Statusrapport. Task Force på børne- og ungeområdet /27

Transkript

1 Statusrapport Task Force på børne- og ungeområdet /27

2 Indholdsfortegnelse 1 Indledning 3 2 Task Forcens vurdering 4 3 Bilag 1: Statusmåling af konkrete sager 11 4 Bilag 2: Halsnæs Kommunes afsluttende redegørelse25 5 Bilag 3 Task Forcens ydelser til Halsnæs Kommune 26 2/27

3 1 Indledning Satspuljepartierne blev i 2012 enige om at etablere en Task Force på området udsatte børn og unge. Task Forcen er et samarbejde mellem Socialstyrelsen og Ankestyrelsen. Formålet med Task Forcen er at gå i dialog med og rådgive kommunale ledere og sagsbehandlere på området om, hvordan de kan udvikle kvaliteten af kommunens sagsbehandling, med henblik på at fremme læring og faglig kapacitetsopbygning. Et tilbud fra Task Forcen spænder over enkeltstående oplæg, der skal give viden om og indsigt i et afgrænset tema, til længerevarende analyse- og udviklingsforløb, hvor Task Forcen gennemfører en grundig analyse af kommunens håndtering af deres samlede myndighedsområde samt tilbyder en række sammenhængende ydelser i form af rådgivning og vejledning, kurser, sagsgennemgang med videre som opfølgning på analysen. Et længerevarende analyse- og udviklingsforløb i en kommune varer cirka to år, hvorefter Task Forcen afslutter sit samarbejde med kommunen og kommunen fortsætter det igangsatte udviklingsforløb uden Task Forcens medvirken. I forbindelse med at Task Forcens samarbejde med kommunen ophører, udarbejdes en redegørelse, hvor Task Forcen og kommunen sammen gør status på de gennemførte aktiviteter og på kommunens opnåede resultater og behov for fokus fremadrettet. Denne rapport er resultatet af Task Forcens og Halsnæs Kommunes status på kommunens udviklingsarbejde på området udsatte børn og unge i forbindelse med det længerevarende analyseog udviklingsforløb, som Task Forcen har været involveret i i Halsnæs Kommune i perioden Statusrapporten tager udgangspunkt i de anbefalinger, som Task Forcen gav i den analyserapport, som blev fremsendt til kommunen. Statusrapporten omfatter en beskrivelse af, på hvilke områder kommunen har forbedret indsatsen, og hvilke områder der med fordel kan arbejdes med fremadrettet. Statusrapportens fokus er på indsatser, der har betydning for kvaliteten af kommunens sagsbehandling. 1.1 Statusrapportens datagrundlag Statusrapporten er baseret på: En sagsgennemgang af 20 sager fremsendt af Halsnæs Kommune. Sagerne er vurderet af Ankestyrelsen og anvendes til at afdække kommunens styrker og udfordringer i sagsbehandlingen. Sagsgennemgangen tjener som en statusmåling til vurdering af, hvor langt kommunen er nået i arbejdet med forbedring af kvaliteten og lovmedholdigheden i sagsbehandlingen ved afslutningen af samarbejdet med Task Forcen. Af de 20 sager er udvalgt fem sager, som VISO har lavet en socialfaglig vurdering af. Resultaterne af sagsmålingen fremgår af bilag 1. 3/27

4 Kommunens egen redegørelse fremsendt af Halsnæs Kommune. Som afslutning på Task Forcens indsats i kommunen har Task Forcen bedt kommunen om at udarbejde en samlet redegørelse, der beskriver de mål og delmål, kommunen havde sat sig, samt angiver, hvilke mål og delmål kommunen vurderer at have opnået, samt hvilke indsatsområder kommunen fortsat arbejder med. Kommunens redegørelse er et selvstændigt arbejdsdokument, der danner grundlag for kommunens fortsatte arbejde på området, og indgår samtidigt som en del af datagrundlaget for Task Forcens samlede vurdering. Kommunens redegørelse er vedlagt som bilag 2. 2 Task Forcens vurdering På baggrund af Halsnæs Kommunes afsluttende redegørelse jf. bilag 2, er det Task Forcens vurdering, at Halsnæs Kommune har adresseret og arbejdet med de anbefalinger, som Task Forcen gav i sin analyserapport i oktober Halsnæs Kommune har iværksat en lang række initiativer i forhold til at håndtere de organisatoriske, processuelle samt ledelses- og medarbejdermæssige udfordringer kommunen stod overfor, da Task Forcen indledte sit samarbejde med kommunen. Ligeledes er der foretaget adskillige initiativer, og påbegyndt en lang række udviklingsprocesser, med det formål at sikre god kvalitet i sagsbehandlingen på området udsatte børn og unge. Task Forcens samarbejde med Halsnæs Kommune har været præget af åbenhed og engagement fra Halsnæs Kommunes side, og Task Forcen vurderer, at der under hele udviklingsforløbet har været ydet en betydelig og fokuseret indsats af såvel ledelse som medarbejdere. Samlet set viser Ankestyrelsens sagsgennemgang af konkrete sager, at der er sket en forbedring af kvaliteten og lovmedholdigheden i kommunens sagsbehandling, ligesom de igangsatte initiativer ses afspejlet i sagsbehandlingskvaliteten. Ankestyrelsen konstaterer en klar forbedring i kvaliteten af de sager, der er oprettet under udviklingsforløbet i forhold til de sager, der er oprettet før forløbets opstart. Det ses således, at den altovervejende del af sager med mangler i sagsbehandlingen eller med kritisable forhold, er oprettet før starten af udviklingsforløbet. Sagsgennemgangen viser også, at der i Halsnæs Kommune fortsat er basis for udvikling af praksis i forhold til at opnå en ensartet og lovmedholdelig sagsbehandling i alle sager. Der bør således fortsat være fokus på at overholde alle de lovgivningsmæssige krav, når der træffes afgørelse efter serviceloven om foranstaltninger til børn og unge. Det omfattende udviklingsarbejde, der er igangsat i Halsnæs Kommune, er langt fra afsluttet, og dermed kan resultaterne heraf endnu ikke ses fuldt ud. Det er Task Forcens overordnede vurdering, at Halsnæs Kommune, med det igangsatte udviklingsarbejde og de konkrete udviklingsinitiativer, er langt i udviklingen af kvaliteten og lovmedholdigheden i sagsbehandlingen. Det er derfor Task Forcens overordnede anbefaling til Halsnæs Kommune at fortsætte den igangsatte udviklingsproces med fokus på implementering og forankring. 4/27

5 2.1 Task Forcens bemærkninger til Halsnæs Kommunes redegørelse Det er Task Forcens vurdering, at Halsnæs Kommune i høj grad har imødekommet Task Forcens anbefalinger, ved løbende at iværksætte tiltag, der har til formål at understøtte god sagsbehandlingskvalitet på området udsatte børn og unge. I det følgende beskrives Task Forcens bemærkninger til Halsnæs Kommunes egen redegørelse. Politik og Strategi Task Forcen anbefalede Halsnæs Kommune at opdatere de eksisterende politikker og styringsdokumenter, så de formulerer klare mål for sagsbehandlingen og præciserer sammenhængen mellem økonomi, indsats og effekt. Derudover anbefalede Task Forcen, at Halsnæs Kommune fokuserede på implementeringen og opfølgningen på de politiske mål. Halsnæs Kommune har haft fokus på både en revidering af eksisterende styringsdokumenter, udarbejdelsen af nye målsætninger og kvalitetskrav, samt på at sikre en løbende opfølgning på, om målene nås. Kommunen har i den forbindelse oprettet mødeforummet Fælles Børn Fælles Ansvar. Formålet med dette forum er at samle alle niveau 1, 2, 3 ledere på børneområderne fire gange årligt til udvikling og opfølgning på den fælles indsats på tværs af afdelingerne. Opgaven er at skabe sammenhæng, koordination og strategier for implementeringen af Den sammenhængende børnepolitik. Det er Task Forcens vurdering, at Halsnæs Kommune har arbejdet målrettet med at sikre, at der på tværs af forvaltningen arbejdes ud fra fælles målsætninger og retningslinjer for arbejdet med børn og unge, og Task Forcen finder det positivt, at der er fokus på løbende at følge op på, om målene i politikkerne og strategierne nås. Task Forcen vurderer det også positivt, at Halsnæs Kommune har fokus på, at de overordnede politikker og retningslinjer afspejler sig i kommunes øvrige skriftlige materiale, herunder kvalitetsstandarder. Task Forcen vurderer, at Halsnæs Kommune kontinuerligt bør have fokus på opfølgning på om målene nås, og på den løbende implementering af den strategiplan, der er funderet på Den sammenhængende børnepolitik. Tidlig indsats og underretninger Task Forcen anbefalede Halsnæs Kommune, at den såkaldte Halsnæsmodel blev opdateret og at der blev indført mere specifikke retningslinjer samt rolle- og ansvarsfordelinger i forbindelse med det tværfaglige og tværsektorielle arbejde. Dette skulle bidrage til at sikre, at der på tværs af afdelinger og sektorer er fokus på den tidlige indsats. 5/27

