Referat fra hovedbestyrelsesmøde

Transkript

1 Referat fra hovedbestyrelsesmøde Mødedato: Søndag den Mødested: Klublokalet Tidspunkt: Kl. 10:00 14:00 (mødes kl. 9:45) Mødetype: Hovedbestyrelsesmøde nr. 06 Fortæring: NS Tegnstyrer: Kvaje slik: Referent: TL Deltagere: Daniel Vest (), Tine Lind (TL), Kim Larsen Christensen (), Jutta A. Nielsen (JAN), Jesper Fløe (JF), Nikolaj Seemann (NS), Tine M. Vest () Fraværende: Maria Grandt (MG) Dagsorden Åben/Lukket 1. Formanden har ordet... Sidste møde før generalforsamlingen. 2. Godkendelse af dagsorden... Fælles Enkelte tilføjelser herefter godkendt. 3. Korrespondanceliste fra sidste møde... Fælles har ikke nået at lave telefonliste og HB enes om, at opgaven slettes. JF er i gang med at lave pris kolonner, endnu ikke færdig. har ikke undersøgt tilmeldingssystem. har ikke undersøgt nyhedsbrev via digital post på grund af manglende adgang. JF har ikke nået at fjerne radiatoren. 4. Administration a. Bordet rundt (fx sidste nyt, ferie m.m.)... Fælles JAN fortæller om Døvefilms besøg, det var et godt arrangement og Døvefilm har sagt, at de meget gerne vil komme igen en anden gang vi må gerne give dem besked, hvis vi har et spændende arrangement. JAN føler, det har været en lang periode fra sidste HB møde i oktober og til nu. Hun vil gerne have haft et møde i mellem. fortæller, at vi har anket 18 afslaget og vi nu afventer svar på dette. vil kontakte kommunen og høre, om de har modtaget anken, da den blev sendt d. 23. december. NS er kommet til skade med sin skulder og skal undersøges på sygehuset, herefter vil han give besked til HB om hvad fremtidsudsigten er. b. Fremlæggelse af regnskab for 4. kvartal fremlagde regnskabet. Foreningen har et overskud pr på ,00 kr. i forhold til budgettet. Ejendommen har et minus på ,50 kr. men dette er med forbehold, da mangler oplysninger fra BRF til at kunne gøre regnskabet helt færdigt. c. Økonomi... Overskuddet fra foreningen foreslås henlagt til budget 2014, således at klubber under FTSF/HB kan ansøge om penge til forskellige formål, bl.a. kan caféudvalget ansøge om penge til nye café borde. HB kan søge om penge til ny projektor på kontoret. HB enes om, at det er en god ide og godkender dette. Det skrives ind i budget for Udvalgene får besked om, at de kan søge inden næste HB møde og så skal den nye bestyrelse godkende/afvise ansøgningerne.

2 Caféudvalget skal huske at underskrive med 2 personer på bar sedlen og lægge i de rigtige skuffer. Kulturudvalget får ,00 kr. for 2014 (varelotteriet er inkl.). Husk, at de penge også skal dække generalforsamling, medlemsmøder, fester, lokaleleje mv. Der er for mange fingre i fælles pengekasse, HB skal finde en løsning på at begrænse adgangen til pengekassen, da der jævnligt er fejl i beløb af kasse beholdningen. Caféudvalget får besked på, at de ikke må røre fælles pengekassen. Alle bedes tænke en løsning på dette. d. Budgetopfølgning... HB kiggede på budget for 2014 og havde små ændringer; service/køkken udstyr sættes op til 5.000,00 kr., da HB ønsker der skal indkøbes nye bestik til køkkenet. Ejendomsudvalget sættes ned til 2.000,00 kr. sender opdateret budget pr. mail til HB. 5. Forening a. Medlemskab... JAN FTSF har pr medlemmer, 13 personer er sortlistet. HB har fået mail om dette. 1. Opdatering af medlemsliste... beder om, at der til hver fredags café er lagt en opdateret medlemsliste ind på Skydrive, da vi jævnligt oplever problemer med medlemmer, der siger, de har betalt kontingent, men ikke har modtaget medlemskort og når vi kigger på medlemslisten, står medlemmet ikke på listen det giver nogle konflikter. Ved at der ligger opdaterede medlemslister, kan vi bedre tjekke op på det. Husk at notere dødsfald i medlemslisten med dato for dødsfaldet, da det skal bruges til årsberetningen. Husk at flytte udmeldte medlemmer/sortlistede medlemmer til fanen med udmeldte/sortlistede personer. HB enes om, at vi fremover vil lave vores eget medlemskort til de medlemmer, som ikke har fået medlemskort fra DDL vi har i 2013 desværre oplevet flere medlemmer, der ikke har fået medlemskort, selvom de har betalt kontingent. For at undgå problemer med adgang til foreningsaften eller fredags café vil HB lave vores eget medlemskort, som et midlertidigt kort, indtil medlemmet får det originale kort fra DDL. vil lave det og lægge det ud på Skydrive. 2. Medlemmers runde fødselsdage... TL TL har modtaget en henvendelse fra et medlem, der ikke har fået fødselsdagshilsen til sin runde fødselsdag. JAN beklager, at der er sket en misser og vil følge op på det. b. Arbejdsopgaver... TL gennemgik arbejdsopgaverne, som alle havde sendt ind. TL retter og sender ud til HB til godkendelse, herefter sætter det ind i forretningsorden. c. Samarbejde og grænser for ens udvalg... JAN LUKKET d. Generalforsamling / TL HB har modtaget referat fra arbejdsgruppens møde, kort gennemgang. Lis Jepsen har sagt, hun gerne vil hjælpe med at lave kaffe kontakter hende. Der skal laves skilte Ingen adgang før kl , respekter venligst! TL laver dem. HB enes om at bestille boller og kage ved Føtex, gør det. Arbejdsgruppen arbejder på at finde ud af, hvad menuen skal være om aftenen efter generalforsamlingen. Til frokost bliver det en pålægsmand fra Føtex

