Koncept for fejlidentifikation, fejlkontrol og fejlrettelse

Transkript

1 Notat 11. september 2017 Koncept for fejlidentifikation, fejlkontrol og fejlrettelse i BBR Ejendomsdata Bjarke Skjødt 1. Indledning Som national BBR-myndighed samarbejder SKAT med de kommunale BBR-myndigheder om løbende at forbedre datakvaliteten i BBR med det formål at holde oplysningerne så korrekte og tidstro som muligt. Et væsentligt element i dette samarbejde omfatter landsdækkende kontrol af data i BBR. Dette Koncept for fejlidentifikation, fejlkontrol og fejlrettelse i BBR lægger rammerne for denne indsats og beskriver, hvordan arbejdet overordnet anskues, herunder arbejdsdelingen mellem SKAT og kommunerne, samt hvordan fejl og fejltypetyper i BBR identificeres og efterfølgende håndteres. 2. Hvem kan bedst afgøre, om der er tale om en fejl? BBR beskæftiger sig med at beskrive de faktiske/fysiske forhold ved bygningsmassen. Det er altså grundlæggende de faktiske/fysiske forhold man bør kontrollere op imod, hvis man faktuelt vil afgøre om konkrete data i BBR er fejlagtige eller ej. 1 Det er ejerens pligt at sørge for, at oplysninger i BBR er tidstro og korrekte. Og det er også ejeren, der har adgang til den egentlige kilde for registrering det vil sige de faktisk/fysiske forhold for bygningerne. Kommunerne har også mulighed for i et vist omfang, at få adgang til de faktiske fysiske forhold gennem besigtigelse. Det er dog relativt sjældent at kommunerne benytter sig af denne mulighed alene fordi det er meget ressourcekrævende. Den væsentligste kilde for kommunernes registrering i BBR er således via byggesagsbehandlingen, og den medfølgende dialog med ejer. Tegninger fra byggesager, kommunens lokalkendskab og dialogen med ejer anses normalt for at være de bedste kilder i forbindelse med kommunens kvalitetssikring af registreringer i BBR. 1 Der er dog den undtagelse at hvis der er uoverensstemmelse mellem de faktiske forhold og de lovlige forhold, kan kommunalbestyrelsen vælge at kræve forholdene bragt i orden umiddelbart forud for registrering i BBR jf. 23 i bekendtgørelse om ajourføring af Bygnings- og Boligregistret (BBR), BEK nr af 24/10/2012. Det er således nødvendigt at tage forbehold for dette i forbindelse med kontrol af data. S. 1/7

2 SKAT s mulighed for at vurdere kvaliteten af registreringer i BBR ligger primært i en samlet vurdering af konsistensen i det registrerede, eksempelvis om registreringerne på en ejendoms bygninger internt hænger logisk sammen. Herudover har SKAT mulighed for at kontrollere om data i BBR er afstemt med andre datakilder, eksempelvis kortdata fra GeoDanmark. Jo længere væk fra den egentlige kilde for registrering man befinder sig, des sværere er det at vurdere kvaliteten af konkrete registreringer, og dermed fastslå hvornår der er tale om fejlregistrering, og hvori fejlen består. Dette er illustreret i oversigten nedenfor. Aktør Mulighed for at vurdere datakvalitet Ejer (som iht. BBR-loven er den ansvarlige for oplysningerne i BBR) Den kommunale BBR-myndighed (Kommunen) Den nationale BBR-myndighed (SKAT) Adgang til faktiske/fysiske forhold Adgang til situationsplaner og byggesagsmateriale Dialog med ejer Adgang til faktiske/fysiske forhold via besigtigelse Adgang til situationsplaner og byggesagsmateriale via byggesagsarkiv Lokalkendskab Samlet vurdering af konsistens i data og datas logiske sammenhæng Vurdering af data mod eksterne datakilder Samlet vurdering af konsistens i data og datas logiske sammenhæng Vurdering af data mod eksterne datakilder a. Myndighedernes arbejdsdeling Generelt forventes den kommunale BBR-myndighed at være den myndighedsinstans, der har den bedste mulighed for at vurdere kvaliteten af konkrete registreringer i BBR, da kommunen almindeligvis er tættere på kilden end SKAT. Der arbejdes derfor ud fra følgende generelle arbejdsdeling mellem den nationale BBR-myndighed (SKAT) og den kommunale BBR-myndighed: Den nationale BBR-myndighed (SKAT) Screener og opsamler mulige fejl på lister som sendes til kommuner Kommunal BBR-myndighed Gennemgår, vurderer og evt. retter fejl Side 2 af 7