6 Task Forcen anbefalede endvidere, at Halsnæs Kommune hurtigt oparbejdede en praksis, der sikrer, at alle underretninger både i nye og eksisterende sager modtages, registreres og behandles af modtageteamet. I forlængelse heraf anbefalede Task Forcen, at kommunen indfører procedurer, der sikrer en tæt ledelsesopfølgning på, hvordan underretninger håndteres i kommunen, herunder hvordan de visiteres til videre sagsbehandling. Halsnæs Kommune har iværksat en lang række initiativer for at imødekomme Task Forcens anbefalinger. Både for at sikre en tidlig indsats på tværs af relevante områder, og for at sikre en relevant håndtering af underretninger. Der er i den forbindelse foretaget en justering af proceduren for modtagelse af underretninger. Justeringen har blandt andet betydet, at der er oprettet en visitationsenhed i kommunens modtageteam. Derudover er der etableret en fast procedure for, at teamlederen deltager på de møder, hvor medarbejderne i visitationen vurderer, om der er tale om underretninger, der skal handles på akut. Det er Task Forcens vurdering, at Halsnæs Kommune har iværksat relevante initiativer, og Task Forcen finder det særligt positivt, at kommunen har haft fokus på at forbedre modtagelsen af og arbejdet med underretninger, samt at sikre smidige sagsgange og et hensigtsmæssigt samarbejde mellem visitation og modtageteam, og at teamledelsen bidrager til at sikre, at underretninger håndteres rettidigt og på en ensartet måde. Task Forcen kan konstatere ud fra sagsmålingen, at Halsnæs Kommune fortsat skal have fokus på at sikre en rettidig og faglig korrekt behandling af underretninger, da det påpeges, at der i nogle sager er gået for lang tid fra kommunen modtager underretningen til der bliver iværksat en undersøgelse. Børnefaglige undersøgelser og handleplaner Task Forcen anbefalede Halsnæs Kommune at gennemføre understøttende implementeringsaktiviteter i forhold til kommunens arbejde med ICS og DUBU, og at der i forbindelse hermed blev udarbejdet retningslinjer med ansvarsdeling for alle trin i arbejdet med børnefaglige undersøgelser og handleplaner. Samtidig anbefalede Task Forcen, at kommunen sikrede en generel opkvalificering af sagsbehandlerne i arbejdet med de børnefaglige undersøgelser og handleplaner, og at der blev etableret en fælles forståelse af kvalitet i sagsbehandlingen. Derudover anbefalede Task Forcen, at Halsnæs Kommune sikrer, at der foreligger børnefaglige undersøgelser og handleplaner i alle sager, hvor der er krav herom. Halsnæs Kommune har på baggrund af anbefalingerne iværksat en række kompetenceudviklingsforløb, og en del af de gennemførte kursusaktiviteter i udviklingsperioden har haft fokus på systematik i sagsbehandlingen samt brugen af ICS, som fælles socialfaglig metode. Udover kompetenceudviklingsforløbene har Halsnæs Kommune brugt det første år i udviklingsarbejdet på at skabe grundlaget for en undersøgelsesmodel, som var endeligt udarbejdet i februar Af kommunens redegørelse fremgår det, at det har været et afgørende parameter, at det skulle være en 6/27

7 undersøgelsesmodel, som var udviklet på baggrund af tænkningen i ICS, gældende lovgivning, fokus på effektivitet i sagsarbejdet, og en model som medarbejderne kunne tage ejerskab af. Den børnefaglige undersøgelsesmodel indeholder også en handleplansmodel. Det fremgår, at der resterer et arbejde med at udvikle en model, som er særlig rettet mod de supplerende børnefaglige undersøgelser. Modellen forventes udarbejdet senest juni Halsnæs Kommune har endvidere etableret et ledelsestilsyn, hvor der er fokus på kvaliteten i sagsbehandlingen, og hvor der løbende gives sparring til medarbejderne. Halsnæs Kommune bemærker i deres redegørelse, at der har været fokus på at fastholde den faglige kvalitet samtidig med, at de enkelte elementer i den børnefaglige undersøgelse bliver gennemført med størst mulig effektivitet. Det fremgår, at det har været en væsentlig opgave at skabe en kulturændring, der kendetegnes ved, at logistik og planlægning er forudsætningen for, at en børnefaglig undersøgelse kan afsluttes inden for den lovpligtige tidsramme. Kommunen gør endvidere opmærksom på, at kommunen vurderer, at kvaliteten af handleplanerne er mærkbart styrket, og at der er kommet en høj grad af involvering af børn og forældre i arbejdet med handleplanens mål. Ankestyrelsens statusmåling viser, at der i 9 ud af de 14 afgørelsessager enten er udarbejdet en børnefaglig undersøgelse eller et supplement til en tidligere undersøgelse inden for måleperioden. Hertil kommer, at der for yderligere 3 sagers vedkommende var tale om akutte foranstaltninger. Der er således samlet set tale om 2 sager, hvor Ankestyrelsen vurderer, at der burde have været udarbejdet et supplement til den børnefaglige undersøgelse. Ankestyrelsen har ved sin statusmåling vurderet, at de børnefaglige undersøgelser er indholdsmæssigt tilfredsstillende i alle 9 sager, hvor der foreligger en børnefaglig undersøgelse eller et supplement. Derudover har Ankestyrelsen vurderet, at der er sket en klar forbedring i arbejdet med handleplaner. I målingen fra 2013 manglede der handleplaner i 5 ud af de 12 sager, hvor der var truffet afgørelse om en foranstaltning, mens det i målingen fremgår, at der foreligger en handleplan i 11 ud af de 14 sager, hvor der foreligger en afgørelse om en foranstaltning. Ankestyrelsen har i statusmålingen vurderet alle 11 handleplaner til at være indholdsmæssigt tilfredsstillende. Task Forcen vurderer, at der er gjort positive tiltag til fremover at kvalitetssikre de børnefaglige undersøgelser og handleplaner. Task Forcen finder det i forbindelse hermed positivt, at kommunen har fastholdt strategien om at anvende en ensartet socialfaglig metode. Task Forcen bemærker, at sagsmålingen indikerer, at de iværksatte tiltag bidrager til kvalitet i sagsbehandlingen. Task Forcen vurderer samtidigt, at Halsnæs Kommune fortsat skal have fokus på at sikre lovmedholdighed og kvalitet i arbejdet med børnefaglige undersøgelser og handleplaner i alle sager, og at der skal være et stærkt ledelsesmæssigt fokus på dette arbejde. Det er Task Forcens vurdering, 7/27

