Udbud af drift, vedligeholdelse og videreudvikling af Ledningsejerregistret Besvarelse af spørgsmål

Transkript

1 Udbud af drift, vedligeholdelse og videreudvikling af Ledningsejerregistret Besvarelse af spørgsmål

2 Version Ændringer Dato 1.0 Spørgsmål/svar på spørgsmål stillet ved spørgemøde afholdt den 9. januar Spørgsmål/svar på spørgsmål stillet i perioden 10. januar til 27. januar januar 27. januar Indhold 1 Indledning Spørgsmål og svar Spørgsmål/svar på spørgsmål stillet på spørgemødet hos kunden den 9. januar Spørgsmål/svar på spørgsmål stillet i perioden 10. januar til 27. januar af 14

3 1 Indledning Nærværende dokument indeholder spørgsmål/svar på de spørgsmål, der er blevet rejst af tilbudsgiverne i forhold til Udbud af drift, vedligeholdelse og videreudvikling af Ledningsejerregistret. 2 Spørgsmål og svar 2.1 Spørgsmål/svar på spørgsmål stillet på spørgemødet hos kunden den 9. januar 2014 Spørgsmål 1: Hvad har bevirket den store forskel på minimum- og maksimalpris for kontrakten? Vi har elastik i rammen, fordi LER kan komme i spil i forhold til forskellige opgaver, og samtidig afhænger det af hvornår puljeoption indkøbes og hvor mange puljer der indkøbes. Spørgsmål 2: Er udgifter til helpdesk hjemtagelse en del af transition og skal leverandør deltage i aktiviteten? Hjemtagelse af helpdesk er ikke en del af transitionen. Hjemtagelse sker indenfor den eksisterende kontrakt og udgiften ligger her i. Leverandøren skal ikke deltage i denne aktivitet. Spørgsmål 3: Hvilken assistance kan forventes vedrørende ophørsassistance fra nuværende leverandør og er den beskrevet i eksisterende kontrakt? Leverandøren planlægger transitionsperiode og fastlægger krav til eksisterende leverandør. Se i øvrigt svar på spørgsmål 12. Det kan oplyses, at aftalen med nuværende leverandør bygger på SKI rammekontrakt Spørgsmål 4: Hvem er de eksisterende driftsleverandører? Drift af hele systemet, herunder både Navision og LER, leveres af Grontmij. 3 af 14

4 Spørgsmål 5: Hvad er motivation bag skift til anden driftsleverandør og hvad indebærer for nylig, som bekrevet i udbudsmaterialet? For at sikre performance og driftsstabilitet. Skiftet til eksisterende driftsleverandør blev foretaget i april. Alle aktiviteter er gennemført og afsluttet. Spørgsmål 6: Anvender MBBL en matematisk vurderingsmodel eller hvilken model havde vi tænkt os at anvende? Vil MBBL offentliggøre modellen inden tilbudsaflevering? Vi vurderer efter K, PK, MK, hvor MK vejer højest, derefter PK og endelig K. I tilbagemeldingen på tilbuddene vil det klart fremgå hvilken model der er anvendt og MBBL vil sikre gennemsigtighed i vurderingen, ligesom i prækvalifikation. Pointgivningsmodellen vil være tilgængelig for tilbudsgivere efter modtagelse af tilbuddene. Spørgsmål 7: Hvilken pris skal angives i bilag 12 for optionen Flere punkter? Der skal angives en fast pris, som specificeret i bilag 12, der dækker hele optionen. Spørgsmål 8: Hvad omfatter de 100 designtimer der er specificeret under option 2 Flere punkter og hvorfor er rammen sat til kun 100 timer? De maks. 100 timer der er specificeret i option 2 Flere punkter skal alene omfatte gennemførsel af en designproces for ledningsoplysninger. Forhold omkring designprocessen er beskrevet i bilag 3 side 27 og 28. Spørgsmål 9: Er optionen Fælles nøgler tænkt sammen med gravetilladelsessystemer, ledningsregistreringssystemer og andre tilgrænsende systemer? Ja, Fælles nøgler er tænkt ind i denne systemkontekst og i forhold til det samlede flow i en gravesag. Se endvidere forundersøgelsesrapporten Forundersøgelse vedr. informationsudveksling mellem LER og gravetilladelsessystemer på MBBLs hjemmeside, der er til fri download. 4 af 14