3 vil gerne hjælpe JAN med at tjekke medlemskort/udlevere stemmekort. HUSK at notere ned, hvem der får hvilket nummer stemmekort. HB enes efter en god snak rundt om bordet, at vi vil komme med indkommen forslag om at sætte bestyrelsestallet ned til 5 personer. Det er vigtigt med de rigtige personer i bestyrelsen, for der kan blive mere arbejde i og med, at der mistes 2 personer. HB enes om at caféudvalget skal have 2 ledere, JF som 1. leder, NS som 2. leder for JF har meget at se til, der skal NS hjælpe med at aflaste JF. NS starter dags dato. e. Omrokering på kontoret... FU FU er startet på at omrokere på kontoret, pt. er et kontorbord flyttet tilbage til det store kontor, det runde bord inde fra klublokalet er flyttet ind på kontoret så vi fremadrettet bruger kontoret, når der skal være møder. Væggene skal males, TA kan gøre det. BOC vil gerne male FTSFs logo på det ene væg. Der skal laves nyt opslagstavle. Nye gardiner, nyt gulv FU foreslår linoleums gulv, som kan blive lagt oven på det nuværende gulv. vil kontakte Bo Palmer og høre, om han har rester på lageret, som vi kan købe billigt. Gardin mellem de to kontor lokaler, så nogle kan sidde i det lille lokale og arbejde uden at blive forstyrret. HB godkender dette og enes om, at lokalet skal være færdigt senest d. 1. marts Nyt fra udvalgene a. Caféudvalg... JF Cafeudvalget har søgt om 4.000,00 kr. til nye café borde og kasseapparat, JF arbejder på at finde et godt, optimalt kasseapparat. Køleskabet skal rengøres, JF tager det op med caféudvalget. b. Ejendomsudvalg... NS Der er sendt lejekontrakt til en interesseret lejer til den ledige lejlighed på Nørrebrogade, hvis personen skriver under så flyttes der ind d. 1. marts og har forsøgt at reparere vandpumpe i kælderen, da den er forstoppet. Men pt. ser det ud til, at det ikke har hjulpet. vil købe en rør renser/metal pind til at prøve at rense rørene. HB snakker om, at det kunne være en opgave for TA at gøre dette jævnligt for at undgå forstoppelserne. vil kontakte en VVS mandag d. 13. januar på grund af utætte rør i kælderen ved vaskerummet. Der skal nye lås på skabene i klublokalet, og kontakter forsikringen mht. dette. Kalender til rengøringspersonalet, ejendomslederen skal sørge for at udlevere kalender. Der er generelt for meget uro på kontoret, når vi har kontortid. Der er flere, som kommer og tror, at det er en varmestue, de kan sidde og hygge snakke med dem, som har vagten. Det er meget forstyrrende. Vi skal blive bedre til at bede dem om at smutte, hvis de er færdige med deres ærinde. Det er også uacceptabelt, at nogle går ind i klublokalet for at snakke med én, der ikke har kontorvagt der skal personerne stoppes! Hvis man er usikker på om man kan svare på spørgsmålet, kan man henvende sig men ikke medlemmerne!!! Der er jævnligt andre fra FU til stede under kontortid i klublokalet, fordi de har andre opgaver, de gerne vil lave og hvis de hele tiden bliver forstyrret af medlemmerne, så bliver det aldrig gjort. 1. Rengøring... NS NS vil høre, hvordan det går med rengøringen og bevis dokument. har oplevet, at KK har sendt billeder til hans FB profil, det skal hun ikke gøre. Hun skal sende det til [email protected] NS vil snakke med hende om det. HB klager over, at gulvene ofte er klistrede, KK siger hun har vasket dem, men det er ikke godt nok! KK må vaske dem igen og igen til de ikke klistrer mere. HB enes om, at kontakter en - 3 -