8 at Halsnæs Kommune med et fortsat ledelsestilsyn, og fokus på implementering af de udarbejdede undersøgelsesmodeller, kan imødekomme dette. Efterværn, personrettet tilsyn og afslutning af sager Task Forcen anbefalede, at Halsnæs Kommune tydeliggjorde snitfladerne mellem Familieafdelingen og Handicap- og Voksenafdelingen, og i forbindelse hermed implementerede procedurer for overdragelse af sager mellem de to afdelinger. Derudover anbefalede Task Forcen, at kommunen sikrer, at der løbende følges op på, om målene med foranstaltningerne nås, så der sikres det bedst mulige udgangspunkt for at vurdere, om der skal tilbydes efterværn og sikre en ensartet praksis for, hvornår der skal indstilles til efterværn. I forhold til det personrettede tilsyn blev det anbefalet at have fokus på, at målene i handleplanerne er specifikke og målbare, så det er muligt at følge op på, om målene med foranstaltningen nås. Task Forcen anbefalede endvidere, at kompetencefordelingen mellem myndighedssagsbehandlere og familieplejeteamet blev tydeliggjort i forhold til gennemførelsen af det personrettede tilsyn, samt at kommunen har fokus på at gennemføre og dokumentere, at der bliver afholdt børnesamtaler i forbindelse med tilsynet. Endelig blev det anbefalet, at Halsnæs Kommune udfærdiger og implementerer retningslinjer for, hvornår en sag afsluttes, og samtidigt sikrer, at barnet og dets familie bliver inddraget ved afslutningen af sager. Det fremgår af kommunes redegørelse, at der i forløbet med udviklingsplanen er lagt en stor indsats i at implementere den beskrevne arbejdsgang blandt sagsbehandlerne i Familieafdelingen i sager, der skal overdrages til Handicap- og Voksenafdelingen, der har kompetencen til at træffe afgørelse om efterværn. Familieafdelingen har indført systematiske og grundige halvårlige sagsgennemgange mellem den enkelte medarbejder og teamlederen. Et af opmærksomhedspunkterne i sagsgennemgangen er overgangen fra barn til voksen. Der er endvidere sket en række organisatoriske ændringer i kommunen, som det forventes kan bidrage til at sikre en god og smidig overlevering af sager mellem de to afdelinger. I forhold til arbejdet med det personrettede tilsyn er der planlagt kurser i børnesamtalen, og det fremgår af redegørelsen, at der er udarbejdet en model for opfølgning i sager. Af modellen fremgår det, at der skal være fokus på inddragelsen af børn og familier i arbejdet. Det fremgår af redegørelsen, at der pr. 1. september 2014 er etableret en fælles familiepleje mellem Gribskov og Halsnæs Kommuner. I foråret 2015 igangsættes en struktureret proces med at udvikle klarere og tydeligere funktionsbeskrivelser for rollefordelingen mellem myndighedssagsbehandlere og familieplejekonsulenter. 8/27

9 I forbindelse med Halsnæs Kommunes systematiske halvårlige sagsgennemgange mellem den enkelte medarbejder og teamlederen, identificeres sager, der skal lukkes eller sager, der formodes at skulle lukkes. Det er Task Forcens vurdering, at Halsnæs Kommune har iværksat en række relevante tiltag, og finder det særligt positivt, at sammenhængen mellem det personrettede tilsyn og handleplanerne er i fokus i arbejdet. Task Forcen vurderer endvidere, at det er positivt, at der i forbindelse med ledelsestilsynet er fokus på, om de iværksatte foranstaltninger har ført til de ønskede resultater, og sagerne derfor kan afsluttes. Ankestyrelsens sagsgennemgang har ikke omfattet vurdering af sager, der omhandler efterværn, eller en vurdering af kommunens arbejde med det personrettede tilsyn med børn og unge anbragt uden for hjemmet. Task Forcen kan derfor ikke vurdere betydningen af de iværksatte tiltag og initiativer på sagsbehandlingskvaliteten på disse områder i Halsnæs Kommune. Faglig ledelse og sparring samt ledelsesinformation og styring Task Forcen anbefalede, at Halsnæs Kommune udarbejder et fælles fagligt grundlag, der skal ligge til grund for kvalitetsstandarderne for god sagsbehandling og sikrer implementeringen heraf. Endvidere anbefalede Task Forcen, at kommunen gennemfører kontinuerlige ledelsestilsyn med fokus på kvalitet og lovmedholdelighed og samtidigt sikrer, at medarbejderne har adgang til andre fagpersoner, hvis der er behov herfor i sagsbehandlingen. I forhold til arbejdet med ledelsesinformation og styring anbefalede Task Forcen, at Halsnæs Kommune har fokus på at implementere DUBU og sikrer, at der indføres en systematisk og ensartet registreringspraksis. Endelig anbefalede Task Forcen, at kommunen iværksætter en indsamling af valide data på alle relevante områder. Halsnæs Kommune beskriver i redegørelsen, at der i høj grad er arbejdet med anbefalingerne om at styrke både den faglige ledelse, og at der arbejdes med implementeringen af DUBU og et ledelsesinformationssystem. I forhold til den faglige ledelse er der udarbejdet en række beskrivelser af, hvad der kendetegner kvalitet og lovmedholdighed i sagsbehandlingen, og der har på den måde været fokus på at sikre et fælles fagligt grundlag. Derudover har der været fokus på kompetenceudvikling af Familieafdelingens medarbejdere og ledere. Kommunen vurderer i redegørelsen, at dette har skabt en struktur for arbejdet, som sikrer gode rammer for faglig ledelse og sparring. Det fremgår endvidere, at den massive indsats i forhold til de forskellige initiativer har betydet, at det faglige niveau i sagsarbejdet er steget betydeligt. Det fremgår af kommunens redegørelse, at der er iværksat en udvikling af et ledelsesinformationssystem, og at der i den forbindelse har været fokus på implementeringen af DUBU. Det 9/27

10 beskrives i redegørelsen, at ledelsestilsynsmodellen har skabt en stor forandring. Gennem de forskellige elementer i ledelsestilsynet er der skabt konkret viden om lovmedholdeligheden i sagsbehandlingen og overholdelsen af tidsfrister, som skaber mulighed for ledelsesmæssig reaktion både i forhold til generelle tendenser og i forhold til enkelte sagsbehandlere. Det beskrives, at ITsystemet DUBU har været en ubetinget succes i Halsnæs Kommune. Alle medarbejdere anvender systemet, og superbrugergruppen understøtter implementeringen. Det er Task Forcens vurdering, at Halsnæs Kommune i høj grad har arbejdet med at imødekomme de anbefalinger, som blev beskrevet i analyserapporten. Endvidere vurderer Task Forcen, at dette har medført, at kommunen har fået et godt overblik over sagsbehandlingen, og kommet langt i arbejdet med at sikre, at sagsbehandlingen har høj kvalitet og lever op til kommunens krav. Ankestyrelsens sagsmåling viser endvidere, at der i høj grad er sikret en grundig, systematisk og ensartet registreringspraksis. 2.2 Task Forcens vurdering af sagsbehandlingskvalitet Ankestyrelsens sagsgennemgang af 20 sager og den socialfaglige vurdering af fem sager, giver en pejling på, hvorvidt de iværksatte tiltag og initiativer i denne fase af udviklingsforløbet har afspejlet sig i kvaliteten af sagsbehandlingen. Sagsgennemgangen er en pejling på den aktuelle sagsbehandlingskvalitet, samt om der er områder i sagsbehandlingen, hvor Halsnæs Kommune fortsat skal have særlig opmærksomhed. Resultaterne fra sagsgennemgangen fremgår af bilag 1. Samlet set viser Ankestyrelsens sagsgennemgang, at de igangsatte initiativer kan ses afspejlet i sagsbehandlingskvaliteten i de sager, der er oprettet efter kommunen iværksatte deres udviklingsarbejde. Der er en række sager, som Ankestyrelsen vurderer ikke lever op til alle krav i lovgivningen. De sager, hvor der konstateres mangler er primært ældre sager. Det er dog Task Forcens vurdering, at Halsnæs Kommune fortsat skal have fokus på at sikre, at alle sager er lovmedholdelige. En opsummering af de hyppigste årsager til sagsbehandlingsmangler viser, at der er behov for forbedring på følgende områder: - De børnefaglige undersøgelser skal udarbejdes og det skal sikres, at tidsfristen på fire måneder for udarbejdelsen overholdes. Ankestyrelsen bemærker, at Halsnæs Kommune skal være opmærksomme på, at tidsfristen regnes fra det tidspunkt, hvor kommunen bliver opmærksom på behovet for særlig støtte. - Der skal udarbejdes handleplaner i alle sager, hvor der er lovkrav herom, og de skal udarbejdes inden der træffes afgørelser om foranstaltning. Den socialfaglige gennemgang af sagerne viser, at det prioriteres, at der i sagsbehandlingen sker en løbende inddragelse af familierne. Endvidere viser gennemgangen, at barnet eller den unge løbende 10/27