5 Spørgsmål 10: Hvad er den forretningsmæssige anvendelse for LER specifik overvågning? Behovet er, at MBBL kan overvåge og få indsigt i de forretningsprocesser og flows der kører i LER. Se endvidere krav Spørgsmål 11: Hvad er afgrænsning for 3. parters adgang til support og er denne kun tilgængelig i en afgrænset og kortere periode? Alle 3. parter skal godkendes af MBBL, men der er ikke krav om begrænset periode. I bilag 2 afsnit 2.8 er beskrevet det forventede ressourcetræk på teknisk support. Ændrer belastningen sig markant, kan være nødvendigt og fornuftigt at finde en fælles løsning mellem MBBL og leverandøren. Spørgsmål 12: Forudsætninger til nuværende leverandør ved transition og behov for deltagelse fra denne? Forudsætninger til nuværende leverandør og Kunden ved transition skal angives som svar på krav 3.5 i bilag 3. Spørgsmål 13: Hvordan er leverandører sikret ligebehandling ved vægtning/vurdering af transition? Ved modtagelse af tilbud vil det blive vurderet, om der er behov at bringe mekanismer i spil ved vurdering af transition for at sikre ligebehandling mellem tilbud fra eksisterende leverandør og øvrige prækvalificerede leverandører. Dette er afhængig af tilbudsindhold fra den eksisterende leverandør for transitionen. Spørgsmål 14: Er det korrekt at puljer ikke indeksreguleres i kontraktens løbetid eller er dette en fejl? Det er korrekt at puljer ikke indeksreguleres i kontraktens løbetid og det er ikke en fejl. Spørgsmål 15: Anvendes puljer til optioner? Nej, optioner prissættes selvstændigt. Spørgsmål 16: Er der tidsudløb på optionerne? Nej, der er ikke tidsudløb på optioner og Kunden kan indløse disse i hele kontraktperioden. 5 af 14

6 Spørgsmål 17: Hvad er baggrunden for, at der ikke sker en regulering af produktansvaret i kontrakten? Ministeriet har ikke fundet det nødvendigt at foretage en særskilt regulering af produktansvaret i kontrakten. Kontraktens pkt. 23 indeholder en generel regulering af parternes erstatningsansvar. 2.2 Spørgsmål/svar på spørgsmål stillet i perioden 10. januar til 27. januar 2014 Spørgsmål 18: Kontrakt side 10 punkt 4.3. Hvilken timesats benytter Kunden? Kan Kunden kræve godtgørelse, hvis justeringerne skyldes Kundens egne forhold, fx ønske om øget mødeaktivitet eller ønske om et større antal deltagere i møderne? En godtgørelse for Kundens væsentligt forøgede omkostninger efter bestemmelsen vil ske efter en opgørelse af den faktiske omkostningsforøgelse. Det præciseres i Kontrakten, at der alene skal ske godtgørelse i forbindelse med bestemmelsen for så vidt angår omkostningsforøgelse, der ikke skyldes Kundens forhold. I 3. afsnit i Kontraktens pkt. 4.3 affattes således: Angivelsen i bilag 11 skal opfattes som estimater for Kundens deltagelse, og der kan under forløbet opstå behov for justeringer heri, både angående omfang og indhold. Såfremt disse justeringer påfører Kunden væsentligt forøgede omkostninger, skal sådanne omkostninger godtgøres af Leverandøren. Dette gælder dog kun omkostningsforøgelse, der ikke skyldes Kundens forhold. Det er en forudsætning for Kundens ret til godtgørelse, at Kunden forudgående har givet underretning til Leverandøren herom. Spørgsmål 19: Kontrakt side 15 punkt Kan Kunden overlade drift, vedligeholdelse og videreudvikling til trediemand indenfor kontraktens løbetid, og hvilke konsekvenser har det i givet fald? Kunden vil ikke overlade drift og vedligeholdelse til tredjemand indenfor Kontraktens løbetid. Kunden forventer ikke at overlade nogen videreudviklingsopgaver til andre end den valgte leverandør i kontraktperioden, men Kontrakten er ikke til hinder herfor. Konsekvenserne af videreudvikling af systemet for leverancen af de øvrige ydelser efter Kontrakten vil skulle aftales med den valgte Leverandør, i det omfang dækkende reguleringsmekanismer ikke allerede er indeholdt i Kontrakten. Spørgsmål 20: 6 af 14

