelse af en byggetilladelse, og når byggeriet afsluttes. Der er en frist på ti dage for at registrere oplysningerne i BBR. Opbygningen af sagspuklen hænger blandt andet sammen med, at byggeaktiviteten i Aarhus Kommune er meget høj, hvilket fremgår af den tilsendte rapport Status på byggesagsbehandlingen nøgletal november 2016 fra Aarhus Kommune. Ikke mindst i de første måneder af 2016 havde kommunen problemer med at få balance mellem oprettede og afgjorte byggesager. Det skyldes blandt andet it-udfordringer og stigende byggeaktivitet. I den sidste del af 2016 og i de første uger af 2017 er der imidlertid blevet afgjort flere sager, end der er kommet ind. Opgørelsen over byggeansøgninger, hvor sagsbehandling ikke er påbegyndt, viser i de første uger af 2017 en klart faldende tendens. Aarhus Kommunes opgørelser over registreringer af tidspunktet for byggetilladelse i BBR, viser en stor difference mellem oprettede og registrerede sager. Forskellen er dog i de første uger af 2017 blevet indsnævret. Den aktuelle difference mellem oprettede og registrerede sager 3 af 6

4 angives i uge til 890 sager. 1 Opgørelse over antal af byggesager registreret i BBR på tilladelsestidspunktet viser, at fristen på 10 dage ikke har kunnet overholdes. Aarhus Kommunes tal viser samtidig, at de er begyndt at få en hurtigere sagsbehandlingstid i såvel byggesagsbehandlingen som BBR-registreringen. Aarhus Kommune har oplyst, at kommunen har arbejdet på en handleplan, så de fremover kan overholde den i BBR fastsatte 10-dages frist, og selvom sagsantallet pt. stiger lidt så forventer de at kunne overholde fristen fra ultimo september/primo oktober Administration 4.1 Ressourcer til løsning af BBR-opgaven SKAT har fået oplyst, at BBR-opgaven i Aarhus Kommune organisatorisk er placeret i Teknik og Miljøforvaltningen i Center for Miljø og Energi, som varetager myndighedsopgaven inden for byggeri, herunder byggesagsbehandlingen og BBR-registreringen. Her er i øjeblikket ca. 90 ansatte i Byggeri, som er organiseret i 5 teams. Et af disse teams er BBR og Ejendomsskat med 19 medarbejdere, som også arbejder med ESR og adresseopgaver. BBR-opgaven varetages i teamet af 7 medarbejdere. Kommunens ressourceforbrug til løsning af BBR-opgaven har været stigende i de seneste 5 år. Indtil 2012 blev BBR-opgaven håndteret af 3 årsværk, som dog havde mere erfaring end dem, som efterfølgende er blevet ansat. BBR området er de sidste 3 år blevet opnormeret fra 3 til 7 årsværk for at imødegå det store efterslæb i registreringen af byggesager i BBR. SKAT har af kommunen fået oplyst, at selvom ressourceforbruget til løsning af BBR-opgaven nu er øget til 7 årsværk, har kommunen fra starten af 2016 haft en stor byggesagspukkel, forstået på den måde, at en stor mængde afsluttede byggesager har ligget urørt uden at blive indtastet i BBR, selvom tilladelsen er givet. Endvidere var BBR-ressourcerne i første kvartal af 2016 påvirket af sygdom og medarbejderskift. Kommunen har oplyst, at det nu går den rigtige vej med at få nedbragt sagspuklen, og har til SKAT oplyst, at hvis der ikke støder uforudsete forhold til, vil kommunen have afviklet puklen inden udgangen af Kommunen har noteret sig, at de fra 2017 modtager ca. 2. mio. kr. i DUT-midler i forbindelse med udvidelsen af BBR-opgaven til mere omfattende registrering af erhvervsbygninger mm. og er klar til at udvide bemandingen iht. behovet Tilsynsmyndighedens bemærkninger Efterslæbet i registreringen af byggesager viser, at Aarhus Kommune i en periode har haft afsat for få ressourcer til løsning af BBR-opgaven. 1 Opgørelse vedrørende KPI er for Byggeri i Aarhus Kommune, februar 2017 uge 7. 4 af 6

