EU-udbud af WAN infrastruktur. Bilag 10 - Ændringshåndtering

Transkript

1 EU-udbud af WAN infrastruktur Bilag 10 - Ændringshåndtering

2 INDHOLD 1. FORMÅL GENERELT OM EGENTLIGE ÆNDRINGER KUNDENS ÆNDRINGSANMODNING LEVERANDØRENS ÆNDRINGSANMODNING MINDSTEINDHOLD FOR ET LØSNINGSFORSLAG VURDERING OG GODKENDELSE AF LØSNINGSFORSLAG ÆNDRINGSLOG... 5 Bilag 10 Ændringshåndtering Side 2/5

3 1. FORMÅL Nærværende bilag har til formål har beskrive, hvorledes en kontraktuel, processuel eller teknisk ændring kan foretages i Kontraktens løbetid. Alt i nærværende bilag er minimumskrav og skal derfor opfyldes uden forbehold. 2. GENERELT OM EGENTLIGE ÆNDRINGER Alle ændringer skal registreres i en ændringslog og skal være frit tilgængelig for Kunden i Leverandørens Portalløsning. Ændring af Kontrakten sker efter anmodning fra Kunden eller Leverandøren i overensstemmelse med Kontraktens bestemmelser herom samt nærværende bilag. Enhver ændring behandles efter proceduren i nærværende bilag. Enhver ændring s- modning skal underskrives af begge parter før den kan træde i kraft. Service request, op- og nedgraderinger af kapacitet på forbindelser, samt bestillinger og opsigelser af forbindelser jf. punkt 8 behandles dog ikke efter proceduren i nærværende bilag. Alle ændringer skal foretages indenfor udbudslovens rammer. 3. KUNDENS ÆNDRINGSANMODNING Kundens ændringsanmodning skal sendes skriftligt til Leverandøren. Leverandøren skal skriftligt fremsende ændringsforslag til Kunden senest 20 Arbejdsdage efter modtagelse af Kundens ændringsanmodning, medmindre Kunden har særlig grund til at anmode om en hurtigere besvarelse. Kundens ændringsanmodning skal som minimum indeholde følgende oplysninger: Beskrivelse af den ønskede ændring Kundens forslag til prioritering af ændringen Dato for fremsættelse af ændringsanmodningen Kundens ændringsanmodning skal være tilstrækkelig detaljeret til, at Leverandøren kan udarbejde et løsningsforslag og om nødvendigt en estimeret pris på ændringen. Leverandøren har ikke krav på vederlag for udarbejdelse af løsningsforslaget til en af Kunden fremsat ændringsanmodning. Bilag 10 Ændringshåndtering Side 3/5

4 4. LEVERANDØRENS ÆNDRINGSANMODNING Såfremt Leverandøren ønsker, at der skal foretages ændringer i forhold til det aftalte, fremsættes skriftlig anmodning herom til Kunden. Leverandørens ændringsanmodninger skal have samme indhold som indholdet af et løsningsforslag til Kunden. Leverandøren har ikke krav på vederlag for udarbejdelse af ændringsanmodning, der er en del af en ændringsanmodning fra Leverandøren. Leverandørens ændringsanmodninger skal godkendes af Kunden, inden den sættes i kraft. Kunden har ingen pligt til at godkende en ændringsanmodning fra Leverandøren. 5. MINDSTEINDHOLD FOR ET LØSNINGSFORSLAG Et løsningsforslag skal indeholde de af nedenstående punkter, som er relevante i forhold til løsningsforslaget: Referat af ændringsanmodningen Beskrivelse af de påkrævede ændringer til opfyldelse af ændringsanmodningen En milepælsplan, indeholdende tid og aktiviteter Plan for afprøvning Arkitektur Organisering, herunder projektledelse og styregruppe Idriftsættelse Betalingsplan Risikoanalyse Skitsering af ændringsanmodningen Angivelse af konsekvenser for Leverancen Angivelse af, hvilke bilag der berøres af ændringen Pris for gennemførelse af løsningsforslaget, baseret på de i bilag 8 angivne priser, herunder også eventuelle konsekvenser for pris- og betalinger i øvrigt Konsekvenser for Leverandørens øvrige Ydelser i medfør af Kontrakten Konsekvenser for servicemål Acceptfrist for løsningsforslaget Konsekvenser for dokumentation Bilag 10 Ændringshåndtering Side 4/5

5 Medmindre andet er aftalt udarbejder Leverandøren de nødvendige korrektioner til de bilag, der berøres af ændringen og forslag til den nye Løsning vedlægges disse. 6. VURDERING OG GODKENDELSE AF LØSNINGSFORSLAG Kunden kan vælge at afvise et løsningsforslag, at anmode om ændring af løsning s- forslaget eller at acceptere løsningsforslaget. 7. ÆNDRINGSLOG Leverandøren skal føre en fælles ændringslog for de centrale og decentrale enheder. Heri skal indføres: Daterede ændringsanmodninger Daterede estimater for vederlag for udarbejdelse af løsningsforslag Daterede løsningsforslag Godkendte løsningsforslag Opdaterede tidsplaner Opdaterede pris og betalingsfrister, Øvrige relevante dokumenter Hver ændringsanmodning skal tildeles et særligt identifikationsnummer, således at ændringsanmodningen - og de hertil knyttede dokumenter - kan følges i ændringsloggen. Leverandøren skal vedligeholde en fælles ændringslog, der indeholder al relevant dokumentation for de planlagte og gennemførte ændringer. Ændringsloggen skal være tilgængelig på portalløsningen. Bilag 10 Ændringshåndtering Side 5/5