3 3. Konceptets grundidé SKAT s arbejde med fejlidentifikation, fejlkontrol og fejlrettelse i BBR kan illustreres ved nedenstående generiske progression, som er den bærende ide for konceptet: Identifikation af mulige fejl Kvalificering og beskrivelse af fejltype Rettelse af fejl Overvågning og forebyggelse af nye fejl a. Identifikation af mulige fejl Mulige fejltyper kan identificeres på flere måder. Som oftest opdages fejl ifm. anvendelse af data. Input fra eksterne anvendere er derfor en væsentlig kilde ift. identifikation af nye fejl, men kommunerne som registerfører og anvender af data er også en væsentlig kilde til fejlfinding. Herudover fejlsøger SKAT løbende i registeret af egen drift. Det centrale værktøj i SKATs fejlsøgning er FELIKS (FEjlLIsteKontrolSystemet), som er beskrevet i afsnit 4. Der vurderes at være et potentiale i fortsat udvikling af fejlsøgning. Fx ved nye kontroller, der anvender endnu ikke udnyttede datakilder (eksempelvis BBR s egne energiforbrugsdata). Fremadrettet er der også mulighed for at arbejde mere systematisk med opsnapning af fejl, som identificeres via eksterne anvendere. På nuværende tidspunkt sker dette på ad hoc basis. Eksempelvis kunne der etableres nogle faste procedurer og indgange for fejlindberetning, sådan at eksterne anvendere mv. har et fast sted at aflevere observerede fejl. b. Kvalificering og beskrivelse af fejltype Mulige fejltyper kvalificeres af SKAT i samarbejde med udvalgte samarbejdskommuner. Disse kommuners rolle er at kvalificere om de mulige fejl, der er identificeret, rent faktisk også er fejl. Herudover kan kommunerne kommentere på udformningen af fejlkontroller og -analyser. Til at understøtte beskrivelse og kvalificering af fejltyper er udviklet en skabelon et såkaldt Kontrol- og Valideringsnotat (se bilag 1). Dette skal facilitere en systematisk beskrivelse af nye fejltyper. Skabelonen letter processen med beskrivelse, verificering og vurdering af fejltyper, samt en systematisk tilgang til hvilke fejl/fejltyper, der skal arbejdes videre med. Arbejdet med identifikation af fejl (afsnit 3.1) og kvalificering af fejl er tæt forbundet og vil praksis ofte få karakter af en iterativ proces. Samlet set resulterer det i oversigter eller lister med fejl og/eller mulige fejl, som er udgangspunktet for arbejdet med selve fejlrettelsen jf. afsnit 3.3. Side 3 af 7

4 c. Rettelse af fejl Fejlrettelse kan ske på flere måder. Metoderne til fejlrettelse er i hovedgrupper beskrevet nedenfor: Enkeltstående fejl på en ejendom Håndteres af kommunen I forbindelse med sagsbehandling af en enkelt ejendom findes der lejlighedsvis fejl i BBR-registreringen. Rettelse af enkeltstående fejl henvises til håndtering i kommunen. Enkeltstående fejl i BBR-registreringen kan eksempelvis skulle vurderes i forbindelse med en klagesag over en ejendomsvurdering. Systematiske fejl Lister/maskinelle fejlrettelser Systematiske fejl håndteres via lister som sendes ud til manuel gennemgang/kvalitetssikring i kommunerne. Rettelser masseindlæses i registeret, når det er muligt og hensigtsmæssigt, eller sendes til kommunen for manuel behandling. Listerne kan omfatte: Opmærksomhedslister (hvor der kun måske er fejl) Lister med registreringer der falder uden for normalen, grænser til det usandsynlige eller på anden måde stikker ud, men hvor man ikke med sikkerhed kan fastslå om der er tale om fejl. Denne type fejl-lister er uhensigtsmæssige, idet de ligger på kanten af, hvad der kan kræves af den kommunale BBR-myndighed. Udsendelser af denne karakter bør derfor tydeligt kommunikeres som frivillige. Fejllister (hvor der er fejl, men rettelsen ukendt) Lister med registreringer der er fejlagtige, og hvor rettelsen ikke kendes. Denne type fejl er ressourcekrævende for kommunen og bør kun anvendes, hvor ingen af nedenstående andre løsninger kan benyttes. Konkrete forslag (hvor opdatering sker ved ja/nej) Lister med registreringer hvor der er fejl, og den nationale BBR-myndighed kender den sandsynlige rettelse. Rettelser af denne karakter tænkes leveret til kommunen i den nyudviklede Inddataboks i det nye BBR-system, hvor kommunen på en meget let måde kan se og godkende udefrakommende forslag til BBR-ændringer Rettelser med varsel (hvor rettelsen er næsten sikker) Lister med registreringer, hvor der er fejl, og den nationale BBR-myndighed kender rettelsen med næsten sikkerhed. Maskinel indlæsning af rettelser varsles, og kommuner har mulighed for at gennemgå rettelser og evt. komme med indsigelser, før indlæsning. Listen kan fx fremsendes som en til den kommunale BBR-myndighed vedlagt et regneark med rettelser. Kommunens registerfører kan blot besvare en bekræftende eller alternativt foretage detailrettelser i regnearket, som SKAT herefter indlæser i BBR. Maskinelle fejlrettelser eller dataforbedringer (hvor rettelsen er sikker) Ved fejl af mere strukturel karakter, hvor rettelser er kendt med sikkerhed, samt i situationer hvor datakvaliteten uden videre kan forbedres, kan den nationale BBR-myndig- Side 4 af 7