4 rengøringskonsulent og beder om et møde med KK, så der kan blive snakket igennem om rengøringsmidler. c. Fanebærerudvalg... JAN Intet nyt. d. Festudvalg... TL 1. Frivilligfest... / JF Der er frivillig fest d. 1. marts kl. 17. Drikkevarer på egen regning. Vi inviterer de frivillige som står beskrevet om i forretningsorden. Pt. er der 18 personer, der skal med til frivillig festen. 2. Evaluering af sommerfesten... TL Egne fornemmelser skal ikke med i evalueringen, kun konkrete udsagn/henvendelser. sørger for at rette evalueringsreferatet. 3. Evaluering af banko / julefrokost HB synes, at det var en god dag og en rigtig god ide med at have to arrangementer på en dag for at spare på ressourcerne. orienterer bankoudvalget. Dog appellerer HB til, at banko udvalget får lavet en huskeliste til, hvad der skal laves på dagen. e. Historiskudvalg... Kent Pedersen, Jørgen Siig og JF er begyndt at rydde op i historisk rum, der er sket utrolige ting i rummet. Nogle af Fredericiaskolens ting er afhentet, de sidste ting afhentes inden for kort tid. f. Kioskudvalg... Det kører som det plejer, flot med overskud i år. g. Kulturudvalg... Forårets program er næsten lavet. Der skal snart være møde med kulturudvalget. Vi skal huske at skrive på opslag fremover, at kaffen er uden for entré prisen. Enkelte medlemmer har ytret ønske om, at når vi indkalder til medlemsmøde, at vi også udsender dagsorden. FU tager dette til efterretning. Der er kommet henvendelse om, om vi kan udsende nyhedsbrev om næste arrangement efter et onsdags arrangement. F.x. onsdag d. 8. januar foredrag om ros og anerkendelse, så efter dette arrangement sende nyhedsbrev om arrangementet d. 22. januar og ikke udsende flere nyhedsbreve med arrangementer på én gang. vil prøve at gøre dette. 1. Opfølgning på kreative dage / entré... vil lave en ny prisliste som HB tidligere har vedtaget. Dette gælder for alle arrangementer i FTSF, hvis f.x. vi har socialt samvær, så gælder prislisten. Er der foredrag og oplyst andre priser, så er det dét der gælder. FU har lavet aftale med BOC, at han hjælper med at notere til kreative dage. FU udarbejder et skema og BOC får en B-nøgle. 2. Foreningsaftener... Fælles Flere af medlemmerne har henvendt sig til HB og klaget over, at nogle sidder og bruger mobil telefon under foredrag osv. HB enes om, at vi fremover skal huske at sige til medlemmerne før foredrag, at mobil telefon skal være i lommen og hvis det er vigtigt, må man gå ud af lokalet. Vi skal blive bedre til låse døren ved køkkenet, det giver for meget uro at folk går den vej ind. Når man har kontorvagten, bedes man sørge for at huske at oplade kameraet til foreningsaftenen, så man kan tage billeder om aftenen

5 Der er lidt forvirring om, hvornår vi skal forberede klublokalet til et arrangement enighed om, at det kun er til medlemsmøder eller Visual Travel. Det kunne være en opgave for TA. h. Medieudvalg... Fælles 1. IT projekt... TL Der skal startes op på IT projektet. Det ville være perfekt hvis vi kunne få to fjernsyn synkroniseret til at vise det samme samtidigt. Ingen henvendelser kommet på mail. TL annoncerer igen. 7. Nyt fra afdelinger a. Døves Idrætsklub FREMAD... orienterer, at der er DM i Futsal i Fredericia d. 25. januar. FREMAD har booket klublokalet til socialt samvær om aftenen. b. Tegnsprog CI... Næste sammenkomst for afdelingen er til marts, hvor der skal forberedes til mini banko til maj. c. Whist... Whist startede op efter nytår d. 2. januar, udlejningen har ikke været orienteret om dette. og vil arrangere et møde med ET og JAN. Der skal også snakkes om andre ting. 8. Næste møde... Konstitueringsmøde tirsdag d. 25. marts 2014 kl. 18:30-21:30. Suppleanter er velkomne til at deltage til bestyrelsesmøde, dog har suppleanter ingen stemmeret, kun taleret. Korrespondanceliste: Gøre pris kolonner færdigt Undersøge tilmeldingssystem Nyhedsbrev via digital post Fjerne radiator Sende mail til HB med opdateret budget 2014 Finde en løsning på fælles pengekassen Lave medlemskort Rette arbejdsopgaver Sætte arbejdsopgaver ind i forretningsorden Kontakte Lis Jepsen vedr. kaffe til GF Lave skilte til GF Bestille boller og kage til GF Finde ud af menu til GF Kontakte Bo Palmer vedr. gulv Undersøge kasse apparat Indkøbe metal pind til rør Kontakte VVS for utætte rør i kælderen Kontakte forsikring mht. lås i skabe i klublokalet Rette sommerfest evaluering JF JF ALLE TL TL JAN, JF, & TL JF &

6 Orientere banko udvalget Afholde kulturudvalgsmøde Sende dagsorden med i indkaldelse til medlemsmøde Lave entré prisliste Udsende nyhedsbrev med næste arrangement efter onsdage i lige uger Annoncere efter nyhedsvært i nyhedsbrev Møde med whistklubben FU TL & - 6 -