5 SKAT vurderer det positivt, at kommunen nu har fokus på opgaven og vil udvide bemandingen iht. behovet. Kommunen vurderes efter den seneste opnormering at have afsat passende ressourcer til løsning af BBR opgaven sammenlignet med landsgennemsnittet, hvor der er ca registrerede bygninger og enheder pr. årsværk. SKAT gør dog opmærksom på, at der ved vurdering af ressourcebehovet bør tages højde for den aktuelle sagspukkel samt ressourcer til erfaringsopbygning hos nye medarbejdere. SKAT finder det meget vigtigt, at Aarhus Kommune sørger for at afsætte ressourcer til at indberette de ældre byggesager som har ligger stille siden perioden, hvor der har været problemer med at få byggesagerne registreret. SKAT anbefaler, at Aarhus Kommune i første omgang fokuserer på at nedbringe sagspuklen. 4.2 Sagsbehandling BBR ajourføringsprocessen Kommunen har til SKAT oplyst, at BBR har bevæget sig fra at være et område med begrænset fokus til et område med meget høj fokus. Kommunen giver udtryk for, at den har rettet opmærksomheden på at fjerne efterslæbet fra byggesagerne. Der arbejdes således på at stramme BBR-delen af byggesagsbehandlingen op, så BBR-registreringen senest ved udgangen af 2017 vil blive ajourført rettidigt. Kommunen har tillige oplyst, at der arbejdes med nye tiltag, som vil kunne sikre, at ajourføringen af byggesager i BBR fremadrettet sker indenfor 10 dages reglen. Bl.a. håndteres henvendelser fra ejere vedrørende ajourføringen af BBR nu på en måde, så 10-dagesreglen kan overholdes i disse sager. Kommunen har oplyst, at ajourføringen af BBR ikke sker i samme sagsgang som behandlingen af byggesager. Byggesagsbehandlerne udfylder et skema, som via det elektroniske byggesagssystem sendes til BBR-registerføreren, der herefter opdaterer BBR. Kommunen har ikke planer om, at byggesagsbehandlerne skal indtaste dele af BBR-oplysningerne, idet kommunen vurderer at det ikke vil give en optimal ressourceudnyttelse. Kommunen har oplyst, at der tidligere har været en stor organisatorisk afstand mellem BBR og byggesag, men at det nu er ændret, som følge af bedre koordinering på tværs mellem byggesag og BBR. Der har været afholdt fælles temadag, og BBR-medarbejderne har haft gode erfaringer med nye tiltag. Bl.a. har BBR registerførerne enkelte dage siddet sammen med byggesagsbehandlerne, når de har registreret BBR-oplysningerne. BBR registerførerne arbejder nu bedre sammen med byggesagsbehandlerne om registreringen og der er opnået en større forståelse af, at de er afhængige af hinandens bidrag. Kommunen har endvidere anskaffet et nyt fagsystem til brug for byggesagsbehandling, hvor et ugentligt afrapporteringssystem giver mulighed for en tæt ledelsesmæssig opfølgning. 5 af 6

6 Tilsynets bemærkninger. Kommunen har generelt fået etableret veltilrettelagte procedurer i BBR-sagsbehandlingen og benytter sig ligeledes af et elektronisk byggesagsstyringssystem. SKAT skal imidlertid gøre opmærksom på, at cirkulære om BBR s ajourføring og drift skal følges, herunder at BBR skal ajourføres når der meddeles byggetilladelse. Det er af stor vigtighed, især af hensyn til Danmarks Statistiks data, at alle byggesager bliver registreret, også i de tilfælde, hvor indberetningen er forsinket. Det er her afgørende, at ajourføringstiden for byggesag til registrering nedbringes væsentligt, således at den sker indenfor 10 dage. SKAT skal i denne forbindelse påpege, at BBR-opgavens omfang er forhandlet via de centrale DUT-forhandlinger mellem staten og KL. Det er herefter kommunens pligt, at foretage den rette prioritering af indsatsen for at sikre, at reglerne for BBR overholdes, herunder sikre at registreringen er tidstro inden for 10-dagesreglen. 6 af 6