5 hed lave en maskinel indlæsning uden forudgående dialog med kommunen. Et eksempel på dette kunne være indlæsning af mere præcise koordinatsæt for bygninger end eksisterende. Kommunerne orienteres og involveres efter behov. d. Overvågning og forebyggelse af nye fejl Efter et fejltype er identificeret og der er iværksat rettelser af konkrete fejl, laves der en vurdering af hvordan fremtidige fejl af samme type kan undgås eller opsnappes inden registreringen sker i BBR. Alt efter fejltypens natur, vil en forebyggende indsats kunne iværksættes på forskellige måder: Justering af valideringsregler i dataindberetningsmoduler 2 Hårde valideringer (Error-fejltype) Sandsynlighedskontroller (Warning-fejltype) Justering af løbende analyser/overvågning på data Logiske kontroller i FELIKS (FEjlLIsteKontrolSystemet) Andre kontroller, evt. mod eksterne datakilder o Geografisk analyse o Statistisk analyse Justering af regler, vejledninger mm. Regler (lov og bekendtgørelser) Registreringsvejledninger (Instruks, vejledninger mv.) Tilsyn Gennemgang af BBR-arbejdet i den enkelte kommune. Der foreligger en selvstændig beskrivelse heraf i notatet Koncept for BBR-tilsyn i kommunerne. Valg af metode for overvågning og forebyggende indsats sker på baggrund af en nærmere kontekstafhængig vurdering, som blandt andet omfatter fejltypens årsag, samt hvilke forebyggende indsatser som forventes at kunne få effekt i forhold til fejltypen. 2 BBR-systemet opererer med to typer regler: Error (Hvor en registrering ikke kan gennemføres, fordi den er ulovlig) og Warning (Hvor brugeren advares mod en registrering, da registreringen sandsynligvis er forkert). Som noget nyt indeholder BBR 1.8 en regelmotor, hvor Error og Warning reglerne løbende kan forfines og fx differentieres på kommuneniveau, Eksempelvis tillader BBR generelt optil 999 etager, hvilket med Regelmotoren kan finjusteres til generelt max 10 etager og fx max 50 etager i de 5-10 kommuner, hvor højere bygninger forekommer. Herved begrænses mulighederne for fejlindtastning betydeligt. Side 5 af 7

6 4. FELIKS - BBR-myndighedens Fejl LIste Kontrol System FELIKS - BBR s FEjlLIsteKontrolSystem - er udgangspunktet for en løbende systematisk kontrol af data i BBR, som udføres af den nationale BBR-myndighed. FELIKS er rettet mod at finde systematiske fejl i BBR. Systematiske fejl er logiske fejl eller registreringer, der med en vis sandsynlighed er potentielle fejl eller uhensigtsmæssige registreringer. De tilhørende fejlkontroller betegnes logiske kontroller hhv. sandsynlighedskontroller, hvor de logiske kontroller er det væsentligste element i FELIKS. Kontrollerne i FELIKS gennemføres jævnligt på alle data i BBR med henblik på at få rettet og fjernet systematiske fejl i BBR. Når fejlkontrollerne er kørt igennem, får hver kommune tilsendt en liste med de fejl, der er fundet i BBR i kommunen til gennemgang og/eller kvalitetssikring. Rettelser masseindlæses i registret, når det er muligt og hensigtsmæssigt, og rettes ellers manuelt af kommunen. Fejlkontrollerne i FELIKS er nærmere beskrevet i notatet FELIKS BBR s Fejl Liste Kontrol System. Ved at samle fejl-listerne i FELIKS opnår den nationale BBR-myndighed et overblik over om kommunerne faktisk retter de fejl, som systemet udsender, hvilket giver et konsistent udtryk for om der er behov for at føre nærmere tilsyn med en given kommune. Side 6 af 7

7 Bilag 1. Skabelon for Kontrol- og valideringsnotat Titel: >>Aktuelt titel indsættes<< Intern logisk kontrol af BBR-data (Hård validering) Kontrol mod eksterne datakilder Intern logisk kontrol af BBR-data (Sandsynlighedskontrol) Anden kontrol Beskrivelse af kontrol/validering >>En kortfattet beskrivelse med ord af fejlkontrollen.<< Omfang af fejltype og mulig årsag >>En kortfattet beskrivelse af omfanget af fejl fordelt på eks. kommuner. Vurderet årsag til fejl. Evt. periode for hvornår fejl er opstået.<< Datagrundlag: >>Kildeangivelse, dato<< Kvalitetssikring af kontrol/validering hos kommuner >>En kortfattet beskrivelse af hvor/hvordan fejlkontrollen er testet, samt resume af feedback fra kommunal registerfører.<< Anbefaling til aktion Implementering i Feliks Implementering i regelmotor (E/W) Anden håndtering >>Anbefaling til konkret håndtering, enten i Feliks elle på anden måde. Evt. anbefaling til forebyggelse af fejlen<< Konklusion på fejltype og håndtering Ønskes implementeret Ønskes delvist implementeret Afvist >>Evt. bemærkning<< Side 7 af 7