11 inddrages i sagsbehandlingen. Dog ses også langsommelig sagsbehandling i nogle af de gennemgåede sager. 2.3 Task Forcens anbefalinger Task Forcen anbefaler, at Halsnæs Kommune fortsat har fokus og bevågenhed på de områder, som kommunen selv fremhæver som udviklingsområder samt de områder, som statusmålingen af den aktuelle sagsbehandlingskvalitet har afdækket. Herunder blandt andet sikrer, at: - have fokus på, at den børnefaglige undersøgelse gennemføres indenfor fire måneder - have fokus på at sikre, at ICS er den fælles faglige metode - fortsætte med at kvalitetssikre og forbedre handleplanerne, så de lever op til kommunens målsætninger om at indeholde specifikke og målbare mål og derved udgøre et godt grundlag for opfølgning, tilsyn og afslutning af sager - have fokus på, at ledelsestilsynet bliver anvendt aktivt til systematisk kvalitetssikring og udvikling af sagsbehandlingen. Da der løbende sker ændringer på børne- og ungeområdet, påpeger Task Forcen vigtigheden af, at Halsnæs Kommune har procedurer for, hvordan implementering af fremtidige lovinitiativer håndteres og afspejles i det strategiske styringsgrundlag, herunder politikker, ledelsestilsyn og ikke mindst i den konkrete sagsbehandling. 3 Bilag 1: Statusmåling af konkrete sager 3.1 Baggrund og konklusioner I 2013 gennemførte Ankestyrelsen, som et led i Task Forcens analyse af Halsnæs Kommunes sagsbehandlingskvalitet, en sagsgennemgang af 20 sager fra Halsnæs Kommune. Task Forcens analyse af kommunens praksis på området udmøntede sig i en række anbefalinger, som Halsnæs Kommune valgte at arbejde videre med i et toårigt udviklingsforløb i samarbejde med Task Forcen. Som afslutning på det toårige udviklingsforløb og herunder samarbejdet mellem Task Forcen og Halsnæs Kommune, har Ankestyrelsen i 2015 gennemført en statusmåling af 20 af kommunens verserende sager om børn og unge med behov for særlig støtte. Målingen har til formål at give en pejling af den aktuelle sagsbehandlingskvalitet på baggrund af kommunens udviklingsforløb og igangsatte initiativer på området. Som ved den første sagsgennemgang, har VISO den nationale Videns- og Rådgivningsorganisation, som er en del af Socialstyrelsen også ved denne sagsgennemgang, gennemgået 5 af de 20 sager i anonymiseret form med henblik på at bidrage med en socialfaglig vurdering af sagerne. 11/27

12 Sagerne indkaldt til denne statusmåling, er sager, hvor der er truffet afgørelse frem til d. 16. januar Størstedelen af sagerne (15 sager) er ældre sager, som er blevet oprettet inden Halsnæs Kommune påbegyndte sit udviklingsarbejde i sommeren 2014, mens de resterende fem sager er oprettet efter kommunens udviklingsforløb. Ud af de resterende fem sager er to af sagerne såkaldte afgørelsessager og tre af sagerne er enten underretningssager eller 11, stk. 3. sager. Det må forventes, at effekterne af udviklingsarbejdet primært kommer til udtryk i sagsmålingen af de fem sager, som er blevet oprettet efter udviklingsarbejdets påbegyndelse. Ankestyrelsen har i den nuværende måling opdelt opgørelserne af sagsbehandlingsmangler og kritik i forhold til, hvor længe sagen har verseret i kommunen. Ankestyrelsens gennemgang viser, at journalføringen i Halsnæs Kommune er styrket betragteligt i forhold til startmålingen. Der ses endvidere en klar forbedring i kvaliteten af de sager, der er oprettet under udviklingsforløbet i forhold til de sager, der er oprettet før forløbets opstart. Det ses således, at den altovervejende del af sager med mangler i sagsbehandlingen eller med kritisable forhold, er oprettet før starten af udviklingsforløbet. Ankestyrelsens gennemgang af de 20 indsendte sager viser følgende: Generelt færre fejl i sagsbehandlingen for de sager, der er oprettet efter Task Forcens udviklingsforløb er iværksat. Generelt forbedret journalføring i sagsbehandlingen inden for det seneste år. Ankestyrelsen har ikke fundet sagsbehandlingsmangler i de 2 afgørelsessager, der er oprettet efter Task Forcens udviklingsforløb blev igangsat. I 9 ud af de 12 afgørelsessager, der er oprettet inden udviklingsforløbet, er alle lovmæssige krav ikke opfyldt. De hyppigste sagsbehandlingsmangler er, at 4 måneders fristen for udarbejdelse af den børnefaglige undersøgelse ikke er overholdt og at handleplanen ikke er udarbejdet inden afgørelsen. I alle sager, hvor der foreligger en børnefaglig undersøgelse eller et supplement, vurderer Ankestyrelsen undersøgelserne som indholdsmæssigt tilfredsstillende. Ud af de handleplaner Ankestyrelsen har vurderet, er lovens indholdsmæssige krav opfyldt i høj grad i 4 tilfælde, i 6 sager har kravene været opfyldt i nogen grad. I 11 ud af de 20 sager har Ankestyrelsen vurderet, at der har været særligt problematiske forhold herunder især manglende eller forkert faglig vurdering i sagsbehandlingen. Forbehold for sagsgennemgangen Ankestyrelsens vurdering bygger på det skriftlige materiale, som er fremsendt af Halsnæs Kommune i de enkelte sager. Ankestyrelsen har bedt om, at samtlige akter i sagerne er medsendt. Ankestyrelsen kan dog ikke garantere, at alle sagsakter og journalark er medsendt. Det skal bemærkes, at stikprøvens størrelse på 20 sager betyder, at der vil være en vis usikkerhed omkring generaliserbarheden af resultaterne i forhold til, om de er gældende for hele sagsstammen i 12/27

13 Halsnæs Kommune. På trods af usikkerheden giver sagsgennemgangen dog en indikation af, om sagsbehandlingen lever op til lovkravene, og hvor der kan konstateres udfordringer. 13/27