7 Kontrakt side 17 punkt Foreligger der en krænkelse af tredjemands ret angående det af pkt og 15.2 omfattede Programmel, er Leverandøren pligtig at sikre den fortsatte opfyldelse af Kontrakten under anvendelse af alternativt Programmel eller ved at erhverve de fornødne rettigheder til den konkrete brug. Gælder dette også for programmel stillet til rådighed for leverandøren af Kunden? Programmel omfattet af Kontraktens pkt og 15.4, som Kunden skal overlade til Leverandøren, er ikke omfattet af Leverandørens pligt til at sikre alternativt Programmel eller erhverve de fornødne rettigheder til den konkrete brug i forbindelse med Programmellets krænkelse af tredjemands rettigheder. Det påhviler Kunden at sikre, at der består de fornødne og i Kontrakten forudsatte rettigheder til Programmel, som Kunden er forpligtet til at overlade til Leverandøren. Spørgsmål 21: Kontrakt side 1, 24, 25 forside, punkt 31.2 og punkt 32. Leverandøren skal skrive information ind i kontrakten disse 3 steder. Vil Kunden stille kontrakten til rådighed i et redigerbart format, fx Word? Kontrakten vil blive udsendt og lagt på hjemmesiden i word-format. Spørgsmål 22: Udbudsbetingelser side 11 punkt 10. Vil Ordregiver oplyse vægtningen for de enkelte delpunkter ("bullets") til underkriterierne? Delpunkter er ligestillet Spørgsmål 23: Bilag 1 side 5 illustration 1. Ophørsassistancen skal udføres efter kontraktens udløb. Hvilke aftalemæssige forhold skal gælde i denne periode? Det præciseres i Kontrakten, at Kontrakten fortsat løber i den periode, hvori ophørsassistancen skal leveres, for så vidt angår ydelserne vedr. ophørsassistance. Som sidste sætning i afsnittet i Kontraktens pkt. 28 tilføjes: Kontrakten løber dog fortsat herefter for så vidt angår ydelser vedrørende ophørsassistance. Spørgsmål 24: Bilag 1 side 8 krav 1.6. Er det korrekt opfattet, at hovedtidsplanen ikke skal leveres som en del af tilbuddet? Spørgsmål 25: 7 af 14

8 Bilag 2 side 7 punkt 2.2. Er det korrekt opfattet, at Leverandøren skal etablere et udviklingsmiljø i eget regi, og at Leverandørens omkostninger hertil er Kunden uvedkommende (dvs. f.eks. indregnet i den faste pris)? Spørgsmål 26: Bilag 2 side 12 punkt 2.7. Vil Kunden tilkøbe opgraderinger til de specificerede Microsoft-produkter efter behov uafhængigt af nærværende kontrakt? Ja, i forhold til forretningsmæssigt behov, hvis de anvendes af Leverandøren. Spørgsmål 27: Bilag 2 side 12 punkt 2.7. Vil Kunden tilkøbe opgraderinger til Dynamics NAV med tilkøbsmoduler efter behov uafhængigt af nærværende kontrakt? Ja, i forhold til forretningsmæssigt behov. Spørgsmål 28: Bilag 2 side 12 punkt 2.8. Kan de anførte mængder benyttes som dimensionerende i tilbuddet? Spørgsmål 29: Bilag 2 side 13 punkt 3.1. Skal Leverandøren stille dette eller noget tilsvarende til rådighed som en del af leverancen? Spørgsmål 30: Bilag 3 side 11 krav Kan det antages, at "mere specifikke overvågningsdata" omfatter data, der skabes af det til enhver tid eksisterende overvågningssystem, så dette krav ikke forpligter Leverandøren til at dække et hvilket som helst ønske, Kunden måtte fremsætte i kontraktperioden? Spørgsmål 31: Bilag 3 side 31 krav Ønskes to priser på option 1: èn med og èn uden option 3? Nej, der ønskes èn pris på option 1. Spørgsmål 32: 8 af 14

