Tilstedeværende ved mødet: Simon (formand), Mads (næstformand), Mette (kasserer), Helle (menigt medlem), Marianne (sekretær)

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde d. 21. August 2014 Tilstedeværende ved mødet: Simon (formand), Mads (næstformand), Mette (kasserer), Helle (menigt medlem), Marianne (sekretær) 1. Godkendelse af referat fra seneste møde. Referatet blev godkendt 2. Rengøringsdag d. 13. sep. a. Fastsættelse af arbejdsopgaver og ansvarsområder. Hvem deltager? Alle bestyrelsesmedlemmer deltager i rengøringsdagen. Dog med undtagelse af Helle, da hun flytter fra kollegiet inden. Alle deltagende bestyrelsesmedlemmer har et ansvarsområde: Simon: Ude + kældre Mads: Fælleshuset Mette: Fællesstue Marianne: Vaskekælder Vi mødes kl. 9 om morgenen til morgenmad. Vi griller om aftenen, når vi er færdige med rengøringen. Vi mødes søndag d. 7.september kl. 19:30 for at forberede dagen nærmere. 3. Status på tavle til regler og opslag i Fælleshuset. Se under "Evt.- Punkter involverende Torben" Desuden blev indholdet af kollegiets øvrige informationstavler diskuteret: 1

2 Numre til skadesservice skal muligvis op i andre tavler end kun på dørene i vaskekælderen. Informationen skal være på dansk og engelsk. Der følges op på det på rengøringsdagen. 4. Opfølgning på udvalgenes synlighed. Vi diskuterede mulighederne og perspektiverne i et tættere samarbejde mellem kollegiets tre udvalg. Diverse vanskeligheder for forskellige udvalg synes dog alle at bunde i manglende ressourcer i form af mangel på medlemmer. Vi ønsker to møder: - Et med festudvalget - et punkt hertil er "styr på pengene" - Et med fælleshusudvalget Begge møder planlægges på næste bestyrelsesmøde 5. Opfølgning på procedure for fælleshusudvalget. Punktet skal indgå på mødet med fælleshusudvalget. Bestyrelsen foreslår, at der bliver lavet et Excel-ark, hvor det fremover bliver noteret, hvem der lejer huset hvornår, og hvem der står som udlejer. Helle sørger for adgang til referater fra de sidste møder i fælleshusudvalget, så vi som bestyrelse kan se, hvad der er lavet af planer og overvejelser. Der skal skrives et opslag på facebook med opfordring til at melde sig ind i fælleshusudvalget inkl. at manglende medlemmer nu får den konsekvens, at der er en behandlingstid på en måned. Det skal også oplyses, hvad arbejdet består i. Der skal optimalt være minimum 10 medlemmer, da det så ikke er en stor arbejdsbyrde for nogen. 2

3 6. Vask. Nogle beboere ønsker et opslag i vaskerummet, der fortæller om hvilke vaskemidler der bruges, hvilke maskiner man selv kan vælge til eget vaskemiddel, om man må farve tøj, osv. Der er ønske om, at der er et samlet opslag om, hvad man må bruge af vaskemidler osv. 7. Regnskab og budget. Vi gennemså det regnskab Mette har lavet. Ingen nævneværdige indvendinger. Vi fulgte op på, om Mette har ændret tidligere procedure for regnskaberne, således at kvitteringer fra samme arrangementer nu alle har deres eget selvstændige identifikationsnummer. Det har Mette gennemført, og dermed har hver udgift i regnskabet nu et specifikt ID og viser ikke blot hen til arrangementet som helhed. 8. Gert har kontaktet Simon og ønsker et møde så hurtigt som muligt! a. Herunder opklaring af forhold vedr. festudvalgets forhold. Gert vil gerne have et møde, angående de ønsker vi udtrykte på budgetmødet. Vi kan pt. ikke fastsætte en dato. Simon vil kontakte Gert i løbet af de næste to uger. Vi vil desuden gerne tale med Gert om lamper over baren, lamper over fodboldbordet, noget at stille fælleshusets nye borde på, samt noget der kan fastholde bordene. Vi skal desuden huske at nævne skiltet ved parkeringspladsen. 9. Indkøb af ting og sager i henhold til de overførte midler fra sidste regnskabsår. a. Hvordan organiserer vi indkøbet? Poseløs støvsuger (800 kr): Mads 3

4 Volley (300 kr.): Er købt -pengene kan evt. overgå til "spil+udendørsaktivitet" Tørrestativer, 2 stk. (400 kr.): Marianne Tøjklemmer og poser (150 kr.): Marianne Fjernbetjening (500 kr): Simon Blæsepistol (200 kr.): Marianne Spil + udendørsaktivitet (1.300 kr.): Mette 10. Status på opstregning af parkeringsplads samt skilt ved indkørslen. Vi tager dette punkt med til mødet med Gert. 11. Opdatering af de sedler som hænger rundt på kollegiet med bestyrelsens medlemmer. Punktet er uaktuelt, da sedlerne med bestyrelsens medlemmer er blevet opdateret. 12. Ansættelse af rengøring. Marianne tager kontakt til Torben for at høre om status på rengøringshjælp, samt om han har behov for nye hjælpere udendørs. Det skal afklares, om der skal laves nye jobopslag på de omtalte stillinger. 13. Opdatering af hjemmesiden. Mads undersøge, om han kan finde ud af at opdatere. Vi samler op på dette punkt senere, i forhold til om der skal skrives nye tekster til hjemmesiden, og hvem der evt. skal gøre hvad. 14. Dato for næste møde. 7. september (planlægge rengøringsdag) Vi prøver at lægge os fast på, at vi fremover har møde d. sidste tirsdag i hver måned. Dvs. at det næste egentlige bestyrelsesmøde bliver d.30 september. 4

5 15. Evt. Printerpatroner og lamineringslommer: Mette bestiller printerpatroner til printerne nede i køkkenet og køber lamineringslommer. Information om bestilling af papir, printerpatroner osv.: Der skal laves en seddel, der skal hænge nede ved printerne, hvor der står at når man indsætter sidste patron, opbruger papir eller lignende, skal man kontakte Mette. Mette har ansvar for at købe printerpatroner, mens øvrige indkøb godt kan fordeles på andre medlemmer. Gebyr ved indsættelse af penge: Det koster 40 kr. i gebyr at sætte penge ind i banken. I stedet for at Mette sætter penge ind hver måned, sætter hun dem fremover ind, når hun vurderer, at der er nok. Punkter involverende Torben: Vi skal have lavet en aftale med Torben om at få købt en tavle til Fælleshuset - Simon er ansvarlig. På beboermødet i april var der ønske om flere tømninger af containerne. Specielt op til helligdage/ferier. Er det muligt? Pointering af at skraldeselskabet skal sætte lågene korrekt på containerne igen, så man kan komme pappet ordentligt i containerne. 5