14 3.2 Uddybning af Ankestyrelsens vurdering Vurdering af den seneste afgørelse om en foranstaltning Ankestyrelsen har vurderet, hvorvidt Halsnæs Kommune overholder alle de lovgivningsmæssige krav, inden kommunen træffer afgørelse om foranstaltninger til børn, unge og deres familier efter servicelovens 52. Af de 20 indsendte sager har Halsnæs Kommune truffet afgørelse om en foranstaltning i de 14 sager fordelt på anbringelse, familiebehandling, aflastning, ophold på familieinstitution og kontaktperson. Ud af de 14 sager er 12 placeret i kolonnen 2015 (gamle sager) mens to er placeret i kolonnen 2015 (nye sager). Der kan være truffet afgørelse om flere foranstaltninger i en sag, men Ankestyrelsen har i disse tilfælde udelukkende forholdt sig til den seneste afgørelse, og hvis der er truffet flere afgørelser vedrørende det samme barn på samme tidspunkt, så er det efter en konkret vurdering den mest indgribende afgørelse om en foranstaltning, der er målt på. I 9 af de 14 sager i statusmålingen i 2015, hvor der er truffet afgørelse om en foranstaltning, vurderer Ankestyrelsen, at den seneste afgørelse ikke opfylder de lovgivningsmæssige krav, se tabel 2.1. Dette er en lille forbedring i forhold til startmålingen fra 2013, hvor der var fejl i 11 ud af 12 sager med afgørelse om en foranstaltning. Tabel 2.1. Årsager til ikke-korrekte afgørelser 2013 (Startmåling) 2015 (gamle sager) 2015 (nye sager) Børnefaglig undersøgelse mangler Supplement til tidligere undersøgelser, der vedrører aktuelle foranstaltninger, mangler Børnefaglig undersøgelse ikke afsluttet inden for 4 måneder Børnefaglig undersøgelse er ikke afsluttet inden foranstaltningen Børnefaglig undersøgelse opfylder ikke indholdsmæssige krav Handleplan mangler Handleplan er ikke udarbejdet inden afgørelse Handleplan opfylder ikke de indholdsmæssige krav /27

15 Børnesamtale er ikke afholdt inden afgørelse Samtykke fra alle relevante parter mangler Antal afgørelser som ikke overholder alle lovkrav Antal afgørelser i alt Som det fremgår af tabellen ovenfor, er den mest markante forbedring i sagsbehandlingskvaliteten sket i forhold til arbejdet med handleplaner. Det bemærkes endvidere, at 2 af de målte afgørelsessager er oprettet efter opstarten af Task Force udviklingsforløbet. Ankestyrelsen har ikke fundet mangler ved sagsbehandlingen i disse sager Vurdering af den børnefaglige undersøgelse Ankestyrelsens statusmåling viser, at der i 9 ud af det samlede antal afgørelsessager enten er udarbejdet en børnefaglig undersøgelse eller et supplement til en tidligere undersøgelse inden for måleperioden. Hertil kommer, at der for yderligere 3 sagers vedkommende var tale om akutte foranstaltninger eller der var tale om afgørelser truffet efter 52. Der er således samlet set tale om 2 sager, hvor Ankestyrelsen vurderer, at der burde have været udarbejdet et supplement til den børnefaglige undersøgelse. Ved startmålingen i 2013 manglede der børnefaglige undersøgelser eller supplementer hertil i 4 sager. Statusmålingen viser endvidere, at 6 børnefaglige undersøgelser ikke er udarbejdet inden for 4 måneders fristen. Fristen er i disse tilfælde overskredet med henholdsvis 1 år og 8 måneder, 1 år, 11 måneder, 9 måneder, 2 måneder og 1 måned. I den sidste sag er det Ankestyrelsens vurdering, at undersøgelsen burde være påbegyndt langt før. Baggrunden for overskridelse af 4 måneders fristen kan for langt hovedparten af sagernes vedkommende tilskrives, at der er tale om ældre sager, der er oprettet, før kommunens udviklingsforløb blev igangsat, og at de dermed har været omfattet af kommunens efterslæb og sagsgenopretning. Det ses således også, at der i næsten alle sager er udarbejdet en ny børnefaglig undersøgelse i løbet af Ankestyrelsen har ved sin statusmåling vurderet, at de børnefaglige undersøgelser er indholdsmæssigt tilfredsstillende i alle 9 sager, hvor der foreligger en børnefaglig undersøgelse eller et supplement. En enkelt af de 9 undersøgelser er vurderet til at opfylde lovens krav i høj grad, mens de resterende 8 undersøgelser opfylder kravene i nogen grad. Ankestyrelsen har i sin vurdering af disse undersøgelser blandt andet lagt vægt på, at der i enkelte sager ikke er taget stilling til, om der 15/27

16 skal udarbejdes en undersøgelse vedrørende søskende, og at man i enkelte andre sager ikke har tilvejebragt barnets eller forældrenes holdning til den påtænkte foranstaltning. I startmålingen fra 2013 vurderede Ankestyrelsen ligeledes, at alle de udarbejdede børnefaglige undersøgelser var indholdsmæssigt tilfredsstillende Vurdering af handleplaner Ankestyrelsen har i sin statusmåling konstateret, at der foreligger en handleplan i 10 ud af de 14 sager med afgørelse om en foranstaltning. I 3 sager har der været truffet afgørelse efter servicelovens 52, stk. 2. I en enkelt sag er der ikke udarbejdet en handleplan inden for måleperioden. I forhold til startmålingen fra 2013 er der tale om en klar forbedring, idet der i startmålingen manglede handleplaner i 5 ud af de 12 sager, hvor der var truffet afgørelse om en foranstaltning. Statusgennemgangen viser endvidere, at i 3 af de 10 sager, hvor der foreligger en handleplan, er handleplanen ikke udarbejdet inden afgørelsen. I startmålingen fra 2013 konstaterede Ankestyrelsen at den udarbejdede handleplan først forelå efter afgørelsen i 4 sager Ankestyrelsen har i statusmålingen vurderet alle 10 handleplaner til at være indholdsmæssigt tilfredsstillende. 4 handleplaner er vurderet til at opfylde lovens krav i høj grad, mens 6 handleplaner opfylder kravene i nogen grad. Ankestyrelsen har i flere af disse tilfælde vurderet, at de fastsatte mål er brede, ukonkrete og svært målbare. Startmålingen fra 2013 viste, at én af de udarbejdede handleplaner slet ikke opfyldte servicelovens indholdsmæssige krav, mens de øvrige, udarbejdede handleplaner var indholdsmæssigt tilfredsstillende. Også ved start målingen lagde Ankestyrelsen imidlertid i flere sager vægt på, at der ikke var fastsat konkrete mål i handleplanen Vurdering af børnesamtaler Ankestyrelsen har ved sin statusgennemgang vurderet, at servicelovens bestemmelser i 48 om afholdelse af børnesamtale er overholdt i 12 ud af de 14 sager, hvor der er truffet afgørelse om en foranstaltning. Af de 12 sager, der overholder lovens krav, er der i 11 sager afholdt en samtale inden afgørelsen, hvor der blev talt med barnet om den påtænkte foranstaltning. I den sidste sag, er der ikke afholdt børnesamtale, og Ankestyrelsen er enig i at, den ikke skulle afholdes, eftersom der var tale om en nyfødt. I 2 sager er lovens krav ikke opfyldt. I den ene sag ses det, at der er talt med barnet to gange, men ingen af gangene har samtalen omhandlet den påtænkte foranstaltning. I den anden sag fremgår det ikke af sagen, at der er talt med barnet, det fremgår ej heller om der er foretaget en konkret vurdering af, at der på grund af barnets alder er fravalgt at afholde en samtale. I startmålingen fra 2013 havde Ankestyrelsen vurderet, at 4 sager ikke opfyldte servicelovens krav til afholdelse af børnesamtale. I 3 af disse sager var der slet ikke afholdt en samtale, mens der i den sidste sag var afholdt en samtale, men ikke talt om den påtænkte foranstaltning. 16/27