9 Bilag 5 side 10 krav Hvad skal forstås ved "prioritering"? Er begrebet identisk med "fejlkategorisering", jf. henvisningen i kravteksten til Bilag 14? Hvis dette er tilfældet strider den citerede del af kravteksten mod kontraktens punkt 30.2, i hvilket tilfælde kontrakten da har forrang. Er dette tilsigtet? Del 1 - Ja, prioritering er identisk med kategorisering i henhold til fejlkategorier. Del 2 Krav 5.19 i bilag 5 er tilrettet. Del 3 Nej, det er ikke tilsigtet. Spørgsmål 33: Bilag 5 side 14 krav Er meningen med servicevinduerne ikke netop, at systemet må afbrydes helt eller delvist? Skulle kravteksten have været formuleret som følger: "Nægter Kunden udenfor et servicevindue at tillade en hel eller delvis lukning "? Del 1 Korrekt. Del 2 Nej, da kunden har behov for kontrol med hvornår Systemet afbrydes. Spørgsmål 34: Bilag 5 side 14 krav Gælder dette også i forbindelse med fejlretning og fx rettelse af vildledende hjælpetekster, der fører til unødig stor belastning på Kundens helpdesk? Ændringer af LER web service og evt. LER web API skal varsles skriftligt til Kunden (systemgrænseflader). Dette omfatter ikke hjælpetekster (brugergrænseflade). Spørgsmål 35: Bilag 6 side 7 punkt 3. Beregningen af bedes forklaret. Herunder ønskes en definition af "Driftseffektivitetsprocenten". Betegnelsen "Samlet driftseffektivitet" forekommer misvisende. Menes "Driftseffektivitetsprocenten"? Da driftseffektivitet er forskellig for perioden og , kræver det udregning for hver af disse. Samlet driftseffektivitet betegner summering af de 2 delberegninger, altså den samlede driftseffektivitetsprocent. Hvordan opstår de 0,9 % i første led i beregningen i nederste linje? Skulle det have været 1,9 %? Første led i beregning skal være 1,9 %. Bilag 6 er tilrettet. Hvordan benyttes resultatet af beregningen? Resultat af beregning anvendes som specificeret i bilag 6 afsnit 8 overskridelse af mål for driftseffektivitet. Spørgsmål 36: 9 af 14

10 Bilag 6 side 8 punkt 4. Ifølge formlen øverst i punkt 3 er driftseffektiviteten et rent tal. Dette strider mod, at den måles i minutter. Kunden bedes redegøre for, hvad der er gældende. Tilgængelig driftstid måles i minutter og Aftalt driftstid opgøres i minutter som angivet i punkt 4. Beregning efter formlen giver driftseffektivitetsprocenten. Spørgsmål 37: Bilag 6 side 8 punkt 5. Kan "Leverandøren" i denne sammenhæng forstås som "Leverandørens driftscenter"? Hvis måle-pc'en er koblet direkte på driftscenterets netværk, er latency altid 0. Ja, hvis latency mellem måle-pc og internettet er 0. Spørgsmål 38: Bilag 6 side 8 punkt 5 Kan målingerne udføres på standardtransaktioner, der sendes fra denne PC mod Systemet? Spørgsmål 39: Bilag 6 side 9 punkt 5. Skal dette forstås således, at systemet anses for utilgængeligt, hvis opfyldelsesgraden er mindre end 70 %, jf. Krav 6.5? Spørgsmål 40: Bilag 7 side 5 punkt 1. Der synes at være et overlap mellem "Modning" og kundebestilt videreudvikling og vedligeholdelse, der sigter mod forbedring af Systemet. Kunden bedes klargøre, hvor langt Leverandørens ansvar i forbindelse med "Modning" rækker. Modning sigter på at identificerer forbedringsmuligheder og udbedring af mangler. Resultat af modningsydelsen indgår i årsrapport specificeret i bilag 10 afsnit 5. Gennemførelse sker gennem vedligeholdelsesydelser og Ændringsanmodninger. Spørgsmål 41: Bilag 9 side 5 punkt 2. Der synes at mangle et afsnit om processen ved Kundens ændringsanmodning. Krav 9.3 anfører, at Leverandøren ikke har krav på vederlag for udarbejdelse af ændringsforslag til egne ændringsanmodninger. Kan det bekræftes, at Leverandøren har krav på vederlag for udarbejdelse af ændringsforslag, hvis de afspejler en ændringsanmodning fra Kunden, og Kunden afviser denne? Jf. Krav 9.9. Ja, som beskrevet i krav 9.9 har Leverandøren krav på vederlag for udarbejdelse af ændringsforslag, hvis Kunden afviser dette, forudsat at ændringsforslag er udarbejdet afledt af en 10 af 14