17 3.2.5 Vurdering af samtykke til foranstaltning Statusmålingen viser, at i 13 ud af de 14 sager med afgørelse om en foranstaltning har Halsnæs Kommune indhentet samtykke fra alle relevante parter. I den sag, hvor der ikke er indhentet samtykke fra alle relevante parter, er der indhentet samtykke fra moderen, men der ses ikke indhentet et samtykke fra faderen, der efter det oplyste har del i forældremyndigheden Startmålingen fra 2013 viste, at kommunen havde indhentet samtykke til foranstaltningen fra alle relevante parter i 11 af de 12 afgørelsessager Sager med tilbud om konsulentbistand ( 11, stk. 3) I 3 af de 20 fremsendte sager er der ikke truffet afgørelse om en foranstaltning efter servicelovens 52, men Halsnæs Kommune har tilbudt konsulentbistand efter servicelovens 11, stk. 3. Et tilbud efter 11, stk. 3 forudsætter ikke, at der forinden er udarbejdet en børnefaglig undersøgelse, en handleplan eller afholdt en børnesamtale efter 48. Konsulentbistanden har i alle de 3 fremsendte sager omfattet tilbud om rådgivningsforløb. Ankestyrelsen har i disse sager vurderet, hvorvidt de foreliggende oplysninger om barnets og familiens vanskeligheder burde have ført til, at der var påbegyndt en børnefaglig undersøgelse. I en sag er der udarbejdet en børnefaglig undersøgelse, mens Ankestyrelsen i de 2 øvrige sager har vurderet at der burde have været udarbejdet en børnefaglig undersøgelse. Dette bliver uddybet i afsnit 3.3. Ved startmålingen i 2013 blev der ikke målt på sager med tilbud om konsulentbistand jf. 11, stk Underretningssager, hvor der endnu ikke er truffet afgørelse Halsnæs Kommune har indsendt 3 sager, hvor der er modtaget underretninger, men hvor der endnu ikke er truffet afgørelse om en foranstaltning efter servicelovens 52 eller tilbudt konsulentbistand efter 11, stk. 3. Ankestyrelsen har i disse sager vurderet, om der på baggrund af de foreliggende oplysninger burde være påbegyndt en børnefaglig undersøgelse. I 2 ud af de 3 sager har Ankestyrelsen vurderet, at der burde have været påbegyndt en børnefaglig undersøgelse. Dette bliver uddybet i afsnit /27

18 3.3 Særligt problematiske forhold i forhold til sagsbehandlingen Ud over de lovgivningsmæssige krav til de konkrete afgørelser, har Ankestyrelsen endvidere i alle sager vurderet, om der har været særligt problematiske forhold i sagsbehandlingsforløbet, som har givet anledning til kritik. Vurderingen er foretaget på baggrund af sagsbehandlingen fra januar 2014 og frem. Samlet set vurderer Ankestyrelsen, at der er særligt problematiske forhold i sagsbehandlingen i 11 af de 20 sager. Den primære årsag til Ankestyrelsens kritik skyldes manglende eller forkert faglig vurdering i sagsbehandlingen (7 sager), se tabel 3.1. Tabel 3.1 Særligt problematiske forhold i sagsbehandlingen Gentagne overtrædelser af loven herunder ved gentagende gange at træffe afgørelse om at iværksætte en børnefaglig undersøgelse uden at påbegynde eller gennemføre denne Manglende og/ eller langsomme reaktioner på alvorlige underretninger - herunder fravær af relevant opfølgning på tværkommunale underretninger Passivitet i sagsbehandlingen herunder manglende effektuering af besluttede afgørelser Forkert fokus i forhold til børnenes egentlige problemstillinger, for eksempel at der fokuseres på familiens boligforhold, barnets handicap eller skolefravær (startmåling) (gamle sager) (nye sager) Manglende/konfliktfyldt samarbejde internt i forvaltningen, mellem forvaltninger samt mellem forvaltning og skole, PPR, Politi, sundhedsvæsen mv. Manglende/ forkert faglig vurdering i sagsbehandlingen, herunder at der burde være påbegyndt en børnefaglig undersøgelse Antal sager med kritisable forhold I alt (antal sager) I 3 sager har der været manglende eller langsomme reaktioner på alvorlige underretninger. I 1 ud at de 5 nye sager, der er oprettet efter udviklingsforløbet er iværksat, har Ankestyrelsen vurderet, at der har været særligt problematiske forhold i sagsbehandlingen. Sagen vedrører rådgivning efter 11, stk. 3, og Ankestyrelsen har vurderet, at det er foretaget en forkert faglig vurdering i sagsbehandlingen, idet der burde have været påbegyndt en børnefaglig undersøgelse. Set i forhold til startmålingen, der blev foretaget i 2013, er der samlet set sket en forbedring af sagsbehandlingens kvalitet. I sagsmålingen i 2013 blev der således samlet set konstateret 24 kritisable forhold i sagsbehandlingen, hvor der i 2015 blev konstateret 11 kritisable forhold. Som det 18/27

19 fremgår af tabellen, er det særligt i forhold til passivitet i sagsbehandlingen, at der kan konstateres en markant forbedring. I statusmålingen er der hverken fundet tilfælde af forkert fokus i forhold til børnenes egentlige problemstillinger, manglende/konfliktfyldt samarbejde internt i forvaltningen eller passivitet i sagsbehandlingen. 3.4 Uddybning af særligt problematiske forhold i sagsbehandlingen Herunder uddybes eksempler på sager, hvor Ankestyrelsen vurderer, at der er særlige problematiske forhold i det samlede sagsforløb. Eksempel 1: Sag hvor der er truffet afgørelse om anbringelse, og hvor Ankestyrelsen vurderer, at der mangler eller er foretaget en forkert faglig vurdering. I foråret 2013 vurderer kommunen, at den unge skal væk hjemmefra, og der bliver bevilget økonomisk hjælp til efterskole. I slutningen af august 2013 modtager kommunen besked om, at den unge er sendt hjem fra efterskolen, og at hun efterfølgende ikke ønsker at vende tilbage. Hun begynder på en ny efterskole, hvorfra hun smides ud i oktober I forløbet herefter forsøges det at etablere hjemmeundervisning, men der ses reelt ikke en opfølgning på situationen. Og da moderen og den unge ikke møder op til et indkaldt møde med kommunen lukkes sagen i slutningen af oktober december 2014 modtager kommunen en underretning om, at den unge er smidt ud hjemmefra. Der indkaldes til møde den 20. januar Det er Ankestyrelsens vurdering, at der forinden sagen blev lukket i efteråret 2014 burde være indhentet en skoleudtalelse, og foretaget en helhedsvurdering af, om den unge fortsat havde behov for særlig støtte. Samlet set vurderes der at være tale om manglende eller forkerte vurderinger i sagen. Eksempel 2: Sag hvor der er tilbudt rådgivning efter 11, stk. 3, og hvor Ankestyrelsen vurderer, at der mangler eller er foretaget en forkert faglig vurdering. Kommunen vurderer i 2012, at der skal udarbejdes en børnefaglig undersøgelse. Denne færdiggøres aldrig, men kommunen vurderer i midten af juli 2012, at sagen kan lukkes. I november 2014 modtager kommunen en bekymrende underretning fra skolen. Det fremgår af underretningen, at drengen i februar 2014 kommer ind i en dårlig periode. Skolen beskriver en bekymrende adfærd. Skolen oplyser, at de i februar 2014 skrev en underretning, men aldrig fik en tilbagemelding. I november 2014 er skolen fortsat meget bekymret for drengens trivsel. 19/27

20 Der afholdes et underretningsmøde med faderen og der tilbydes rådgivning efter 11, stk. 3. Ankestyrelsen finder, at der på baggrund af oplysningerne i underretningen sammenholdt med de gamle oplysninger i sagen burde være påbegyndt en børnefaglig undersøgelse. Vi finder desuden at det havde været relevant, at der i forbindelse med underretningen var blevet afholdt en samtale med drengen. Eksempel 3: Sag hvor der ikke er truffet afgørelse eller tilbudt rådgivning efter 11, stk. 3, og hvor Ankestyrelsen vurderer, at der mangler eller er foretaget en forkert faglig vurdering. Kommunen modtager tilbage i 2012 flere bekymrende underretninger fra skolen, der er blandt andet bekymring for om mor slår. Der ses ikke at være fulgt op på disse underretninger før i august 2013, hvor der fremsendes et brev til familien med tilbud om råd og vejledning. Familien får besked om, at såfremt familien ikke aktivt melder tilbage i forhold til tilbuddet, så lukkes sagen. I september 2013 afholder kommunen et møde med familien, og sagsbehandleren vurderer efterfølgende, at konfliktniveauet mellem forældrene er bekymrende. Sagen lukkes i januar 2014 med henvisning til, at familien kan søge rådgivning hos Statsforvaltningen. I marts 2014 genåbnes sagen, idet kommunen modtager underretninger. I november 2014 modtages der endvidere en skoleudtalelse med bekymrende oplysninger. Det er Ankestyrelsens vurdering, at der burde være påbegyndt en børnefaglig undersøgelse på baggrund af oplysningerne i skoleudtalelsen fra november Ankestyrelsen vurderer, at det er udtryk for manglende eller forkerte faglige vurderinger, at denne ikke er påbegyndt, samt at der ikke er reageret på de modtagene underretninger i marts Eksempel 4: Sag hvor der er truffet afgørelse om anbringelse, og hvor Ankestyrelsen vurderer, at der er reageret langsomt på en alvorlig underretning. Kommunen modtager i april 2013 en mellemkommunal underretning, hvori der udtrykkes stor bekymring for den unge. Pigen har selvmordstanker, kommer stort set ikke i skole, og moderen er svær at fastholde i samarbejdet. Den 18. juni 2013 modtager kommunen underretning fra den nye skole. Moderen kontakter forvaltningen den 16. juli 2013, og herefter afholdes der en børnesamtale. Der går meget lang tid fra de alvorlige underretninger i april/juni/juli 2013 til der rent faktisk iværksættes støtte. Der er oplysninger om, at pigen har det meget skidt, hun skærer i sig selv, og kommer ikke i skole. Der forsøges psykologsamtaler i slutningen af 2013/starten af 2014, men de kommer aldrig rigtig i gang. I forbindelse med en underretning den 5. marts 2014 om, at pigen har selvmordstanker, ringer sagsbehandleren dagen efter til pigen, som ikke svarer. Sagsbehandleren ringer igen den 12. maj, men får først kontakt til pigen den 26. maj 2014, hvorefter der iværksættes kontaktperson til pigen. 20/27

21 Det ses ikke, at der foretages en helhedsvurdering af sagen, herunder en vurdering af, om kontaktperson er tilstrækkelig til at afhjælpe problemerne. Samlet set vurderer Ankestyrelsen, at der reageres langsomt på alvorlige underretninger. 3.5 Socialfaglig vurdering af fem sager Som led i Task Forcens status sagsmåling af 20 sager i Halsnæs kommune, er 5 af de indsendte sager gennemgået med henblik på en socialfaglig vurdering. Sagerne vedrører børn mellem 6 og 15 år. Foranstaltningsmæssigt omhandler de 5 sager: 1 sag med iværksat anbringelse (sag opstartet i april 2013) 1 sag med iværksat aflastning og familiebehandling (sag opstartet i juni 2011) 1 sag med iværksat kontaktperson (sag opstartet i juni 2007) 1 sag med 11 stk. 3 forløb (sag opstartet i november 2014) 1 sag aktuelt uden foranstaltninger (underretning) (sag opstartet i november 2012) 4 ud af 5 sager er oprettet i kommunen inden Task Forcen og Halsnæs Kommune etablerede samarbejdet om et udviklingsforløb. I den socialfaglige gennemgang har der derfor været fokus på sagsbehandlingen indenfor det seneste års tid. Det overordnede billede viser en spredning i den socialfaglige indsats i familierne. Der ses en tendens til, at kommunen mister overblik i forhold til handlingstiltag. Ofte ses en fortabelse i journalføring uden aktuel handling. I forhold til underretninger ses der en systematik i forhold til indkaldelse og afholdelse af møder om underretningen, dog er skole og familieafdeling nogle gange i tvivl om, hvem der skal indkalde, jf. Halsnæsmodellen. Efter underretningsmøderne ses der en tendens til, at sagerne står åbne uden aktivitet eller aktiv stillingtagen til, hvad processen i sagen skal være, indtil der modtages ny underretning til vurdering. Ved forældrenes udeblivelser fra aftalte møder i kommunen ses der en tendens til, at kommunen i en lang periode forsøger at samarbejde uden held, hvilket kan medføre en langsommelig sagsbehandling. Der ses ikke i journalen, om der tages aktivt stilling til, om der i de konkrete sager bør aflægges familierne et uanmeldt hjemmebesøg. I flere af sagerne, som tidligere har været lukkede, inddrages tidligere viden omkring familiens samlede forhold ikke aktivt, og dermed bibringes denne viden ikke i vurderingen af den nye underretning. 21/27

22 Børnefaglig undersøgelse Det generelle billede viser nogle meget grundige undersøgelser. Der foreligger i alle sagerne med foranstaltninger børnefaglige undersøgelser som er meget fyldestgørende og gennemarbejdet dog ses der fortsat mangler i forhold til aktiv inddragelse og stillingtagen til netværkets betydning og muligheder for løsning af en given problemstilling. I en enkelt af sagerne ligger der en undersøgelsesplan som overfor familien tydeliggør proces og undersøgelsesindhold, hvilket er med til at berige sagen, i forhold til familiens aktive inddragelse. I en af sagerne, hvor der er bevilget forløb efter SL 11. stk. 3 vurderes dette ikke at være tilstrækkeligt, idet der ikke er tale om en afgrænset problemstilling. Der burde i sagen have været udarbejdet en børnefaglig undersøgelse, idet der foreligger oplysninger fra tidligere underretninger om bekymrende forhold i familien (anbringelse af søskende, misbrug i generationer, fysisk sygdom, dårlig hjemlig hygiejne, m.m.). Inddragelse Der ses i journalerne, at det prioriteres, at der i sagsbehandlingen sker en løbende inddragelse af familierne. I en af sagerne (uden foranstaltning) forsøges der dog i en lang periode at indkalde forældre til møder grundet bekymringsgraden i sagen, hvor forældrene gang på gang udebliver. Samtale med barnet i denne sag er ikke afholdt. I de 3 sager, hvor der er iværksat foranstaltninger er barnet/den unge løbende inddraget i sagsbehandlingen. Handleplan I handleplanerne ses der et aktivt forsøg på, at udarbejde målbare mål. Særligt i en af handleplanerne er der udarbejdet meget konkrete mål med prioritering og tidsangivelse på kort og på lang sigt. I to af handleplanerne fremgår det dog ikke tydeligt, hvad det er for en type foranstaltning som handleplanen knytter sig til. 3.6 Metode og kriterier for udvælgelse af sager Kriterier for udvælgelse af sager Halsnæs Kommune har efter Ankestyrelsens anmodning udvalgt og indsendt 20 verserende sager om børn og unge med behov for særlig støtte. Kommunen blev anmodet om at indsende 5 sager om anbringelse, 3 sager hver om familiebehandling, aflastning, kontaktperson og konsulentbistand efter 11, stk. 3. Endelig blev kommunen bedt om at indsende 3 sager hvor der er modtaget flere underretninger, men ikke truffet nogen afgørelse. 22/27