11 ændringsanmodning fra Kunden. Jf. krav 9.3 har Leverandøren ikke krav på vederlag for udarbejdelse af ændringsforslag, der er en del af en ændringsanmodning fra Leverandøren. Spørgsmål 42: Bilag 10 side 8 krav Kravteksten foreslås udvidet med en tilføjelse som følger: " kunne komme i kontakt med projektlederen eller dennes stedfortræder". Ellers vil Leverandøren ikke kunne overholde ufravigelige krav i Funktionærloven vedr. fravær på grund af ferie, sygdom, barsel m.v. Kravtekst til 10.6 ændres til: Leverandør skal sikre, at der for alle nøglemedarbejdere er en stedfortræder i tilfælde af sygdom, ferie mv. og at Kunden i almindelig arbejdstid altid vil kunne komme i kontakt med nøglemedarbejdere eller deres stedfortrædere. Der udsendes rettelsesblad til bilag 10. Spørgsmål 43: Bilag 10 side 15 punkt 3.6. Hvorledes honoreres Leverandøren for sin deltagelse i "Særskilte arbejdsgrupper"? Afregnes efter forbrugt tid i forhold til bilag 12 afsnit 4. Spørgsmål 44: Bilag 15 side 5 krav 15.2 og Når Kunden i henhold til denne kontrakt tildeler opgaven med vedligeholdelse af Standardprogrammellet i LER, strider dette mod bestemmelserne i Krav 15.2 og Kunden opfordres til at frafalde disse krav eller alternativt til at bekræfte, at såfremt Kunden udnytter mulighederne i Krav 15.2 og 15.3, da bortfalder enhver forpligtelse og ethvert ansvar, Leverandøren måtte have i relation til Standardprogrammel i henhold til denne kontrakt. Bilag 15 krav og 15.3 omhandler alene licensrettigheder til programmel og ikke forpligtigelser og ansvar for ydelser. Spørgsmål 45: Bilag 15 side 6 krav Kan Kunden bekræfte, at der ved "forretningsprocesser fra Kunden" skal forstås forretningsprocesser, der er en integreret del af LER-domænet? Ja, der skal forstås forretningsprocesser forbundet med myndighedsudøvelsen omkring LER, f.eks. fakturering. Spørgsmål 46: Kunden bedes bekræfte, at Krav 15.6 ikke afføder en mulighed for, at Kunden kan transportere betaling for eventuelle yderligere licenser af Standardprogrammellet til Leverandøren. Spørgsmål 47: 11 af 14

12 Bilag 15 side 6 krav Leverandøren har ikke kontrol over Standardprogrammelleverandørens licensbetingelser og kan derfor ikke garantere Kunden den krævede videresalgsret. Til orientering mener Tilbudsgiver at have erfaret, at der i en sag fra 2013 er afsagt kendelse om, at man i almindelighed er berettiget til at videresælge softwarelicenser, uanset hvad der måtte være specificeret i leverandørens licensbetingelser. Kunden opfordres til at frafalde kravet. Kunden frafalder ikke kravet. Leverandøren gøres opmærksom på at krav er et PK-krav og at leverandøren kan tage forbehold, hvis kravet ikke opfyldes for alle licenser. Spørgsmål 48: Bilag 15 side 6 krav Tilbudsgiver har ingen indflydelse på aftaler indgået mellem Kunden og dennes leverandører af Standardprogrammel. Kunden bedes bekræfte, at Tilbudsgiver kan opfatte dette krav som en orientering til Tilbudsgiver, og at det ikke indebærer forpligtelser for Tilbudsgiver. Ja, dette kan bekræftes. Spørgsmål 49: Bilag 16 side 5 punkt 1. Ifølge Bilag 1 ophører kontrakten på det tidspunkt, hvor Kunden indgår aftale om drift, vedligeholdelse, support og videreudvikling med trediepart eller hjemtager opgaverne. Kunden bedes redegøre for, hvordan bestemmelserne i Bilag 16 skal effektueres, når der ikke foreligger noget kontraktligt forhold mellem Kunden og leverandøren længere. Se svar på spørgsmål 23. Spørgsmål 50: Bilag 16 side 5 krav Kunden bedes forklare, hvordan Leverandøren kan have et overordnet ansvar for at styre de aktiviteter og opgaver, Kunden har entreret med trediemand om at gennemføre. Ansvaret gælder Leverandørens aktiviteter og opgaver, som Leverandøren skal levere ved ophør. Spørgsmål 51: Bilag 16 side 5 krav Kunden bedes forklare, hvordan Leverandøren kan have initiativpligten i forbindelse med de aktiviteter og opgaver, Kunden har entreret med trediemand om at gennemføre. Initiativpligten gælder Leverandørens aktiviteter og opgaver, som Leverandøren skal levere ved ophør. Spørgsmål 52: Bilag 16 side 5 krav Da kontrakten er ophørt, har Leverandøren ingen ydelser efter Kontrakten. Såfremt ansvaret for drift, vedligeholdelse, support og videreudvikling af LER er overdraget til trediemand eller hjemtaget, har Leverandøren ingen indflydelse på Systemet og kan derfor heller 12 af 14