23 De modtagne sager fordeler sig om vist i tabel 6.1. Tabel 6.1. Fordeling af sagstyper Antal Anbringelse - 52, stk. 3 nr. 7 5 Familiebehandling 52, stk. 3, nr.3 4 Aflastning 52, stk. 3, nr.5 1 Kontaktperson 52, stk. 3, nr. 6 3 Ophold på familieinstitution 52, stk.3, nr.4 1 Konsulentbistand efter 11, stk. 3 3 Underretninger modtaget men ingen foranstaltning iværksat 3 I alt 20 Halsnæs Kommune er bedt om at udvælge sagerne efter følgende kriterier: Sagerne skal være verserende og omhandle børn og unge mellem 0 og 17 år med særlige behov dog ikke alene med fysiske handicaps. Halsnæs Kommune skal have været handlekommune for barnet/den unge det seneste år. Hvis der er truffet afgørelse om en foranstaltning eller givet tilbud efter 11, skal følgende kriterier være opfyldt: Afgørelsen/ tilbuddet skal være så ny som muligt og besluttet inden for det seneste år. Sagerne skal udvælges tilfældigt de er således udvalgt baglæns, så den første sag om for eksempel anbringelse er den første, der er truffet lige før 16. januar Den næste sag om anbringelse skal være den næst nyeste før 16. januar 2014 osv. Sagerne må ikke have været anket til og/eller behandlet i Ankestyrelsen. Sagerne må heller ikke have været behandlet af Ankestyrelsen efter servicelovens 65. De 3 sager med flest underretninger skal endvidere opfylde følgende kriterier: Underretningerne skal være modtaget inden for det seneste år, og der må ikke i denne periode være iværksat en foranstaltning eller givet tilbud efter servicelovens 11 (der kan tidligere have været iværksat foranstaltninger i sagen) Sagerne må ikke have været anket til og/eller behandlet i Ankestyrelsen. Sagerne må ikke have været behandlet af Ankestyrelsen efter servicelovens 65 Ankestyrelsen har indkaldt sager, hvor afgørelsen er truffet i perioden før d.16. januar Størstedelen af sagerne (15 sager) er dog oprettet inden Taskforcens udviklingsforløb. De 5 sager oprettet efter Task Forcens udviklingsforløb handler om: 1 sag om familiebehandling 23/27

24 1 sag om ophold på familieinstitution 2 sager om sag om underretning Metode Ankestyrelsen har foretaget en juridisk og materiel vurdering af de skriftlige akter i sagerne Ankestyrelsen har samlet set indkaldt sager, hvor afgørelsen er truffet inden 16.januar Størstedelen af sagerne (15 sager) er dog ældre sager, som er blevet oprettet, inden Halsnæs kommune påbegyndte sit udviklingsarbejde, mens de resterende 5 sager er oprettet efter kommunens udviklingsforløb. Det må således forventes, at effekterne af udviklingsarbejdet primært kommer til udtryk i sagsmålingen af de 5 sager, som er blevet oprettet efter udviklingsarbejdets påbegyndelse. For at belyse effekten af de igangsatte initiativer på området, har Ankestyrelsen i nuværende måling opdelt opgørelserne af sagsbehandlingsmangler/kritik i forhold til, hvor længe sagen har verseret i kommunen. Ankestyrelsen gør opmærksom på, at der er i statusmålingen alene er vurderet på sags skridt frem til den 16.januar For så vidt angår afgørelsessagerne er der i forhold til den aktuelle afgørelse vurderet på centrale lovgivningsmæssige krav, herunder: Den børnefaglige undersøgelse efter servicelovens 50 (om den foreligger, om tidsfristerne er overholdt og de indholdsmæssige krav) Handleplanen efter servicelovens 140 (om handleplanen foreligger, om tidsfristen er overholdt og de indholdsmæssige krav) Børnesamtale efter servicelovens 48 Samtykke til foranstaltningen. Herudover har Ankestyrelsen i alle sager vurderet, om der i perioden fra januar 2014 har været problematiske forhold i sagsbehandlingen der giver anledning til kritik. Herunder om sagen har været præget af: Gentagne overtrædelser af lovgivningen Manglende og/eller langsomme reaktioner på underretninger Passivitet i sagsbehandlingen Forkert fokus i forhold til barnets egentlige problemstillinger For meget fokus på forældresamarbejdet i forhold til fokus på barnets trivsel. Manglende/ konfliktfyldt samarbejde internt og/ eller eksternt 24/27

25 Manglende inddragelse af børnefaglig ekspertise Manglende/ forkert faglig vurdering i søskendebehandling VISO har gennemgået fem af sagerne og bidraget med den socialfaglige vurdering af sagerne. VISO s vurdering har fokuseret på følgende emner. Baggrund for oprettelse af sagen Inddragelse og sparring Børnesamtalen Kvalitet i den børnefaglige undersøgelse Handleplan/foranstaltning Karakteristik af sagerne Tabel 7.1. Antal år sagerne har været verserende i kommunen Antal 0 år år år år 3 I alt 20 Tabel 7.2. Barnets alder Antal 0-3 år år år år 7 I alt 20 4 Bilag 2: Halsnæs Kommunes afsluttende redegørelse Som afslutning på Task Forcens indsats i kommunen, er kommunen blevet bedt om at udarbejde en samlet redegørelse, der beskriver de mål og delmål kommunen havde sat sig, samt angiver, hvilke mål og delmål kommunen vurderer at have opnået og hvilke indsatsområder kommunen fortsat arbejder med. 25/27

26 Task Forcen har bedt kommunen udfylde sin redegørelse i de følgende skemaer, der er opbygget med udgangspunkt i analyserapportens temaer og anbefalinger. Redegørelsen er vedlagt som et selvstændigt dokument. 5 Bilag 3 Task Forcens ydelser til Halsnæs Kommune Task Forcens ydelser i udviklingsforløbet til Halsnæs Kommune har omfattet: Opfølgningsmøder Kursusaktivitet Løbende sparring Opfølgningsmøder Der har i udviklingsperioden været afholdt 9 opfølgningsmøder mellem Halsnæs Kommune og Task Forcen. Møderne har på skift været afholdt i Halsnæs kommune og i Socialstyrelsen. På møderne har deltagerkredsen været familiechef, leder af familieafdelingen, 2 faglige teamledere samt 1 udviklingskonsulent. Indholdet på møderne har været: Status på udviklingsarbejdet daglig drift Personalesituationen stor udskiftning Ledelsestilsyn herunder opfølgning og udarbejdelse af styringsredskaber Fokus på kvalitetssikring i sagsarbejdet herunder dokumentation Administrationsgrundlaget og serviceniveaubeskrivelser Planlægning og løbende evaluering af kursusaktivitet Drøftelser af Halsnæs kommunes samlede udviklingsinitiativer jf. udviklingsplanen. Kursusaktivitet Der er ydet følgende kursusaktivitet til Halsnæs Kommune: Kursus for medarbejdere og ledelse i kommunen omkring reglerne i Serviceloven Kursus i forhold til undervisning og implementering af ICS metoden. Kurset blev udbudt af undervisere fra Metropol og varede i 3 dage. Kursusforløb med fokus på systematik i sagsbehandlingen fra konsulentfirmaet SPUK. 2 kursusdage for ledelsen samt 4 kursusdage, hvor deltagerkredsen har været alle myndighedsrådgivere samt deres faglige ledere. Afslutningsvis har leverandørleddet været 26/27

27 meddeltager på kurset i forhold til temaet omkring opfølgning og handleplan. Temaerne i undervisningen har været indholdet i en børnefaglig undersøgelse, udarbejdelse af målbare mål en handleplan, metoder til inddragelse af netværket, udarbejdelse af tidslinjer, sparring, m.m. Endvidere lægges fokus her på at udarbejde en god analyse i forhold til den faktuelle viden i en konkret børnesag. Lærings - og sparringsforløb med Ankestyrelsens læringsteam i forhold til konkrete børnefaglige undersøgelser og handleplaner Fælles for kursusaktiviteterne har været, at der forud for de planlagte forløb har været afholdt forventningsafstemningsmøder mellem Halsnæs Kommune, kursusarrangørerne og en repræsentant fra Task Forcen. Formålet hermed har været at sikre og tilpasse kursusaktiviteten ud fra kommunens specifikke behov. Sparring Fra Task Forcen er der løbende ydet sparring i forhold til kommunens udarbejdede serviceniveaubeskrivelser, arbejdsgangsbeskrivelser, ledelsestilsyn m.m. 27/27