13 ikke have indflydelse på eventuelle afbrydelser og forringelser af LER's funktion. Kunden bedes tydeliggøre, hvad der menes med dette krav, alternativt frafalde det. Leverandøren skal sikre at de aktiviteter og opgaver Leverandøren udfører i forbindelse med hjemtagelse eller overdragelse, ikke bidrager til forringelse af ydelser. Spørgsmål 53: Bilag 16 side 6 krav Er der tale om den transitionsplan, Kunden eller dennes nye leverandør skal udarbejde i forbindelse med ophør og fremtidig transition? Hvis ja, kan Kunden så bekræfte, at det er Kunden selv eller dennes fremtidige leverandør, der er ansvarlig for udarbejdelsen af den omtalte transitionsplan? Udarbejdelse og indhold af transitionsplan er specificeret i bilag 16 afsnit 3. Spørgsmål 54: Bilag 16 side 7 Preprod. Er det en fejl, at kravnumrene incl. er anført ud for det krav, der har kravtitlen "Preprod". Hvis det er tilsigtet, bedes Kunden tydeliggøre, hvad meningen med dette er. Kunden ønsker at både Prod og Preprod miljø er omfattet af transition. Spørgsmål 55: Bilag 16 side 7 krav Indeholder teksten Leverandøren skal herunder rådgive Kunden og/eller tredjemand om eventuelle krav til Kundens/tredjemands it-miljø, hvis Kundens hjemtagelse og/eller overdragelse af Preprod forudsætter opfyldelse heraf.. Hvad menes med " forudsætter opfyldelse heraf"? Der menes, om der er specielle forudsætninger som skal være opfyldt for at Preprod kan overdrages eller hjemtages, eksempelvis tekniske, værktøjer eller procesmæssige forudsætninger. Spørgsmål 56: Bilag 16 side 8 krav Se spørgsmål til punkt 1 i Bilag 16. Hvordan afregnes Leverandørens ydelser i de 3 måneder efter kontraktens ophør? Ydelser afregnes som specificeret i bilag 16 afsnit 6 og bilag 12 afsnit 6. Spørgsmål 57: Bilag 16 side 8 krav Kan Kunden bekræfte, at Leverandørens eventuelle meromkostninger i forbindelse med etablering og gennemførelse af parallel drift honoreres efter medgået tid? Spørgsmål 58: 13 af 14

14 Bilag 16 side 10 krav Kunden bedes beskrive, hvad der skal forstås ved "afprøvning" af transitionsplanen. Afprøvning skal sandsynliggøre at transitionsplanen kan gennemføres, evt. gennem udvalgte stikprøver og aktiviteter. Spørgsmål 59: Bilag 16 side 13 krav Kan Kunden bekræfte, at sletning af data fra backup-medier kan ske fyldestgørende i forbindelse med Leverandørens fastlagte cyklus for genbrug af backupmedierne? Ja, forudsat at genbrug af backupmedier medfører, at data tilhørende Kunden ikke kan genindlæses. 14 af 14